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Este post é uma participação especial da amiga e personal organizer Edeltraut Lüdtke, do blog Transformando Espaços. Obrigada, Edel!

Se uma pessoa religiosa não muito atualizada ler este título irá pensar que esse GTD é um novo Deus, e considerá-lo uma grande heresia, pois poderão dizer “mas é Deus quem guia a nossa vida!”! Só que não é nada disso não, você que já conhece um pouco o método de produtividade, ou bastante, sabe que a verdade é que esse GTD poderia quase ser considerado um segundo livro sagrado essencial nos dias em que vivemos! O primeiro é o seu, de acordo com a sua religião, claro, que também deve pregar dicas sábias e interessantes para viver a vida por aqui rumo ao além…

Não entrando nos méritos e deméritos religiosos de qual base doutrinária é melhor, por mais que cada uma ensine o amor, como viver em paz, o que fazer para ser salvo, a gente precisa de dicas mais práticas sobre como sobreviver com sanidade aqui no planeta Terra, como viver a vida dos nossos sonhos, dar sentido ao que fazemos aqui, neste mundo! “Enfim, é isso o que eu quero, mas qual é a próxima ação?!” E aí o método GTD é pura inspiração, ele realmente ensina a solução para viver a vida com mais sabedoria, na prática, no “vamos ver” do dia a dia, em casa, na vida e no trabalho. Mas chega de blá, blá, blá, vamos entender o que esse esquema de volante quer dizer afinal!

O por que do volante do GTD

Num momento inspiração GTD, comecei a refletir que tudo o que fazemos relacionado aos processos de trabalho é trabalho, todos os cinco passos envolvem ações, atitudes, hábitos, não somente o “simplesmente faça” do 5º passo que é o Engajar. Só que dentro do fluxograma de trabalho padrão, onde se encaixaria cada passo? Assim, redesenhei o fluxograma e comecei a circular os processos de trabalho ali dentro e refletir sobre eles.

Entendendo as cores do desenho

Os destaques em verde são as ações (capturar, arquivar e jogar no lixo também são ações!), em vermelho as perguntas, e cinza os “arquivos de trabalho”, e os escritos com caneta verde é onde estão localizados os meus materiais. O que está em amarelo chama atenção para tralha e para as respostas sim e não, pois a partir destas respostas todo o restante se sucede.

O passo capturar e esclarecer na caixa de entrada

Analisando este fluxograma dentro do volante você pode verificar onde está cada um dos 5 passos de trabalho do GTD. No topo temos os passo 1 capturar e 2 esclarecer, pois nem tudo que você pensa, ou chega até você precisa ser capturado, recolhido, para esclarecer depois. Já pode ser descartado antes de entrar na sua roda de análise. Quantas coisas deixamos entrar, e já sabemos que no final não fará sentido para nós? Quantas ideias poderíamos deixar pra trás, em vez de tentar encontrar um lugar para elas, se nada tem a ver conosco? Menos é mais, também aqui!

O passo esclarecer e as perguntas

No meio do volante tem o passo 2 esclarecer mais detalhado, que consiste em dar significado e respostas às perguntas certas e óbvias da produtividade: O que é isto? Demanda ação? Qual é a próxima ação? Demora menos de 2 minutos? É um projeto?

O porém dos projetos

Na lateral esquerda temos a parte dos projetos, quando a resposta é sim, demanda ação, mas tem a ver com um projeto e não se pode resolver com uma ação pontual. Nesta etapa Projetos, para os não muito entendidos, podem surgir algumas dúvidas e eles acreditarem erroneamente que todo este esquema é furada e não funciona de jeito algum. Até eu já desconfiei disso. Só que Projetos não são tão complexos assim, a medida que você vai testando e aprendendo como funciona. Já ouviu falar de aprender com os fracassos e erros? Não precisa fazer certo da primeira vez, nas próximas se pega o jeito.

