Organize-se!

Todos os dias uma dica de organização para facilitar a sua vida.

07 Oct 2014

Como organizar telefones, e-mails e endereços

071014-telefones

Hoje em dia, é comum mantermos todos os nossos contatos em nossos celulares. Afinal, é prático e dedutivo, além de estarem sempre com a gente. Porém, em algum momento, já passamos por situações como ter o celular roubado e pedir o telefone para todos os amigos novamente ou ter que anotar os endereços em outro lugar, porque acha muito difícil digitar no celular.

Como acontece com outros assuntos relacionados a organização, é importante a gente encontrar uma ferramenta que tenha a ver com a gente. Não importa se será uma agenda de telefones de papel ou um iPhone de última geração. Não se sinta culpada(o) por preferir modelos mais tradicionais, pois o importante é utilizar algo que seja funcional, não ideal.

Celular / Smartphone

A vantagem do celular é estar sempre conosco e facilitar no momento da discagem. Hoje, é a maneira mais comum de armazenar contatos. No Android, você pode associar seus contatos à sua conta do Google, assim, centralizar seus contatos lá. A vantagem é poder editar através do computador e inserir dados adicionais (como endereços). Os usuários do iPhone podem fazer a mesma coisa, conectando à sua conta Apple. Quem utiliza Microsoft Outlook também consegue gerenciar através do Exchange, no celular. Se você se dá bem com essa alternativa, ela certamente é a ideal, por facilitar bastante o seu dia a dia.

Programa ou arquivo de computador

Tenho uma amiga que tem uma planilha com todos os seus contatos e não troca esse formato por nada. Já vi essa mesma lista em um documento do Word. Outras pessoas usam o Google Drive ou o Evernote, que tem um aplicativo relacionado chamado Hello (que linka seus cartões de visita digitalizados com a conta da pessoa no Linkedin). A vantagem de usar um arquivo ou programa é a acessibilidade, então garanta que ele esteja na nuvem, e não local. Outra vantagem é a customização – dá para montar listas de contatos bem bonitinhas no Word e, se precisar, imprimir e guardar em um fichário ou deixar no mural.

Caderno

A turma do papel certamente vai preferir a sua boa e velha caderneta de telefones e endereços para manusear essas informações. Se for o seu caso, tenha uma única, em casa, e uma para contatos “móveis” ou de trabalho, que você pode levar sempre com você. A vantagem de usar papel neste caso é não ficar nunca sem acesso às informações só porque acabou a bateria, além de manter os dados no caso de um roubo de celular.

Como dicas finais, seja qual for a ferramenta escolhida, ficam:

1 – Procure utilizar somente UM formato específico, para não se perder procurando as informações e inserindo dados em mais de um sistema diferente.

2 – Pegue um dia e organize todos os seus contatos, migrando o que estiver em outras plataformas. Se precisar do endereço de alguém, contate essas pessoas, pedindo. Quando elas responderem, migre para o seu sistema.

3 – Leve seus contatos sempre com você.

Como você costuma organizar os seus contatos telefônicos, de e-mail e endereços? Compartilhe nos comentários!

04 Oct 2014

Desculpas que nos damos quando adiamos nossos sonhos (e como contornar cada uma delas)

Tenho pensado muito ultimamente sobre as mudanças que vêm acontecendo na minha vida e como eu poderia escrever sobre elas aqui no blog. Mudanças internas, eu quero dizer. Porque, por mais que a gente mude por fora, significa que existiu uma revolução por dentro. E hoje eu gostaria de comentar sobre as principais desculpas que costumamos nos dar diariamente para não fazermos aquilo que queremos fazer, seja o que for.

A primeira desculpa é a velha “eu não tenho tempo”. Todas as pessoas do mundo têm a mesma quantidade de tempo – 24 horas por dia e 168 horas por semana. Precisamos aprender a gerenciar nosso tempo de vida o melhor possível, e para isso existe a organização. É justamente para pararmos algumas vezes ao longo do ano e pensar: “ok, onde eu quero chegar? porque preciso me organizar para chegar até lá”. É só isso. É simples, mas um trabalho que deve ser feito dedicado, ocasionalmente, para que a gente não perca nossos objetivos de vista. Se a gente continuar dizendo que não tem tempo, nunca vai ter mesmo. Ninguém vai chegar até você e dizer: “senhor, você foi contemplado com 30 horas a mais todos os dias para trabalhar em seus sonhos”. Portanto, precisamos aprender a fazer bom uso do tempo que todos nós temos.

