Gestão do tempo

17 Mar 2015

O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss: parte 4

Sei que estou em dívida com vocês com relação a esta série. Apesar de não ter escrito a respeito, tenho revivido muitos dos ensinamentos do Tim deste livro no meu dia a dia. Eu estava bastante ocupada e trabalhando em muitos projetos quando resolvi que seria necessário tomar uma atitude antes que a atitude fosse tomada pelo meu corpo ou por outras situações ao meu redor. Portanto, o post de hoje é para falar exclusivamente sobre produtividade e qual a visão do Tim sobre o assunto.

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Tim Ferriss é autor do livro “Trabalhe quatro horas por semana”.

O Tim comenta em um determinado capítulo do livro que a gente deveria esquecer tudo o que a gente aprendeu até então sobre produtividade. Ele diz que podemos nos tornar especialistas em embaralhar pastinhas e batucar o teclado do computador apenas para disfarçar que não estamos sendo produtivos, mas apenas ocupados. Aliás, fazer a si mesmo/a essa pergunta ao longo do dia ajuda bastante a manter a produtividade: você está sendo produtivo ou está apenas ocupado?

Isso tem tudo a ver com a execução no GTD, que diz que precisamos fazer as coisas com significado. Fazer apenas por fazer não faz diferença alguma. Todo mundo consegue executar com uma lista na mão.

O Tim propôe o seguinte desafio: se o seu médico te disser que você vai ter um infarto e só pode trabalhar quatro horas por dia (meio expediente), o que você priorizaria? Certamente, você conseguiria dar conta de tudo o que era mais importante e precisaria fazer. O que ficou de fora foi simplesmente resultado da sua priorização.

Agora, e se alguém colocar uma arma na sua cabeça e disser que você pode trabalhar apenas duas horas por dia? O que você faria? Sim, você também conseguiria priorizar. Essa “mágica” vem do princípio de Paretto, que afirma que 80% dos nossos resultados vêm de 20% dos nossos esforços. Quem curte o assunto produtividade gosta de executar, mas será que o que está sendo executado era realmente a prioridade ou você está executando um montão de coisas que não importam para disfarçar aquela coisa mais importante que você não está fazendo?

E outra: não é para aumentar a quantidade de coisas que você está fazendo, mas diminuir! A visão do Tim sobre o trabalho é que a gente possa automatizá-lo da melhor forma possível. O livro todo é sobre isso. É sobre como você consegue ganhar dinheiro, trabalhar de forma suficiente e viver a vida – em vez de esperar para fazer isso na aposentadoria. Não foi a toa que o livro ficou na lista dos mais vendidos do NY Times durante tanto tempo e o Tim virou uma espécie de guru da produtividade no mundo inteiro.

Voltando ao princípio de Paretto, aplique ao seu dia a dia perguntando-se:

  • Quais são os 20% do meu trabalho responsáveis pelos 80% dos meus resultados?
  • Quais são os 20% das causas responsáveis por 80% da minha infelicidade?

Isso se aplica a clientes, colegas de trabalho, projetos e atividades pessoais da nossa vida. Faça uma reflexão a respeito. Pare de investir seu tempo em atividades que não trazem qualquer resultado (vale lembrar que descansar e se sentir bem também são resultados! revise seu conceito de utilidade). Ser seletivo e fazer menos coisas é o caminho da produtividade.

Falta de tempo é apenas falta de prioridades. Priorizar é gerenciar seu tempo.

Alguns aforismos:

  • “Noventa e nove por cento das pessoas no mundo estão convencidas de que são incapazes de conquistar coisas grandes, de modo que passam a objetivar coisas medíocres.”
  • “O oposto da felicidade é o tédio.”
  • “Amanhã vira nunca.”
  • “As ações mais importantes nunca são confortáveis.”
  • “Não se trata de aumento diário, mas de perda diária.”
  • “Fazer bem algo desimportante não o torna importante.”
  • “A maior parte das coisas não faz diferença nenhuma.”

