Gestão do tempo

28 Jan 2015

A matemática do planejamento no GTD

Eu acho que é muito importante a gente ir buscando melhorias e aprendendo cada vez mais quando diz respeito à produtividade e à gestão do tempo que temos.

Estava estudando sobre a definição do trabalho de acordo com três categorias, que o David Allen ensina no GTD, que são categorias que usamos para dividir o nosso dia. Ou seja, cada um dos nossos dias tem apenas três tipos de atividades e uma execução tranquila depende de um planejamento bem sucedido levando em conta essas particularidades.

Basicamente, qualquer pessoa pode ter suas atividades diárias definidas em:

  1. Atividades pré-definidas - Ou seja, os compromissos que já estão no seu calendário, o que você programou para o seu dia em questão e o que você tem nas suas listas, mesmo que sem data. São tarefas e projetos pré-definidos, já listados.
  2. Demandas do dia - Todos os dias recebemos coisas para fazer e entregar no mesmo dia, ou então temos imprevistos que impactam em nossa rotina de trabalho e em casa.
  3. Processando - Todos os dias precisamos dedicar um tempinho para a nossa organização pessoal. Faz parte. Ser organizado não vem de milagre, mas de disciplina.

Particularmente, quando comecei a dar mais atenção ao processar (ou CLARIFY – esclarecer) no dia a dia, as coisas começaram a fluir de maneira muito melhor. Tenho me sentido na posição do capitão/comandante o tempo todo, sem ser pega de surpresa e com tudo sob controle. O negócio é investir mais inteligência ao processamento.

Nos últimos treinamentos que fiz na Call Daniel, levantei essa necessidade de dividir as atividades das pessoas nesses três tipos para que o planejamento fosse o mais factível possível.

No geral, o que tenho observado (e que aprendi no curso do David em Amsterdam) é que, quanto mais gestor você se torna, mais tempo passará processando. Quando mais júnior você for, mais tempo passará executando as demandas do dia. Isso como regra geral. É claro que há pessoas e pessoas, cada uma com um nível de complexidade de trabalho.

Observação do meu dia a dia

O que eu fiz foi analisar o meu dia a dia, de acordo com as atividades das últimas semanas, e pude perceber que meu padrão tem sido mais ou menos assim:

  1. Atividades pré-definidas – 50% do meu tempo de trabalho
  2. Demandas do dia – 30% do meu tempo de trabalho
  3. Processando – 20% do meu tempo de trabalho

Com isso, eu pude ir além e planejar o meu dia inteiro, não só no profissional.

Tenho como meta dormir nove horas por noite (entre deitar, dormir efetivamente e acordar – o que dá umas oito horas, em média). Por isso, sei que, em uma semana, posso dormir 63 horas no total. Isso significa que, se eu dormir cinco horas em uma noite, terei que compensar essas outras quatro horas em algum momento. (É claro que eu não recomendo isso, porque não é saudável, mas pode acontecer.)

Na prática

Imaginem um dia típico meu que comece às nove e termine à meia-noite. Tenho 15 horas no total. Dessas 15 horas, entende-se que:

  • 7,5 horas são dedicadas a atividades pré-definidas
  • 5 horas são dedicadas às demandas do dia
  • 3 horas são dedicadas ao processamento

Só que, olhando assim, fica confuso. Resolvi dividir entre o horário de trabalho e o horário dedicado a atividades pessoais, então.

Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

  • 50% – 4 horas (atividades pré-definidas)
  • 30% – 2 horas (demandas do dia)
  • 20% – 1 hora (processando)

Sobram 7 horas para atividades pessoais:

  • 50% – 3,5 horas (atividades pré-definidas)
  • 30% – 2,5 horas (demandas do dia)
  • 20% – 1 hora (processando)

Ou seja, de hora de trabalho, posso planejar 28 horas por semana (contando final de semana).
De hora pessoal, posso planejar 24,5 horas por semana (contando final de semana).

