Organização

02 Apr 2015

Checklist: Abril 2015

Segue uma sugestão de checklist para você não se esquecer de nada neste mês de abril:

  • Revisar seus objetivos de curto prazo, já que encerramos o primeiro trimestre
  • Se ainda não fez isso, declarar o Imposto de Renda
  • Organizar o armário de acordo com a chegada da nova estação, se necessário
  • Verificar que roupas precisa comprar para toda a família para o próximo inverno
  • Começar a aquecer a casa com mantas, tapetes, cortinas e almofadas
  • Destralhar os produtos de limpeza na área de serviço
  • Reforçar a segurança da sua casa
  • Planejar o feriado de 1º de maio
  • Planejar as férias escolares de julho

Checklists são apenas lembretes. Aqui no Vida Organizada, costumo sugerir atividades que são comuns em cada mês, geralmente associadas a datas, feriados e estações. Caso você tenha alguma sugestão legal para este mês, deixe nos comentários! Com certeza ajudará outros leitores. Obrigada!

30 Mar 2015

Como organizar: Rotina matinal de trabalho

Eu sou aquela pessoa que demora naturalmente para acordar e pegar o ritmo de trabalho pela manhã, então precisei criar uma espécie de checklist de atividades que me colocam naquele estado de produtividade, pronta para enfim começar a trabalhar nas minhas tarefas do dia em questão. Esta é uma rotina que eu aplico todos os dias de trabalho e que me ajuda a entrar nesse modo mental para produzir com foco depois.

O que eu recomendo é que você tenha uma sequência de atividades que te ajudem a chegar lá também. Pode ser que, ao chegar no trabalho, já funcione para você começar a trabalhar em uma tarefa específica. Isso é ótimo! Essa pode ser a sua rotina diária: chegar, ligar o computador e fazer tal tarefa importante. Eu preciso de um tempo para despertar e focar.

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Como vocês sabem, eu trabalho em casa. Porém, mesmo antes, quando eu trabalhava em um escritório externo, precisava de uma rotina para começar a trabalhar. A rotina que eu tenho hoje está em formato de checklist e é a seguinte:

  • Ligar o computador
  • Abrir o Spotify
  • Checar meus feeds
  • Processar caixa de entrada física

Vou comentar cada um dos itens.

Meu computador, como todos que existem, demora alguns minutos para entrar e estabilizar – ou seja, estar pronto para clicar em qualquer programa e abrir imediatamente. Nesses poucos minutos, acabo preparando um chá ou lendo o trecho de algum livro que eu esteja lendo no momento, que costumo deixar na minha mesa de trabalho para ler nesses momentos de demora do computador.

Quando o computador está ok, abro o Spotify (um programa de streaming de músicas) e coloco para tocar a trilha sonora mais adequada ao meu mood naquele dia. No geral, acabo preferindo músicas mais calmas, porque senão fico com dor de cabeça. Invisto em um folk, MPB ou música clássica.

Na sequência, eu checo meus feeds através do Feedly, um agregador. Isso me ajuda a ter inspiração logo cedo, ver o que outros blogueiros postaram de um dia para o outro e tirar ideias para os meus blogs. Eu já fico com muita vontade de começar a trabalhar lendo os meus feeds!

Processar a caixa de entrada física me faz voltar a atenção para alguns aspectos da vida real que não podem esperar até o final do dia para serem levados em consideração (ao final do dia, faço um processamento bastante focado da minha caixa de entrada). Processar é uma atividade relacionada ao método GTD. É aquele momento quando pego cada item que coletei e decido o que vou fazer com ele. Uma simples anotação, por exemplo, pode virar um projeto gigantesco.

Ao terminar de processar a minha caixa de entrada, eu já estou com a energia boa para trabalhar nas minhas atividades.

Essa rotina eu aplico começando a trabalhar às 6h da manhã ou às 10h. Me ajuda a “começar”. Acho importante inserir atividades que me dêem prazer, como ouvir música e ler meus feeds, porque senão vira uma rotina obrigatória e chata, que não ajuda em nada.

Como organizar

Eu criei uma lista na seção de Outlines do Toodledo, que é a ferramenta que gosto de usar para gerenciar minhas ações. Sua checklist pode ser organizada em qualquer lugar. Pode ser uma nota no celular, uma nota no Evernote (que você pode colocar na área de atalhos), um compromisso na agenda com a checklist na descrição, ou até mesmo um pequeno post-it colado no seu monitor. Faã como funcionar melhor para você.

