ou
Carreira

Veja neste post o que é e como se tornar Personal Organizer.

Personal Organizer é o profissional que trabalha com organização, ajudando outras pessoas a se organizarem ou organizando os ambientes em parcerias com outras pessoas.

Existem diversas formas e meios de atuação. Neste post, vou falar de uma maneira mais genérica sobre como se tornar esse profissional.

  1. Capacite-se. Faça cursos. Os cursos servem não apenas para ensinar boas práticas, como também para te ensinar a estruturar o seu negócio. Ter uma certificação também ajuda a construir sua credibilidade no mercado.
  2. Encontre o seu nicho. Aos poucos, descubra o que você mais goste de fazer e especialize-se nisso.
  3. Continue sempre se capacitando. As práticas de organização se atualizam muito rápido (umas áreas mais do que as outras), então é importante que você sempre se capacite. À medida que você for descobrindo o seu nicho, vai ficar mais fácil saber em que cursos investir seu tempo e seu dinheiro.
  4. Aprenda sobre marketing digital para que você consiga divulgar os seus serviços.
  5. Não adianta só gostar de organização! Esse é o ofício, mas você precisa gostar de pessoas, saber se relacionar bem com elas, ter viés empreendedor (afinal, você vai cuidar de um negócio), querer vender, prospectar clientes, se deslocar pra lá e pra cá, desenvolver parcerias e investir (principalmente tempo) em marketing.

Muitas pessoas me perguntam se o mercado para novos organizadores profissionais está saturado. O mercado sempre estará saturado para quem for generalista. Encontre seu nicho, especialize-se e faça seu melhor! Assim você se descatará não apenas como organizador profissional, mas em qualquer profissão.

No vídeo abaixo eu falo um pouco mais sobre como se tornar um(a) personal organizer. Aproveite para se inscrever no canal e ficar sabendo quando tem vídeo novo antes de todo mundo. 🙂

Dúvidas sobre a profissão? Deixe nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
24/07/2017
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Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre como revisar o que você precisa fazer semanalmente. No GTD, esse processo é chamado de Revisão Semanal.

Pelo menos uma vez por semana, vale a pena você fazer uma espécie de pit-stop, parar durante uma ou duas horas, e revisar todo o seu sistema (que tem as coisas que você precisa fazer) para ficar tranquilo(a) durante os próximos sete dias, até a próxima revisão. O propósito é atualizar as informações e obter perspectiva.

Escolha um dia da semana e um horário que sejam mais tranquilos para você fazer essa revisão. Um dia comum é sexta de manhã (antes de sair para o final de semana). Dependendo de como for a sua rotina (se você trabalha e estuda, por exemplo), talvez o único período disponível seja aos finais de semana. Eu mesma prefiro fazer a minha revisão semanal aos domingos de manhã, quando acordo, porque todos estão dormindo ainda e é um período tranquilo para mim.

Checklist da revisão semanal (passo a passo):

