ou
Motivação

Resolvi escrever este post agora pois tenho compartilhado alguns prints e dicas nas redes sociais e muitas pessoas me pedem para mostrar como está o sistema. Eu tenho ficado bastante estável com uma ou duas ferramentas principais para as listas de ações, nos últimos anos, e frequentemente alterno entre elas. Atualmente tenho usado um formato que foi intuitivo para mim e que tem funcionado bem, que é usar o Todoist para as listas do dia a dia (especialmente do térreo – ver horizontes de foco) e o Evernote para os horizontes mais elevados.

Como sempre, vale dizer que tais mudanças e melhorias são constantes, pois o sistema deve ser flexível o suficiente para atender as minhas necessidades no momento. O que nunca muda é o método (GTD), as listas, então é basicamente uma mesma estrutura que apenas muda de ferramenta de vez em quando.

Vou expôr o sistema de acordo com os horizontes, então:

Horizonte 5: Propósito & Princípios

Tenho um caderno único no Evernote para esse horizonte, onde insiro notas que tenham a ver com ele. São conteúdos como: minha missão pessoal, valores, princípios que vou descobrindo ao longo do tempo, frases que me inspiram, missão da empresa e outros relacionados.

Horizonte 4: Visão

Aqui já vira uma pilha de cadernos porque cada um tem uma função diferente e atrelada a visão.

Então eu tenho coisas importantes aqui. Tenho a visão da empresa, bem descrita em como eu vejo o Vida Organizada a médio e longo prazo. Em “Grande Cenário”, tenho uma nota para cada ano da minha vida, onde registro os principais marcos de cada ano. Tem mais a ver com Referência, certamente, mas nas notas de anos futuros eu costumo inserir coisas que espero que aconteçam, então por isso ficam aqui em visão. Visão do GTD é para o legado do David Allen, que me sinto parte responsável. Visão pessoal é a visão para a minha vida mesmo – os objetivos mais de longo prazo, coisas que sei que vão acontecer e que impactam meu engajamento hoje de alguma maneira. Tenho um tickler para o Paul até ele completar 18 anos (ele está com 6, por isso tem 12 notas), com ideias de coisas que quero explorar com ele em cada idade até ele se tornar maior de idade.

Horizonte 3: Metas & Objetivos

Aqui eu também tenho uma pilha de cadernos relacionados.

Objetivos da equipe só tem uma nota porque foi um assunto que explorei apenas com uma das pessoas. Agora nossa equipe está crescendo e, em breve, teremos mais notas, o que é muito bom. Gosto de acompanhar para ver como posso ajudar a alcançar, especialmente profissionalmente. Não tem muito o que escrever sobre os outros dois (objetivos pessoais e da empresa), porque são mais óbvios. Cada nota se refere a um objetivo e, dentro dele, faço anotações pertinentes, quando sinto necessidade.

Horizonte 2: Áreas de Foco

Eu tenho um caderno no Evernote onde coloco uma nota para cada mapa (pessoal e profissional). Continuo usando o Mind Meister para as áreas de foco, mas pretendo mudar para o Free Mind, pois assim eu consigo deixar o mapa offline dentro do Evernote.

Horizonte 1: Projetos

Aqui tenho uma pilha de cadernos e cada projeto vai em uma nota.

Não tomem a setorização acima como algo fixo porque ela é a que mais muda para atender revisões orientadas. Ou seja, se em uma revisão semanal eu entender que faz mais sentido setorizar de determinada maneira, mudo facilmente. O objetivo é facilitar a comunicação, os relacionamentos e as minhas revisões pessoais.

Por exemplo, é bom ter a setorização de projetos de casa e família, pois reviso facilmente com o meu marido. Ter separados os projetos que são os coachings em andamento, assim como os treinamentos e cursos que estou desenvolvendo, também. Enfim, essa setorização é feita não com base em “áreas da vida”, mas em revisões que fazem sentido para mim – que projetos eu quero ver agrupados e com quem?

Dentro do projeto, eu tenho uma estrutura baseada no Modelo de Planejamento Natural do GTD, que uso como recurso em alguns projetos. Tenho uma nota que é um template, que fica nos atalhos do Evernote, e que uso sempre que necessário.

Térreo: Calendário, Próximas Ações, Aguardando Resposta e Assuntos a Tratar

Para calendário, costumo utilizar as seguintes ferramentas:

Agenda do Google para ações a serem feitas em hora específica, ações a serem feitas em dia específico ou informações relacionadas a dia específico.

