ou

Frequentemente eu faço um post mostrando como está o meu sistema GTD. Eu postei em dezembro como estava meu setup e tive poucas mudanças desde então, mas sempre há pedidos dos leitores para que eu mostre como está a versão mais atual, então lá vai.

Para agenda e tickler, eu não utilizo o Todoist, e sim o Google Calendar. Prefiro a forma de visualização. Eu ainda coloco ações com prazo no Todoist e explico a diferenciação direitinho aqui.

Meu setup atual no Todoist está assim:

Pontos importantes a colocar:

  • Não uso mais etiquetas nem filtros. Não sinto necessidade. O objetivo é simplificar cada vez mais.
  • Está em inglês para eu treinar o idioma.
  • O único elemento diferente é a nova lista chamada “Reference lists” (listas de referência), que vou explicar mais para baixo.

Para quem não sabe, eu utilizo o método GTD (Getting Things Done) como método de produtividade pessoal. Você encontra mais sobre o método aqui.

Setup em detalhes:

Enxuguei um pouco os contextos das próximas ações:

Enxuguei um pouco os itens de Aguardando Resposta:

Organizei os projetos por macro-áreas que fazem sentido hoje para mim:

Enxuguei um pouco as listas de Algum dia / Talvez:

Não mudei nada aqui em Horizontes de Foco:

Enxuguei um pouco as checklists:

Criei essa categoria de listas de referências para diferenciar de checklists:

O que são listas de referência e como elas são diferentes de checklists?

Checklists são listas de referência também. Em teoria, elas poderiam ficar todas juntas. Em teoria (2), toda lista é uma checklist. Eu separei (e isso é coisa minha, não do GTD) porque eu queria ter uma visão de listas que eu verifico para saber se tenho feito determinadas coisas em piloto automático com a qualidade que eu espero em cada uma dessas áreas, enquanto as listas de referência são listas que apenas consulto em situações específicas. Vou citar alguns exemplos de checklists e de listas de referência:

Checklists:

  • Meu dia ideal (coisas que eu gostaria de fazer diariamente para ter um dia legal)
  • Contas a pagar todo mês
  • Rotina diária essencial em casa
  • Lista de compras de mercado
  • Manutenção do carro
  • Volta às aulas
  • Como planejar a minha semana
  • Revisão semanal
  • O que levar para uma reunião

Listas de referência:

  • Contatos importantes
  • Tamanhos de roupas da família
  • Livros lidos
  • Horários das aulas do Paul
  • Receitas favoritas
  • Shows que eu já assisti
  • Gadgets que eu tenho e números de série
  • Piadas divertidas
  • Frases preferidas

Faz sentido dando exemplos? Para mim, essa separação tem feito sentido por enquanto.

Rápido glossário para entendimento:

  • Next actions = Próximas ações: O GTD não lida com “tarefas”, mas sim próximas ações claras e visíveis do que você deve fazer. Por exemplo: você não escreve “trocar pneus” em uma lista, mas sim “comparar preços de pneus na web”, que é uma próxima ação.
  • Contextos: As listas de próximas ações no GTD podem (não disse devem, percebam) ser categorizadas por contextos, ou seja, o lugar que você tem que estar para realizar aquela ação. Uma lista de mercado é uma lista por contexto – você tem que estar no mercado para comprar aqueles itens. Para o GTD, a lógica funciona com todo o resto, com coisas que você precisa fazer quando estiver em casa, ao computador, na rua, com um telefone em mãos etc. Dessa forma, você confere agilidade na execução, agrupando ações semelhantes. Por isso, na minha lista de próximas ações, você pode ver as divisões por contextos, que podem ser personalizados para cada pessoa.
  • Waiting for = Aguardando resposta: Tudo aquilo que estou aguardando resposta de terceiros.
  • Projects = Projetos: Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído em até um ano. Você terá projetos simples e complexos, desde “Trocar os pneus do carro” até “Implementar o novo sistema de intranet na empresa”.
  • Someday maybe = Algum dia / talvez: Tudo aquilo que não demanda ação agora, mas pode ser que no futuro sim. Está incubado.
  • Horizons of focus = Horizontes de foco: Maneira holística de dividir nossa vida em camadas, de acordo com os resultados que queremos alcançar dentro de horizontes de foco mesmo. As coisas formam uma escadinha que representa prioridades.
  • Checklists: Listas de verificação, não de lembretes. São coisas que já fazemos no piloto automático, mas valem a pena listar apenas para verificar para quando for fazer novamente. Exemplos: checklists de viagens, processos etc.

Qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
15/02/2017
Veja mais sobre:
Meu uso do GTD
21
Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 8 – Gerenciando notas na prática
Evento gratuito: IV GTD Happy-Hour

Imagem: The Zen Files

GTD™ é um método de produtividade e gerenciamento integrado da vida, criado por David Allen, e serve justamente para ensinar o caminho da produtividade sem estresse. Aprenda a gerenciar o seu fluxo de trabalho (e, por trabalho, entenda tudo aquilo que você empreende algum esforço para alcançar resultados, seja na vida pessoal ou profissional) através de 5 passos práticos ensinados em um programa que vai ajudar na sua mudança de hábitos para uma vida menos ocupada e mais produtiva. O GTD vai te ensinar a ter confiança na hora de escolher o que fazer, de modo que seja a coisa certa no momento certo, aproveitando suas melhores ideias e com mais tranquilidade.

A Call Daniel é a franquia exclusiva do método GTD™ no Brasil. Todos os cursos abertos são ministrados por mim.

Formato do curso

O curso de GTD™ Nível 2: Projetos & Prioridades é composto essencialmente por um dia de curso + sessões de instalação e implementação, que podem ser personalizadas quando realizadas em empresas. Para turmas abertas, oferecemos o seguinte formato:

  • Curso presencial (8 horas)
  • Inventário completo de projetos (2 horas)
  • Áreas de foco (2 horas)
  • Modelo de Planejamento Natural (2 horas)

A participação no curso e em pelo menos três sessões adicionais são requeridas para recebimento do certificado.

Quem pode participar

Não há pré-requisitos. Todos aqueles que querem aprender sobre o método GTD, implementá-lo, ou ter uma vida com mais produtividade e menos estresse podem participar.

▶︎ Clique aqui para se inscrever no site da Call Daniel

Thais Godinho
09/02/2017
Veja mais sobre:
0
“Dá trabalho”
Em busca da essência
2016: um ano desafiador!

Imagem: Divulgação / David Allen Co.

GTD™ é um método de produtividade e gerenciamento integrado da vida, criado por David Allen, e serve justamente para ensinar o caminho da produtividade sem estresse. Aprenda a gerenciar o seu fluxo de trabalho (e, por trabalho, entenda tudo aquilo que você empreende algum esforço para alcançar resultados, seja na vida pessoal ou profissional) através de 5 passos práticos ensinados em um programa que vai ajudar na sua mudança de hábitos para uma vida menos ocupada e mais produtiva. O GTD vai te ensinar a ter confiança na hora de escolher o que fazer, de modo que seja a coisa certa no momento certo, aproveitando suas melhores ideias e com mais tranquilidade.

A Call Daniel é a franquia exclusiva do método GTD™ no Brasil. Todos os cursos abertos são ministrados por mim.

Formato do curso

O curso de GTD™ Nível 1: Fundamentos é composto essencialmente por um dia de curso + sessões de instalação e implementação, que podem ser personalizadas quando realizadas em empresas. Para turmas abertas, oferecemos o seguinte formato:

  • Curso presencial (8 horas)
  • Laboratório de instalação via Internet (2 a 4 horas)
  • Webinar ao vivo – Gerenciamento de e-mails (2 horas)
  • Revisão semanal guiada realizada virtualmente (2 horas)

A participação no curso e em pelo menos três sessões adicionais são requeridas para recebimento do certificado.

Quem pode participar

Não há pré-requisitos. Todos aqueles que querem aprender sobre o método GTD, implementá-lo, ou ter uma vida com mais produtividade e menos estresse podem participar.

▶︎ Clique aqui para se inscrever no site da Call Daniel

Thais Godinho
09/02/2017
Veja mais sobre:
0
5 maneiras de ter uma manhã menos estressante
“Problemas? Oba!” (Roberto Shinyashiki)
10 maneiras de simplificar o seu dia-a-dia de trabalho

Se você deseja aprender a usar GTD (método de produtividade), você deve contatar a Call Daniel, que é a franquia oficial do método no Brasil. Eu atuo com eles e você pode pedir que este trabalho seja realizado por mim, ao entrar em contato. Mas o contato precisa ser através deles, ok?