Plano de projeto nada mais é do que um plano de ação que não tem todas as ações prontas, como nenhum planejamento tem, mas que precisa de revisão. É no passo 4 Refletir que muitos pecam, desistem, e então os planos fracassam! É aqui também que se acertam as engrenagens, se revisam as ações, se mudam os focos, se cancelam as ações desnecessárias. Por isso o plano não é algo pronto, mas algo que se constrói. Ele muda, e não é errado mudar, é simplesmente revisar! O importante é fazer acontecer na hora certa para isso. Esse fazer acontecer é enfim, visualizar o resultado que se esperava alcançar com o projeto, com todas as ações planejadas, remodeladas, realizadas, e curtir essa glória de marcar com um ok de concluído! Ou cancelado, se for o caso! Já todos os projetos em andamento, precisam ser frequentemente visualizados de alguma forma.

Para arquivar já!

Na lateral direita do volante temos quando a resposta é não demanda ação no momento. Então pode ser considerado lixo, além de não demandar ação, como uma propaganda que você recebeu na rua, a lista de supermercado toda rabiscada, um rascunho que você já passou a limpo da reunião, um e-mail spam. Nessa parte entra você ter uma estrutura de arquivos para armazenar a “papelada” física e virtual. O GTD sugere dois tipos diferentes: um que ele chama de algum dia/talvez, que é uma espécie de incubadora de ideias, ou papeis que você precisa ter em mãos num período específico, e retomar num dado momento, e também o arquivo de referência, que simplesmente irá armazenar informações importantes para consulta, que tem a ver com seus interesses.

Luz, câmera, ação!

Na parte inferior do volante está o passo 5, engajar, que é simplesmente: Faça logo (se levar menos de 2 minutos)! Muitas ações podemos eliminar das listas se criamos o hábito de fazer as coisas rápidas e não deixar a bagunça pequena se acumular. Circular pela casa e devolver os itens aos respectivos cômodos. Idem no espaço de trabalho. É um hábito muito produtivo e que dá grandes resultados no dia a dia.

As ações Delegue ou adie! irão envolver os passos 3 organizar, 4 revisar e 5 engajar novamente, pois se delegamos, precisamos de lembretes para lembrar a pessoa da ação, e se adiarmos, também podemos imediatamente agendar no calendário, ou listar nas próximas ações, para fazer assim que por possível.

E se você se perder pelo caminho?!

Tentamos viver segundo nossos valores, porém ás vezes tombamos, saímos dos trilhos, pegamos o caminho errado. Espiritualmente falando, é a coisa mais normal de acontecer, mas sempre voltamos ao nosso centro, ao nosso eixo, as nossas crenças, pois nosso consciente nos chama de volta, mesmo que agimos de forma insensata. No GTD da mesma forma, se bagunçamos nosso sistema por N coisas que temos a fazer, se marcamos bobeira em alguma etapa, se erramos, estamos a um passo de voltar, e corrigir nossos erros. Não precisamos nos sentir derrotados, “realmente não temos jeito pra coisa”, a coisa mais normal é também sair dos trilhos de vez em quando. Só temos de voltar e retomar o volante no caminho certo.

Já me senti exatamente assim, muitas vezes, e desanimada por não conseguir constância nos meus propósitos e valores. Por fazer coisas nada a ver comigo, e achar que “essa sou eu”. Somos o que queremos ser, o que escolhemos fazer. Todos nós temos duas vozes muito fortes e latentes dentro de nossa consciência, qual ouviremos?

Quando você não souber mais o que fazer, e se deparar com a pergunta, “E agora, qual será a próxima ação?!” você lembrará que o GTD tem as respostas práticas, e que você precisará esclarecer o que não gostaria, como deve ser feito. Dizer sim para o que você quer verdadeiramente dizer sim, vivendo os “casamentos” certos e não para o que merece ser dito não.