  1. Capture papéis perdidos e materiais diversos e coloque na sua caixa de entrada. Cadernos, notas de aula da semana, notas de reuniões, recibos, coisas que estiverem na sua mochila, papelada no geral que você recebeu nos últimos dias. Aqui não é pra pegar aquela pilha imensa de revistas velhas que você tem e colocar na caixa de entrada – é para lidar apenas com o que for corrente. Quando seu GTD estiver rodando bem, aqui você vai ter praticamente só coisas da semana que ainda não tenha colocado na sua caixa de entrada física porque deixou passar mesmo (acontece!).
  2. Esclareça suas caixas de entrada. A caixa de entrada física, seus e-mails, ferramentas de captura no geral, caixa do What’s App etc. Perceba que o “esclarecer” precisa fazer parte do seu dia a dia, como falei no post anterior. Se não fizer, quando você chegar na revisão semanal, essa parte vai demorar pra caramba. A ideia não é essa! O “ideal”, quando seu GTD estiver rodando bem, é que nessa hora você esclareça apenas as coisas que agrupo no passo anterior e coisas do dia anterior até aqui.
  3. Esvazie sua mente. Será que, depois de ter esclarecido todas as suas caixas de entrada, ainda sobrou alguma pendência ou preocupação na sua mente? Capture, esclareça e organize adequadamente.
  4. Revise suas listas de Próximas Ações. Aqui começa a revisão propriamente dita. Neste passo, você vai revisar suas listas de próximas ações para ver se estão atualizadas, marcar aquelas que já concluiu (caso não tenha marcado à medida que foi concluindo), deixar as ações mais claras etc. Vamos falar em posts futuros sobre cada uma das listas que vamos revisar a partir daqui.
  5. Revise seu calendário passado. Dê uma olhada no seu calendário para a semana que está acabando (e algumas antes) para ver se algo ficou pendente. Se ficou, capture, esclareça e organize adequadamente para repriorizar.
  6. Revise seu calendário futuro. Esta é a parte da revisão semanal que mais se assemelha a um planejamento. Veja seu calendário para a semana que vem e as próximas (até onde sentir necessidade, onde tiver compromissos) para coletar providências com relação aos seus compromissos.
  7. Revise sua lista de Aguardando Resposta. Defina próximas ações para cobrar pessoas, se for o caso.
  8. Revise sua lista de Projetos (e resultados maiores). Garanta que todos os seus projetos tenham pelo menos uma próxima ação definida. Revise planos de projetos e arquivos de suporte em busca de novas próximas ações. Mova os projetos que não estejam em andamento para Algum Dia / Talvez, se achar necessário. Os “resultados maiores” aqui se referem aos outros horizontes do GTD (objetivos, visão etc), que você pode querer revisar (ou não) se já os tiver definidos. Se não tiver, nem se preocupe com eles agora.
  9. Revise checklists relevantes. Se usar checklists, revise-as em busca de próximas ações.
  10. Revise a lista de Algum Dia / Talvez. Será que algum projeto dessa lista pode entrar para a lista de projetos em andamento no momento? Se sim, jogue-o para a lista de projetos e defina pelo menos uma próxima ação. Delete itens que não te interessem mais.
  11. Será que você tem alguma ideia ousada, nova, criativa que ainda não tenha capturado dentro do seu sistema? Sonhar grande dá o mesmo trabalho que sonhar pequeno. Capture essa ideia!

Uma boa maneira de adquirir o hábito da Revisão Semanal é bloquear um tempo no seu calendário, com recorrência semanal, e ir fazendo toda semana. Fazer as revisões semanais é o que vai fazer seu GTD funcionar. Uma semana sem fazer já vai deixar seu sistema desatualizado e você pode desanimar! Portanto, é muito importante buscar estabelecer esse hábito.

Dúvidas, favor postar nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
21/07/2017
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Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre o que fazer com cada uma das coisas que você captura, novos inputs e informações que chegam até você em formato de aulas, textos, notas e outros formatos.

A captura é um processo ativo, que você faz, quando toma notas em sala de aula, registra coisas que não pode esquecer ou traz um novo texto para ler, por exemplo, mas também é algo que acontece por você, quando você recebe e-mails, mensagens, demandas, interrupções etc. Por isso vimos, no primeiro post da série, a importância de ter lugares apropriados para fazer essa captura, através de caixas de entrada. Tenha sempre uma ferramenta de captura com você, que seja um caderninho ou algum aplicativo no celular.

Mas não basta apenas capturar esses inputs. Você precisa processar e esclarecer com uma frequência diária. Esclarecer diariamente é o ideal, pois não deixa que o volume acumule. Esclareça, no máximo, em até 48 horas, caso não consiga esclarecer no dia.

Esvaziar suas caixas de entrada não significa fazer ou resolver tudo o que você capturou. Significa apenas que você pegou cada um dos itens e esclareceu o que ele significa para você, organizando no lugar mais adequado do seu sistema. E como fazer isso?

Como esclarecer qualquer item da sua caixa de entrada

O GTD tem um fluxo que basta seguir e dá tudo certo! Veja a seguir:

Pegue o primeiro item da sua caixa de entrada ou ferramenta de captura e pergunte-se: o que é isso? Ou seja, o que significa para você? Responder, mesmo em voz alta, ajuda a deixar mais claro. Nunca volte nenhum item para a caixa de entrada. Esclareça assim que o pegar.

Depois pergunte-se: demanda ação? Você está comprometido(a) a agir com relação a esse item no momento? Porque isso é uma decisão. Você pode perfeitamente não saber também, ou não querer decidir no momento.

Caso o item não demande ação no momento, você tem três opções:

  1. Jogar fora, porque não vai mais precisar dele
  2. Arquivar, porque você quer guardar como referência
  3. Incubar, caso não demande ação no momento, mas pode ser que no futuro sim

Na sequência eu vou explicar como organizar cada uma dessas opções.