Você já tem alguma espécie de rotina matinal para começar a trabalhar? Como você faz? Poste nos comentários!

27 Mar 2015

Temos objetivos demais?

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Estou em uma fase de total conexão com a versão 2015 do livro do David Allen sobre o método GTD, como vocês podem ter percebido pelos últimos posts, e hoje cheguei em um ponto do livro onde ele faz uma reflexão tão tocante que me senti impelida a escrever sobre.

Em tradução livre, ele diz algo como: “Mais metas não são necessárias para você agora – você precisa se sentir confortável com o que você já colocou em ação, e a confiança de que pode executar elegantemente qualquer nova meta que tiver”. Pare e pense por um momento nesse trecho.

O que ele diz, no capítulo sobre a revisão e o planejamento, é que muitas vezes ficamos tão preocupados com o objetivo lá na frente, que não percebemos nem damos atenção devida ao que está acontecendo agora. O que está acontecendo agora deixa de ter importância porque já começou a ser executado – então ficamos buscando alcançar mais e mais objetivos.

Não me entendam mal – sou fã de ter objetivos. Acho que eles movem a vida, de verdade. Mas o que ele quer dizer, e eu concordo, é que não podemos achar que a nossa motivação só vem de termos esses objetivos, sem curtir o caminho que nos leva até eles.

É muito legal sentar e pensar em objetivos novos. O que eu quero fazer ano que vem? Para onde quero viajar nas minhas próximas férias? Mas de que adianta pensar lá na frente se nossos e-mails estão uma bagunça, não sabemos por onde começar o dia ou todo o resto está um caos? Não parece meio contraditório fantasiar com um objetivo sendo que tem outras coisas demandando a nossa atenção agora?

E essa acaba sendo a importância de a gente se organizar, né? Porque, quando a gente se organiza, domina o caos, por assim dizer. Faz as coisas com mais calma e encontra significado no dia a dia. Muito do que estamos fazendo hoje eram objetivos no passado. Curta-os. Vivencie-os bem.

É ótimo querer sempre mais, mas a vida não é feita apenas de coisas novas. Celebre suas conquistas. Valorize sua vida hoje, as pessoas ao seu redor, os seus momentos. Tem muita coisa para colocar em ordem antes de ficar apenas imaginando outras iniciativas.

Se você valorizar o que está acontecendo no momento – suas ações, seus projetos -, quando vierem outras, será muito mais tranquilo planejar, priorizar, executar. É um processo de aprendizado. Ter objetivos não significa começar a cumprí-los, mas também finalizar antes de partir para o próximo. Estabilizar, aprender com eles. E tem coisa que não dá para apressar – requer experiência.

O que você fez hoje?

16 Mar 2015

Como ajudar o Brasil no seu dia a dia

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As manifestações de ontem mostraram que muitos brasileiros estão dispostos e com força de vontade para ajudar o Brasil a ser um país melhor. O que podemos fazer além das manifestações? Resolvi escrever um post sobre isso porque acredito que tem muito de a gente se organizar no dia a dia para fazer as coisas acontecerem. Seguem dicas:

  • Estude História. Eu sempre amei estudar História e ouvia muitos colegas de classe questionando os professores sobre a importância de estudar a disciplina. Bem, é o conhecimento de quem somos, de onde viemos e para onde podemos ir, se não aprendermos com as experiências anteriores. A história não se repete, mas pode caminhar em um rumo muito esquisito se não nos interessarmos por ela, pois perdemos a autonomia de pensamento. A história do Brasil e do mundo tem muito a nos ensinar. Vale a pena ler sobre a formação do Brasil colonial, para entender como nosso país chegou onde está agora, sobre o Império e, principalmente, sobre o período mais conturbado do país, que foi a época da ditadura militar.
  • Saiba em quem você está votando. Pesquise sobre os candidatos e faça escolhas conscientes (ou seja, que você sabe o que está fazendo). E, depois disso, acompanhe os resultados das suas escolhas. O que o deputado está fazendo? O que o governador ou o prefeito estão fazendo? E os senadores? E a presidente? Contate essas pessoas. É claro que a presidente ou o governador não responderão pessoalmente seus e-mails, mas é provável que os deputados, senadores e sub-prefeitos até consigam. Por incrível que pareça, mesmo o melhor profissional do mundo não sabe o que fazer às vezes, e receber um feedback de fora, especialmente de um cidadão consciente, pode ser uma luz no caminho. Ajude ativamente.
  • Seja honesto/a no seu dia a dia. Isso inclui as mais variadas atitudes – desde ser ético em ambiente de trabalho até declarar o imposto de renda direitinho, devolver a carteira que você encontrou na rua ou não oferecer propina ao policial que te para depois da balada.
  • Se você sentir que tem vocação e gostaria de ir além, pesquise sobre cargos políticos. Você não precisa almejar ser presidente, mas pode ajudar muito auxiliando pessoas que trabalhem com isso. Visite a sub-prefeitura de sua cidade. O que você pode fazer lá? Será que haverá algum evento para crianças, por exemplo, onde você poderia ajudar de alguma maneira, nem que seja divulgando para os seus amigos? Existe uma praça abandonada que você pode ajudar a conseguir patrocínio para restaurar? Sim, tudo isso é obrigação do Governo, eu concordo. Porém, se o Governo não a cumpre, por milhões de razões, vamos deixar como está? O que é mais importante: ver o Governo “se ferrar” para provar que minhas críticas estão certas ou ajudar o próximo?
  • Ajude as pessoas. Qualquer um sempre tem condições de ajudar alguém em uma situação pior. O que você poderia fazer hoje para ajudar alguém, o mínimo que seja? Procure por ONGs em sua cidade, faça trabalho voluntário. O Governo não atende todas as pessoas que precisam, mas elas continuam precisando de assistência. Ajude como puder. Um pouco que você fizer já será melhor do que não ajudar de maneira nenhuma.
  • Eduque seus filhos de maneira consciente, para que eles sejam seres pensantes, trabalhem de maneira significativa e respeitem as pessoas.
  • Tome uma atitude sempre que se incomodar com alguma coisa, mas busque os meios certos para fazer isso. O metrô está lotado? Não adianta xingar a presidente no Facebook. A água está acabando? Não adianta reclamar sobre o governador com o melhor amigo. Busque informações, entre em contato com as autoridades, informe-se sobre o tema, veja o que pode ser feito para ajudar.
  • Não alimente a violência verbal e/ou física. Isso não gera uma vibe legal para ninguém e não ajuda em nada também.
  • Trabalhe por você, pela sua família, pelo seu bairro, pela sua cidade, pelo mundo. Não fique de braços cruzados. Seja um bom trabalhador para prosperar e gerar mais empregos ou ajudar outras pessoas a empreenderem.

Hoje é segunda-feira. O que você está fazendo?

10 Mar 2015

Como eu me organizo: Fran Guarnieri

Todo mês eu convido alguma pessoa bacana para participar da seção Como eu me organizo. Se você quiser ver alguém em especial aqui, envie sua sugestão neste link.

Em março, a convidada foi a Fran Guarnieri, autora do blog Morando Sozinha. Fran é blogueira, mora em Juiz de Fora e estuda engenharia de produção.

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Nome: Franciele Guarnieri Pasqualon
Onde mora: Juiz de Fora/MG
Uma palavra que descreva seu estilo de organização: Listas!

O que faz

Inicialmente trabalhei por 3 anos como desenhista projetista em uma empresa de engenharia e em paralelo criei um blog por puro hobby. Após 1 ano escrevendo nesse mesmo blog, ele virou o meu trabalho e eu literalmente troquei de área de atuação. Hoje sou blogueira, trabalho com criação de conteúdo, mídias sociais e, claro, empreendedorismo. Já que hoje o blog é uma empresa e, assim como qualquer outra, emite nota fiscal, tem funcionários, paga impostos etc. Também tive a oportunidade de transformar meu blog em livro (que será lançado esse ano). Atualmente também curso a faculdade de engenharia de produção, que para a minha atual profissão é um curso muito enriquecedor, principalmente no sentido de empreender. E nas minhas horas vagas adoro assistir séries, encontrar meus amigos, meditar, fazer exercícios físicos e tento ao máximo me desconectar de redes sociais e computadores, já que isso é algo tão presente no meu trabalho.

Modelo de celular que usa atualmente

iPhone.

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Computador que usa atualmente

Atualmente possuo dois: um desktop (um All In One da LG) que possuí um monitor bem grande e uma configuração ideal para Photoshop, editores de vídeo e os demais programas que uso no meu dia a dia e um notebook (Sony Vaio) que uso mais quando preciso trabalhar fora de casa.

Que ferramentas ou aplicativos de organização você não consegue viver sem?

Eu gosto muito de me organizar, mas tento ser o mais simples possível. Atualmente não vivo sem o meu planner e o Evernote. Na minha vida os dois se complementam.

