Papelada

07 Oct 2014

Como organizar telefones, e-mails e endereços

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Hoje em dia, é comum mantermos todos os nossos contatos em nossos celulares. Afinal, é prático e dedutivo, além de estarem sempre com a gente. Porém, em algum momento, já passamos por situações como ter o celular roubado e pedir o telefone para todos os amigos novamente ou ter que anotar os endereços em outro lugar, porque acha muito difícil digitar no celular.

Como acontece com outros assuntos relacionados a organização, é importante a gente encontrar uma ferramenta que tenha a ver com a gente. Não importa se será uma agenda de telefones de papel ou um iPhone de última geração. Não se sinta culpada(o) por preferir modelos mais tradicionais, pois o importante é utilizar algo que seja funcional, não ideal.

Celular / Smartphone

A vantagem do celular é estar sempre conosco e facilitar no momento da discagem. Hoje, é a maneira mais comum de armazenar contatos. No Android, você pode associar seus contatos à sua conta do Google, assim, centralizar seus contatos lá. A vantagem é poder editar através do computador e inserir dados adicionais (como endereços). Os usuários do iPhone podem fazer a mesma coisa, conectando à sua conta Apple. Quem utiliza Microsoft Outlook também consegue gerenciar através do Exchange, no celular. Se você se dá bem com essa alternativa, ela certamente é a ideal, por facilitar bastante o seu dia a dia.

Programa ou arquivo de computador

Tenho uma amiga que tem uma planilha com todos os seus contatos e não troca esse formato por nada. Já vi essa mesma lista em um documento do Word. Outras pessoas usam o Google Drive ou o Evernote, que tem um aplicativo relacionado chamado Hello (que linka seus cartões de visita digitalizados com a conta da pessoa no Linkedin). A vantagem de usar um arquivo ou programa é a acessibilidade, então garanta que ele esteja na nuvem, e não local. Outra vantagem é a customização – dá para montar listas de contatos bem bonitinhas no Word e, se precisar, imprimir e guardar em um fichário ou deixar no mural.

Caderno

A turma do papel certamente vai preferir a sua boa e velha caderneta de telefones e endereços para manusear essas informações. Se for o seu caso, tenha uma única, em casa, e uma para contatos “móveis” ou de trabalho, que você pode levar sempre com você. A vantagem de usar papel neste caso é não ficar nunca sem acesso às informações só porque acabou a bateria, além de manter os dados no caso de um roubo de celular.

Como dicas finais, seja qual for a ferramenta escolhida, ficam:

1 – Procure utilizar somente UM formato específico, para não se perder procurando as informações e inserindo dados em mais de um sistema diferente.

2 – Pegue um dia e organize todos os seus contatos, migrando o que estiver em outras plataformas. Se precisar do endereço de alguém, contate essas pessoas, pedindo. Quando elas responderem, migre para o seu sistema.

3 – Leve seus contatos sempre com você.

Como você costuma organizar os seus contatos telefônicos, de e-mail e endereços? Compartilhe nos comentários!

27 Aug 2014

Organizando fotos no dia a dia: dicas práticas de como tenho feito

Muitos leitores me perguntam como eu faço para organizar as minhas fotos e eu percebi que nunca tinha feito um post explicando direitinho. Por isso, hoje eu gostaria de falar um pouco sobre como organizo minhas fotos, tanto em formato digital quanto as impressas.

Em formato digital, costumo organizar no computador e, uma vez por mês, fazer backup em um HD externo. Funciona bem assim. A organização em si não tem segredo – organizo uma pasta “Fotos” e, dentro dela, pastas com os anos (2014, 2013 etc).

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Dentro de cada pasta de ano, eu tenho uma pasta para cada mês. Coloco o número no começo, em vez do nome do mês, para ficar na ordem certa.

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Por fim, dentro de cada mês, vou criando as pastas por temas, de acordo com a necessidade. Não crio pastas sem ter fotos para colocar dentro, por exemplo.

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Quanto à nomenclatura dos arquivos de cada foto, antes eu costumava renomear todos, mas parei de fazer com o tempo. Não acho prático e não tem muita utilidade. É mais útil quando não categorizamos e usamos bastante a busca.

Gosto de organizar por ano porque facilita para mim ao procurar algum arquivo que eu esteja precisando. Já tentei apenas categorizar por temas, mas fica confuso. Organizando por anos e meses, consigo ver a evolução clara das fotos também.

Uma dica que gosto sempre de dar é a de selecionar as fotos que vai arquivar. Com os celulares e câmeras digitais, temos o costume de guardar tudo – fotos borradas, duplicadas, feias. O ideal é que a gente fique com o mínimo possível, então vale a pena fazer essa seleção.