Tickler físico para materiais impressos ou semelhantes relacionados a datas específicas. Uso pastas suspensas em um arquivo móvel om três gavetas – a do tickler é a primeira.

Também atribuo prazos a ações, coisas que estão aguardando resposta e assuntos a tratar no Todoist, quando for o caso. Tudo que atrelamos data é “calendário” para o GTD.

As outras listas, então, (Próximas Ações, Aguardando Resposta e Assuntos a Tratar) estão no Todoist.

Como já comentei anteriormente, não uso etiquetas nem filtros porque gosto de mostrar que a versão gratuita do Todoist é acessível para o uso do GTD. Além disso, estou fazendo um trabalho interno já há alguns anos de abandonar o microgerenciamento, que só me fazia perder tempo, e focar em resultados maiores a cada revisão semanal.

Dentro de cada categoria, eu tenho as divisões que, mais uma vez, são totalmente personalizadas à minha vida e que mudo sempre que sentir necessidade de tal personalização. Atualmente, as próximas ações estão com os seguintes contextos:

Inclusive pretendo criar alguns contextos novos porque as listas de computador estão grandes. Não tem sido tão trabalhoso visualizar o que tem em cada uma delas, mas prefiro ver menos itens e criar contextos mais adequados. Por exemplo: muitos dos itens dentro de computador-offline são textos e materiais para revisão, em que preciso estar mais concentrada, então esse é um contexto que faz sentido para mim. Portanto, pretendo criá-lo.

As listas de contextos são as listas que reviso quando estou em determinado contexto, a fim de fazer algumas coisas dependendo do tempo disponível e da minha energia. Ontem, por exemplo, não me senti muito bem e acabei não trabalhando algumas horas durante a manhã. Porém, quando comecei a me sentir melhor, peguei o computador e vi a lista de coisas a fazer quando estivesse online, e resolvi nada menos do que quatro coisas, sem esforço! Achei impressionante (até postei no Twitter) porque eu movi basicamente quatro projetos adiante sem esforço algum. E acho que isso é uma das maravilhas do GTD. Desde o começo, a lista por contexto é mágica para mim.

Perdoem o “no brincadeira”. Eu sou muito ruinzinha digitando pelo celular. rs

Na lista de aguardando resposta, gosto de separar por categorias de revisão também.

Eu já me questionei se não valeria a pena organizar o que está aguardando resposta no Evernote, já que reviso basicamente uma vez por semana, mas deixo no Todoist por alguns motivos: 1) é mais ágil; 2) o controle dos prazos é mais efetivo; 3) salvo do Gmail muito facilmente.

Em Assuntos a tratar, divido por pessoas ou reuniões que, mais uma vez, fazem sentido ver de maneira separada.

Eu gosto muito de manter essa lista de assuntos a tratar no Todoist por causa do histórico que ele mantém no “projeto” (pastinha). Basta clicar em “ações concluídas” para ver o que já foi conversado e quando. Eu também acho muito interessante ter essa referência no Evernote. Deixo no Todoist apenas pela agilidade da inserção de informações e acesso quando estou com tais pessoais ou em determinadas reuniões.

Vejam então que aqui entra um diferencial das duas ferramentas: Todoist para o que for mais ágil e Evernote para o que for mais robusto, exigir linkagens entre notas, mais referências etc. Tenho gostado de trabalhar desse jeito.

Caixas de entrada

Tenho uma caixa de entrada física na minha mesa no home-office e uma pasta em cada bolsa / pasta / mochila quando saio de casa para eventos externos. Chegando em casa, coloco o conteúdo dela na caixa de entrada que fica na mesa.

Em formato eletrônico, uso tanto a caixa de entrada do Todoist quanto a do Evernote e o segredo é processar as duas diariamente. No geral, coloco no Todoist o que for mais pontual e, no Evernote, informações, textos. Mas para falar a verdade o que dita onde vai o que é o que estiver mais fácil no momento. Como processo ambas diariamente, tanto faz.

Para e-mails, tenho duas caixas de entrada: a do Gmail, que é a minha principal, e uma do Outlook 365, para e-mails da Call Daniel. Também tenho mantido ambas sob controle diariamente. Quando sei que não vou conseguir processar em até 24 horas (porque estarei viajando ou em eventos externos), coloco uma mensagem automática de ausência. Priorizo esse processamento quando “volto”.

