ou

Gravei um vídeo explicando como usar o GTD em 11 minutos. Clique aqui ou veja abaixo:

Espero que ajude!

Thais Godinho
14/06/2017
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Uma das perguntas que eu mais recebo é: “como fazer minha equipe usar GTD?” ou “como fazer quando meu marido / minha esposa não usa GTD?”. Recentemente eu vi uma palestra do David Allen onde ele pondera um pouco sobre esse assunto e gostaria de trazer algumas percepções minhas a respeito, a fim de ajudar.

O GTD é um método de gerenciamento integrado da vida. Logo, 1) a pessoa tem que querer implementar, porque ela que vai lidar com as coisas da sua própria vida e 2) ela vai usar o método para tudo, não só para o trabalho ou gerenciamento da casa, por exemplo.

O David usou um exemplo que eu gostei muito, que é: você pode ensinar a sua equipe a ler? Não, não é seu papel. Mas se todos na equipe souberem ler, isso vai mudar (e melhorar) completamente o relacionamento e o modo de trabalho de vocês.

O GTD é uma habilidade e, como tal, você tem que estar a fim de aprender e aí, afim, você tem um caminho de aprendizado a ser percorrido. O que as equipes podem fazer para facilitar esse aprendizado é talvez discutir a leitura do livro em grupo, destinar uma parte da reunião de equipe para trocar experiências sobre a implementação ou, o ideal: levar um treinamento para dentro da empresa. Por quê? Porque aí todos falarão a mesma língua. Um time que tenha o raciocínio voltado para “Qual é a próxima ação?”, “Resolvo em menos de 2 minutos” e outras boas práticas como esvaziar as caixas de entrada regularmente e ter o raciocínio voltado a projetos / resultados desejados, não tem como ser uma equipe sem eficácia. O mesmo vale para famílias e outros tipos de equipes, não só envolvendo trabalho. Serve para grupos religiosos, bandas e tudo o mais.

Vale pontuar que o simples fato de você fazer uso do GTD já impacta toda a sua equipe. Você vai gerenciar as coisas, vai saber quem cobrar e quando, enfim, é outro jogo. Da mesma forma, o fato de se tornar uma pessoa mais produtiva servirá de exemplo e motivação para os demais, que inclusive podem pedir para que você os ajude a implementar também. Uma única pessoa implementando o GTD já impacta positivamente todo o seu ecossistema.

Por isso, se você quer implementar o GTD em sua equipe ou quer aprender como lidar com pessoas que não usam GTD, o caminho é simples:

  1. Aprenda e use você GTD (guia para implementação)
  2. Inscreva-se ou inscreva alguém de presente em uma turma aberta em sua cidade
  3. Contate a Call Daniel para levar um treinamento de GTD para a sua empresa ou equipe

Espero que este artigo tenha ajudado.

Thais Godinho
12/06/2017
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Como o método GTD pode nos ajudar a gerenciar os nossos relacionamentos? Como todo o resto. Neste post, vou mostrar algumas opções e como eu faço.

O GTD trabalha com horizontes de foco e, se pensarmos em relacionamentos, podemos vê-los em todos esses níveis:

Por exemplo, no nível Térreo, eu posso ter reuniões, almoços, compromissos agendados com pessoas diversas, assim como posso ter uma lista de Assuntos a tratar com pessoas ou em reuniões específicas ou uma lista com tudo o que estou Aguardando resposta dos outros. Tudo isso tem a ver com gestão de relacionamentos, mas em um nível mais mundano – ou seja, coisas que entram efetivamente em listas.

No Horizonte 1 podemos ter projetos relacionados a relacionamentos. “Organizar viagem de final de semana com o meu irmão” ou “Organizar festa de casamento” são exemplos de projetos. Você pode expandir mais essa visão de projetos à medida que explora os horizontes mais elevados.