A Call Daniel também oferece cursos abertos e in company para quem quiser participar da experiência educacional do GTD.

Thais Godinho
09/02/2017
Veja mais sobre:
0
10 itens que você pode usar para armazenar coisas de artesanato
Linkagem de domingo {4}
Dicas de organização para professores

Venho construindo aos poucos um mapa mental no Mind Meister sobre GTD™ e o tornei público para compartilhar com vocês.

Vou adicionar informações aos poucos, mas já tem bastante coisa, especialmente para quem está começando.

Clique aqui para acessar!

Thais Godinho
09/02/2017
Veja mais sobre:
23
Como se lembrar de tudo o que precisa fazer?
O que são áreas de foco
Depoimento da leitora: “Frequentemente me via sem foco, sem determinação e perdida em questionamentos”

Propósito e princípios

Gosto de revisitar com regularidade meu Horizonte 5, que traz tudo aquilo que remete aos meus valores, minha missão pessoal, princípios e outros relacionados. Ao final de um ano, gosto de fazer essa revisão pensando assim: Será que eles se refletiram em meus projetos? Nas minhas atitudes? Na pessoas que eu quero ser? E, para o ano seguinte, eles realmente me direcionam para todo o resto. Aliás, é para isso que esse Horizonte 5 serve – direcionar quando preciso tomar decisões. E, justamente quando quero decidir como será o ano novo, não faz sentido revisitar isto aqui?

Ler a minha missão pessoal me inspira muito. Ela foi descoberta há pouco tempo, quando fiz o curso de coaching, em julho. Ler a missão do Vida Organizada me ajuda com todas as decisões que preciso tomar com relação ao meu trabalho. É a missão da minha empresa, certo? Mas, mais do que uma empresa, algo que quero no sentido de legado. É maior do que eu. A missão do VO eu descobri entre 2012 e 2013 e foi um processo muito inspirador para mim, como toda missão deve ser.

Eu também gosto de, com o tempo, registrar princípios de vida que fui descobrindo à medida que as coisas aconteciam. Esses princípios também guiam decisões. Outra coisa importante aqui são os meus valores. Tenho os meus pessoais e os do Vida Organizada. Foi um exercício muito interessante chegar a poucos valores para ambos, para reduzir àqueles que eu achava que realmente diziam tudo sobre mim. E esse é um conselho que eu gosto sempre de dar: se você pudesse escolher três ou cinco valores, quais você escolheria? Quais seriam tão intrinsicamente seus que, ao mostrá-los, você se sentiria mais exposto(a) que ao tirar suas roupas?

Toda vez que leia minha missão, meus princípios, meus valores, eu consigo sentir como isso é algo importante, que me guia mesmo. Então, começar essa revisão por eles me ajuda a definir o que vem por aí.

Visão

Visão é tudo aquilo que quero a longo prazo. A visão que eu tenho para a minha vida, seja daqui a 3, 5, 10 anos ou mais. No geral, ficar entre 3 a 5 anos já é o suficiente para a maioria das pessoas, mas o exercício pode ir além.

Aqui é onde eu vejo que realmente estou na direção certa da vida que quero ter, tanto para mim, quanto para a minha família e a minha empresa.

Uma vez fiz um exercício de visão para imaginar como seria um dia ideal de trabalho daqui a 15 anos, e ele foi tão surpreendente! Vi que não queria, em termos de atividades, coisas tão diferentes, mas a estrutura, a logística da coisa, estava mais correta para mim. Isso me ajuda no ajuste de foco. Se quero chegar lá, como posso trabalhar rumo àquilo agora?

Gosto de pensar em quantos anos eu terei, nosso filho terá, meu marido terá, daqui a 3, 5, 10 anos. Pensar em nossos parentes e amigos. Isso influencia muito no planejamento. Por exemplo: se daqui a cinco anos quero morar em outro lugar, o que posso fazer no momento para chegar a esse resultado? Isso aqui é bem interessante, pois nos permite planejar mesmo a vida, guardar dinheiro, parar de investir tempo em coisas que não têm nada a ver. Gosto de ver uma vez por ano, mas sempre que me sinto um pouco chateada e achando que as coisas não estão andando, revisito a minha Visão. E frequentemente preciso fazer ajustes, porque no dia a dia é comum a gente ir dizendo “sim” a muitas coisas.