Preciso dedicar 14 horas da minha semana para demandas do dia no trabalho.
Preciso dedicar 16,5 horas por semana para as demandas do dia em atividades pessoais.

O tempo de processamento total semanal tem que ser de 14 horas (pessoal e profissional).

Qual a utilidade?

Aí você pensa: “Nossa, Thais, que baita complicação! Qual a vantagem prática disso tudo?”. A vantagem é saber quanto da sua semana você pode planejar. Exemplos?

Suponhamos que eu tenha uma segunda-feira com um compromisso profissional que dure oito horas + três horas de deslocamento (11 no total). Isso já “estoura” a cota de atividades profissionais planejadas para o meu dia, que é de quatro horas. Na verdade, eu estou estourando a cota de quase três dias. Isso significa que, ao longo da semana, eu precisarei deixar essa folga de sete horas em alguns dias, já que estou tirando deles essas horas em que estaria trabalhando em atividades pré-definidas.

Peguei um print da agenda desta minha semana, que está bem truncadinha e cheia de compromissos, para usar como outro exemplo.

280115-semana

Total de atividades pessoais pré-definidas já agendadas antes de a semana acontecer: 12,5 horas (sobram 12). Essas atividades que sobraram podem servir para limpar a casa, almoçar, ficar com o Paul, ir ao mercado, ver um filme com o meu marido etc.

Total de atividades profissionais pré-definidas já agendadas antes de a semana acontecer: 34 horas (passei em seis horas a quantidade que poderia! essas horas gerarão um desequilíbrio em algum lugar). Isso mostra que a minha agenda está com compromissos profissionais demais, visto que não está sobrando tempo para lidar com as minhas listas de contextos ou tarefas para o dia, já que estou usando todas as minhas horas de trabalho pré-definido para compromissos, incluindo deslocamentos!

Total de processamento já agendado antes de a semana ocorrer: 13 horas (sobra uma hora).

Das duas uma: ou eu não tenho tenho tanta demanda diária assim para dedicar duas horas (eu trabalho nas minhas listas quando não há demandas do dia; elas servem apenas em caso de imprevistos mesmo) ou estou com atividades pré-definidas demais. Se esse tempo de processamento (20%) é necessário, não posso mexer nele. Tenho que mexer ou na quantidade diária de atividades pré-definidas ou na quantidade de horas diárias livres para as demandas do dia. Também entra outra questão, que é dedicar mais tempo por dia trabalhando e menos tempo para o pessoal? Não sei. Mesmo porque, a quantidade total de horas semanais seria a mesma caso eu trabalhasse mais durante a semana para ter mais atividades pessoais aos finais de semana (para equilibrar).

Meu remanejamento

Decidi dedicar mais horas do meu dia a atividades pré-definidas e deixar menos tempo para as demandas do dia, que são menos frequentes mesmo. Aumentei o tempo de processamento para ter mais controle. Ficou assim:

  1. Atividades pré-definidas – 60%
  2. Demandas do dia – 10%
  3. Processando – 30%

Lembrem-se que, se não houver nenhuma demanda do dia, as horas ficam livres. Em horas, essas porcentagens significam:

15 horas no total em um dia que comece às nove e termine à meia-noite (arredondando):

  • 9 horas são dedicadas a atividades pré-definidas
  • 2 horas são dedicadas às demandas do dia
  • 4 horas são dedicadas ao processamento

Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

  • 60% – 5 horas (atividades pré-definidas)
  • 10% – 1 hora (demandas do dia)
  • 30% – 2 horas (processando)

Sobram 7 horas para atividades pessoais:

  • 60% – 4 horas (atividades pré-definidas)
  • 10% – 1 hora (demandas do dia)
  • 30% – 2 horas (processando)

Não sei se é o modelo ideal, mas vou testar. Soa mais realista, pelo menos.

Parece complicado mas, na prática, mostra como a gente está investindo o nosso tempo e gera uma reflexão para que possamos fazer mudanças. É claro que o caminho mais fácil é não fazer nada disso e simplesmente ir montando o planejamento de maneira intuitiva, o que não é errado! É somente outra forma de fazer.