No Horizonte 2, temos as Áreas de Foco, que são as responsabilidades e áreas da nossa vida. É muito provável ter uma área só dedicada a relacionamentos. Eu tenho! Tenho um mapa com as minhas áreas de foco pessoal e, dentro desse mapa, um dos desmembramentos é “relacionamentos”. Dentro dele, listo os diversos relacionamentos que tenho: família, parentes, amigos, colegas de trabalho, animais de estimação, vizinhança etc. A ideia é você personalizar para a sua própria vida. E a análise dessas diversas áreas pode me permitir identificar coisas como: “hum, será que eu estou apropriadamente engajada com a pessoa tal? qual meu nível de engajamento desejado com ela?”. Pode ser seu chefe, seu filho, sua namorada, seu vizinho. Muitas vezes, só de fazer essa reflexão, você pode identificar uma ação (“chamar fulano para ir ao cinema”) ou um projeto (“garantir que meu filho esteja alfabetizado”).

Nos horizontes mais elevados, podemos trabalhar essa ideia igualmente. Você pode ter metas e objetivos, como “casar” (ou “divorciar”… acontece). Isso é um horizonte de hoje até dois anos. Você pode querer construir com seu parceiro ou parceira uma visão de vida juntos – “o que queremos para a nossa vida para daqui a 10, 20 anos?”. Você pode pensar na visão que tem da vida dos seus filhos. Pode explorar qualquer relacionamento em termos de visão. E, é claro, pode refletir sobre o propósito dos seus relacionamentos. Isso inclusive pode te ajudar a perceber que, talvez, aquela pessoa chata e tóxica não precise fazer parte da sua vida. Ou pode perceber que, infelizmente, por um propósito X, ela tem que fazer parte, mas isso direciona seu foco para esse propósito e faz você ver as coisas com mais perspectiva.

Eu também tenho checklists (listas de referência) para apoiar relacionamentos. São as seguintes:

  • Quando eu termino meu trabalho e vou encontrar a minha família: reviso diariamente essa checklist para garantir que vou chegar com um astral legal no ambiente em que eles estão.
  • Essencial diário em casa: pode parecer não ter a ver com relacionamento, mas tem – é uma lista de coisas essenciais para fazer em casa todos os dias. Se eu não fizer, isso pode fazer com que meu marido e eu nos irritemos com bobagens. Ou posso fazer com que meu filho vá sem lanche para a escola ou com o uniforme sujo. Ninguém quer isso!
  • Atividades para fazer com o filhote: reviso semanalmente para programar atividades, desde montar um quebra-cabeça até treinar inglês ou o capricho na letra.
  • Cronograma de avaliações do filhote: reviso semanalmente para verificar como posso apoiá-lo.
  • Pessoas que eu gosto de me encontrar regularmente para conversar: reviso mensalmente para ver se consigo agendar um chá, um cineminha, um almoço ou algo do tipo.
  • Ideias de presentes: reviso quando vem chegando algum feriado (que convencionalmente se dê presente) ou aniversário. Quando estou conversando com alguém e essa pessoa comenta algo que gosta ou quer muito, eu gosto de anotar nessa lista para ter como ideia posteriormente.

De modo geral, essas são checklists que uso que tenham mais a ver com relacionamentos. Usei apenas um exemplo de checklists de cuidados com a casa para exemplificar mesmo, mas qualquer checklist (semanal, mensal) também funciona com o mesmo propósito. O mesmo vale para finanças, viagens… se eu organizo finanças ou viagens que impactem na minha família, por exemplo, não estou deixando de falar sobre relacionamentos. Na verdade, está tudo integrado.

Para mim, é muito útil e prático manter uma lista de “Assuntos a tratar” com as pessoas com as quais convivo, porque me ajuda a aproveitar da melhor forma possível o meu tempo com elas. Eu não quero deixar de perguntar para a minha melhor amiga como foi a prova importante que ela fez na pós-graduação, então coloco esse lembrete na lista. Quando for me encontrar com ela, reviso a lista antes, então isso fica presente para mim. Em encontros de trabalho é mais natural abrir a lista e ir tratando os assuntos diversos.