O legal do Gmail é a extensão do Todoist para o Google Chrome, que me permite enviar próximas ações e itens aguardando resposta muito facilmente para o Todoist. Explore aqui.

Gosto de falar sobre caixas de entrada porque percebi, nos últimos meses, a importância que se tem de capturar com significado e processar diariamente. É extremamente prioritário para mim processar essa quantidade imensa de informação que gero e recebo porque, quando faço isso, sei que estou apenas definindo o meu trabalho. Não dá para deixar de lado nem fazer na pressa. E eu percebo que, muitas pessoas que se sentem sobrecarregadas, no final das contas é porque estão deixando de fazer isso.

Algum dia / talvez e incubados no geral

Tenho uma pilha de cadernos no Evernote onde coloco os itens para algum dia / talvez.

Eu vivo trabalhando nessas listas a fim de melhorá-las. Por exemplo, livros e filmes são algo que, provavelmente, vou mover para referências em breve, pois para mim fará mais sentido ter ações e projetos aqui em algum dia. No geral, insiro um item por nota em cada um dos cadernos e gosto de setorizar por temas porque, dependendo da revisão semanal, nem olho alguns deles. Por exemplo, se não pretendo viajar, não preciso olhar o que tem no caderno de viagens. A lista “Próximos” foi uma tentativa de agrupar os projetos que vão entrar a seguir, mas também pretendo extinguí-la, pois são projetos que podem ser distribuídos em outras categorias.

Como vocês podem ver, tudo no meu sistema é muito orgânico e eu vou mudando e personalizando de acordo com a necessidade. Eu faço esse post mais para mostrar a estrutura, mas esses pequenos pedaços mudam bastante.

Material de suporte a ações e projetos

Para materiais físicos, uso pastas em L, basicamente. Cada vez menos tenho usado material em papel para suporte, mas ainda tem bastante. Renovação de passaporte, declaração do imposto de renda, comprovantes de viagens são sempre coisas que geram papéis.

No computador, varia bastante. A diferença entre referência e suporte a projetos / ações é que os materiais de suporte estão associados a coisas em andamento, então pode fazer sentido agrupá-los para facilitar o acesso a cada um deles.

Eu tenho muitos materiais individuais que ficam em lugares diverssos: Google Drive, Dropbox, Evernote. Então o que eu faço é sempre linkar essas notas e arquivos ao plano do projeto que tenho no Evernote – me ajuda a me organizar. Mas há casos de projetos mais complexos que eu gosto de ter um caderno mesmo no Evernote para agrupar e, muitas vezes, até compartilhar com outras pessoas, se precisar. É o caso de viagens, certificações, processos de coaching.

Depende muito do volume de coisas e informações em um determinado projeto e de se eu quero compartilhar com alguém, deixar essas informações offl-line em um caderno etc.

Material de referência

Mais uma vez, tenho pastas de plástico onde organizo o material de referência em papel. Estou abandonando as pastas suspensas porque acho que elas estragam muito rapidamente, mas acredito que ainda mantenha alguns materiais assim com a mudança que farei do escritório. Está em andamento!

Para o material eletrônico, como falei, alterno entre três ferramentas: Dropbox, Evernote e Google Drive. Qual a diferença entre elas? – você pode me perguntar.

Basicamente, no Dropbox eu tenho o plano pago para inserir toda a minha organização “de computador” – ou seja, em vez de deixar no computador, eu coloco no Dropbox. Eu gosto muito do Dropbox porque eu uso para organizar arquivos mais pesados, especialmente para compartilhar com outras pessoas.

Organização simples e dedutiva, com base em palavras-chave. Já tentei organizar de outra maneira (por ex: macro áreas), mas não funciona. Gosto de ver tudo em uma única hierarquia em ordem alfabética, o que também é uma recomendação do David Allen.

O Google Drive eu uso por dois motivos: 1) a organização de referências da Call Daniel fica lá, então obrigatoriamente preciso usar bastante, e 2) gosto de criar planilhas, formulários e documentos que podem facilmente ser editados por lá. Sigo o mesmo padrão do Dropbox para pastas.

Eu gosto mais do Evernote. Acho que ele é o que tem melhores recursos e é mais flexível. Porém, a limitação de 100Mb por nota me faz precisar utilizar outros programas, como o Dropbox. No entanto, a imensa maioria dos meus arquivos de referência fica lá.

No geral, tenho uma pilha de referências e organizo os assuntos por etiquetas. o legal de criar etiquetas é que o programa já organiza automaticamente em ordem alfabética e, para mim, fica muito fácil de pesquisar e encontrar o que eu preciso.