E o seu equilíbrio, como é? Qual sua porcentagem diária de atividades pré-definidas, demandas do dia e processamento?

22 Jan 2015

Como estou organizando meu sistema GTD atualmente

Depois de tudo o que vem acontecendo, muitas pessoas estão chegando no meu blog por causa do assunto GTD, que é um dos meus preferidos. Começaram a aparecer comentários em posts mais antigos com dúvidas sobre como eu tenho utilizado meu sistema atualmente, então achei mais fácil escrever um post explicando de maneira geral.

O GTD trabalha com horizontes de foco, que são:

  • Pé no chão – Agenda / Tarefas
  • Nível 1 – Projetos
  • Nível 2 – Áreas de foco
  • Nível 3 – Objetivos
  • Nível 4 – Visão
  • Nível 5 – Propósito

Para quem quiser saber mais, recomendo a leitura do livro “A arte de fazer acontecer”, que dá origem ao método. Aqui no blog eu passo a minha visão do GTD, como não poderia deixar de ser. Sempre recomendo a leitura na fonte original porque aqui é só um complemento.

Minha organização é pautada messes níveis, então.

Agenda

Como agenda, eu utilizo o Google Calendar, pela facilidade de manuseio e possibilidade de compartilhamento. Meu marido tem uma agenda lá também e, para a gente, facilita muito.

220115-agenda

Já expliquei em outro post como utilizo o esquema de duas cores na agenda, algo que é fundamental na minha organização. Utilizo a minha agenda para:

  • Compromissos com data e hora (reuniões, consultas, aulas, treinamentos, workshops)
  • Lembretes
  • Controle de prazos
  • Vencimento de contas
  • Estimativa de tempo (insiro tempos que passo me deslocando e consigo visualizar quanto tempo tenho todos os dias para trabalhar em outras atividades)

Uma boa prática (funciona para algumas pessoas, outras não) é inserir, durante a revisão semanal apenas, as tarefas que você precisa executar naquela semana que tenham duração de mais de meia hora ou demandam atenção total. Comigo não funciona tão bem porque trabalho com criatividade e prefiro trabalhar com as listas de contextos mesmo e os espaços na agenda, em vez de inserir as atividades nela. Porém, já fiz o teste e funciona bem para a execução, porque tendemos a dar prioridade ao que está na agenda. Abaixo eu mostro como gerencio as minhas tarefas.

Não gosto de habilitar notificações e faço isso somente em situações bem específicas, como quando preciso dar um telefonema em determinado horário ou tomar remédios controlados.

Meu dia de trabalho se divide em média em: 30% para tarefas planejadas, 30% definindo meu trabalho (processando, revisando, organizando) e 40% em tempo dedicado às demandas do dia e outros imprevistos.

Tarefas

Eu utilizo o Toodledo para gerenciar minhas listas de tarefas. No GTD, as listas de ações são organizadas por contextos, ou seja, as situações onde você estará inserido no seu dia a dia para executar aquelas tarefas.

220115-tarefas

Vivo mudando meus contextos para que se adequem às minhas necessidades do momento; às vezes tenho muitos, às vezes prefiro trabalhar com poucos.

No geral, coloco datas (prazos) nas tarefas somente quando esses prazos são reais, e não como “lista de desejos”. Logo, poucas tarefas realmente têm datas.

Minha ordem de execução é a seguinte:

  1. Tarefas do dia (com data)
  2. Tarefas no contexto em que estou inserida, de acordo com meu tempo disponível e nível de energia

Tickler

O tickler é um conceito do GTD que serve para você atribuir dados a dias e meses. Você pode inserir compromissos, tarefas e informações no geral, dependendo de como você preferir utilizar (leia mais aqui). Hoje eu utilizo somente para arquivos de suporte. Exemplo: pauta impressa que tenho que levar em uma reunião no dia X, ingressos para um show que só acontecerá em abril, lista de perguntas para fazer na próxima consulta com o pediatra, documentos que precisarei levar no dia de uma viagem internacional e por aí vai.