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Como é o seu local de trabalho?

O meu local de trabalho é literalmente toda a minha casa. Pode até parecer curioso, mas basicamente todo o meu apartamento é uma ferramenta de trabalho. Na cozinha, por exemplo, é onde eu fotografo receitas para o blog. O demais cômodos acabam sendo cenários para os meus vídeos. Mas onde eu realmente passo a maior parte do meu tempo é na minha mesa de trabalho, com certeza.

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Qual sua melhor dica para otimizar o tempo?

Acredito que o principal é ter foco nas tarefas que precisam ser feitas. Se você mantiver uma sequência de início, meio e fim, sem se distrair com outras coisas, com certeza você otimiza (e muito) seu tempo.

Qual sua maneira preferida de organizar tarefas?

Já citei anteriormente quais as minhas ferramentas preferidas e literalmente não vivo sem elas. Mas a minha forma preferida de organizar as tarefas do meu dia é fazer listas. Eu simplesmente não consigo ter dias produtivos se eu não tiver uma lista com tudo que preciso fazer.

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Tirando o celular e o computador, qual sua ferramenta de organização que você não vive sem?

Escrever no papel, com toda certeza. Mesmo sendo uma pessoa super conectada e bastante ligada à tecnologia, muita coisa eu ainda só consigo fazer quando coloco no papel.

O que você acha que faz em termos de organização que é um passo à frente do que vê as outras pessoas fazendo? O que te diferencia, em termos de organização, das outras pessoas?

Hoje eu sou bem organizada, principalmente com o meu trabalho. Porém, diferente do que muita gente acha, eu faço coisas bem simples e que não tomam muito tempo.

A minha rotina é bem diferente da maioria das pessoas, mas acredito que algo que eu faço e que qualquer um também pode fazer, é escolher um dia na semana para analisar sua produtividade e se organizar. No meu caso, esse dia é sempre na sexta-feira, e eu tiro algumas horas do meu dia para analisar, acompanhar, elaborar e estudar coisas de diversas áreas na minha vida. Esse dia é de extrema importância, pois reviso muita coisa de trabalho, mas também aproveito o momento para fazer coisas da minha vida pessoal também. Nesse dia elaboro meu cardápio de refeições para a semana, aproveito e já faço a lista de compras do mercado, dou uma olhada em como está o andamento dos meus projetos e por ai vai.

Claro que eu gasto mais tempo olhando coisa de trabalho, mas em menos de 30 minutos eu consigo fazer todas as revisões pessoais. Eu acho que vale muito a pena, pois são apenas 30 minutos que organizam os demais sete dias da minha semana.

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O que você gosta de ouvir enquanto está trabalhando?

Nossa, é até difícil de falar, pois sou muito eclética. No meu blog tem uma seção só com playlists que eu mesma crio e compartilho com os meus leitores. Então na maioria das vezes estou ouvindo essas playlists.

Como é a sua rotina de sono?

Minha rotina de sono é um verdadeiro desafio, pois tenho uma forte tendência a ficar trabalhando até tarde. Adoro escrever de madrugada, me sinto muito criativa e consigo render muito mais que se eu tentasse escrever pela manhã, por exemplo.  Mas nos dias que eu consigo levar uma rotina “mais normal” levanto sempre às 8h e tento ir para cama depois da meia noite (antes disso não consigo dormir de jeito nenhum). Também tenho o hábito de ler na cama e isso me ajuda a pegar no sono. Mas infelizmente há aqueles dias que a mente não quer desligar e é ai que eu tenho muita dificuldade para dormir. Então costumo usar um aplicativo que se chama Calm. Ele tem sons de natureza e chuva, e também há pacotes que você pode comprar dentro do próprio app. O que eu mais uso é o de meditação para o sono. Através de uma narração você é conduzido a relaxar e rapidinho eu pego no sono, é ótimo! Há apenas um porém, a narração é inglês, o que dificulta um pouco para quem não tem familiaridade com a língua.

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O que você faz no dia a dia que melhora muito sua produtividade?

Como disse anteriormente, fazer listas ajuda muito, principalmente para pessoas que tendem a se distrair facilmente como eu. Elas são ótimas para nos ajudar a manter o foco.

Você prefere trabalhar em casa ou em outro lugar?

Gosto muito de trabalhar em casa, apesar da disciplina que isso exige.

Qual o melhor conselho para a vida que você já recebeu?