Enfim, o GTD é um método de gerenciamento integrado da vida, mas pode apoiar muito os relacionamentos. Este post poderia ser muito maior (até infinito), mas acredito que eu tenha passado as principais orientações a respeito de como usar o método para gerenciar relacionamentos. Qualquer dúvida, por favor, deixe um comentário.

Thais Godinho
03/06/2017
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Confira os próximos cursos de GTD já agendados em diversas cidades para os meses de junho e julho. Eu serei a instrutora de todas essas turmas.

A partir de agosto, iremos para outras capitais também. Caso você tenha interesse em ter o curso em sua cidade, contate o felipe.sbrissa@brlumen.com informando seu interesse. As turmas são formadas apenas quando temos um número suficiente de interessados, por isso é muito importante que você entre em contato.

Conheça os cursos:

GTD Nível 1: Fundamentos

Para iniciantes e iniciados, o curso aborda todos os aspectos para usar GTD. Além do curso no dia, presencial, também temos três sessões de aprofundamento realizadas online posteriormente, com os temas: laboratório de instalação, gerenciamento de calendário e revisão semanal guiada.

GTD Nível 2: Projetos & Prioridades

Recomendado para quem já usa GTD e está familiarizado com os termos, trata-se de um curso mais avançado com foco em projetos e outros horizontes do GTD. Também tem sessões de aprofundamento online, a serem definidas de acordo com o perfil da turma. Geralmente são: áreas de foco, modelo de planejamento natural e otimize seu sistema.

Estamos com alguns problemas para atualizar o site da Call Daniel para inscrições, mas você pode contatar diretamente o felipe.sbrissa@brlumen.com, que ele é a pessoa que cuida diretamente das inscrições. Qualquer tipo de informação sobre as turmas (valores, datas, locais etc) deve ser visto diretamente com ele também.

Vejo vocês lá!

Thais Godinho
31/05/2017
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Nova LIVE gratuita semana que vem sobre feng shui e organização
Vídeo todos os dias em agosto (VEDA)
Sobre colaboradores no blog

Este post é uma participação especial da amiga e personal organizer Edeltraut Lüdtke, do blog Transformando Espaços. Obrigada, Edel!

Se uma pessoa religiosa não muito atualizada ler este título irá pensar que esse GTD é um novo Deus, e considerá-lo uma grande heresia, pois poderão dizer “mas é Deus quem guia a nossa vida!”! Só que não é nada disso não, você que já conhece um pouco o método de produtividade, ou bastante, sabe que a verdade é que esse GTD poderia quase ser considerado um segundo livro sagrado essencial nos dias em que vivemos! O primeiro é o seu, de acordo com a sua religião, claro, que também deve pregar dicas sábias e interessantes para viver a vida por aqui rumo ao além…

Não entrando nos méritos e deméritos religiosos de qual base doutrinária é melhor, por mais que cada uma ensine o amor, como viver em paz, o que fazer para ser salvo, a gente precisa de dicas mais práticas sobre como sobreviver com sanidade aqui no planeta Terra, como viver a vida dos nossos sonhos, dar sentido ao que fazemos aqui, neste mundo! “Enfim, é isso o que eu quero, mas qual é a próxima ação?!” E aí o método GTD é pura inspiração, ele realmente ensina a solução para viver a vida com mais sabedoria, na prática, no “vamos ver” do dia a dia, em casa, na vida e no trabalho. Mas chega de blá, blá, blá, vamos entender o que esse esquema de volante quer dizer afinal!

O por que do volante do GTD

Num momento inspiração GTD, comecei a refletir que tudo o que fazemos relacionado aos processos de trabalho é trabalho, todos os cinco passos envolvem ações, atitudes, hábitos, não somente o “simplesmente faça” do 5º passo que é o Engajar. Só que dentro do fluxograma de trabalho padrão, onde se encaixaria cada passo? Assim, redesenhei o fluxograma e comecei a circular os processos de trabalho ali dentro e refletir sobre eles.