Gostaria de falar também sobre outro conceito que ele explora no livro, que é a Lei de Parkinson. Não, não tem a ver com a doença – é outro Parkinson. Basicamente, a Lei de Parkinson diz que a gente desperdiça tempo porque tem muito tempo disponível. Uma tarefa aumentará de importância e de complexidade em relação ao tempo alocado para sua realização. É o que o cômico John Perry fala em seu livro “A arte da procrastinação”: não é que o procrastinador não faz as coisas, mas ele deixa para a última hora porque sabe, no fundo, que ele não precisa investir tanto tempo naquela atividade.

Especialmente quem curte organização pode ter a tendência de planejar demais porque gosta de planejar e fazer as coisas com antecedência. Eu, por ser autora do blog Vida Organizada, adoro trabalhar com antecedência e tranquilidade. Porém, é preciso avaliar se você não está apenas perdendo tempo. Não é para deixar para a última hora, mas executar as ações como se fosse a última hora – sem perder tempo. Se você cortar todas as suas atividades e manter apenas o essencial, ainda vai restar bastante coisa. Porém, por que ainda assim deixamos de fazer o essencial no nosso dia a dia e fazemos tais outras coisas? Encurte seus prazos para forçar uma concentração maior e evitar a procrastinação.

A recomendação do Tim é: identifique as poucas tarefas críticas que contribuem para a maior parte da sua renda e planeje realizá-las com um prazo bem curto e bem definido. Não invente coisas para evitar fazer o que realmente importa. Ou seja: definir o que você deve fazer é tão importante quanto definir o que você não deve fazer.

No GTD, fazemos a revisão dos nossos projetos semanalmente. Para integrar esse conceito ao que o Tim ensina, faça o seguinte (é como estou fazendo e recomendo no momento): revise seus projetos e determine aqueles que você pretende concluir na próxima semana (sua prioridade). Ao analisar as próximas ações dos seus projetos, verifique quais são aquelas que você fará ao longo da semana também. Todos os dias, veja sua lista de tarefas para o dia seguinte e priorize-as. No “dia seguinte”, apenas trabalhe nelas da forma mais produtiva possível.

No próximo post eu vou falar sobre como lidar no dia a dia com notícias, acontecimentos do mundo, leituras, interrupções e a arte de dizer não segundo o Tim. Até lá!

05 Jan 2015

Pensando em uma rotina mais simples para 2015

Quando surgiu a ideia de escrever um post para o blog falando sobre a simplificação da rotina para o ano novo, fiquei me perguntando o que eu ainda poderia escrever que não tivesse sido escrito aqui ou em qualquer outro lugar a respeito. Afinal, de uns anos para cá, o mundo pareceu abraçar a ideia de simplicidade voluntária, querendo tornar tudo no dia a dia mais simples de fazer, sem tanta complicação. Resolvi escrever uma espécie de relato pessoal, então, com as percepções que eu tenho tido atualmente sobre a questão da simplicidade e até do minimalismo aplicados à nossa rotina.

Sono, acordar cedo, dormir tarde

Sou uma pessoa naturalmente noctívaga – e não sei se isso pode ser cientificamente dito (afinal, tudo não depende de hábitos?). Funciona assim: posso ter acordado muito cedo. Mas, se deixar, vou dormir tarde mesmo assim, porque é o meu natural. As pessoas matutinas acordam cedo mesmo que tenham ido dormir tarde, porque não conseguem ficar na cama depois de determinado horário. Acho que é mix de costume, metabolismo e hábito mesmo.

Para mim, essa rotina do sono ficou um pouco bagunçada desde que eu comecei a trabalhar em casa, porque às vezes tenho horários fixos e outras vezes não. Tem dias que preciso acordar antes das cinco horas da manhã para ministrar um treinamento em um lugar longe, enquanto há dias que eu levanto às dez horas (geralmente depois de um dia de treinamento). Para dormir, é bem difícil. Nunca consigo dormir antes das 22 horas – quiçá, das 23. Eu gostaria sim de manter uma rotina para acordar todos os dias às seis, por exemplo, mas não consigo. Meu descanso é importante e estou focando em ter de sete a nove horas de sono por noite. Não sei se é a melhor alternativa, mas é o que vem sendo possível.