A segunda desculpa é “eu não tenho dinheiro”. Geralmente, quando queremos mudar de carreira, de cidade, de país, fazer um mestrado, viajar ou qualquer outro projeto assim, vamos adiando dizendo que não temos dinheiro. Dinheiro é como tempo – a gente não tem, a gente providencia. Precisa gerenciar bem o que ganha, parar de gastar com bobagens e ter metas. Muitas vezes, quando pararmos para listar o quanto precisamos de dinheiro para realizar aquele sonho, percebemos que não é tanto quanto imaginávamos. Só de colocar no papel já ajuda a ter uma visão mais realista do que a gente pretende. E, com isso, vira um objetivo a ser alcançado, e podemos buscar outros meios para chegar até lá (bicos, investimentos e por aí vai).

A terceira desculpa, e a que mais me entristece, por ser tão comum, é “nunca vou conseguir fazer isso”. As pessoas costumam dar esse tipo de desculpa porque nasceram em uma família pobre (de dinheiro), ou porque não concluíram uma faculdade, ou porque nunca saíram do país, ou porque tem filhos e por aí vai. As desculpas vão alimentando umas às outras para chegar à conclusão mental de que nunca conseguirá o que quer. Supere o comodismo e busque soluções. Pare de falar que nunca conseguirá e monte um plano. Qual seria o primeiro passo? Às vezes é necessário apenas agir, colocar as coisas em movimento, que o resto você vai fazendo.

A quarta desculpa é “melhor um pássaro na mão do que dois voando”. Meus amigos, eu fiquei com essa desculpa em mente durante tanto tempo! Até que percebi que o que estava trocando não era um pássaro voando por um na mão, mas dois pássaros na mão por um só. Entenderam a diferença? Toda mudança envolve algum tipo de risco, mas ficar onde está também envolve – especialmente se estivermos falando de sonhos! Diminua os riscos o tanto quanto possível e simplesmente acredite que conseguirá o resultado que deseja, porque é provável que ele ainda supere as suas expectativas.

A quinta desculpa é a simples “eu tenho medo”, que a gente acaba confessando só lá no fundo, pra gente mesmo. É normal ter medo! De verdade. Porém, não deixe que esse medo paralise você. Como eu comentei na desculpa anterior, muitas vezes estamos trocando algo muito melhor pela situação em que nos acomodamos agora. Use o medo como parâmetro para decisões bem pensadas, mas de nada adianta decidir sem agir.

Apenas alguns pitacos sobre essas questões que estavam na minha cabeça e quis passar para vocês.

03 Oct 2014

Algumas coisas que você deve parar de fazer já para melhorar sua produtividade

Ao longo desses oito anos escrevendo e estudando muitos assuntos relacionados a organização e produtividade, eu percebi alguns erros que eu cometia e que vejo muitas pessoas cometendo, prejudicando sua produtividade diária. Veja então uma lista com coisas que você precisa parar de fazer se quiser ser mais produtivo:

Ignorar seu nível de energia ao longo do dia

A partir de uma certa idade, fica bem óbvio para a gente em que momento do dia nos sentimos mais ou menos produtivos. A ideia aqui é reservar o período do dia em que você se sente mais produtivo para investir em atividades que demandem foco total e criatividade, ou mesmo aqueles problemas mais cabeludos que precisamos resolver. Não utilize seu período mais produtivo do dia para fazer reuniões, por exemplo. Reuniões devem ser feitas naquele período em que você está com a energia mais baixa mesmo, porque a interação da reunião é uma maneira natural de manter a mente trabalhando, mesmo que você esteja cansado. Outra coisa que deve ser feita nos períodos de energia mais baixa são as tarefas de rotina, que você já tem no piloto automático e não precisa pensar muito para fazer. Se estiver realmente cansado, deixe para esse momento alguma tarefa rotineira que você realmente goste. No meu caso, eu aproveito para conferir meu Instagram e ler meus feeds.