A coerência da coisa toda é: se eu quero que isso aconteça daqui a 5 anos, o que tenho que alcançar entre 1 e 2 anos para chegar lá? E é aí que entra o horizonte abaixo, relacionado a metas e objetivos.

Metas e objetivos

O que eu quero que seja verdade na minha vida até o final de 2018? (ou seja, daqui a dois anos). Esse “prazo” é variável, e pode mudar para “janeiro 2019” assim que virar o ano para “janeiro 2017”. E a ideia não é que demorará dois anos, mas até dois anos. Pode ser antes. O que eu quero alcançar?

Por exemplo: se eu tenho um objetivo de médio a longo prazo que seja comprar um apartamento, o que quero que seja verdade com relação a isso em até 2 anos? Poderiam ser coisas como “ter 1/3 do valor do imóvel guardado para dar como entrada”. Isso é uma meta. Percebeu?

E você pode ir além aqui, não apenas explorando o horizonte acima (visão), como o horizonte abaixo (áreas de foco). Ao analisar cada área da sua vida, pergunte-se: o que eu quero que seja verdade nessa área em até 2 anos? Putz, certamente várias coisas. O gingado aqui é aprender a diferenciar o que é objetivo do que é projeto, que está em outro horizonte. No final das contas, são todos resultados desejados. Mas pensar que projetos são coisas que você conclui, e objetivos estados que você alcança, pode ajudar. Além do que, o horizonte de projetos é de até um ano.

Aqui, eu gosto de ver meus objetivos pessoais e os objetivos da minha empresa. Adoro fazer esse exercício, porque ele é uma construção. Já aconteceu (este ano, inclusive), de descobrir que eu tinha uma meta que não queria muito bem dizer em voz alta mas, uma vez que eu tenha aceitado essa minha vontade, um monte de outros objetivos caíram por terra. É bem dinâmico. Não servem para engessar, mas para te ajudar a pensar, planejar e chegar lá, fazendo as mudanças que achar necessárias.

Eu reviso os meus objetivos de curto prazo sempre que eu quiser garantir que esteja no caminho certo para conseguir o que eu quero (às vezes bate essa insegurança). Mas, em termos de tempo, geralmente a cada 3 ou 4 meses. Não é algo que fica ali, no meu dia a dia, porque no dia a dia eu olho outras coisas, especialmente relacionadas a eles, mas que efetivamente me colocam no campo da ação.

Gosto de ver os objetivos que concluí no ano que está acabando também. Este foi um ano legal, em que alcancei objetivos bacanas, como lançar meu segundo livro e tirar a minha certificação em coaching.

Os objetivos da empresa foram definitivamente sendo construídos aos poucos, com toda essa análise anterior, e culminados em uma reunião de planejamento 2017 que eu fiz com a Carol. Depois disso, ainda há o trabalho de refinamento, que é para identificar projetos. Afinal, se eu quero alcançar esse estado entre 1 a 2 anos, o que preciso concluir antes disso para chegar lá?

Áreas de foco

As áreas de foco são as áreas da nossa vida que queremos “cuidar”, garantir um padrão X de qualidade esperada. No geral, são duas abordagens: suas áreas de foco pessoal e suas áreas de foco profissional, que trazem suas responsabilidades atuais no trabalho. Como já mostrei aqui no blog, gosto de gerenciá-las através de mapas mentais, especialmente porque acho que o conceito de “mapa” aqui se encaixa perfeitamente. Elas são como um mapa da minha vida.

Reviso minhas áreas de foco sempre que me sinto sobrecarregada ou com a necessidade de fazer mudanças – ou mesmo quando houve alguma mudança significativa (quando mudei de trabalho, por exemplo). E a pergunta-chave aqui é: essa área está com o padrão de qualidade que eu gostaria que ela estivesse? Se não, o que precisa acontecer? Fatalmente, isso me mostrará projetos. E é simples assim.

Para o ano novo, uma abordagem de revisão legal é fazer a mesma pergunta com foco diferente: essa área está com o padrão de qualidade que eu gostaria que ela estivesse nesse ano novo? Se não, eu aguentaria passar mais um ano inteiro desse jeito? Então, o que preciso fazer? E lá vêm projetos.

Claro que nem todos os projetos precisam ser colocados em andamento imediatamente. Isso a gente vai ver a seguir.

