Organização

27 May 2015

Como eu me organizo: Rafaela Oliveira

Hoje, para nossa série Como eu me organizo, a convidada é a personal organizer Rafaela Oliveira, autora do blog Organize sem frescuras. Confira:

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Nome: Rafaela Oliveira
Onde mora: Curitiba-PR
Uma palavra que descreva seu estilo de organização: Criatividade

O que você faz?

Com a chegada do Arthur ficou tudo mais corrido para mim. Não tenho babá, apenas uma ajudante para a limpeza da casa. Cuido dos dois filhos sozinha e me divido com a organização da casa, academia (minha paixão), blog e gravação/ edição dos vídeos. Com certeza, se eu não tivesse uma organização das tarefas, não daria conta de nada. O marido me ajuda muito com as crianças e com a casa (ele é super organizado).

Modelo de celular que usa atualmente

Iphone 6 Plus

Computador que usa atualmente

Quando vou criar posts mais elaborados com muitas imagens, uso o computador do meu escritório. Nesse computador, tem pastas com diversas imagens específicas para o blog. Quando vou editar os vídeos, uso o MacBook Air. O editor de vídeo que uso é da Apple e só consigo editar os vídeos nesse computador. Quando viajo levo ele comigo, amo!

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Que ferramentas ou aplicativos de organização você não consegue viver sem?

Atualmente, uso mais aplicativos de fotos do que aplicativos de organização. O Evernote é meu aplicativo de organização querido, mas ainda prefiro a velha e clássica agenda de papel.

Como é o seu local de trabalho?

Trabalho em casa, no Home Office. Decorei esse ambiente de uma forma simples e aconchegante. Para mim, um ambiente de trabalho em casa deve ser tão importante quanto um escritório de fora. Invisto numa cadeira confortável, uma boa iluminação e o mantenho organizado sempre.

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Qual sua melhor dica para otimizar o tempo?

Gosto de fazer listas de tarefas. Coloco no topo da lista, as tarefas que preciso fazer com urgência e abaixo, as demais tarefas do dia. As listas me ajudam a controlar melhor o tempo e consigo me organizar melhor para executar cada tarefa. Outra coisa que me ajuda muito é aproveitar o tempo nas tarefas domésticas, exemplo: enquanto cozinho, já lavo a louça; coloco as roupas na máquina e faço outra tarefa nesse tempo, e por aí vai…

Qual sua maneira preferida de organizar tarefas?

Agenda é um item indispensável para mim, uso desde que tinha 12 anos de idade. Gosto de aplicativos, porém a agenda funciona melhor para mim. Os compromissos, eu escrevo em post it e monto um calendário mensal na parede do meu escritório (foto anexo). Escrevo cada tipo de compromisso numa cor diferente de post it, exemplo: rosa: aniversários; branco: compromissos com o blog; verde: compromissos de rotina, etc. Esse calendário é muito fácil (e barato) de fazer, e você pode programar todas as metas ou compromissos do mês. Uma excelente forma de começar o mês organizado!

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Tirando o celular e o computador, qual sua ferramenta de organização que você não vive sem?

Caderno ou bloquinho de anotações. Sempre levo um caderno ou bloquinho de anotações comigo. Quando surge qualquer ideia para o blog, preciso escrever para não esquecer. É até engraçado, já levantei algumas vezes da cama, para escrever alguma ideia diferente. Faço isso desde quando cursava faculdade de Design de Produto. Acho que as ideias criativas aparecem do nada, por isso é sempre bom ter um caderno em mãos para anotar imediatamente a ideia e depois torná-la realidade rs

O que você acha que faz em termos de organização que é um passo à frente do que vê as outras pessoas fazendo? O que te diferencia, em termos de organização, das outras pessoas?

Pode-se dizer que eu respiro organização por conta do blog. Pesquiso todos os dias sobre o assunto, é um exercício e tanto. Como vejo várias ideias toda hora, fica mais fácil em pensar numa ideia diferente e fica mais claro solucionar um problema sobre o assunto. Gosto de sair do básico e trabalhar com ideias criativas e funcionais. Meu grande desafio é organizar e decorar a casa gastando pouco. Procuro colocar amor em tudo que faço, acredito que isso é um grande diferencial e a chave do sucesso.

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O que você gosta de ouvir enquanto está trabalhando?