Os prontuários médicos estão em cadernos separados para que eu possa compartilhá-los com o meu marido.

O portfolio estou montando recentemente – faz parte de um projeto. A ideia é poder compartilhar com clientes que me pedirem.

O caderno do livro estou usando para inserir a tradução dos textos e depois compartilhar com os instrutores.

Enfim, sempre que tenho um caderno separado, geralmente é porque quero compartilhá-lo ou deixá-lo offline, se necessário.

Uma pilha diferente de referência que tenho é de checklists.

De verdade, eu acredito que um bom arquivo de referência seja algo para a vida e tenho muitas melhorias que quero fazer no meu nos próximos meses e anos. É um trabalho constante de refinamento e curadoria.

Visão geral do Evernote:

Bom, é isso. Acredito que eu tenha contemplado o sistema inteiro nesse post. Caso tenham dúvidas, por favor, postem nos comentários.

O propósito deste post não é ensinar GTD, mas mostrar como eu tenho me organizado. Para aprender GTD e entender muitos dos conceitos que cito aqui (por ex: “o que é projeto?” ou “o que entra em aguardando resposta?”), por favor, veja os posts já publicados aqui no blog a respeito. Tem bastante coisa! Além disso, tenho um guia para implementar o método de maneira geral. Espero que ajude.

Obrigada pela leitura!

Thais Godinho
28/03/2017
25
Estou diminuindo um pouco o ritmo
O básico para gerenciar tarefas segundo o GTD
Sexta, sábado e domingo em casa

“Tenho 15 mil e-mails na minha caixa de entrada.” “Minha chefe me pede coisas demais!” “Sou interrompida o tempo todo no trabalho.” “Quando chego em casa é tanta coisa para fazer que tenho vontade de chorar.”

Existem algumas recomendações para lidar com o volume:

  1. Delegue o que puder. Faça disso um exercício. O que sobrar, que você não pode delegar, já vai ser o suficiente. Eu delego o tempo todo, mesmo o que não preciso. E isso me dá uma liberdade imensa para fazer com calma e realmente bem tudo aquilo que só eu posso fazer.
  2. Foque no mínimo necessário até aprender a controlar esse mínimo. O que eu quero dizer é que não é hora de começar “um projetinho” novo em casa para pintar a parede da sala se você ainda não conseguiu implementar o hábito de preparar suas refeições. Você pode fazer tudo o que puder, mas não ao mesmo tempo.
  3. Tenha padrões seus. Ou seja: para o meu dia ser mais organizado, que horas eu tenho que acordar? E isso significa que tenho que dormir que horas? Não importa se você precisa dormir apenas 5 horas por noite porque trabalha e estuda – significa que você não vai dormir 4 porque ficou olhando o Facebook no celular.
  4. Priorize a organização. O tempo que você passa descarregando a mente em uma lista no papel, esclarecendo cada um dos itens que escreveu, organizando em listas, revisando sua agenda e seus projetos, não é tempo perdido ou até mesmo “desejável”, apenas. Ele é extremamente necessário e, sem ele, você nunca sairá da situação atual. Quando eu sinto que as coisas estão ficando confusas, eu paro o que estiver fazendo para me organizar. Essa é minha prioridade: ficar bem. Até mesmo para poder cuidar de todo o resto que está me aguardando.
  5. Tire as coisas da mente. Acostume-se com a ideia de um cérebro externo e deixe a sua mente para ter ideias, ser livre, criar, escolher o que fazer, ou simplesmente estar presente.

O principal que você precisa saber é que o volume não importa, desde que tudo esteja claro e sob controle para você.

O que me ajuda enormemente é ter um método (GTD) – por isso falo tanto dele aqui no blog. Isso não foi algo que agregou – foi algo que literalmente mudou a minha vida. Eu sou publicitária, e costumava trabalhar em casa, sem horário para sair da agência muitas vezes, e isso em uma época que ainda nem tinha What’s App. Depois de ficar doente, eu comecei a me interessar pelo assunto produtividade, e encontrei esse método que funcionou para mim. Você pode se dar melhor com outros. Mas aqui eu costumo passar a minha experiência, então é natural que fale sobre ele.

E não é do dia para a noite que eu “mudei”. Mudo o tempo todo, aprendo novas maneiras de lidar com tudo o que entra na minha vida, ficando cada vez mais tranquila, mesmo nas condições mais adversas.