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Quem é mãe sabe que é muito difícil dormir cedo. Pelo menos aqui em casa, a hora que o Paul vai dormir é quando eu consigo fazer coisas que demandam mais a minha concentração, como estudar, ler um livro ou escrever. Com o horário de verão, ele está indo dormir por volta das 21:30, o que significa que seria impossível, para mim, ir dormir antes das 23. Mais alguém passa por isso aqui?

Então, o que faço é respeitar esse horário e, depois que ele dormir, executar poucas atividades, até mesmo para não perder o sono. Porém, não posso ignorar essas horas, que são parte importante do meu dia a dia.

Trabalho

Minha rotina do trabalho tem ficado mais simplificada de uns dois meses para cá. Como eu comentei em outro post, há pouco tempo, quando eu comecei a trabalhar por conta própria eu quis pegar muitos trabalhos de uma só vez, por insegurança mesmo, o que me deixou um pouco sobrecarregada. Na organização, não tem segredo – é preciso aprender a dizer não. Por isso, comecei a ser um pouco mais rigorosa com essa minha regra e organizar melhor a minha rotina. Por exemplo: se eu vou trabalhar fora durante três dias na semana, não agendo nada para os outros dois, para conseguir fazer tudo o que eu preciso fazer. Tem funcionado! Mas não é fácil.

É de fundamental importância ter meus projetos e atividades organizados e planejar a cada semana (no GTD, o planejamento é feito semanalmente). Isso me dá uma dimensão real do tempo investido em determinados projetos e me faz ver que não dá para fazer tudo o que eu gostaria de fazer.

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Algo que eu resolvi fazer também é investir um pouco mais em coisas que facilitem (e simplifiquem) o meu dia a dia, como usar mais táxi, por exemplo, e otimizar o meu tempo e o do meu marido. Tem funcionado muito bem! Estou viciada naqueles aplicativos de solicitar táxi (uso especialmente o Easy Táxi e o 99). basicamente, você seleciona o modo de pagamento e envia um sinal de que está esperando um táxi. Algum taxista nas redondezas aceita o seu pedido e vem te buscar. É extremamente prático e não depende de ter táxi no ponto mais próximo para você conseguir se deslocar.

Comer, preparar comida

Já comentei aqui em casa que meu marido é responsável pela comida porque ele está estudando para isso, mas ultimamente eu tenho gostado de aliviar um pouco essa parte para ele e preparar comidinhas de vez em quando. No geral, preparamos alimentos a cada dois dias, sendo que, no dia a dia, no máximo grelhamos uma carne ou legumes que valem a pena ser comidos fresquinhos na hora mesmo.

Quando nós casamos, eu gostava de preparar comidas mais complicadas, com mais de um acompanhamento, sempre inventando coisas novas. Acho isso incrível mas, no dia a dia, não dá para fazer sempre. Por isso, acho de fundamental importância ter os “curingas da casa” (aqueles pratos que todo mundo gosta e não se importa de repetir) e ir planejando semanalmente também as compras do mercado (veja como montar um menu semanal).

Uma coisa que eu quero fazer menos em 2015 é comer fora, para economizar mesmo.

Condução, deslocamento

Grande parte do nosso dia a dia é gasta com deslocamentos e trânsito, especialmente para quem mora em São Paulo ou no Rio de Janeiro. O que eu procuro fazer é otimizar esse tempo. Como comentei acima, estou usando bastante táxi. Essa foi uma decisão que tomei ao fazer as contas de quanto custaria ter um segundo carro. Eu não tenho carta de motorista mas, se tivesse, eu não poderia usar o nosso carro, que fica com o meu marido, pois ele leva e busca o filhote na escola, faz mercado e tudo o mais. Ou seja, mesmo se eu tivesse carta, não ficaria com o carro. Ter um segundo veículo seria inviável e desnecessário. Como uso muito raramente, compensa mais utilizar um táxi mesmo.

