Papelada

07 Oct 2014

Como organizar telefones, e-mails e endereços

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Hoje em dia, é comum mantermos todos os nossos contatos em nossos celulares. Afinal, é prático e dedutivo, além de estarem sempre com a gente. Porém, em algum momento, já passamos por situações como ter o celular roubado e pedir o telefone para todos os amigos novamente ou ter que anotar os endereços em outro lugar, porque acha muito difícil digitar no celular.

Como acontece com outros assuntos relacionados a organização, é importante a gente encontrar uma ferramenta que tenha a ver com a gente. Não importa se será uma agenda de telefones de papel ou um iPhone de última geração. Não se sinta culpada(o) por preferir modelos mais tradicionais, pois o importante é utilizar algo que seja funcional, não ideal.

Celular / Smartphone

A vantagem do celular é estar sempre conosco e facilitar no momento da discagem. Hoje, é a maneira mais comum de armazenar contatos. No Android, você pode associar seus contatos à sua conta do Google, assim, centralizar seus contatos lá. A vantagem é poder editar através do computador e inserir dados adicionais (como endereços). Os usuários do iPhone podem fazer a mesma coisa, conectando à sua conta Apple. Quem utiliza Microsoft Outlook também consegue gerenciar através do Exchange, no celular. Se você se dá bem com essa alternativa, ela certamente é a ideal, por facilitar bastante o seu dia a dia.

Programa ou arquivo de computador

Tenho uma amiga que tem uma planilha com todos os seus contatos e não troca esse formato por nada. Já vi essa mesma lista em um documento do Word. Outras pessoas usam o Google Drive ou o Evernote, que tem um aplicativo relacionado chamado Hello (que linka seus cartões de visita digitalizados com a conta da pessoa no Linkedin). A vantagem de usar um arquivo ou programa é a acessibilidade, então garanta que ele esteja na nuvem, e não local. Outra vantagem é a customização – dá para montar listas de contatos bem bonitinhas no Word e, se precisar, imprimir e guardar em um fichário ou deixar no mural.

Caderno

A turma do papel certamente vai preferir a sua boa e velha caderneta de telefones e endereços para manusear essas informações. Se for o seu caso, tenha uma única, em casa, e uma para contatos “móveis” ou de trabalho, que você pode levar sempre com você. A vantagem de usar papel neste caso é não ficar nunca sem acesso às informações só porque acabou a bateria, além de manter os dados no caso de um roubo de celular.

Como dicas finais, seja qual for a ferramenta escolhida, ficam:

1 – Procure utilizar somente UM formato específico, para não se perder procurando as informações e inserindo dados em mais de um sistema diferente.

2 – Pegue um dia e organize todos os seus contatos, migrando o que estiver em outras plataformas. Se precisar do endereço de alguém, contate essas pessoas, pedindo. Quando elas responderem, migre para o seu sistema.

3 – Leve seus contatos sempre com você.

Como você costuma organizar os seus contatos telefônicos, de e-mail e endereços? Compartilhe nos comentários!

27 Aug 2014

Organizando fotos no dia a dia: dicas práticas de como tenho feito

Muitos leitores me perguntam como eu faço para organizar as minhas fotos e eu percebi que nunca tinha feito um post explicando direitinho. Por isso, hoje eu gostaria de falar um pouco sobre como organizo minhas fotos, tanto em formato digital quanto as impressas.

Em formato digital, costumo organizar no computador e, uma vez por mês, fazer backup em um HD externo. Funciona bem assim. A organização em si não tem segredo – organizo uma pasta “Fotos” e, dentro dela, pastas com os anos (2014, 2013 etc).

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Dentro de cada pasta de ano, eu tenho uma pasta para cada mês. Coloco o número no começo, em vez do nome do mês, para ficar na ordem certa.

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Por fim, dentro de cada mês, vou criando as pastas por temas, de acordo com a necessidade. Não crio pastas sem ter fotos para colocar dentro, por exemplo.

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Quanto à nomenclatura dos arquivos de cada foto, antes eu costumava renomear todos, mas parei de fazer com o tempo. Não acho prático e não tem muita utilidade. É mais útil quando não categorizamos e usamos bastante a busca.

Gosto de organizar por ano porque facilita para mim ao procurar algum arquivo que eu esteja precisando. Já tentei apenas categorizar por temas, mas fica confuso. Organizando por anos e meses, consigo ver a evolução clara das fotos também.

Uma dica que gosto sempre de dar é a de selecionar as fotos que vai arquivar. Com os celulares e câmeras digitais, temos o costume de guardar tudo – fotos borradas, duplicadas, feias. O ideal é que a gente fique com o mínimo possível, então vale a pena fazer essa seleção.

Não imprimo fotos há bastante tempo. Imprimi algumas do Paul há alguns anos e tenho um álbum só para ele, especialmente para a família ver, quando viesse em casa. Quando recebemos visitas, ninguém olha fotos! Todo mundo vê pelo Facebook. Então, não imprimimos mais. Mas acho que vale a pena para montar murais e colocar em porta-retratos.

Tenho uma caixa organizadora pequena onde coloco os álbuns com fotos antigas, mas estou pensando em digitalizá-las e guardar 20% do que está lá. Não tenho grandes álbuns porque acho que ocupam muito espaço.