GTD dá trabalho implementar, dá trabalho manter, dá trabalho vivenciar no dia a dia, mas antes trabalhar com estes hábitos do que sem eles. Por isso, encare o desafio, deixe o volante do GTD guiar a sua vida, escute mais a sua “sabedoria interior”, o que você acredita, o que você realmente é, e seja feliz!  

Thais Godinho
10/05/2017
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Checklist de agosto 2015
A importância de manter listas separadas
Gerenciamento do tempo hoje (o que é para fazer todo dia e toda semana) – GTD

Este post é o último da série que explica como conciliar os dois métodos.

FLY Lady é um método de cuidados com a casa – clique aqui para saber mais.
GTD é um método de produtividade – clique aqui para saber mais.

Computador em uma mesa com um caderno ao lado

O que é um control journal?

Trata-se de um fichário, caderno ou programa que você utiliza para inserir todas as rotinas e informações do método FLY Lady.

Eu recomendo sempre ter uma versão impressa, pois o acesso é mais fácil, especialmente se você morar com outras pessoas.

É interessante dividir as seções por cores e personalizar de modo que funcione para você. Que seja bonitinho. Que seja positivo. Essa é a função do control journal: funcionar para você!

Você não pode construir seu control journal em uma única noite. Muita coisa depende da sua própria vivência e você provavelmente irá alterar muitos dados com o passar do tempo. Vá com calma e fazendo o que puder.

Neste link, no site do método, você encontra ideias e modelos (em inglês) para integrar ao seu control journal.

Veja o artigo no blog: Como criar um control journal

O que é o sistema GTD?

Sistema é o conjunto de ferramentas que você utiliza para o gerenciamento integrado da sua vida utilizando o método GTD.

O control journal, então, seria parte desse sistema. Independente da ferramenta que você utilizar. Ele não substitui o sistema GTD – na verdade, faz parte dele.

Veja o artigo no blog: Sistema GTD

Outros textos que podem ser interessantes:

Com este post, contemplamos todos os assuntos que relacionam e mostram como integrar o método FLY Lady ao método GTD. Você pode encontrar todos sob a tag: FLY Lady e GTD.

Espero que essa série tenha sido útil! Se tiverem dúvidas, por favor, usem sempre os comentários, pois suas dúvidas podem ajudar outras pessoas também, ao serem respondidas. Obrigada!

Thais Godinho
19/04/2017
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, FLY Lady, FLY Lady e GTD
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(Vídeo) Escritório móvel GTD
Listas são complicadas?
Editorial: Simplifique!

Este post faz parte de uma série que explicará como conciliar os dois métodos.

FLY Lady é um método de cuidados com a casa – clique aqui para saber mais.
GTD é um método de produtividade – clique aqui para saber mais.

Baby steps, ou “passinhos de bebê”, são uma recomendação no método FLY para você implementá-lo aos poucos. É uma maneira bem legal porque se trata de um guia mesmo em que você faz só uma coisa por dia para implementar o método. É um projeto típico para o GTD: Implementar o método FLY Lady. Cada um dos passos é uma próxima ação que você pode inserir no seu calendário, já que se trata de uma ação a ser feita em um dia específico (conceito do que entra no calendário de acordo com o GTD).

Você consegue encontrar todos os passos traduzidos no blog da Roseli. Aliás, blog maravilhoso e grande fonte de estudos em português da FLY Lady. Aqui você encontra a versão original em inglês.

O fator de sucesso para a implementação de qualquer método é a consistência. Por isso, fazendo um pouco por dia você irá, aos poucos, implementando não só o método FLY Lady como qualquer outro hábito que você queira incorporar. Mas, mais do que isso, curta o processo!

Falta apenas mais um post para concluirmos esta série, quando falarei sobre a relação entre o controle journal da FLY Lady e o sistema do GTD. Caso tenha dúvidas, por favor, deixe um comentário! A série está te ajudando? Espero que sim.