Nesta página você encontra um guia para implementar o método, se quiser, mas você não precisa implementar tudo para sentir benefícios imediatos. Uma ou duas coisas já fazem toda diferença. Implementar tudo, no entanto, pode ser transformador.

Uma coisa é certa: volume não é o problema, mas não é possível organizar tralha. Vale a pena tirar aquilo que não faz sentido no momento e, todo o volume que restar, esclarecer e controlar.

Thais Godinho
23/03/2017
Veja mais sobre:
15
Aprendizados de um mês de auto-conhecimento
Dúvida de GTD: Como fazer com projetos que não têm fim?
As 7 listas básicas que você precisa ter para gerenciar seu sistema GTD

Esta semana comentei nas minhas redes sociais que estava com mais de 90 projetos em andamento, e a maioria das pessoas ficou chocada com a quantidade. Resolvi então escrever um post para comentar mais a respeito. Todos os exemplos que usarei aqui estão na minha lista de projetos.

Em primeiro lugar, o conceito que eu uso para projetos vem do GTD: todo resultado desejado que demanda múltiplos passos para ser concluído, geralmente dentro do período de até um ano. Estima-se que cada pessoa tenha uma média entre 30 e 100 (pra menos ou pra mais). Existem projetos simples e complexos, assim como projetos óbvios e projetos ocultos. É por isso que muitas pessoas acham que têm 3 ou 4 projetos, mas certamente podem ter mais, se elas forem adeptas do método GTD.

Um inventário completo de projetos tem, então, tudo o que você quer concluir em até um ano e que você consegue alocar contexto, tempo e recursos no momento.

Se eu tenho ações diversas que preciso executar, mas uma ação em si não conclui o que precisa ser feito, pode ser que valha a pena definir um projeto. Ele não deixa de existir só porque eu não identifiquei o resultado desejado – porque eu resisto em chamá-lo de projeto. Ele continua existindo, porém apenas em minha mente. E eu já sei que minha mente serve para ter ideias, não para armazená-las. “Finalizar tratamento com a dentista”, então, é um projeto, pois, se eu sair da última consulta precisando remarcar uma próxima para finalizar um procedimento, ainda não está finalizado. E, se eu não identificar isso, minha mente vai ficar me lembrando a qualquer momento. E eu não quero isso. Quero paz e tranquilidade para focar nas coisas certas.

Identificar tais resultados me permite acompanhar semanalmente cada um dos meus projetos, durante a Revisão Semanal. Eu levo de 30 a 40 minutos para revisar todos esses projetos, com uma única finalidade: garantir que todos eles tenham pelo menos uma próxima ação definida. Tendo, está ótimo.

Nessa revisão, eu posso sentir a necessidade de planejar mais o projeto. O que eu faço então é definir uma próxima ação para detalhar o planejamento dele. Tem funcionado muito bem ao longo dos anos.

Uma lista completa com todos os seus projetos em andamento é essencial para que você tenha não só controle, como foco. Afinal, quando eu olho para a minha lista de projetos, me dá uma tranquilidade imensa saber que tudo o que tenho que concluir em até um ano está ali. E o mais curioso é que é uma lista dinâmica. É comum eu dar uma mudada no nome do projeto, deixa-lo mais claro com o tempo (até porque o resultado ficou mais claro para mim), usar verbos e termos melhores e mais fortes.

Também me permite ter uma visão integrada da minha vida. Eu vejo que tenho projetos caminhando não só na vida profissional (exemplos: “Desenhar novo processo para os cursos de GTD” ou “Submeter primeira versão do meu terceiro livro para a editora”), como também na vida pessoal (exemplos: “Renovar meu passaporte” ou “Organizar as festas de 7 anos do Paul”).

Um ponto que é essencial falar, é que não se “executa projetos” – nós executamos as ações dos projetos, que podem ser simples e rápidas. Com isso, todos os projetos caminham juntos, dependendo apenas de prazos e janelas de tempo otimizadas no dia a dia. O acompanhamento do resultado final de cada um deles, no entanto, eu faço semanalmente.

Você pode ter projetos ocultos em sua vida que envolvam suas atividades atuais, compromissos na agenda, reuniões que geram outras atividades, viagens vindo por aí, assim como pode ter objetivos de vida que, para serem alcançados, demandam projetos. Além disso, você pode ter problemas e questões diversas para resolver, procedimentos e processos a melhorar, oportunidades criativas para aproveitar, competências e habilidades que você quer construir. Se você não pensar sobre essas coisas, sua vida vai passar. Mas, sinceramente, ainda poderá te deixar estressado(a), porque no fim das contas você não está lidando com coisas do seu mundo que te deixaria satisfeito(a) saber que está.