Caso demande ação, você precisa identificar: qual é a próxima ação? Qual é a primeira coisa que eu tenho que fazer para mover esse item adiante? Uma vez definida essa ação, que deve estar super clara, com verbos adequados, você tem também três opções:

  1. Fazer na hora, se levar menos de 2 minutos (mesmo que seja de baixa prioridade)
  2. Delegar, se você não for a pessoa mais apropriada para fazer
  3. Adiar para fazer no momento mais apropriado para você (ou seja, isso sim entra nas suas listas de coisas a fazer)

Na sequência eu também vou explicar como organizar cada uma dessas opções.

Sempre que você se deparar com algum item que por si só não conclua o todo, aquilo que você precisa fazer, é importante você se perguntar: qual o resultado desejado? Porque provavelmente você terá um projeto. Projeto, para o GTD, é todo resultado desejado que demande múltiplos passos para ser concluído, geralmente dentro do período de um ano. Então você vai ter projetos mais simples como “Finalizar disciplina X para o semestre” como projetos mais complexos como “Finalizar o TCC”.

Se você já usa GTD, minha dica aqui é que você pense sempre no cenário maior. Tenha bom-senso ao definir projetos. “Finalizar trabalho para semana que vem da disciplina Y” pode parecer um projeto, mas na verdade ele é um sub-projeto que faz parte do cenário maior, que é “Concluir disciplina Y no semestre”. Usar esse horizonte de um ano ajuda bastante a definir o que é ou não um projeto. Outro critério a se considerar é: preciso revisar esse projeto toda semana na minha revisão semanal? Esse é o acompanhamento dos projetos.

Onde organizar o que foi esclarecido

O post anterior foi uma orientação para a escolha de ferramentas. Use sua ferramenta de escolha então para criar as listas.

Como organizar o que não demanda ação

Lixo = Auto-explicativo.

Arquivo = Use ferramentas de armazenamento (📁 pastas físicas ou eletrônicas). As boas práticas para arquivar são: crie pastas em ordem alfabética, sem muitas sub-pastas. Por exemplo, em vez de fazer assim:

  • 📁 Metodologia
    • 📁 Trabalhos
    • 📁 Provas
    • 📁 Artigos
  • 📁 Português
    • 📁 Trabalhos
    • 📁 Provas
    • 📁 Artigos

A recomendação é fazer assim:

  • 📁 Metodologia – Trabalhos
  • 📁 Metodologia – Provas
  • 📁 Metodologia – Artigos
  • 📁 Português – Trabalhos
  • 📁 Português – Provas
  • 📁 Português – Artigos

Pois assim as coisas não ficam ocultas e você encontra com mais facilidade. Siga esse padrão sempre e mesmo que você tenha ferramentas diferentes será muito fácil arquivar e depois resgatar o que você precisar.

Incubar = Você pode colocar em uma lista chamada 🗒 Algum dia / talvez (se precisar revisar regularmente o item) ou inserir um lembrete dele no 📅 Calendário (se precisar revisar esse item apenas em uma época específica, e não toda semana).

Como organizar o que demanda ação

O que leva menos de 2 minutos = Faça na hora e não precisa organizar em lugar nenhum. O objetivo de fazer na hora é justamente que é mais fácil resolver que inserir em uma lista para resolver depois.

O que você delegou = Insira o item na lista🗒 Aguardando resposta. Uma boa prática é inserir o nome da pessoa, o que foi delegado e desde quando. Assim: Bruno – Finalizar redação do TCC – desde 12/06/17.

O que você adiou para fazer no momento mais apropriado = Se precisar ser feito em um dia ou horário específico, insira no seu 📅 Calendário. Se não tiver que ser feito em um dia ou horário específico, ou seja, só precisa ser feito o quanto antes, insira em uma lista de🗒 Próximas ações organizada por contextos. Por exemplo, se você precisa ter um computador para executar determinada ação, ela entraria na lista @Computador. Essa ação também pode ter um prazo (seja criterioso aqui com os prazos reais). Se não tiver, deixe sem prazo.

Caso você identifique um projeto, insira-o em uma lista de🗒 Projetos.

Em posts futuros, falarei mais sobre outras listas citadas no post anterior, como os resultados maiores e checklists. Por hora, você precisa conhecer as orientações acima para esclarecer tudo o que foi capturado.

Fica de lição de casa então:

  • Esclarecer tudo o que você já capturou
  • Esclarecer diariamente para pegar o hábito
  • Testar a organização das suas ferramentas através das práticas ensinadas neste post
  • Fazer uma super captura (se quiser) para treinar o esclarecer

Até o próximo post, quando falaremos sobre a revisão semanal. Se tiver dúvidas, por favor, poste nos comentários.