Aqui em São Paulo existe a grande vantagem de poder utilizar as linhas do metrô. Uso bastante metrô! Achei engraçado que, outro dia, uma leitora me reconheceu na estação Sé (lotada!) e disse: “não acredito que encontrei a Thais na estação Sé!”. Achei engraçado. Eu acho que é um meio de transporte que precisa de muitas melhorias, mas funciona bem. Se você quiser chegar rápido em qualquer lugar, vá de metrô! Além disso, aproveito o período de deslocamento no trem para ler bastante. Tem dias que consigo ler um livro inteiro nessa ida e volta, o que é ótimo, já que gosto muito de ler. São coisas que a gente pode desprezar no dia a dia achando que perdemos tempo utilizando transporte público, mas há tanto a ser feito quando não se está dirigindo!

Meditação

Desde que mudei para São Paulo, não frequentei mais o centro budista. Eu gostava muito do centro que eu frequentava em Campinas e, além do mais, era perto da minha casa (eu ia a pé). Hoje, fica do outro lado da cidade e, para mim, é mais complicado. Mesmo assim, tenho estudado muito e praticado em casa, mesmo menos do que eu fazia antes. Em dezembro, quis investir mais tempo nisso porque percebi o quão estressada eu fiquei depois da mudança, e a meditação faz toda a diferença.

Gosto de meditar um pouco quando acordo e ao longo do dia, quando sinto necessidade. Essa rotina está bem estabelecida para mim.

Limpeza e arrumação da casa

Sou muito a favor de fazermos nós mesmos a limpeza da casa, mas confesso que nem sempre acho que essa é a saída mais simples. Outro dia fiz um teste com uma dessas empresas que agendam online o serviço de uma faxineira (em breve farei o post na blog) e achei bastante prático, mas só usei uma vez. Eu sou um pouco como a Monica (Friends) – limpar é terapêutico. Eu GOSTO de limpar e arrumar a casa, mas o que acontece é que muitas vezes eu não consigo. É frequente chegar depois das 21 horas depois de um dia de treinamento e ainda ter coisas no geral para fazer – ficar com o Paul, colocá-lo para dormir, revisar algum material para o dia seguinte. E, no mais, eu costumo ficar com as pernas bem cansadas depois de trabalhar de pé e falando o dia todo. Por mais vontade que eu tenha de, sei lá, esfregar o chão da cozinha, fisicamente fica bem complicado.

O que eu tenho feito, portanto, é o que eu recomendo aqui: focar no essencial. Cheguei seriamente a pensar em ter alguém para me ajudar em casa, mas não levei essa ideia adiante. Talvez seja mais simples sim e, com o tempo, acho que acaba sendo natural você delegar muitas funções da sua vida. Porém, como conseguimos fazer aos poucos e na medida do necessário, continuamos levando.

Minha meta para 2015 é simplificar ainda mais essa rotina, buscando soluções.

Leituras

2014 foi o ano em que eu li menos na minha vida. ler é como respirar, para mim – é aquela atividade que me deixa bem, “em casa”. Sou acostumada a ler muito e, por isso, em 2015 estou estabelecendo algumas metas de leitura mensais. Vou testar em janeiro para ver a quantidade ok de livros que consigo ler por mês atualmente. Eu trabalho bem com metas então acvho que isso é uma forma de simplificar o que gostaria de ler.

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Tempo com a família

É incrível como, se deixar, a família fica de lado no dia a dia. Por isso, o que eu tenho feito é reservado momentos na agenda ao longo de toda a semana para ter tempo de qualidade (e em quantidade!) com o nosso filho, além de fazer sempre atividades com o meu marido. Também estamos investindo em mais tempo com as outras pessoas da nossa família, como almoçando na casa da sogra, viajando para visitar a minha mãe, meu marido está levando o pai dele para pescar e estamos passeando com as nossas sobrinhas. Tem sido muito divertido! No geral, sou aquela pessoa quem, se deixar, nunca sai de casa. Acho que já deu, sabe? Gosto muito de ficar em casa e aproveitar os momentos de lazer. porém, é divertidíssimo fazer coisas com eles e sempre fico com aquele gostinho de quero mais quando saímos e nos divertimos.