Acordar cada dia em um horário diferente

Esse hábito, para mim, é terrível. Eu venho de longos anos aprendendo a dormir tarde aos finais de semana, porque meu marido faz shows e fui acompanhá-lo muitas vezes. Porém, comumente, hoje em dia, tenho reuniões no sábado bem cedo, ou treinamentos na segunda-feira (e preciso acordar 5 horas da manhã, ou até antes). Se eu ficar brincando com o meu metabolismo, o resultado será um dia péssimo, em que meu corpo irá reclamar e minha mente não vai funcionar direito. Isso eu estou dizendo por experiência própria, apesar de já ter lido algumas pesquisas científicas a respeito. Eu não acordo 5 horas da manhã em casa quando não tenho treinamento, mas quero chegar lá. O que eu sei é que não dá para pegar “o dia do descanso” e acordar 11 horas da manhã, por exemplo, a não ser que tenha acontecido alguma exceção no dia anterior. Às vezes, quando passo por uma semana bem ocupada, eu sinto que preciso pegar um dia para acordar mais tarde e descansar. Porém, o segredo está em dormir muito mais cedo, não mudar o horário em que acordo. Quando acordo tarde nesse dia, fico me sentindo letárgica o dia todo, além de perder horas preciosas. Portanto, eu acho fundamental parar de acordar cada dia em um horário diferente e acordar em uma média de horário mesmo aos finais de semana. O que faz meu corpo ficar bem não é dormir mais, mas ter essa rotina igual todos os dias.

 Checar as redes sociais o tempo todo

Bom, essa dica é comum, mas não poderia deixar de aparecer aqui. Como eu trabalho com Internet, não tenho como não acessar as redes sociais, pois elas são parte do que eu faço. Porém, eu estabeleci algumas regrinhas que facilitam. Por exemplo, eu utilizo uma ferramenta para agendamento de postagens no Facebook e no Twitter. Uma vez por semana, agendo as postagens em todos os meus canais e, ao longo da semana, vou agendando novas publicações. Eu não preciso entrar nas redes sociais para fazer isso – administro de uma outra plataforma. Uma vez por dia, em horários determinados, acesso meus canais para responder dúvidas e comentários, ver a repercussão das postagens, e isso basta. Sequer considero, hoje em dia, entrar em qualquer rede social sem ter trabalhado bastante nas minhas metas diárias, porque senão a tendência é perder minutos (ou horas) preciosos ali mesmo.

Dizer “sim” para tudo o que aparece

Agora que estou trabalhando como autônoma, considero muito difícil dizer “não” para propostas de trabalho. De verdade! Rola uma preocupação enorme com o fechamento das contas no final do mês e a vontade é a de sair abraçando o mundo para conseguir fazer tudo o que deseja. Em pouco mais de dois meses vivendo assim, eu estou tentando pegar leve hoje em dia. Como diz o Christian Barbosa, a gente deve dizer “sim” para atividades de equilíbrio e de resultado, e esse é o meu foco atual. Ontem mesmo fiz uma análise das minhas atividades profissionais e as separei em três grupos: o que está me dando dinheiro agora, o que vai me dar dinheiro em breve e o que não está me rendendo nada. Minha agenda deve priorizar o primeiro grupo e encaixar o segundo somente depois de ter feito essa priorização. O terceiro grupo de coisas, eu só encaixo se realmente sobrar tempo. Isso para atividades profissionais, viu gente? Não estou falando de vida pessoal aqui. Essa priorização tem me ajudado a tomar decisões no dia a dia e a dizer mais “não” quando eu tenho que dizer.