220115-tickler

O tickler pode ser tanto digital quanto físico. Eu tenho os dois. O físico, deixo em uma gaveta de pastas suspensas no meu home-office. Apesar de não usar tanto, ainda é útil. O digital, eu mantenho no Evernote. Dá para fazer com a agenda do Google, pois ela suporta o upload de arquivos, mas prefiro centralizar tudo no Evernote mesmo.

Não estou mais usando todo o meu sistema no Evernote e, por isso, minha configuração atual está diferente da do guia. Atualmente, tenho um caderno chamado “Incubate stuff” onde insiro essas notas que posso precisar, e aí sim utilizo as tags para fazer isso. Caso tenha dúvida, por favor, verifique como faço no guia linkado acima, onde explico detalhadamente.

E-mails

Os e-mails fazem parte das demandas diárias e, como tal, são nível pé no chão como as tarefas e a agenda. Depois do curso do Fundamentals, eu estou utilizando somente quatro pastas de e-mails no meu Gmail:

  • @ Action – Para tudo o que demanda ação
  • @ Support – Todos e-mails que, de alguma forma, contêm informações úteis para ações ou projetos
  • @ Waiting for – Todos os e-mails que solicitei algo para alguém e estou aguardando resposta
  • File – Arquivo (todos os e-mails que não demandam qualquer tipo de ação)

É importante perceber que o e-mail acaba virando outra lista de tarefas. Isso foi dito no curso, inclusive. O modo de gerenciar é diferente.

Eu costumo coletar o que está na pasta @ Action e processar como tarefa no Toodledo porque, para mim, esse replique funciona. Quem não sentir necessidade, não precisa e só a pasta é suficiente. O mesmo vale para a pasta de @ Waiting for.

Em @ Support, os e-mails ficam muito rápido. No geral, eles logo são arquivados.

Uma vez por ano, reviso a pasta de arquivo para enviar as informações relevantes para o Evernote e deleto o que não preciso mais guardar. Vale citar que, no dia a dia, se eu receber algo importante de cara que quero guardar, como faturas ou notas fiscais, já encaminho diretamente para o Evernote através da minha conta de e-mail do programa. No geral, o que fica arquivado no e-mail então são somente aqueles e-mails como confirmações, por exemplo. O que é arquivo importante eu já tenho o costume de arquivar direto no Evernote, caso precise em um futuro próximo.

Processo meus e-mails duas vezes por dia (às vezes, somente uma, dependendo dos meus compromissos no dia). Quando estou ministrando um treinamento das 8 às 18h, por exemplo, costumo acessar meus e-mails pelo celular para verificar se há algo urgente. Se sim, respondo ali mesmo ou ligo para a pessoa. Se não, vejo mais tarde, em casa, ou no dia seguinte mesmo.

220115-email

Uma coisa que tem me ajudado bastante no trato com os e-mails é utilizar a caixa de entrada prioritária do Gmail (vá em Configurações > Caixas de entrada > Caixa prioritária). Deixo assim:

  1. Não lidos
  2. @ Action
  3. @ Support
  4. Everything else

Assim, consigo visualizar na caixa de entrada mesmo todos os e-mails que demandam algum tipo de ação e também seus arquivos de suporte. Tem funcionado bem!

Para mim, o fundamental com relação aos e-mails é diferenciar o que demanda ação do que não demanda, assim como ter uma lista de tudo o que eu pedi para outra pessoa (fica mais fácil de cobrar) e um inventário dos arquivos que estou utilizando no momento.

Mensagens e notificações tipo What’s App

Acho que enviar mensagens pelo Facebook, Twitter ou What’s App facilita muito a vida em termos de rapidez e praticidade, mas complica em outros aspectos porque são mais caixas de entrada para verificar.