Entendendo as cores do desenho

Os destaques em verde são as ações (capturar, arquivar e jogar no lixo também são ações!), em vermelho as perguntas, e cinza os “arquivos de trabalho”, e os escritos com caneta verde é onde estão localizados os meus materiais. O que está em amarelo chama atenção para tralha e para as respostas sim e não, pois a partir destas respostas todo o restante se sucede.

O passo capturar e esclarecer na caixa de entrada

Analisando este fluxograma dentro do volante você pode verificar onde está cada um dos 5 passos de trabalho do GTD. No topo temos os passo 1 capturar e 2 esclarecer, pois nem tudo que você pensa, ou chega até você precisa ser capturado, recolhido, para esclarecer depois. Já pode ser descartado antes de entrar na sua roda de análise. Quantas coisas deixamos entrar, e já sabemos que no final não fará sentido para nós? Quantas ideias poderíamos deixar pra trás, em vez de tentar encontrar um lugar para elas, se nada tem a ver conosco? Menos é mais, também aqui!

O passo esclarecer e as perguntas

No meio do volante tem o passo 2 esclarecer mais detalhado, que consiste em dar significado e respostas às perguntas certas e óbvias da produtividade: O que é isto? Demanda ação? Qual é a próxima ação? Demora menos de 2 minutos? É um projeto?

O porém dos projetos

Na lateral esquerda temos a parte dos projetos, quando a resposta é sim, demanda ação, mas tem a ver com um projeto e não se pode resolver com uma ação pontual. Nesta etapa Projetos, para os não muito entendidos, podem surgir algumas dúvidas e eles acreditarem erroneamente que todo este esquema é furada e não funciona de jeito algum. Até eu já desconfiei disso. Só que Projetos não são tão complexos assim, a medida que você vai testando e aprendendo como funciona. Já ouviu falar de aprender com os fracassos e erros? Não precisa fazer certo da primeira vez, nas próximas se pega o jeito.

Plano de projeto nada mais é do que um plano de ação que não tem todas as ações prontas, como nenhum planejamento tem, mas que precisa de revisão. É no passo 4 Refletir que muitos pecam, desistem, e então os planos fracassam! É aqui também que se acertam as engrenagens, se revisam as ações, se mudam os focos, se cancelam as ações desnecessárias. Por isso o plano não é algo pronto, mas algo que se constrói. Ele muda, e não é errado mudar, é simplesmente revisar! O importante é fazer acontecer na hora certa para isso. Esse fazer acontecer é enfim, visualizar o resultado que se esperava alcançar com o projeto, com todas as ações planejadas, remodeladas, realizadas, e curtir essa glória de marcar com um ok de concluído! Ou cancelado, se for o caso! Já todos os projetos em andamento, precisam ser frequentemente visualizados de alguma forma.

Para arquivar já!

Na lateral direita do volante temos quando a resposta é não demanda ação no momento. Então pode ser considerado lixo, além de não demandar ação, como uma propaganda que você recebeu na rua, a lista de supermercado toda rabiscada, um rascunho que você já passou a limpo da reunião, um e-mail spam. Nessa parte entra você ter uma estrutura de arquivos para armazenar a “papelada” física e virtual. O GTD sugere dois tipos diferentes: um que ele chama de algum dia/talvez, que é uma espécie de incubadora de ideias, ou papeis que você precisa ter em mãos num período específico, e retomar num dado momento, e também o arquivo de referência, que simplesmente irá armazenar informações importantes para consulta, que tem a ver com seus interesses.

Luz, câmera, ação!

Na parte inferior do volante está o passo 5, engajar, que é simplesmente: Faça logo (se levar menos de 2 minutos)! Muitas ações podemos eliminar das listas se criamos o hábito de fazer as coisas rápidas e não deixar a bagunça pequena se acumular. Circular pela casa e devolver os itens aos respectivos cômodos. Idem no espaço de trabalho. É um hábito muito produtivo e que dá grandes resultados no dia a dia.

As ações Delegue ou adie! irão envolver os passos 3 organizar, 4 revisar e 5 engajar novamente, pois se delegamos, precisamos de lembretes para lembrar a pessoa da ação, e se adiarmos, também podemos imediatamente agendar no calendário, ou listar nas próximas ações, para fazer assim que por possível.