Thais Godinho
06/04/2017
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Inspiração do dia: quarto de bebê simples e aconchegante
Dicas definitivas para economizar na compra do enxoval do bebê
Algumas definições do GTD

Resolvi escrever este post agora pois tenho compartilhado alguns prints e dicas nas redes sociais e muitas pessoas me pedem para mostrar como está o sistema. Eu tenho ficado bastante estável com uma ou duas ferramentas principais para as listas de ações, nos últimos anos, e frequentemente alterno entre elas. Atualmente tenho usado um formato que foi intuitivo para mim e que tem funcionado bem, que é usar o Todoist para as listas do dia a dia (especialmente do térreo – ver horizontes de foco) e o Evernote para os horizontes mais elevados.

Como sempre, vale dizer que tais mudanças e melhorias são constantes, pois o sistema deve ser flexível o suficiente para atender as minhas necessidades no momento. O que nunca muda é o método (GTD), as listas, então é basicamente uma mesma estrutura que apenas muda de ferramenta de vez em quando.

Vou expôr o sistema de acordo com os horizontes, então:

Horizonte 5: Propósito & Princípios

Tenho um caderno único no Evernote para esse horizonte, onde insiro notas que tenham a ver com ele. São conteúdos como: minha missão pessoal, valores, princípios que vou descobrindo ao longo do tempo, frases que me inspiram, missão da empresa e outros relacionados.

Horizonte 4: Visão

Aqui já vira uma pilha de cadernos porque cada um tem uma função diferente e atrelada a visão.

Então eu tenho coisas importantes aqui. Tenho a visão da empresa, bem descrita em como eu vejo o Vida Organizada a médio e longo prazo. Em “Grande Cenário”, tenho uma nota para cada ano da minha vida, onde registro os principais marcos de cada ano. Tem mais a ver com Referência, certamente, mas nas notas de anos futuros eu costumo inserir coisas que espero que aconteçam, então por isso ficam aqui em visão. Visão do GTD é para o legado do David Allen, que me sinto parte responsável. Visão pessoal é a visão para a minha vida mesmo – os objetivos mais de longo prazo, coisas que sei que vão acontecer e que impactam meu engajamento hoje de alguma maneira. Tenho um tickler para o Paul até ele completar 18 anos (ele está com 6, por isso tem 12 notas), com ideias de coisas que quero explorar com ele em cada idade até ele se tornar maior de idade.

Horizonte 3: Metas & Objetivos

Aqui eu também tenho uma pilha de cadernos relacionados.

Objetivos da equipe só tem uma nota porque foi um assunto que explorei apenas com uma das pessoas. Agora nossa equipe está crescendo e, em breve, teremos mais notas, o que é muito bom. Gosto de acompanhar para ver como posso ajudar a alcançar, especialmente profissionalmente. Não tem muito o que escrever sobre os outros dois (objetivos pessoais e da empresa), porque são mais óbvios. Cada nota se refere a um objetivo e, dentro dele, faço anotações pertinentes, quando sinto necessidade.

Horizonte 2: Áreas de Foco

Eu tenho um caderno no Evernote onde coloco uma nota para cada mapa (pessoal e profissional). Continuo usando o Mind Meister para as áreas de foco, mas pretendo mudar para o Free Mind, pois assim eu consigo deixar o mapa offline dentro do Evernote.

Horizonte 1: Projetos

Aqui tenho uma pilha de cadernos e cada projeto vai em uma nota.

Não tomem a setorização acima como algo fixo porque ela é a que mais muda para atender revisões orientadas. Ou seja, se em uma revisão semanal eu entender que faz mais sentido setorizar de determinada maneira, mudo facilmente. O objetivo é facilitar a comunicação, os relacionamentos e as minhas revisões pessoais.