Projetos

Os projetos são coisas muito mais no nível tático da coisa que no nível estratégico. De maneira geral, eles são a forma de você colocar em ação aquilo que quer alcançar. São apenas resultados que você quer concluir em até um ano (podem ser semanas…) e que, para isso, certamente haverá mais de um passo para chegar a essa conclusão. No geral, uma pessoa tem entre 30 e 100 projetos em andamento – ela só não sabe disso.

Se você efetivamente parar para pensar em tudo o que gostaria de concluir em sua vida, em todas as áreas, vai identificar muito mais do que 100 projetos. Lembre-se que projeto, para o GTD, vai desde “Implementar um novo sistema de intranet” até “Trocar os pneus do carro”. Por isso são tantos. Vai valer uma análise semanal da sua parte para definir o que deve estar em andamento e o que não deve, que irá para uma lista chamada Algum dia / talvez, que será reavaliada na semana seguinte.

Eu já gostei muito de ver toooodos os projetos que já concluí em um ano, mas hoje vejo apenas os mais significativos. Isso me deixa com um sentimento de realização muito grande, porque eu realmente faço MUITA coisa, graças ao GTD™.

Essa revisão de todos os projetos é semanal, e eu gosto de ver que muitos deles estão contribuindo para que eu alcance objetivos ou aquele padrão de qualidade que acho importante nas diversas áreas da minha vida. E muitas vezes são coisas simples, como “Reformar a cozinha”. Digo simples no sentido de que não há complexidade em definir próximas ações. É diferente de um projeto como “Definir linha de estudo a ser explorada no mestrado”, que demanda raciocínio e ações que demandam mais esforço intelectual.

Após a revisão dos objetivos, eu gosto muito de já definir os projetos imediatos. Muita coisa pode ser concluída em até um ano, mas muitas outras também podem esperar. Então essa revisão é fundamental, porque traz clareza.

Calendário e ações

O dia a dia de forma geral. Como utilizo um calendário eletrônico (agenda do Google), aniversários, vencimentos de contas e outras recorrências já estão lá listadas. O que gosto de fazer, em um ano novo, e fiz para o próximo, é repensar um pouco como gostaria de viver o meu dia a dia, de modo a não deixá-lo tão sobrecarregado.

Sabem, um dia eu pensei que seria ideal trabalhar em home-office. Isso não é algo que simplesmente acontece – eu esclareci melhor o que queria e o que deveria fazer. E hoje estou aqui, podendo reagrupar minhas atividades de acordo com esse modelo de trabalho. Por isso, quando digo que o GTD™ te coloca na cadeira do motorista da sua vida, é por isso mesmo. Ele te tira desse estado de “oh vida, oh azar”, “não tenho tempo pra nada”, “ninguém me ajuda”, para efetivamente tomar providências. E sim, já tive alunos e alunas que, ao fazerem essa análise do dia a dia, identificaram que queriam se divorciar, casar, mudar de emprego, ficar no emprego, mas em outra área. É um processo muito interessante.

Para o ano que vem, eu tomei decisões bem restritas para conseguir abrigar meu trabalho com mais tranquilidade. Isso impactou na minha agenda diretamente, e tenho achado ótimo. Comuniquei as pessoas que agendam compromissos comigo, expliquei como estou fazendo. Há perdas e ganhos, mas a sensação de estar no comando da própria vida é um ganho maior.

As ações em si são revisadas e executadas diariamente, e elas apenas refletem as próximas ações de projetos ou outros resultados. Elas são apenas a parte do “como” fazer – a operacionalização de tudo o que quero, passo a passo.

A grosso modo, a ideia é você saber que a ação que você executa hoje tem a ver com o seu propósito de vida. Que os seus projetos caminham em direção aos seus objetivos e toda essa coerência exista para te fazer aproveitar a vida de maneira melhor e mais feliz. Não é complexo – na verdade, a complexidade já existe. Sua vida já tem todos esses horizontes. O que o GTD™ faz é nos ajudar a gerenciar tudo.

Será que seu ano que vem está coerente com seus valores, princípios e propósito? O que te falta para chegar lá? Qual sua próxima ação?

Thais Godinho
25/12/2016
Veja mais sobre:
28
Minhas caixas de entrada
Como estou fazendo a revisão semanal atualmente
Faça uma pergunta para o David Allen