Fazer tudo sozinha

Depois de ler o livro do Tim Ferriss (“Trabalhe 4 horas por semana”), eu percebi como estava sendo cabeça dura por querer fazer tudo sozinha. É claro que, para delegar, ou você tem uma equipe, ou precisa ter dinheiro para pagar para as pessoas fazerem algo para você. Porém, mesmo em casa, passei a delegar mais coisas para o meu marido fazer – tarefas do dia a dia mesmo, como ir ao correio ou ao banco, por exemplo. Ele não se importa e eu tiro uma carga enorme das minhas costas com pequenas coisas que, queira ou não, demandam tempo. Veja: não é para abusar das pessoas hein? No nível profissional, é para pagar alguém mesmo. Em casa, não vejo mais qual o problema em contratar uma faxineira diarista para fazer o trabalho pesado uma vez por semana ou a cada quinze dias. O Tim Ferriss me deu a lição mais importante, que vou comentar a seguir.

Não ter noção do quanto vale a sua hora de trabalho

O Tim Ferriss fala uma coisa muito importante (fundamental, eu diria) em seu livro, que é sobre quanto custa a sua hora de trabalho. Bem, faça as contas de quanto você ganha por mês, dividindo entre as suas horas de trabalho, e você terá a sua conta. Para que serve isso? Para tomar decisões. Então, por exemplo: se minha hora vale 50 reais, quanto estarei “pagando” para perder meu sábado inteiro fazendo faxina, em vez de passear com o meu filho? Se a diária de uma faxineira custa 100 reais, isso não é um gasto, mas um investimento de tempo enorme que faço em coisas mais importantes. Da mesma maneira, se trabalhamos 8 horas por dia e recebemos 20 reais por hora, um emprego que nos pague 40 reais por hora, mas demande meio período de trabalho, é mais vantajoso. Por quê? Porque o tempo é o bem mais precioso que a gente tem. Podemos usar o tempo disponível para investir no que é realmente importante para a gente. Use o valor da sua área de trabalho para tomar decisões profissionais (mudar de emprego, aceitar um trabalho freelancer). Não aceite nada abaixo do que vale sua hora de trabalho. Tente sempre melhorá-la um pouco e ir subindo seu patamar. Essa é a ideia.

Querer ser perfeita

Essa eu já abandonei faz tempo – provavelmente, quando o meu filho nasceu. Não quero ter uma casa perfeitamente limpa, uma comida perfeitamente preparada, uma roupa perfeitamente passada, um dia perfeitamente produtivo. Hoje eu quero o suficientemente organizado e produtivo, e só. Eu tinha um chefe que dizia que o ótimo é inimigo do bom, e eu finalmente entendi essa frase quando parei de querer fazer tudo perfeitamente. O que acontece é que, quando a gente é perfeccionista (e eu sou, MUITO), a gente demora mais para fazer as coisas, porque tem que ficar perfeito. Ou então, a gente fica com dificuldade de delegar. Ou pior ainda: fica postergando aquilo porque, se não for para fazer de forma perfeita, melhor nem começar! Quando eu percebi que ser perfeccionista estava atrapalhando a minha vida, eu resolvi tomar a sábia decisão de parar com isso e simplesmente fazer o que tem que ser feito. É uma eterna luta, mas extremamente necessária.

Viver uma vida ocupada

Aqui a gente volta um pouco na questão do aprender a dizer “não”. Descansar é importante. Ter tempo livre, também. Ter uma agenda super ocupada não leva a nada, somente à morte mais cedo ou doenças como estresse, dores de estômago, estafa etc. Não é porque a gente tem um tempo livre na agenda que ele deve ser ocupado. Esses respiros são importantes no nosso dia a dia. O segredo é colocar na agenda somente o que deve ser feito naquele dia, sem “lista de desejos”, sem “encaixar” coisas que “acho que dá”, porque são essas pequenas coisas que tornam o nosso dia a dia cansativo e estressante. Vamos fazer um movimento para parar com a glorificação do “estar ocupado” e focar mais em ter uma mente tranquila, com prioridades bem definidas e projetos bem encaminhados. Se a gente deixar, a vida passa, a gente estando ocupado ou não.

03 Oct 2014

Como ler mais rápido (livros de não-ficção)

Sempre que eu posto um vídeo com os livros que li no mês, alguns leitores ficam impressionados me perguntando como eu consigo ler tanto. No geral, eu separo os livros em duas categorias padrão:

  • os livros de ficção
  • os livros de não-ficção

Livros de ficção, ou seja, literatura mesmo, nacional ou estrangeira, são livros que eu prefiro demorar mais para ler. O objetivo não é terminar de ler o livro, mas curtir a leitura. Já os livros de não-ficção (auto-ajuda, negócios etc) são livros que a gente lê com alguma finalidade, um objetivo, então a leitura é mais rápida mesmo. É sobre a leitura desses livros que eu vou comentar aqui hoje.