E é assim que eu organizo minhas fotos! Espero que tenham gostado.

16 Jan 2014

Digitalize diariamente seus papéis

Imagem: Square Space

Imagem: Square Space

Depois do Evernote, quero digitalizar tudo o que for possível para diminuir a quantidade de papel que eu tenho. Para isso dar certo, eu inseri na minha rotina diária a tarefa de digitalizar papéis, o que faço diariamente, antes de começar a trabalhar. Se eu fizer diariamente, levo cerca de 10 minutos no máximo (quando não menos). Se eu deixar acumular, levo mais tempo.

A maneira mais fácil de fazer isso é utilizando um celular com uma boa câmera ou um tablet. Eu utilizo um aplicativo chamado CamScanner que, inclusive, compartilha o que digitalizei dentro de uma nota no Evernote. Facilita muito para mim. Outras opções são escanear (se você tiver um scanner) ou tirar uma foto com a câmera digital, e depois passar para o computador.

Dependendo do volume que você recebe de papéis, pode ser uma boa ter como parte da sua rotina diária fazer essa digitalização. Se você recebe um volume menor, pode fazer com um intervalo de tempo maior, como uma vez por semana.

Vale a pena digitalizar para termos mais espaço em casa e no trabalho, além da disponibilidade das informações quando você precisar. Particularmente, acho que é um esforço que vale a pena.

28 Nov 2006

Livre-se de jornais e revistas inúteis!

O título é auto-explicativo, mas apesar de ser óbvio, a grande maioria das pessoas continua acumulando jornais e revistas em casa para uma possível leitura um dia, quem sabe. Fora os jornais acumulados por semanas e semanas, esperando a sua boa vontade de levá-los para algum centro de reciclagem…

Basta djá! Livre-se de tanta inutilidade junta!

Pegue sua pilha de revistas (ok, se tiver muitas, mas muitas mesmo, faça um pouco de cada vez) e folheie uma por uma com uma tesoura na mão. Recorte os artigos:

  • úteis
  • interessantes
  • que você ainda quer ler

Jogue o resto fora (aposto como ficará impressionado/a com a quantidade absurda de papel inútil que estava em sua vida). Se quiser separar para reciclagem, ótimo, mas anote em sua agenda imediatamente quando fará isso. Deixe as revistas dentro de uma caixa ou sacola grande, junto com o resto do lixo, para dar um fim nelas o mais rápido possível.

Agora você precisará dar um jeito nos artigos separados por você. Veja a nossa sugestão para os artigos que você ainda quer ler. Para os outros, você precisará de uma pasta ou fichário para guardá-los. O ideal é ter um fichário, furar as folhas e colocá-las dentro, separadas por categoria de assuntos, mas uma pasta com plásticos também serve. Vale lembrar que essa pasta/fichário deve ser revisada ano a ano (ou de seis em seis meses, dependendo do volume de informações guardadas), quando você deve tirar o que não presta mais.

E quanto aos jornais? Jogue tudo fora, sem dó. As notícias de ontem já não valem mais nada hoje. E habitue-se a ler os jornais na Internet, para evitar um novo acúmulo de papel em sua casa.

Boa sorte. :)

12 Nov 2006

Organizando a papelada

Se você é um ser humano normal, possivelmente tem toneladas de papel em casa. Sejam eles contas, documentos, cadernos, provas, enfim, eles existem. O que fazer com eles, afinal?

1. Passe pelos cômodos da casa e recolha todos os papéis que estão fora do lugar.

2. Sente-se e separe todos esses papéis em categorias. Podem ser: contas, cartas, recados, propaganda, trabalho, estudos. Veja o que funciona para você e separe em suas próprias categorias.

3. Separe o que é lixo. Se você recebeu alguma propaganda interessante, resolva imediatamente o que fará com ela, e jogue fora.

4. Você já possui um lugar onde guarda as suas contas, por exemplo? Guarde-as agora então. E para os outros papéis, como provas da escola de seus filhos? Seus desenhos? Anotações importantes? Se você não tem, é interessante providenciar.

Aliados importantes

Bloco de anotações: Ele deve andar com você de cima para baixo. Esse importante instrumento servirá para anotar idéias, coisas importantes, enfim, tudo o que vier à sua cabeça ao longo do dia. Coisas como “ligar para Leila” devem ser depois passadas para a sua agenda.

Agenda diária: Imprescindível. Nela você deve anotar tudo o que deve fazer. Parece óbvio, mas a maioria das pessoas não faz ou não segue o que está escrito. Nunca se separe da sua agenda. Já pensou se você marca um compromisso no mesmo horário em que tinha uma consulta no dentista, por exemplo?

Lista de compras: Uma extensão do bloco de anotações para a sua cozinha e tudo o mais de sua casa. Você pode anotar em seu bloco de anotações o que está faltando e depois passar para ela. Não vá ao mercado sem tal lista. nela você também deverá colocar todas as promoções que recebeu pelo correio, por exemplo.

Pastas: Serão suas maiores aliadas. Você pode organizar praticamente todo tipo de papéis em pastas. Etiquete-as e coloque tudo o que for relacionado dentro, para não perder e não bagunçar.