Por exemplo, é bom ter a setorização de projetos de casa e família, pois reviso facilmente com o meu marido. Ter separados os projetos que são os coachings em andamento, assim como os treinamentos e cursos que estou desenvolvendo, também. Enfim, essa setorização é feita não com base em “áreas da vida”, mas em revisões que fazem sentido para mim – que projetos eu quero ver agrupados e com quem?

Dentro do projeto, eu tenho uma estrutura baseada no Modelo de Planejamento Natural do GTD, que uso como recurso em alguns projetos. Tenho uma nota que é um template, que fica nos atalhos do Evernote, e que uso sempre que necessário.

Térreo: Calendário, Próximas Ações, Aguardando Resposta e Assuntos a Tratar

Para calendário, costumo utilizar as seguintes ferramentas:

Agenda do Google para ações a serem feitas em hora específica, ações a serem feitas em dia específico ou informações relacionadas a dia específico.

Tickler físico para materiais impressos ou semelhantes relacionados a datas específicas. Uso pastas suspensas em um arquivo móvel om três gavetas – a do tickler é a primeira.

Também atribuo prazos a ações, coisas que estão aguardando resposta e assuntos a tratar no Todoist, quando for o caso. Tudo que atrelamos data é “calendário” para o GTD.

As outras listas, então, (Próximas Ações, Aguardando Resposta e Assuntos a Tratar) estão no Todoist.

Como já comentei anteriormente, não uso etiquetas nem filtros porque gosto de mostrar que a versão gratuita do Todoist é acessível para o uso do GTD. Além disso, estou fazendo um trabalho interno já há alguns anos de abandonar o microgerenciamento, que só me fazia perder tempo, e focar em resultados maiores a cada revisão semanal.

Dentro de cada categoria, eu tenho as divisões que, mais uma vez, são totalmente personalizadas à minha vida e que mudo sempre que sentir necessidade de tal personalização. Atualmente, as próximas ações estão com os seguintes contextos:

Inclusive pretendo criar alguns contextos novos porque as listas de computador estão grandes. Não tem sido tão trabalhoso visualizar o que tem em cada uma delas, mas prefiro ver menos itens e criar contextos mais adequados. Por exemplo: muitos dos itens dentro de computador-offline são textos e materiais para revisão, em que preciso estar mais concentrada, então esse é um contexto que faz sentido para mim. Portanto, pretendo criá-lo.

As listas de contextos são as listas que reviso quando estou em determinado contexto, a fim de fazer algumas coisas dependendo do tempo disponível e da minha energia. Ontem, por exemplo, não me senti muito bem e acabei não trabalhando algumas horas durante a manhã. Porém, quando comecei a me sentir melhor, peguei o computador e vi a lista de coisas a fazer quando estivesse online, e resolvi nada menos do que quatro coisas, sem esforço! Achei impressionante (até postei no Twitter) porque eu movi basicamente quatro projetos adiante sem esforço algum. E acho que isso é uma das maravilhas do GTD. Desde o começo, a lista por contexto é mágica para mim.

Perdoem o “no brincadeira”. Eu sou muito ruinzinha digitando pelo celular. rs

Na lista de aguardando resposta, gosto de separar por categorias de revisão também.

Eu já me questionei se não valeria a pena organizar o que está aguardando resposta no Evernote, já que reviso basicamente uma vez por semana, mas deixo no Todoist por alguns motivos: 1) é mais ágil; 2) o controle dos prazos é mais efetivo; 3) salvo do Gmail muito facilmente.

Em Assuntos a tratar, divido por pessoas ou reuniões que, mais uma vez, fazem sentido ver de maneira separada.

Eu gosto muito de manter essa lista de assuntos a tratar no Todoist por causa do histórico que ele mantém no “projeto” (pastinha). Basta clicar em “ações concluídas” para ver o que já foi conversado e quando. Eu também acho muito interessante ter essa referência no Evernote. Deixo no Todoist apenas pela agilidade da inserção de informações e acesso quando estou com tais pessoais ou em determinadas reuniões.