Aliás, essa é uma grande característica da maestria no GTD: saber identificar um problema ou qualquer outra questão como um projeto. Muitas pessoas não fazem isso porque não sabem como implementar. Por isso, a recomendação sempre é voltar aos fundamentos: identifique a próxima ação e esclareça o resultado desejado. Só isso. E vá fazendo as revisões semanais.

O propósito do GTD é criar espaço na sua vida para as coisas que realmente importam, te dando foco. Permite que você seja criativo(a), divirta-se, descanse, faça entregas legais no trabalho, não se sobrecarregue, seja inovador(a), seja saudável. O primeiro passo é reconhecer quando você tem uma tensão na mente e dar-lhe a atenção que merece. Não tem motivo para se pensar duas vezes em uma mesma coisa, a não ser que você queira pensar nela.

Na prática, eu faço assim:

Tenho um projeto por nota dentro do meu Evernote. Ou seja, cada nota representa um projeto. Logo, no print acima você pode ver que eu tenho hoje 94 projetos. O título da nota representa o nome do projeto e, dentro da nota, eu insiro informações de planejamento ou de suporte. Tem projeto que é tão simples que nem precisa disso – basta definir as próximas ações, que eu jogo no Todoist.

As próximas ações ficam listadas nas listas de acordo com o contexto em que eu preciso estar para executá-las. Ou seja, se eu estiver na fila do correio esperando para ser atendida, eu posso rapidamente pegar o meu celular e, com a lista de telefonemas, resolver as ações que tenho dentro dela. Essas ações podem ser (e geralmente são) relacionadas a diversos projetos diferentes ou até mesmo não terem a ver com nenhum projeto.

Na minha agenda do Google, eu coloco tudo aquilo que tenho que saber ou fazer em um dia específico, o que também inclui coisas relacionadas a projetos. No GTD, a gente não organiza as coisas por assunto, mas por categorias (ações, calendário, projetos, aguardando resposta, referência, suporte, incubados). O que eu preciso ver e quando? Isso faz uma diferença enorme no meu foco.

O que entra no planejamento do projeto, ou seja, no corpo da nota no Evernote, é o que o David Allen ensina sobre Modelo de Planejamento Natural de projetos, no capítulo 3 do livro do GTD (A Arte de Fazer Acontecer, Ed. Sextante). Eu tenho uma nota de template, que deixo nos meus atalhos do Evernote, e uso nos projetos sempre que sentir necessidade (não uso em todos – é um recurso, não uma obrigatoriedade).

Como eu faço para caminhar com tantos projetos? Mais uma vez: eu não executo os projetos. Eu acesso hoje a minha agenda e vou ter coisas que preciso fazer e saber lá, e isso será meu foco. Terá coisas relativas a projetos e outras não mas, aquelas relativas a projetos, já farão com que o projeto avance. Nos intervalos da minha agenda, acesso as minhas listas de próximas ações por contexto, aproveitando qualquer janela de tempo que eu tiver ao longo do dia, de 15 minutos a duas horas. E, mais uma vez, executo uma série de ações que fazem os projetos avançarem.

Eu olho os projetos uma vez por semana ou quando sentir necessidade. Mas já percebi que, se eu olhar bem uma vez por semana (identificando todas as próximas ações), ao longo da semana basta ir executando.

Por dia, eu executo de 6 a 8 ações que estão no Todoist, além de umas 3 a 6 que estejam na minha agenda do Google. Tem dias que têm mais mais, tem dias que têm menos.

Vale lembrar que eu não insiro tarefas que eu já faço no piloto automático, tanto no trabalho (exemplo: “processar e-mails”) quanto na vida pessoal (exemplo: “preparar o jantar”). Tenho simplificado cada vez mais a minha vida com relação a essas atividades e deixado minha mente tratar de coisas mais significativas para mim, com foco adequado. Então, se eu tivesse uma “lista de tarefas diárias”, eu estaria executando de 9 a 14 delas por dia, o que não é muito, se você levar em conta que algumas delas são feitas em 15 minutos. É isso que me permite trabalhar menos horas por dia, ir ao cinema em uma segunda-feira, tocar meu bandolim todos os dias, ser criativa nos meus textos e projetos diversos, participar de forma organizada de reuniões e todo o resto que só uma vida organizada pode proporcionar.