Sou movida à música. Gosto do app Spotify. Na minha Playlist tem The Killers, Placebo ou músicas animadas para trabalhar.

Como é a sua rotina de sono?

Durmo lá por meia noite e levando as 7 horas. Tem dias que o Arthur acorda de madrugada e eu não consigo mais dormir. Esse mês ele está dormindo melhor, ufa! rs

O que você faz no dia a dia que melhora muito sua produtividade?

Com duas crianças em casa é preciso criar rotina para tudo, principalmente na hora que eles dormem. Com a rotina fica muito mais fácil se organizar e organizar as tarefas da casa e do blog. Quando minha filha vai à escola, eu consigo trabalhar com o blog e às vezes gravar vídeos. Na hora que eles dormem, lá por 9 horas da noite, eu aproveito para assistir um filme com o marido, ou editar os vídeos, colocar as roupas na máquina e organizar a casa. Não durmo, sem que as louças estejam lavadas. Amo acordar e ver a cozinha limpinha, dá um up para começar o dia =)

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Você prefere trabalhar em casa ou em outro lugar?

Prefiro trabalhar em casa, pois concilio o trabalho e as crianças.

Qual o melhor conselho para a vida que você já recebeu?

Seja humilde e trabalhe com amor. Acredite nos seus sonhos, pois eles se tornam realidade!

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Eu adoraria ver Michaela Goes participando desta série.

17 May 2015

Resenha: Getting Things Done, David Allen (a nova versão 2015)

Há cerca de nove anos, eu li o livro do GTD pela primeira vez. GTD, para quem está chegando agora no blog e não conhece, é uma metodologia de produtividade criada pelo David Allen, que eu utilizo há muitos anos. (Clique aqui para entender do que se trata)

Da primeira leitura para cá, praticamente tudo mudou na minha vida e, grande parte dela, por causa do método GTD. Eu li e reli esse livro tantas vezes que já perdi a conta. Depois que me tornei instrutora da metodologia, então, venho estudando o livro de maneira muito mais intensa, com o objetivo de entender a metodologia de forma profunda para ensinar de forma cada vez melhor às pessoas interessadas em aprendê-la.

No dia 17 de março de 2015, foi lançada uma nova versão do livro. O David reescreveu o livro inteiro, completamente. Não quis ler tão rápido porque quis aproveitar para re-implementar todo o meu sistema do zero, como se fosse a primeira vez, porque assim eu (penso que) absorveria melhor todos os novos ensinamentos.

Por já ter lido o livro, participado de alguns webinars com o próprio David Allen e ter lido alguns comentários pela Internet sobre a nova edição, eu achei que seria legal escrever uma resenha com a minha visão sobre a nova edição, o que tem de novo, o que tem de diferente, e assim tirar as principais dúvidas de quem ainda não teve a oportunidade de ler.

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É um livro novo? A metodologia é a mesma?

Sim, é um livro novo, mas a metodologia é a mesma. O David simplesmente reescreveu todo o livro original que dá origem ao método (publicado no Brasil pela Ed. Campus com o título “A arte de fazer acontecer”). A metodologia não mudou.

O que acontece é que, quando o David escreveu a primeira versão do livro, ele quis colocar toda informação possível lá. Isso fez do livro do GTD um livro com uma quantidade enorme de informação que, muitas vezes, para quem está começando, é desnecessária. Muitas pessoas me falam que têm dificuldade em aplicar o GTD apenas lendo o livro, e que então buscaram cursos ou artigos pela Internet para ajudar na implementação. Sabendo dessa dificuldade, ele reescreveu o novo livro deixando a leitura muito mais simples e fluida, facilitando a vida de todo mundo.

Já tem versão em português?

Não. O livro foi lançado em março deste ano e a tradução já está sendo feita pela editora brasileira, mas esse é um processo que leva tempo. Não tenho a previsão para a publicação em português, mas eu chuto que eles devam publicar entre o segundo semestre de 2015 e o primeiro de 2016.

Onde comprar o livro importado?

Tanto a Amazon quanto a Livraria Cultura importam a versão física do livro (leva umas seis semanas para chegar), mas a maneira mais fácil é comprar e ler a versão digital, tanto para Kindle quanto para Kobo. Vale lembrar que não é necessário ter os e-readers para ler – basta baixar o programa gratuito nos sites da Amazon e da Livraria Cultura ou na loja de apps do seu celular/tablet.