Vejam então que aqui entra um diferencial das duas ferramentas: Todoist para o que for mais ágil e Evernote para o que for mais robusto, exigir linkagens entre notas, mais referências etc. Tenho gostado de trabalhar desse jeito.

Caixas de entrada

Tenho uma caixa de entrada física na minha mesa no home-office e uma pasta em cada bolsa / pasta / mochila quando saio de casa para eventos externos. Chegando em casa, coloco o conteúdo dela na caixa de entrada que fica na mesa.

Em formato eletrônico, uso tanto a caixa de entrada do Todoist quanto a do Evernote e o segredo é processar as duas diariamente. No geral, coloco no Todoist o que for mais pontual e, no Evernote, informações, textos. Mas para falar a verdade o que dita onde vai o que é o que estiver mais fácil no momento. Como processo ambas diariamente, tanto faz.

Para e-mails, tenho duas caixas de entrada: a do Gmail, que é a minha principal, e uma do Outlook 365, para e-mails da Call Daniel. Também tenho mantido ambas sob controle diariamente. Quando sei que não vou conseguir processar em até 24 horas (porque estarei viajando ou em eventos externos), coloco uma mensagem automática de ausência. Priorizo esse processamento quando “volto”.

O legal do Gmail é a extensão do Todoist para o Google Chrome, que me permite enviar próximas ações e itens aguardando resposta muito facilmente para o Todoist. Explore aqui.

Gosto de falar sobre caixas de entrada porque percebi, nos últimos meses, a importância que se tem de capturar com significado e processar diariamente. É extremamente prioritário para mim processar essa quantidade imensa de informação que gero e recebo porque, quando faço isso, sei que estou apenas definindo o meu trabalho. Não dá para deixar de lado nem fazer na pressa. E eu percebo que, muitas pessoas que se sentem sobrecarregadas, no final das contas é porque estão deixando de fazer isso.

Algum dia / talvez e incubados no geral

Tenho uma pilha de cadernos no Evernote onde coloco os itens para algum dia / talvez.

Eu vivo trabalhando nessas listas a fim de melhorá-las. Por exemplo, livros e filmes são algo que, provavelmente, vou mover para referências em breve, pois para mim fará mais sentido ter ações e projetos aqui em algum dia. No geral, insiro um item por nota em cada um dos cadernos e gosto de setorizar por temas porque, dependendo da revisão semanal, nem olho alguns deles. Por exemplo, se não pretendo viajar, não preciso olhar o que tem no caderno de viagens. A lista “Próximos” foi uma tentativa de agrupar os projetos que vão entrar a seguir, mas também pretendo extinguí-la, pois são projetos que podem ser distribuídos em outras categorias.

Como vocês podem ver, tudo no meu sistema é muito orgânico e eu vou mudando e personalizando de acordo com a necessidade. Eu faço esse post mais para mostrar a estrutura, mas esses pequenos pedaços mudam bastante.

Material de suporte a ações e projetos

Para materiais físicos, uso pastas em L, basicamente. Cada vez menos tenho usado material em papel para suporte, mas ainda tem bastante. Renovação de passaporte, declaração do imposto de renda, comprovantes de viagens são sempre coisas que geram papéis.

No computador, varia bastante. A diferença entre referência e suporte a projetos / ações é que os materiais de suporte estão associados a coisas em andamento, então pode fazer sentido agrupá-los para facilitar o acesso a cada um deles.

Eu tenho muitos materiais individuais que ficam em lugares diverssos: Google Drive, Dropbox, Evernote. Então o que eu faço é sempre linkar essas notas e arquivos ao plano do projeto que tenho no Evernote – me ajuda a me organizar. Mas há casos de projetos mais complexos que eu gosto de ter um caderno mesmo no Evernote para agrupar e, muitas vezes, até compartilhar com outras pessoas, se precisar. É o caso de viagens, certificações, processos de coaching.