Não imprimo fotos há bastante tempo. Imprimi algumas do Paul há alguns anos e tenho um álbum só para ele, especialmente para a família ver, quando viesse em casa. Quando recebemos visitas, ninguém olha fotos! Todo mundo vê pelo Facebook. Então, não imprimimos mais. Mas acho que vale a pena para montar murais e colocar em porta-retratos.

Tenho uma caixa organizadora pequena onde coloco os álbuns com fotos antigas, mas estou pensando em digitalizá-las e guardar 20% do que está lá. Não tenho grandes álbuns porque acho que ocupam muito espaço.

E é assim que eu organizo minhas fotos! Espero que tenham gostado.

16 Jan 2014

Digitalize diariamente seus papéis

Imagem: Square Space

Imagem: Square Space

Depois do Evernote, quero digitalizar tudo o que for possível para diminuir a quantidade de papel que eu tenho. Para isso dar certo, eu inseri na minha rotina diária a tarefa de digitalizar papéis, o que faço diariamente, antes de começar a trabalhar. Se eu fizer diariamente, levo cerca de 10 minutos no máximo (quando não menos). Se eu deixar acumular, levo mais tempo.

A maneira mais fácil de fazer isso é utilizando um celular com uma boa câmera ou um tablet. Eu utilizo um aplicativo chamado CamScanner que, inclusive, compartilha o que digitalizei dentro de uma nota no Evernote. Facilita muito para mim. Outras opções são escanear (se você tiver um scanner) ou tirar uma foto com a câmera digital, e depois passar para o computador.

Dependendo do volume que você recebe de papéis, pode ser uma boa ter como parte da sua rotina diária fazer essa digitalização. Se você recebe um volume menor, pode fazer com um intervalo de tempo maior, como uma vez por semana.

Vale a pena digitalizar para termos mais espaço em casa e no trabalho, além da disponibilidade das informações quando você precisar. Particularmente, acho que é um esforço que vale a pena.

28 Nov 2006

Livre-se de jornais e revistas inúteis!

O título é auto-explicativo, mas apesar de ser óbvio, a grande maioria das pessoas continua acumulando jornais e revistas em casa para uma possível leitura um dia, quem sabe. Fora os jornais acumulados por semanas e semanas, esperando a sua boa vontade de levá-los para algum centro de reciclagem…

Basta djá! Livre-se de tanta inutilidade junta!

Pegue sua pilha de revistas (ok, se tiver muitas, mas muitas mesmo, faça um pouco de cada vez) e folheie uma por uma com uma tesoura na mão. Recorte os artigos:

  • úteis
  • interessantes
  • que você ainda quer ler

Jogue o resto fora (aposto como ficará impressionado/a com a quantidade absurda de papel inútil que estava em sua vida). Se quiser separar para reciclagem, ótimo, mas anote em sua agenda imediatamente quando fará isso. Deixe as revistas dentro de uma caixa ou sacola grande, junto com o resto do lixo, para dar um fim nelas o mais rápido possível.

Agora você precisará dar um jeito nos artigos separados por você. Veja a nossa sugestão para os artigos que você ainda quer ler. Para os outros, você precisará de uma pasta ou fichário para guardá-los. O ideal é ter um fichário, furar as folhas e colocá-las dentro, separadas por categoria de assuntos, mas uma pasta com plásticos também serve. Vale lembrar que essa pasta/fichário deve ser revisada ano a ano (ou de seis em seis meses, dependendo do volume de informações guardadas), quando você deve tirar o que não presta mais.

E quanto aos jornais? Jogue tudo fora, sem dó. As notícias de ontem já não valem mais nada hoje. E habitue-se a ler os jornais na Internet, para evitar um novo acúmulo de papel em sua casa.

Boa sorte. :)

12 Nov 2006

Coloque em dia sua leitura

É muito comum comprarmos revistas ou separarmos artigos de jornais para lermos depois e isso nunca acontecer. Assinaturas de revista então, nem pensar. Faça assim: compre um caderno de 100 folhas e cole os artigos nele. Jogue o resto da revista ou do jornal fora, guardando somente o que lhe interessa e que deseja ler.

Depois, leve esse caderno para cima e para baixo com você. Você sempre arranjará algum tempo para ele: no ônibus, esperando uma consulta médica, esperando o almoço vir, no trânsito, no banheiro etc. Quando o caderno estiver cheio e você já tiver lido tudo, jogue-o fora ou leve para algum centro de reciclagem.

Se não quiser usar caderno, uma boa alternativa são as pastas de plástico, pois pelo menos você só troca os artigos. Veja o que for mais cômodo para você. Imagine-se sentada no ônibus com um caderno dobrado ao meio ou uma pasta aberta. O que for melhor para você sempre é a melhor escolha.

Uma alternativa ainda melhor é utilizar cadernos já cheios, que você jogaria fora porque não possuem mais utilidade. Essa é uma excelente forma de reutilizar o material e colaborar com o meio-ambiente.

Não há necessidade de guardar jornais e revistas antigos! Livre-se da tralha!