O que tenho feito e que tem funcionado é estabelecer períodos de checagem, assim como faço com os e-mails. Desabilitei as notificações no meu celular e vejo nas pausas durante o dia de trabalho (What’s App), geralmente a cada 1h30. Nas redes sociais, costumo olhar apenas uma vez por dia.

Só entro no Skype quando tenho alguma reunião específica agendada com alguém. Não atendo chamados, então meu modelo de trabalho me permite fazer isso. Não preciso estar disponível o tempo inteiro.

Projetos

Para gerenciar meus projetos, eu utilizo o Toodledo. Minha conta é Golden, o que me permite acesso a uma série de recursos, como sub-tarefas e denominação de status. Quando crio um projeto, as próximas ações dele são as sub-tarefas e, o status, Active. Assim, se eu clicar para visualizar minhas to-dos no sistema dentro de Status > Active, tenho um inventário de todos os meus projetos. Quando essa tela abre, eu clico também no título da coluna “Folder”, que me mostra os projetos listados de acordo com as áreas de foco.

220115-projetos

Como vocês podem ver no print acima, atualmente eu tenho 54 projetos em andamento. O David fala que uma pessoa normal costuma ter entre 30 e 100 projetos em andamento, então tomo isso como parâmetro de piso e teto. Pela minha experiência pessoal, sei que, se eu estiver com muitos projetos (de 60 a 90), consigo executar bastante coisa, mas a vida fica corrida. Portanto, tento ficar entre 30 e 50, mas às vezes passa. Tenho muitos projetos pequenos também. Enfim, concordo com o David quando ele diz que não importa a quantidade, desde que esteja sob controle.

Porém, citei a coisa dos números porque estou adotando uma estratégia legal: só insiro um projeto novo da lista Algum dia / Talvez se eu estiver com menos de 30 projetos. Na revisão semanal, o David recomenda que a gente seja criativo e revise a lista de Someday / Maybe para ver se algo pode virar um projeto. Pois bem, eu fazia isso sem critério. Logo, meu critério atual é ter menos de 30. Ou seja, se eu tiver 29 projetos, pego UM da minha lista de Algum dia / Talvez para trabalhar. Se estiver com 25, posso pegar mais cinco. No final do ano passado eu cheguei a listar 28, então pude inserir novos projetos.

É claro que há projetos que não temos escolha, especialmente de trabalho, que caem no nosso colo. Por isso mesmo a lista acaba crescendo e indo para 50, 60 projetos. Só que vale a pena cada um encontrar seu limite pessoal para saber quanto se tem muito projeto, revisar e priorizar. Pode ser que algum projeto atual possa ser adiado ou até mesmo cancelado.

A diretriz do David Allen para revisão dos projetos é fazer isso uma vez por semana. Logo, é importante ter uma lista com todos os projetos em andamento para facilitar essa revisão.

Algo que estou estruturando atualmente é o manuseio de arquivos de suporte a projetos e informações de referência. No geral, mantenho as informações no Toodledo (tem um status que é “Reference”) e os arquivos no Evernote, mas ainda não estou satisfeita e estou estudando melhores usos.

Áreas de foco

Depois do curso do David, estou “pirando menos” com relação às áreas de foco. Eu estava utilizando as Notes do Toodledo para escrever a respeito, mas mudei. Hoje, gerencio de duas maneiras:

1. Tenho um mapa mental com minhas áreas de foco, que reviso e atualizo mensalmente (de acordo com a recomendação do David em “Making it all work”):

220115-areasdefoco

Este mapa serve para revisão e reflexão. Será que estou equilibrando todas as minhas áreas de foco? Será que não é hora de dizer adeus a alguma delas ou olá para outra?

A ferramenta utilizada para manusear mapas mentais é o Mind Meister.

2. Utilizo as áreas de foco para organizar meus projetos e tarefas no Toodledo, de acordo com o que o programa chama de “Folder”. Ou seja, se eu clicar na pasta “Casa”, o Toodledo me listará todas as próximas ações, projetos, algum dia / talvez etc que sejam relacionados a essa área de foco. Já organizo assim há muitos anos e é o que funciona para mim.