Depende muito do volume de coisas e informações em um determinado projeto e de se eu quero compartilhar com alguém, deixar essas informações offl-line em um caderno etc.

Material de referência

Mais uma vez, tenho pastas de plástico onde organizo o material de referência em papel. Estou abandonando as pastas suspensas porque acho que elas estragam muito rapidamente, mas acredito que ainda mantenha alguns materiais assim com a mudança que farei do escritório. Está em andamento!

Para o material eletrônico, como falei, alterno entre três ferramentas: Dropbox, Evernote e Google Drive. Qual a diferença entre elas? – você pode me perguntar.

Basicamente, no Dropbox eu tenho o plano pago para inserir toda a minha organização “de computador” – ou seja, em vez de deixar no computador, eu coloco no Dropbox. Eu gosto muito do Dropbox porque eu uso para organizar arquivos mais pesados, especialmente para compartilhar com outras pessoas.

Organização simples e dedutiva, com base em palavras-chave. Já tentei organizar de outra maneira (por ex: macro áreas), mas não funciona. Gosto de ver tudo em uma única hierarquia em ordem alfabética, o que também é uma recomendação do David Allen.

O Google Drive eu uso por dois motivos: 1) a organização de referências da Call Daniel fica lá, então obrigatoriamente preciso usar bastante, e 2) gosto de criar planilhas, formulários e documentos que podem facilmente ser editados por lá. Sigo o mesmo padrão do Dropbox para pastas.

Eu gosto mais do Evernote. Acho que ele é o que tem melhores recursos e é mais flexível. Porém, a limitação de 100Mb por nota me faz precisar utilizar outros programas, como o Dropbox. No entanto, a imensa maioria dos meus arquivos de referência fica lá.

No geral, tenho uma pilha de referências e organizo os assuntos por etiquetas. o legal de criar etiquetas é que o programa já organiza automaticamente em ordem alfabética e, para mim, fica muito fácil de pesquisar e encontrar o que eu preciso.

Os prontuários médicos estão em cadernos separados para que eu possa compartilhá-los com o meu marido.

O portfolio estou montando recentemente – faz parte de um projeto. A ideia é poder compartilhar com clientes que me pedirem.

O caderno do livro estou usando para inserir a tradução dos textos e depois compartilhar com os instrutores.

Enfim, sempre que tenho um caderno separado, geralmente é porque quero compartilhá-lo ou deixá-lo offline, se necessário.

Uma pilha diferente de referência que tenho é de checklists.

De verdade, eu acredito que um bom arquivo de referência seja algo para a vida e tenho muitas melhorias que quero fazer no meu nos próximos meses e anos. É um trabalho constante de refinamento e curadoria.

Visão geral do Evernote:

Bom, é isso. Acredito que eu tenha contemplado o sistema inteiro nesse post. Caso tenham dúvidas, por favor, postem nos comentários.

O propósito deste post não é ensinar GTD, mas mostrar como eu tenho me organizado. Para aprender GTD e entender muitos dos conceitos que cito aqui (por ex: “o que é projeto?” ou “o que entra em aguardando resposta?”), por favor, veja os posts já publicados aqui no blog a respeito. Tem bastante coisa! Além disso, tenho um guia para implementar o método de maneira geral. Espero que ajude.

Obrigada pela leitura!

Thais Godinho
28/03/2017
Veja mais sobre:
, Dropbox, Evernote, Google, Meu uso do GTD, Todoist
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O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss – Parte 5
Novidades: meu site pessoal + perguntas respondidas
Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Introdução

Este post faz parte de uma série que explicará como conciliar os dois métodos.

FLY Lady é um método de cuidados com a casa – clique aqui para saber mais.
GTD é um método de produtividade – clique aqui para saber mais.