Em 2015, quero fazer mais programas baratos e gratuitos. Tem tanta coisa! Quero ir mais a exposições, teatro, parques e museus.

Eu acredito que simplificar a rotina é algo que não tem segredo. Precisamos identificar aquilo que é essencial e dizer não para todo o resto. O fato de não ter segredo não significa que seja fácil – não é! Porém, só nós podemos tomar as rédeas da nossa própria vida e fazer isso acontecer. Eu espero ir em um ritmo bem mais lento este ano, porque para quem trabalha em casa, o risco de ficar correndo e se sobrecarregar é enorme!

22 Sep 2014

7 tarefas que me ajudam a ir dormir mais tranquila todos os dias

Existem algumas tarefinhas da minha rotina noturna que já viraram hábitos e me ajudam a ter um dia seguinte melhor, além da própria noite de sono mais tranquila. São elas:

1. Beber chá

Sei que é inverno, mas gosto de beber chá mesmo quando está calor. Meu organismo fica bem, eu fico mais calma e é um momento comigo mesma, onde paro alguns minutinhos em estado contemplativo para saborear minha caneca de chá. Toda semana, quando vou ao mercado, compro uma caixinha diferente para experimentar ao longo dos dias. Ajuda muito a acalmar a mente (e o corpo), além de ser delicioso.

2. Ler

Tenho uma meta diária de leitura que é: ler pelo menos 100 páginas. Claro que há dias em que não consigo ler tudo isso, assim como há dias em que consigo ler bem mais. O fato é que eu adoro ler e fazer isso é um dos meus momentos preferidos do dia. Claro que, se deixar, eu vou lendo sem parar e não durmo na hora certa, mas ultimamente tenho conseguido me controlar bem!

3. Não usar a Internet

Eu tinha o péssimo hábito de, ao deitar na cama e colocar o despertador para tocar no dia seguinte, dar uma olhada no meu Instagram, pois era o único momento do dia em que eu conseguia parar para fazer isso. Agora, não faço mais, porque fico muito agitada. Também procuro desligar o computador pelo menos uma hora antes de dormir.

4. Meditar

Minha mente fica muito mais agitada à noite que pela manhã, quando medito também. Por isso, é essencial meditar. Faço uma meditação respiratória simples, para acalmar a mente mesmo, e assim consigo entrar em um ritmo um pouco melhor antes de ir para a cama.

5. Organizar minhas coisas para o dia seguinte

Tem gente que não gosta, mas eu me sinto tão mais tranquila quando deixo a roupa separada e a bolsa arrumada para o dia seguinte, especialmente se vou sair bem cedo de casa. Eu definitivamente não sou uma pessoa diurna, então prefiro adiantar tudo no dia anterior e dormir alguns minutinhos a mais pela manhã (além de eu ficar como um zumbi durante algum tempo e correr o risco de esquecer alguma coisa). Eu não gosto de estresse antes de sair de casa e descobri que, para mim, funciona deixar tudo separado na noite anterior.

6. Deixar um caderninho ao lado da cama

Não sei vocês mas, eu, basta deitar na cama que começo a ter algumas ideias. Para não ficar investindo muito tempo naquilo e tirando minha mente de um estado tranquilo, anoto tudo nesse caderninho que deixo no criado-mudo e fico tranquilo por saber que não vou esquecer aquela ideia que eu tive.

7. Dormir com meias de lã e uma touca

Pode parecer bobo (minha amiga disse que eu pareço ter 80 anos de idade ao fazer isso), mas eu descobri que, quando meus pés e minha cabeça estão quentinhos, eu durmo muito mais rápido e com uma qualidade de sono melhor. Por isso, neste inverno tem sido um hábito muito bom. Já deixo meu “kit sono” embaixo do meu travesseiro e, toda noite, durmo toda equipada para conseguir ficar bem.

E você, faz alguma coisa que te garante uma noite de sono mais tranquila? Escreva nos comentários!