Como ler livros de não-ficção

A primeira coisa que eu faço é ler o sumário. Com isso, já tenho uma visão geral do que se trata o livro e os pontos que o autor vai abordar.

Depois, gosto de ler os últimos capítulos do livro – uma leitura rasa, apenas para pegar o espírito da coisa. Dificilmente eu leio os livros na ordem a tenho mania de ler a introdução por último. Depois de ter escrito um livro, percebo o poder das introduções. Muitas vezes, quando começamos a ler um livro, não damos atenção suficiente ao que está escrito na introdução, e ali certamente estarão pontos-chave que eu quero prestar atenção depois.

Eu também tenho alguns hábitos de leitura e pretendo gravar um vídeo sobre isso (aguardem!). Um deles é usar um post-it para marcar a página onde eu parei. Não gosto de usar marcadores de livros, pois eles caem e eu perco a página. Além disso, utilizo flags adesivas para marcar as páginas com conceitos-chave ou passagens importantes que quero reler depois com mais calma. Sempre que vou ler, levo meu “kit de leitura” que tem uma cartela com essas flags, um lápis ou uma caneta e minha caneta amarela marca-texto. Ao longo da leitura, faço anotações nas páginas e grifo os pontos importantes.

Não tenho dó de livro de não-ficção e acho que essa interação que faço é fundamental para extrair o melhor daquele livro que estou lendo.

Um ponto importante que vale a pena citar é saber reconhecer passagens importantes de passagens que, ok, já entendi o que o autor quer dizer e não vou perder tempo lendo, ou são dados que não me interessam naquele momento. Isso me faz economizar na leitura. Por exemplo, livros que tem muitas historinhas, contações de caso e dados numéricos explicados com detalhes  praticamente me obrigam a pular essas partes. Eu posso até ler depois, se tiver interesse, mas não na primeira leitura. Claro que há exceções – jamais deixo de ler algo que é importante para o contexto. Mas, no geral, acho importante avaliar e ler somente o que interessa.

Por fim, a sensação que gosto de ter quando termino um livro é a de que poderia fazer um bom fichamento sobre ele. Se o livro traz grandes aprendizados que vou querer rever de tempos em tempos, eu costumo fazer um resumo no Evernote e arquivar. Se o livro for extremamente importante, com dicas preciosas, eu mantenho o livro. Se não, se posso viver somente com o fichamento, passo o livro para a frente.

No geral, é assim que eu leio livros de não-ficção com bastante rapidez. Levo no mínimo um par de horas e no máximo alguns dias para concluir uma leitura assim.

Vale lembrar que não estou falando de livros de estudo, cujo assunto demanda aprofundamento e atenção maiores, como faço com os livros de ficção.

Espero ter conseguido passar como eu leio tais livros para quem tinha dúvidas sobre como eu lia tão rápido e tantos livros por mês.

Obrigada por tudo, pessoal.

02 Oct 2014

Os meus filmes preferidos que incentivam a ir atrás dos sonhos

Essa semana eu revi alguns filmes que gosto muito e tive vontade de escrever um post sobre filmes que têm tudo a ver com o que falo aqui no blog sobre a gente se organizar para alcançar objetivos. Na verdade, existem muitos filmes assim, é claro, mas eu quis fazer uma seleção com os meus preferidos. Esta será uma lista bem pessoal, então!

1. Up!

Imagem: Disney / Divulgação

Imagem: Disney / Divulgação

Up! é uma animação da Disney / Pixar sobre um velhinho que vai visitar um paraíso na América do Sul a bordo de sua casa voadora, levada por balões! Toda vez que eu assisto esse filme, choro que nem boba na introdução. Acho muito comovente a história do Carl e da Ellie e de como eles tinham um sonho que nunca foi alcançado porque precisaram usar o dinheiro para os imprevistos da vida. Se a gente deixar, vai levando a vida assim mesmo, sem investir tempo nos nossos sonhos. Uma lição de vida em poucos minutos.