A FLY Lady recomenda termos listas detalhadas de limpeza que, em resumo, são o seguinte: para você ter um cômodo da casa limpo dentro que você considera perfeito, qual a lista de coisas a fazer nesse cômodo? Por exemplo, no banheiro, pode incluir: limpar e esfregar o vaso, limpar espelhos, lavar o box e por aí vai.

No site ela disponibiliza modelos, mas a ideia é personalizar para a sua própria casa. Ou seja, você pegar seu caderninho e ir de cômodo em cômodo listando o que precisa fazer em cada um deles.

Para o GTD, a lista de limpeza detalhada é uma checklist. E checklists são listas de referência que você revisa na sua Revisão Semanal e, se algo demandar algum tipo de ação, você define uma próxima ação, que vai entrar nas suas listas por contextos.

Visualização de exemplo no Todoist:

Você pode montar essas listas em qualquer aplicativo que suporte listas, textos ou até mesmo em um caderno ou fichário.

Quando você estiver na zona da semana, pode se concentrar em “zerar” todas essas ações dos cômodos específicos. Mas tem muita coisa nessas listas que acabamos fazendo espontaneamente.

Vale a pena verificar essas listas semanalmente, na revisão semanal, porque tem coisas que você faz só uma vez por mês (ou com uma frequência mais espaçada), mas tem outros que você pode querer fazer semanalmente ou até mais de uma vez por semana. Nesse caso, você pode personalizar checklists diárias ou inserir ações com recorrência em seu calendário, se tiver um dia específico para fazer (por ex: colocar o lixo para fora no dia do lixeiro).

Algumas pessoas gostam de dedicar um período inteiro da semana (por ex: segunda de noite ou sábado de manhã) para fazer todas as atividades da lista de limpeza detalhada. Pode fazer, mas não precisa. Você também pode ir fazendo aos poucos todos os dias, dependendo apenas de estar no contexto apropriado.

Existe algum assunto que você gostaria de ver nessa série? No próximo post, vamos falar sobre os “baby steps” – o guia para implementar o método FLY Lady.

Thais Godinho
15/03/2017
Veja mais sobre:
, FLY Lady, FLY Lady e GTD
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Coisas para fazer nas férias de verão mesmo que você não vá viajar
Como organizar: Casamento depois de ficar noivo/a
Como é a vida com 94 projetos em andamento

Muitas pessoas me perguntam se o Trello é uma boa ferramenta para o GTD. De modo geral, qualquer ferramenta que dê para criar listas serve para o GTD. A DAC (David Allen Company) propõe uma estrutura básica a ser aplicada em qualquer ferramenta, baseada nos princípios do GTD. Fiz essa instalação e compartilho com vocês neste post.

Vale lembrar que a complexidade do uso de qualquer ferramenta vem do uso que você faz dela. À medida que você vai inserindo mais informações, o seu sistema deve ser simples e intuitivo de navegar, para não complicar a sua vida.

O Trello lida com “equipes” e “quadros”. Crie uma “equipe” chamada GTD para inserir o que for relacionado ao seu sistema e, dentro dela, crie os “quadros”: Projetos & Ações e Referência. Você pode criar outros depois, se quiser, mas recomendo começar com esses.

Quadro Projetos & Ações

Exemplo de Assuntos a Tratar, quando clico no “cartão” com o nome da pessoa

A ideia é criar checklists dentro de cada cartão para listar os assuntos a tratar. Essa estrutura pode ser aplicada em todas as outras listas para detalhamentos diversos.

Exemplo de projeto

Quadro Referência

Exemplo de checklist

Quadro: Horizontes mais elevados

Qualquer dúvida, deixe um comentário. Espero que o post seja útil.

Thais Godinho
13/03/2017
Veja mais sobre:
, Trello
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Guia do Vida Organizada para aplicar o GTD no Todoist – Parte 4 – Organizando o workflow diário
Simples exercício de visão para ajudar a ter perspectiva
Coisas para fazer nas férias de verão mesmo que você não vá viajar