E se você se perder pelo caminho?!

Tentamos viver segundo nossos valores, porém ás vezes tombamos, saímos dos trilhos, pegamos o caminho errado. Espiritualmente falando, é a coisa mais normal de acontecer, mas sempre voltamos ao nosso centro, ao nosso eixo, as nossas crenças, pois nosso consciente nos chama de volta, mesmo que agimos de forma insensata. No GTD da mesma forma, se bagunçamos nosso sistema por N coisas que temos a fazer, se marcamos bobeira em alguma etapa, se erramos, estamos a um passo de voltar, e corrigir nossos erros. Não precisamos nos sentir derrotados, “realmente não temos jeito pra coisa”, a coisa mais normal é também sair dos trilhos de vez em quando. Só temos de voltar e retomar o volante no caminho certo.

Já me senti exatamente assim, muitas vezes, e desanimada por não conseguir constância nos meus propósitos e valores. Por fazer coisas nada a ver comigo, e achar que “essa sou eu”. Somos o que queremos ser, o que escolhemos fazer. Todos nós temos duas vozes muito fortes e latentes dentro de nossa consciência, qual ouviremos?

Quando você não souber mais o que fazer, e se deparar com a pergunta, “E agora, qual será a próxima ação?!” você lembrará que o GTD tem as respostas práticas, e que você precisará esclarecer o que não gostaria, como deve ser feito. Dizer sim para o que você quer verdadeiramente dizer sim, vivendo os “casamentos” certos e não para o que merece ser dito não.

GTD dá trabalho implementar, dá trabalho manter, dá trabalho vivenciar no dia a dia, mas antes trabalhar com estes hábitos do que sem eles. Por isso, encare o desafio, deixe o volante do GTD guiar a sua vida, escute mais a sua “sabedoria interior”, o que você acredita, o que você realmente é, e seja feliz!  

Thais Godinho
10/05/2017
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Este post é o último da série que explica como conciliar os dois métodos.

FLY Lady é um método de cuidados com a casa – clique aqui para saber mais.
GTD é um método de produtividade – clique aqui para saber mais.

Computador em uma mesa com um caderno ao lado

O que é um control journal?

Trata-se de um fichário, caderno ou programa que você utiliza para inserir todas as rotinas e informações do método FLY Lady.

Eu recomendo sempre ter uma versão impressa, pois o acesso é mais fácil, especialmente se você morar com outras pessoas.

É interessante dividir as seções por cores e personalizar de modo que funcione para você. Que seja bonitinho. Que seja positivo. Essa é a função do control journal: funcionar para você!

Você não pode construir seu control journal em uma única noite. Muita coisa depende da sua própria vivência e você provavelmente irá alterar muitos dados com o passar do tempo. Vá com calma e fazendo o que puder.

Neste link, no site do método, você encontra ideias e modelos (em inglês) para integrar ao seu control journal.

Veja o artigo no blog: Como criar um control journal

O que é o sistema GTD?

Sistema é o conjunto de ferramentas que você utiliza para o gerenciamento integrado da sua vida utilizando o método GTD.

O control journal, então, seria parte desse sistema. Independente da ferramenta que você utilizar. Ele não substitui o sistema GTD – na verdade, faz parte dele.

Veja o artigo no blog: Sistema GTD

Outros textos que podem ser interessantes:

Com este post, contemplamos todos os assuntos que relacionam e mostram como integrar o método FLY Lady ao método GTD. Você pode encontrar todos sob a tag: FLY Lady e GTD.

Espero que essa série tenha sido útil! Se tiverem dúvidas, por favor, usem sempre os comentários, pois suas dúvidas podem ajudar outras pessoas também, ao serem respondidas. Obrigada!

Thais Godinho
19/04/2017
Veja mais sobre:
, FLY Lady, FLY Lady e GTD
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Reequilibrando áreas de foco
Em 2014, eu agradeço por…