2. Só você

Imagem: Divulgação

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Ok, eu sou fã do Robert Downey Jr. desde que assisti esse filme pela primeira vez e já cortei meu cabelo como o da Marisa Tomei apenas porque eu assisti umas 20 vezes quando era adolescente. Recentemente, tive a oportunidade de revê-lo com a minha avó e lembrei porque gostava tanto. Trata-se da história de uma moça que, desde os 11 anos de idade, acredita que sua alma gêmea se chama Damon Bradley e passa a vida acreditando que vai encontrá-la. Só que as coisas vão acontecendo e ela fica noiva de um rapaz que não tem muita certeza se ama ou não a ponto de se casar, até que um telefonema muda tudo e ela vai para a Itália (!) para tentar uma última vez encontrar sua alma gêmea. O que tem a ver com organização? Oras, muitas vezes ficamos presos a determinadas regras que nos impomos e não percebemos que as mudanças de planos podem ser o melhor. Podemos sim ter objetivos, mas não podemos engessar a nossa vida por causa deles.

3. Sociedade dos Poetas Mortos

Imagem: Movie Boom

Imagem: Movie Boom

Simplesmente meu filme preferido, “Sociedade dos poetas mortos” trata da história de um professor que começa a lecionar em uma escola tradicional para meninos e revoluciona sua turma de literatura, incentivando o que há de melhor em cada um de seus alunos. É bem difícil falar sobre o que tem a ver com sonhos e objetivos sem dar spoiler sobre o final mas, para quem viu, apenas digo que… muitas vezes, precisamos passar por muitas (MUITAS) dificuldades e ter perspectiva para conseguir ir adiante, mesmo quando o mundo estiver contra a gente. Se é o que a gente quer, precisa dar a volta por cima. Alguns conseguem, outros não.

4. À procura da felicidade

Imagem: Divulgação

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Você não tem nada. Além disso, sua esposa se separa de você e te deixa tomando conta do filho pequeno, uma criancinha, mesmo sem você ter emprego e lugar para morar. “À procura da felicidade” é a história de um pai que estabeleceu um objetivo e passou por muitas dificuldades (e cometeu muitos erros) para chegar até lá. É um filme comovente (prepare-se para chorar), mas que mostra a importância do foco em uma única coisa e o esforço que precisamos ter para alcançarmos o que desejamos. Nada vem fácil, e esse filme nos mostra isso. Mas, mais importante: tenha um sonho e vá atrás dele. Essa é a mensagem.

5. Billy Elliot

Imagem: Divulgação

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Billy é um garoto que ama dançar e quer ser dançarino profissional de balé. Sofre todo o preconceito do universo por conta disso e diz para o seu pai que está frequentando aulas de boxe. Mais um filme que nos mostra como é difícil ter um objetivo que vai contra o que a maioria acredita ser o certo e como tem que se esforçar em dobro para chegar até lá.

6. 300

Imagem: Divulgação

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300 guerreiros espartanos indo a uma luta mortal contra um exército de milhares, simplesmente porque aquela era a única razão de suas vidas. Trabalho em equipe é tudo, e ter objetivos altruístas também. Você acha que alguma coisa é impossível? Ok, mas não pode deixar de fazê-la se ela for a coisa certa a se fazer.

7. Senhor dos Anéis

Imagem: Divulgação

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Sou fã de toda a mitologia criada pelo Tolkien, então não poderia deixar de citar “O senhor dos anéis” aqui. São muitos personagens buscando objetivos diferentes, mas todos com suas motivações pessoais e indo atrás delas. É um livro (e a trilogia de filmes) que, no geral, tem TUDO a nos ensinar em termos de amizade, companheirismo, trabalho em equipe, lealdade, busca por objetivos e sacrifícios que fazemos pelo bem maior. Não poderia deixar de estar neste lista.

Termino este post já pensando em uma parte 2. Há tantos filmes que nos inspiram e nos motivam a agir! Estes foram os que eu pensei primeiro, pois são meus preferidos. E os seus?