Thais Godinho
14/07/2017
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Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre a escolha de ferramentas para se organizar.

Muitas pessoas costumam dizer que o GTD é um método de organização, mas na verdade é um método de produtividade, cuja organização é um dos passos.

O GTD tem 5 passos:

  1. Capturar
  2. Esclarecer
  3. Organizar
  4. Refletir
  5. Engajar

Um erro comum que as pessoas cometem é organizar sem antes ter esclarecido as informações. Vejo muitos usuários dizendo que algo é um projeto sem mesmo ter processado aquela informação. Ou então, que considera as disciplinas da faculdade um projeto cada uma, ou que a leitura de um livro não é um projeto nunca. Como saber? Cada item deve ser processado individualmente e não devemos “achar” que algo é isso ou aquilo sem antes termos esclarecido, processado.

E aí a consequência disso é que as listas de próximas ações das pessoas na verdade são apenas listas de coisas incompletas que elas não conseguem executar porque, toda vez que abrem a lista, precisam repensar o que precisa ser feito. O negócio não foi esclarecido antes de entrar lá. O organizar não deve nunca vir antes do esclarecer, senão você corre o risco de prejudicar toda a sua execução.

Também é importante dizer que a organização não é algo que você faz de uma vez (ex: implementar o sistema) e nunca mais mexe. No! A organização é algo vivo e, sempre que você identificar possíveis melhorias, é legal fazê-las. Não se preocupe em criar o sistema perfeito, porque, para começar, ele não existe! Segundo, porque ele ainda vai mudar muito, e isso é normal. Faz parte da construção e da adaptação dele à sua vida.

No próximo post, eu vou falar sobre o tema do esclarecimento = como esvaziar as caixas de entrada. Mas, hoje, quis orientar sobre a escolha de ferramentas, pois essa escolha é necessária para que você possa esclarecer o que quer que seja depois, para ter onde organizar as informações.

Basicamente, tudo o que você precisa são listas e pastas. Portanto, o que você realmente precisa avaliar ao escolher uma ferramenta são os seguintes parâmetros:

  • Gosto de tecnologia ou prefiro papel?
  • Tenho que ter acesso offline a uma ferramenta digital ou fico o tempo todo online?
  • Estou disposto a pagar por uma ferramenta legal?

O GTD não tem “uma ferramenta específica” pois o foco é você aprender o método em si, que te permite aplicá-lo em qualquer ferramenta. Se existisse uma única ferramenta, isso limitaria muito o uso do método. O David Allen quer que você use o que você achar mais confortável e melhor para você.

Ferramentas de papel que funcionam bem:

  • Um único caderno com divisórias (cadernos tipo Arc são ótimos, para substituir folhas usadas)
  • Fichário ou pasta com divisórias
  • Fichas 3×5 pautadas

Ferramentas de papel que atendem apenas alguns pontos do GTD (são incompletas – pode usar mas precisa complementar com outras):

  • Agendas de papel
  • Planners
  • Bullet journals

Ferramentas digitais que fucionam bem:

  • Outlook combinado com One Note
  • Gmail combinado com Google Drive e Google Agenda
  • Evernote
  • Todoist
  • OmniFocus
  • Things
  • 2Do
  • Toodledo
  • Remember the milk
  • Nirvana
  • Asana
  • Trello
  • Facile things
  • Etc!

Basicamente, você pode escolher qualquer uma dessas ferramentas ou fazer um mix de várias que gostar para montar sua configuração básica do GTD, que vai contemplar as seguintes listas:

  • O uso de um calendário
  • Listas de próximas ações organizadas por contexto (ex: em casa, na faculdade, no trabalho)
  • Listas de assuntos a tratar com pessoas e em reuniões recorrentes
  • Lista de tudo o que estiver aguardando resposta de terceiros
  • Lista de projetos
  • Lista de algum dia / talvez
  • Listas de resultados maiores (ex: objetivos)
  • Checklists de apoio

Além dessas listas que gerenciam resultados, vamos trabalhar com muitos arquivos, textos etc. Então é bom que você tenha boas ferramentas para armazenamento, como:

  • Evernote
  • One Note
  • Dropbox
  • Google Drive
  • HD externo
  • Ferramenta para mapas mentais (ex: Free mind)
  • Cadernos diversos
  • Papel e caneta
  • Pastas diversas

Outra boa ferramenta que você pode querer adquirir é uma rotuladora, para gerar etiquetas impressas com rapidez e facilidade.