Não tenho como ler o livro novo agora. Posso ler o livro antigo e ainda aprender GTD?

Claro que pode! Como eu disse, a metodologia é a mesma. É claro que, se você puder ler o novo em inglês, sugiro que já leia a versão nova.

O que mudou nesse novo livro?

Algumas mudanças na própria nomenclatura de alguns termos do GTD já vinham sendo implementadas pelo David nos seus últimos livros e materiais publicados, como o nome dos cinco passos e os termos de horizontes de foco. Essas mudanças então foram transpostas para o novo livro, seguindo a coerência do seu trabalho.

Os cinco passos deixaram de se chamar coletar, processar, organizar, revisar e executar e agora se chamam capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar. O sentido é o mesmo, mas menos mecânico e operacional e mais intelectual.

Um ponto que me chamou muito a atenção foi como o livro foi escrito para todos, da dona de casa ao CEO da empresa multinacional. A versão original era muito focada no ambiente corporativo e dava a impressão de que o GTD não era para todo mundo.

A fluidez do novo livro é impressionante, tornando a leitura muito mais leve para quem está acessando a metodologia pela primeira vez. Você também sente o David bastante confiante sobre tudo o que ele fala – afinal, foram mais de 15 anos desde o lançamento do livro original e muita coisa aconteceu com ele de lá para cá, em termos de experiência de trabalho com o método no mundo.

Existem alguns capítulos novos, como um sobre GTD e as ciências cognitivas (fantástico) e um sobre como alcançar a maestria no GTD. Eu também senti que todos os capítulos já existentes tiveram um up bem legal. O capítulo sobre projetos está fantástico e dá muito mais ênfase ao planejamento natural de um projeto, que muitas vezes acabava passando batido antes frente a tantas informações.

No livro original, muitas vezes o David citava artigos de tecnologia como palm tops. A tecnologia muda muito rápido e o GTD é uma metodologia que independe de dispositivos, softwares e aplicativos, então ele procurou deixar isso bem claro no novo livro, mantendo a metodologia desassociada de tais tecnologias temporais. A metodologia é atemporal.

O que o livro não tem

Guias para implementação da metodologia em programas ou ferramentas específicas. O David tem o grande cuidado de mostrar que a metodologia é independente de qualquer tipo de tecnologia e que a pessoa que a aprende pode implementar em qualquer lugar. Não adianta fazer um guia com ferramentas se daqui a uma semana vão lançar uma versão mais nova e atualizada e o livro vai ficar desatualizado. O novo livro foi escrito para ser atemporal.

Quem quiser guias para aplicação, pode conseguir no próprio site da David Allen Company e nas centenas de opções publicadas por fãs do GTD na Internet. :)

Essa é a minha resenha do novo livro e eu espero que possa ter tirado as principais dúvidas a respeito. Caso eu não tenha falado sobre algum aspecto em específico que você tenha curiosidade, por favor, poste nos comentários. Obrigada!

09 May 2015

Listas de compras no Toodledo

Hoje fiz um post bem curtinho, só para compartilhar como venho montando minhas listas de compras no Toodledo.

Nunca tinha encontrado uma solução aparentemente definitiva. Já tinha colocado as compras como próximas ações (o que nem sempre tem a ver), já tinha usado o recurso de listas, de outlines, mas não tinha me dado por satisfeita.

Então essa semana estava mexendo na ferramenta e lembrei que não estava utilizando um dos recursos deles, que é o Locations (lugares).

Assim, criei nessa função uma lista com os lugares onde normalmente eu compro coisas e, ali, consigo adicionar e verificar itens facilmente.

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Só para constar, o único parâmetro a mais que coloco na “tarefa” é a prioridade.

Essa solução foi boa porque, se o item a ser comprado fizer parte de um projeto, basta inserir o parâmetro Location que ele também aparece aqui.

Achei a solução legal e quis compartilhar com vocês.

Aqui em casa não compartilhamos as listas (por mais que eu tente) porque meu marido é da turma do papel, então já tentei todos os formatos possíveis. Temos uma lista padrão que seguimos, mas ele geralmente gosta de fazer a própria. Quando estamos juntos, juntamos as listas e funciona bem.

Como você costuma organizar a lista de coisas que precisa e quer comprar no geral? Gostou dessa ideia?