Eu me recordo de vários, mas um em especifico foi um ensinamento do meu pai, e até hoje ele diz: “Em qualquer coisa que a gente faça na vida não devemos ser bom, mas sim o melhor”. Ele sempre repetia isso na época da escola e levo isso comigo até hoje para qualquer coisa que eu faça.

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Eu adoraria ver a Patricia Lages (Autora do Livro Bolsa Blindada) participando dessa série.

Todas as fotos deste post foram cedidas pela Fran a partir de seu acervo pessoal.

07 Mar 2015

Minhas listas preferidas no Spotify para trabalhar, limpar a casa e relaxar

Considero o Spotify (aplicativo de streaming de músicas) uma ferramenta de produtividade porque ele influencia bastante no meu humor ao longo do dia, quando estou executando as minhas atividades. Para quem não sabe, o Spotify tem listas prontas para os mais diversos fins, como por exemplo quando você quer ter foco ou trabalhar em um ritmo mais pesado na segunda-feira. Tenho feito um monte de testes nos últimos meses e hoje eu resolvi compartilhar com vocês as minhas listas preferidas do aplicativo:

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Acho que essa é a playlist que eu mais ouço, tanto no trabalho, quando acordei mais desanimadinha e preciso pegar o ritmo, quanto no metrô. É uma maravilha ouvir metal quando você está querendo desligar um pouco a mente e só ficar olhando o movimento pela janela. Essa lista é boa porque traz os clássicos. Não tem erro.

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O Spotify tem uma categoria inteira chamada focus e, dentro dela, diversas playlists para te ajudar a focar em alguma coisa. A minha preferida é a Focus Now, com um compêndio de música clássica perfeito para ouvir no dia a dia quando tenho que me concentrar, como ao fazer a minha revisão semanal, por exemplo.

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Música clássica é perfeita para se concentrar, estudar, ler um artigo ou revisar algum documento. Música clássica barroca, melhor ainda (dizem estudos). Para não arriscar, vou direto de Bach, meu compositor preferido do estilo barroco.

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Depois de assistir Whiplash, fiquei com muita vontade de ouvir mais jazz e incorporar esse som no meu cotidiano. Percebo que me faz muito bem ouvir quando estou em algum processo de criação, como fazendo mapas mentais ou brainstorms diversos. Essa lista acima é a minha preferida, mais agitadinha, perfeita para a finalidade que eu gostaria.

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Outra playlist que uso para trabalhar e manter o ritmo.

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Às vezes estou de noite em casa, está chovendo e eu quero arrumar as minhas coisas antes de ver um filme ou ler um livro propriamente dito. Nesse momento, em que lavo a louça, guardo as minhas roupas e faço outras atividades domésticas, ou mesmo quando quero descansar um tempinho deitada no sofá, eu gosto de ouvir algo mais calmo e tranquilo. Essa playlist é ideal.

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Playlist perfeita para ouvir quando estiver limpando a casa! Se você nunca cantou “Welcome to the jungle” enquanto esfrega o chão, recomendo! Só cuidado para não escorregar ao imitar os passinhos do Axl Rose.

O aplicativo está disponível tanto para uso no computador quanto para tablet e celular.

04 Mar 2015

Checklist de março 2015

O mais chocante de estar em março é já estar mexendo no tickler de abril! Posso estar escaldada com essa questão de achar que o tempo passa rápido, mas desta vez fiquei realmente chocada. O ano de 2015 está passando muito rápido! Só eu estou com essa impressão?

Segue sugestão de checklist para você ter um mês organizado:

  1. Revisar seus objetivos e ver como evoluíram até aqui
  2. Revisar suas áreas de foco na vida
  3. Dar uma olhada geral na agenda do mês e se programar para eventos, viagens e aniversários
  4. Declarar o imposto de renda
  5. Aproveitar a chegada do outono <3
  6. Ir ao teatro (e levar as crianças!)
  7. Digitalizar tudo o que puder e reduzir a papelada em casa
  8. Tirar o CPF dos filhos para declarar o IR (novas regras)
  9. Planejar um passeio legal para o feriado da Páscoa
  10. Verificar sua caixa de medicamentos e descarte os que estiverem vencidos
  11. Buscar alternativas mais baratas e tão legais quanto ovos de páscoa caríssimos de supermercados
  12. Guardar as roupas para dias mais quentes
  13. Fazer o workshop Organize sua rotina doméstica
  14. Tirar uma cópia de todos os documentos
  15. Planejar as férias de inverno

O que você pretende fazer este mês?