Volume, ou seja, quantidade de projetos, não tem nada a ver. O importante é que eles estejam claros e definidos, revisados, atualizados, de modo que você consiga identificar todas as ações que já consegue tocar com relação a todos eles, tendo prazos ou não. Porque você não vai trabalhar nos projetos, e sim nessas pequenas ações. Aos poucos, os projetos vão sendo concluídos.

A quantidade de projetos concluídos por semana também varia muito. Tem semanas que eu concluo de 10 a 12, assim como tem semanas que eu concluo de 2 a 3. Depende muito pois, como já falei, existem projetos de diversos graus de complexidade, e alguns são mais longos mesmo.

Espero que o post tenha esclarecido o que significa trabalhar com 94 projetos em andamento mas, caso tenham dúvidas, por favor, deixem nos comentários.

Thais Godinho
21/03/2017
Veja mais sobre:
, Projetos
36
Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 10 – Como funciona a execução diária
Resumo de janeiro 2015 aqui no blog
Setembro em resumo aqui no Vida Organizada

É muito frequente ler, em sites de notícias e até blogs de pessoas que trabalham com produtividade, a recomendação: “faça uma lista diária de suas tarefas”. Neste post, eu vou mostrar porque isso não funciona. Pelo menos, não a médio e longo prazo.

Uma lista de coisas a se fazer no dia tem efeito terapêutico quase que imediato. Tirar as coisas da mente e passar para o papel, ou para qualquer outro lugar fora dela, traz alívio. Dá a sensação de que não vamos nos esquecer de nada e que as coisas estão sob controle.

O problema aqui são vários.

Primeiro, que essa lista é de um único dia. À medida que os dias passam, ela vai aumentando de volume consideravelmente. Então, se você anotou 12 coisas e conseguiu fazer apenas 8, essas 4 que sobraram vão se somar com as de amanhã e assim por diante.

Segundo, porque essa lista foi praticamente um desabafo, e não expressa claramente as ações que você precisa fazer. Muitas vezes ela pode conter coisas como “campanha próximo trimestre” ou “evento semana que vem”.

Terceiro, porque ela mistura coisas de diferentes categorias. Você vai ter pendências suas, pendências dos outros, coisas que você tem que decidir, projetos, compromissos. E isso, associado ao item anterior, faz com que você tenha que reler diversas vezes a mesma lista para definir o que precisa ser feito. É um retrabalho cognitivo que sobrecarrega a mente.

Quarto, que uma lista como essa te força a ver só o imediato. Você acaba trabalhando em cima do que for mais urgente e do que grita mais alto, perdendo a perspectiva. Você se mantém ocupado, mas não necessariamente produtivo.

A gente não precisa só de controle, a gente precisa de controle, perspectiva e foco. (obrigada, Titãs)

Brasil – São Paulo (SP) – 10/12/86 – Titãs.
Foto: Juvenal Pereira/AE

As listas diarias funcionam a curto prazo, mas se tornam insustentáveis com o passar do tempo. Acredite em mim: eu já fiz isso. Durante anos. Até que eu me vi estressada, fazendo hora extra e sem ter taaaanto controle assim do que eu estava fazendo.

Você precisa de um sistema completo para lidar com as múltiplas facetas da sua vida. Parece um nome chique demais para isso, mas é verdade. Não tem como você deixar tudo acontecendo sem ter o menor controle e, de vez em quando, fazer uma lista de tarefas para se sentir mais tranquilo(a). Também não adianta fazer uma lista de tarefas todos os dias durante 30 anos, porque pode ser que aquilo que você realmente quer fazer, seus projetos mais significativos, podem acabar não saindo do papel.

E vejam: não estou dizendo que não pode fazer. Eu só digo que tem muitos contras consideráveis, e que a escolha é sua, sabendo deles. Pode continuar fazendo, se isso funcionar para você.

É saudável tirar da mente e passar para o papel o que você precisa fazer. Mas isso não é uma lista de tarefas. Você precisa esclarecer o que aquilo significa e organizar em compartimentos apropriados. Você pode ter ações que devem ser feitas em dias específicos, que entrariam em um calendário, assim como ações para fazer o quanto antes, que entrariam em uma lista de próximas ações. Você pode ter coisas que levam mais de um passo para serem concluídas, que você poderia ter uma lista de projetos. Assim como você vai ter aquilo pendente ou que foi delegado para outras pessoas em uma lista de tudo o que estiver aguardando resposta. Seja como for, a sua vida é legal demais para você resumir em um único ato.