Objetivos, visão e propósito

Tenho listado meus objetivos no próprio Toodledo, na área de Goals. no momento, estou utilizando somente os “short-terms” para facilitar. Costumo linkar os objetivos aos projetos e tarefas que sejam relacionados.

Visão e propósito estou gerenciando na guia Outlines, com listas.

Os objetivos de curto prazo eu reviso a cada estação (sazonalmente). Visão e propósito, reviso anualmente ou quando sentir necessidade de uma reestruturada.

Referência

No geral, todo o meu sistema pode ser resumido em duas coisas: se demanda ação, está no Toodledo; se é referência, está no Evernote. Todo o meu arquivo de referência está lá. Mudei o caderno “Processed” para o nome “General reference” e, dentro, as notas de referência, organizadas pelas tags dos assuntos.

Outra coisa que está no meu Evernote é um caderno “Read / Review” (o famoso ler / revisar do GTD), que mantenho offline no celular para ler os artigos que coleto do meu Feedly.

19 Jan 2015

GTD Fundamentals – aprendizados do curso

Na semana passada, fui convidada pelo Daniel (Call Daniel) para ir à Amsterdam conhecer pessoalmente (!) o David Allen (criador do método GTD) e participar do primeiro dia do curso GTD Fundamentals. Além de me apaixonar pela cidade, pude aprender muito sobre o novo ensino do GTD e quis compartilhar aqui com vocês, como sempre!

Em resumo, David Allen não se contenta em ser o cara que criou o método de produtividade definitivo – ele quer deixar um legado. Às vésperas de completar 70 anos de idade, ele resolveu investir seu dinheiro em uma formação aprofundada de multiplicadores do GTD, com a definição de três cursos (e certificações); Fundamentals, Projects & Priorities, Focus & Direction. Além dos cursos de formação, haverá também turmas abertas com a mesma aplicação, mas para quem quiser simplesmente aprender a usar o GTD, e não ensinar. Por enquanto, a maioria é nos Estados Unidos (clique aqui para ver todas as datas disponíveis).

O Daniel foi para lá para tirar as certificações 1 e 2 (Fundamentals e Projects). O curso do nível 3 ainda não está pronto, mas estará em breve. Eu participei do primeiro dia do Fundamentals como convidada, mas pretendo tirar as duas certificações ainda este ano também, igualmente pela Call Daniel (parceira exclusiva da David Allen Co. no Brasil).

Mesmo participando somente de um único dia, a minha mente ficou fervilhando! Essa viagem foi uma experiência tão incrível para mim que fico brincando que existe a Thais A.D. (antes do David) e D.D. (depois do David). Eu já uso o GTD há oito anos, mas o David deu uma renovada legal no ensinamento do método para este curso, mudando oficialmente o nome dos cinco passos (coletar, processar, organizar, revisar e executar passaram a ser capturar, clarear, organizar, refletir e engajar).

Na entrevista que fiz com ele (os vídeos estão sendo editados e legendados para colocarmos no ar o mais breve possível), perguntei sobre o motivo dessa mudança e a resposta foi bem legal. Ele disse que, antes, a nomenclatura dos passos remetia a algo muito mecânico e operacional (coletar, processar, executar). Agora, eles representam melhor a ideia que ele quis passar. É uma nomenclatura mais intelectual, mais ligada ao trabalho da mente que ao operacional. Realmente, faz muito mais sentido.

190115-david

Márcio, David, eu, Daniel

No geral, foram muitos aprendizados mesmo nesse curso e com os papos que tivemos com o David no geral. Vou tentar resumir neste post alguns pontos específicos, mas com certeza todos eles (e outros) gerarão muitos posts futuros depois.

# Sobre a captura de ideias (antiga coleta), existem mil ferramentas e é ok usar várias, desde que isso faça sentido para você e não te atrapalhe. O David prefere fazer a captura no papel, e eu também (é mais rápido e menos complicado).