A lição de casa deste post então é você escolher que ferramentas pretende utilizar para as listas do GTD citadas acima e também as que pretende usar para armazenamento. Por favor, poste nos comentários o que você escolheu usar e também dúvidas, caso as tenha. Obrigada!

Thais Godinho
06/07/2017
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No primeiro post da série GTD e Estudos, eu pedi a todos que respondessem uma enquete sugerindo temas e assuntos para abordarmos nesta série. Em cerca de uma semana desde aquele post, recebi 749 respostas (e aumentando). Já li todas e gostaria de agradecer a todos que participaram. Eu vou compilar as ideias mais citadas e começar por elas.

Hoje, gostaria de mostrar um pouco do perfil de todos que preencheram, para vocês terem uma ideia de como será explorado o foco dos posts (equilíbrio entre os temas):

Existem temas e orientações que servem para todas as áreas, e começarei por eles. Depois, vou especificar mais de acordo com o perfil de vocês. Faculdade está em primeiro lugar (28,5%), seguida de cursos diversos (23,5%), e depois: pós-graduação (13,1%), mestrado (10,2%), idiomas (8,8%) e outros.

O passo inicial que eu gostaria de pedir a todos vocês que estejam acompanhando a série é ter, em casa, no trabalho e para os momentos de deslocamento, uma caixa de entrada física. A caixa de entrada física serve para agrupar papéis, notas, documentos, apostilas, anotações em sala de aula e tudo o mais que você receber fisicamente. Não se trata de um acessório opcional, mas extremamente necessário. E a ideia de ter uma caixa de entrada física é poder centralizar tudo e, uma vez por dia (ou no máximo a cada dois dias), esclarecer e organizar o que tem ali dentro.

Até o próximo post, gostaria de pedir que você providencie, então, essas caixas de entrada. Exemplos:

Uma bandeja para correspondências simples, como no modelo acima, pode ser facilmente encontrado em lojas como Kalunga ou outras de artigos para escritórios ou casa. Existem diversos modelos – escolha o que mais lhe agradar. Não use nada dentro de gavetas, com tampa etc. A caixa de entrada deve ficar em cima da sua mesa, acessível. Uma em casa e outra no trabalho.

Para os períodos em deslocamento, você pode manter uma pasta simples dentro da sua bolsa ou mochila para agrupar toda a papelada que chegue até você quando você não estiver em nenhum desses dois lugares (casa e trabalho). O tipo de pasta depende do volume que você recebe de papelada – desde uma pasta em L até uma pasta de elástico mais grossa.

Este passo é simplesmente necessário se você quiser iniciar sua jornada no GTD, está bem?

Isso são suas caixas de entrada física. Você terá caixas de entrada eletrônicas também, como e-mails, What’s App, mensagens no Facebook e por aí vai. Outras ferramentas de captura física incluem cadernos, por exemplo. Tudo isso entra na caixa de entrada.

No próximo post nós vamos ver o que fazer com a papelada que entra nessas pastas e como lidar com as capturas que chegam via meio eletrônico também, especialmente com relação a mensagens.

Por favor, deixe um comentário quando você concluir essa etapa! 😉 Até mais!

Thais Godinho
30/06/2017
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Hoje vou começar uma nova série de posts no blog sobre GTD e estudos. Venho ensaiando trabalhar esse tema já há algum tempo, sem ter muita certeza de qual seria o melhor formato, e a ideia é poder ir orientando e tirando as dúvidas de vocês à medida que essa série bem artesanal de posts for sendo publicada.

O propósito desta série é mostrar como o método GTD pode potencializar a produtividade de quem precisa organizar seus estudos, tem projetos relacionados, metas (como por exemplo passar no vestibular ou em um concurso público). Por meio de exemplos específicos, pretendo demonstrar como aprender a usar o método também.

Pretendo explorar as diversas áreas relacionadas a estudos: crianças em idade escolar? adolescentes com TDAH? vestibulandos? pessoal na faculdade? pós-graduação? cursos de idiomas? cursos livres diversos? mestrado? doutorado? E assim ir além. Espero contar com a participação de vocês. Se você já passou por uma dessas situações e quiser compartilhar histórias de sucesso ou desafios, fique à vontade para deixar comentários aqui neste post! Eles serão observados e levados em consideração na produção dos futuros conteúdos relacionados.

Este é um post de apresentação. Portanto, gostaria de pedir a sua ajuda para me ajudar a construir esta série. Por favor, preencha o questionário aqui (leva menos de 2 minutos) e envie suas sugestões. Muito obrigada!

Thais Godinho
23/06/2017
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Evento gratuito: IV GTD Happy-Hour
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