Você tem fome de quê?

Thais Godinho
16/03/2017
Veja mais sobre:
26
A regra dos 2 minutos
Algumas definições do GTD
Dúvida do leitor: Como você consegue ler tanto?

Este post faz parte de uma série que explicará como conciliar os dois métodos.

FLY Lady é um método de cuidados com a casa – clique aqui para saber mais.
GTD é um método de produtividade – clique aqui para saber mais.

A FLY Lady recomenda termos listas detalhadas de limpeza que, em resumo, são o seguinte: para você ter um cômodo da casa limpo dentro que você considera perfeito, qual a lista de coisas a fazer nesse cômodo? Por exemplo, no banheiro, pode incluir: limpar e esfregar o vaso, limpar espelhos, lavar o box e por aí vai.

No site ela disponibiliza modelos, mas a ideia é personalizar para a sua própria casa. Ou seja, você pegar seu caderninho e ir de cômodo em cômodo listando o que precisa fazer em cada um deles.

Para o GTD, a lista de limpeza detalhada é uma checklist. E checklists são listas de referência que você revisa na sua Revisão Semanal e, se algo demandar algum tipo de ação, você define uma próxima ação, que vai entrar nas suas listas por contextos.

Visualização de exemplo no Todoist:

Você pode montar essas listas em qualquer aplicativo que suporte listas, textos ou até mesmo em um caderno ou fichário.

Quando você estiver na zona da semana, pode se concentrar em “zerar” todas essas ações dos cômodos específicos. Mas tem muita coisa nessas listas que acabamos fazendo espontaneamente.

Vale a pena verificar essas listas semanalmente, na revisão semanal, porque tem coisas que você faz só uma vez por mês (ou com uma frequência mais espaçada), mas tem outros que você pode querer fazer semanalmente ou até mais de uma vez por semana. Nesse caso, você pode personalizar checklists diárias ou inserir ações com recorrência em seu calendário, se tiver um dia específico para fazer (por ex: colocar o lixo para fora no dia do lixeiro).

Algumas pessoas gostam de dedicar um período inteiro da semana (por ex: segunda de noite ou sábado de manhã) para fazer todas as atividades da lista de limpeza detalhada. Pode fazer, mas não precisa. Você também pode ir fazendo aos poucos todos os dias, dependendo apenas de estar no contexto apropriado.

Existe algum assunto que você gostaria de ver nessa série? No próximo post, vamos falar sobre os “baby steps” – o guia para implementar o método FLY Lady.

Thais Godinho
15/03/2017
Veja mais sobre:
, FLY Lady, FLY Lady e GTD
9
Treinamento GTD: Turma aberta de agosto
Algumas mudanças nas categorias do blog
A importância de manter listas separadas

Muitas pessoas me perguntam se o Trello é uma boa ferramenta para o GTD. De modo geral, qualquer ferramenta que dê para criar listas serve para o GTD. A DAC (David Allen Company) propõe uma estrutura básica a ser aplicada em qualquer ferramenta, baseada nos princípios do GTD. Fiz essa instalação e compartilho com vocês neste post.

Vale lembrar que a complexidade do uso de qualquer ferramenta vem do uso que você faz dela. À medida que você vai inserindo mais informações, o seu sistema deve ser simples e intuitivo de navegar, para não complicar a sua vida.

O Trello lida com “equipes” e “quadros”. Crie uma “equipe” chamada GTD para inserir o que for relacionado ao seu sistema e, dentro dela, crie os “quadros”: Projetos & Ações e Referência. Você pode criar outros depois, se quiser, mas recomendo começar com esses.

Quadro Projetos & Ações

Exemplo de Assuntos a Tratar, quando clico no “cartão” com o nome da pessoa

A ideia é criar checklists dentro de cada cartão para listar os assuntos a tratar. Essa estrutura pode ser aplicada em todas as outras listas para detalhamentos diversos.

Exemplo de projeto

Quadro Referência

Exemplo de checklist

Quadro: Horizontes mais elevados

Qualquer dúvida, deixe um comentário. Espero que o post seja útil.

Thais Godinho
13/03/2017
Veja mais sobre:
, Trello
12
Organize-se para os piores dias, não para os melhores
Use um caderno para anotar suas ideias e tarefas que precisa fazer
Organizando seus estudos na faculdade de acordo com o GTD