# É fundamental ter um instrumento de captura perto de cada telefone e em cada estação de trabalho (no escritório e em casa, por exemplo). E ter sempre com você uma forma de capturar as ideias.

# Ter um escritório móvel faz parte do cotidiano da maioria dos profissionais hoje em dia. A recomendação é você ter uma pasta com seu computador e tudo o mais que for necessário para você se deslocar e conseguir trabalhar onde quer que seja. Na sua pasta, tenha um compartimento para colocar todos os papéis que chegam até você (uma inbox). Eu tenho uma pasta da David Allen Co. (vendida lá fora), mas qualquer pastinha serve. Também pode ser útil ter uma pasta Ler / Revisar para guardar revistas e artigos não digitalizados que você tenha que ler.

# Processar não é chato. Na verdade, é o passo onde a gente deve investir mais inteligência dentro do GTD. Se o processamento for bem feito, todo o resto flui porque as coisas ficam claras. Se a gente processa errado, trata projeto como tarefa e algum dia / talvez como projeto. Isso prejudica todo o esquema. Portanto, vale a pena investir um tempinho todo dia nesse processamento inteligente, feito com foco e atenção.

# Algo que eu sempre me preocupei bastante foi com o fato de tentar unificar todo o meu sistema do GTD em uma única ferramenta. No curso, aprendi a desencanar um pouco disso. É ok usar boas (e diferentes) ferramentas para cada função. Elas nem precisam ser sincronizadas – quem sincroniza tudo é você.

# Outro ponto que o David tocou foi na questão de trocar toda hora de ferramenta, de ficar experimentando várias e tudo o mais. Ele disse que recentemente tentou trocar a ferramenta que ele usava por outra, mas não se adaptou e quis voltar. Só que, em vez de voltar, ele aproveitou a oportunidade para rever todo o seu sistema. Recomeçar do zero. Então, de certa forma, trocar de ferramenta tem o lado positivo de nos fazer revisar a vida e filtrar um pouco mais as informações.

# Também me surpreendi com a formalização de um padrão para aplicar o GTD em qualquer ferramenta da maneira mais simples possível. Isso foi importante porque me deu uma espécie de clique – a gente não precisa inventar a roda toda vez que mudar de ferramenta; tem um básico que a gente pode seguir e depois ir mudando, se quiser e sentir necessidade. Esse padrão é bem legal porque dá para aplicar em qualquer ferramenta, da mais avançada ao bom e velho caderno de papel.

# A divisão da revisão semanal em três passos (get clear, get current e get creative) facilita porque, além de deixar mais claro o que a gente tem que fazer em cada parte, também possibilita a divisão. Acho isso legal porque, muitas vezes, estou muito cansada ao final de uma revisão semanal para “ser criativa”, então posso fazer isso quando estiver com a cabeça mais fresquinha.

# Eu não tinha entendido muito bem a mudança do executar para o engajar, confesso… Mas, na conversa que tivemos, ficou muito claro para mim. Executar, no GTD, significa mais do que fazer – significa que aquilo que eu estou fazendo é a coisa certa a ser feita, na hora certa. Há um significado e uma coerência em todas as coisas que eu faço na minha vida. Isso é muito mais do que simplesmente executar. É uma execução inteligente.

Por fim, meus próximos passos com relação ao meu aprendizado no GTD são realmente tirar essas duas primeiras certificações e, aqui no blog, continuar compartilhando essas experiências com vocês. Como eu comentei no post sobre os planos do blog para 2015, quero falar mais sobre GTD aqui. Uma das ideias é iniciar uma série em breve para que todos aprendam a usar o GTD do zero, implementando tudo aos poucos. Estou preparando essa série com muito carinho e em breve ela começará a ser publicada aqui no blog.

E então, o que acharam dessas últimas reflexões? Geraram mais perguntas do que respostas? Deixe sua dúvida nos comentários.