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Você encontra toda a referência sobre o aprendizado do método GTD nesta página.

No post de hoje, vamos falar sobre o quinto passo do GTD, que é o engajar. Quando falamos sobre passos, estamos falando sobre hábitos. Leia este texto para uma compreensão melhor deste entendimento.

Eu adoro falar sobre o quinto passo porque é sobre o que realmente importa, não é mesmo? Executar com significado. Porque convenhamos: riscar coisas da lista qualquer um pode fazer. Agora: será que o que você está riscando da sua lista é realmente a coisa certa, a mais importante, a sua prioridade? Você está aproveitando seu tempo da melhor maneira? Você está apropriadamente engajado com a sua vida? Foi por isso que o David Allen alterou o nome do quinto passo de executar para engajar. Tem mais a ver.

Se você parar para analisar seu nível de produtividade nas últimas semanas, se sentirá satisfeita(o)? Se sim, por quê? Certamente algo certo vem fazendo. Se não, há pontos de melhoria. Então vamos analisar um pouquinho como promover tais melhorias. Você pode estar ocupado(a) o tempo todo, riscando loucamente itens da sua lista, e ainda assim não se sentir produtiva(o). E acho que você já percebeu isso. Isso acontece porque estar ocupado é diferente de ser produtivo.

E essa experiência vem de você confiar na decisão que você tomou a respeito daquilo que acredita ser a melhor coisa a ser feita naquele determinado momento. Mas de onde vem essa confiança? Intuição? Talvez? Mas o que dá base a essa intuição? Aha, essa é a grande pergunta. O David Allen desenvolveu uma série de respostas para ela.

Critério limitador

A primeira resposta é o que o David chamada de critério limitador. Você vê tudo o que você tem para fazer e começa a limitar suas escolhas com base em:

  • Que contexto você está? Que ações você consegue executar nesse momento, com as ferramentas que tem disponíveis ou no local onde se encontra?
  • Quanto tempo você tem?
  • Qual seu nível de energia? Você tem todos os recursos que precisa?

A ideia é filtrar as suas ações com base nos critérios acima.

Por exemplo: Você está em frente ao seu computador (contexto). Tem 15 minutos antes da próxima reunião (tempo). E está se sentindo calma(o) e relaxada(o) (energia). Portanto, consegue responder um e-mail complicado que demanda uma resposta com concentração ou outra tarefa que se encaixe nessas condições. O critério limitador é simples assim. Te permite fazer escolhas.

Então, se você tem um sistema legal onde todas as suas próximas ações estão claras o suficiente e organizadas de modo que façam sentido para você, basta acessá-las e fazer essas escolhas. A execução se torna fácil, porém engajada e tranquila. Você consegue tirar vantagem das pequenas janelas de tempo do seu dia a dia e, mesmo quando não estiver no seu melhor nível de criatividade, ainda assim você poderá fazer progresso em algumas coisas.

Horizontes de foco

Se você levar em conta o contexto em que está, o tempo que tem e o seu nível de energia, e ainda assim tiver dúvidas sobre o que deve fazer, como você consegue escolher?

Se você estiver buscando confiar na decisão sobre o que é a coisa certa a ser feita a seguir, você precisa considerar todos os níveis dos seus compromissos. E as suas listas de ações são o nível mais mundano – podem não deixar claras essas prioridades. Portanto, quando a gente fala sobre prioridades no GTD, a gente está falando sobre esses níveis mais elevados.

Os níveis mais elevados não são complexos. Nossa vida é complexa. Eles apenas refletem essa complexidade.

Existem seis horizontes que afetam as suas escolhas todos os dias:

  • Térreo: Calendário / Ações
  • Horizonte 1: Projetos
  • Horizonte 2: Áreas de foco e responsabilidade
  • Horizonte 3: Metas e objetivos
  • Horizonte 4: Visão
  • Horizonte 5: Propósito e princípios

Na prática, é assim: entre duas ações, se uma ação é avulsa mas a outra fará um projeto caminhar, provavelmente você preferirá executar a ação relacionada ao projeto, por considerá-la mais importante. Se tiver que escolher entre dois projetos, escolherá aquele que impactará mais uma área de foco, e por aí vai. Não é tão simples a ponto de se resumir em um único parágrafo assim (daria para escrever um livro inteiro sobre isso), mas ao mesmo tempo é.

A coisa mais importante sobre os horizontes de foco é simplesmente lembrar que eles existem. Aos poucos, você vai obtendo coerência em toda a sua vida ao revisar todos eles ao trabalhar em suas atividades. Isso é uma das coisas que o GTD proporciona.

Prioridades

Mas vamos explorar um pouco mais o assunto “prioridades”. O David Allen costuma dizer que nós não definimos prioridades – nós as temos. E a coisa acontece tão rápida na sua cabeça que você nem percebe. Por exemplo: você está trabalhando em um documento importante, seu telefone toca e é da escola do seu filho, que caiu na aula de educação física e quebrou o braço. Em questão de segundos, suas prioridades mudaram mas ainda assim estão super claras.

Uma maneira simples de pensar em prioridades é responder a seguinte pergunta: Por quê? Por que eu estou fazendo esta atividade agora? Por que eu preciso participar dessa reunião? Por que eu estou trabalhando nesse projeto? Por que eu estou planejando essa viagem? Perguntar por que você está fazendo as coisas, sempre e sempre, vai fazer com que você chegue, sem perceber, no Horizonte 5 das coisas. E essa é a sua prioridade. É o propósito.

As três naturezas do trabalho

O terceiro fator a se considerar são as três naturezas do trabalho. Tudo o que você faz em termos de trabalho se encaixa em três categorias de atividades: planejadas, não planejadas e o trabalho de definir efetivamente o que precisa ser feito.

As atividades planejadas são aquelas que você já sabe que precisa fazer. São as atividades que já estão no seu calendário e/ou nas suas listas de próximas ações.

As atividades não planejadas são as coisas que não estão nas suas listas e aparecem no dia a dia – as urgências, os imprevistos, as reuniões de última hora (acho que você conhece bem!).

E definir o que precisa ser feito é lidar com tudo o que chega de novo em termos de ideias que você capturou e e-mails na sua caixa de entrada (reveja o passo 1 – capturar, se tiver dúvidas). É o tempo que você passa esclarecendo suas caixas de entrada (definindo ações e projetos), planejando suas atividades etc.

Esses três tipos de atividades acontecem diariamente no seu trabalho, quer você queira ou não. A ideia é que você conheça a natureza do seu trabalho e respeite a proporção adequada para não entrar no caos. Por exemplo: não dá para planejar um dia inteiro de atividades sem deixar tempo livre para as atividades não planejadas, porque elas aparecerão de toda forma e “atrapalharão” todo o seu planejamento. Assim como você terá que ter um tempinho para processar suas ideias e e-mails diariamente para que não se acumulem e te mantenham atualizada(o) sobre o que está acontecendo no seu mundo.

E é claro que a natureza do trabalho de um gestor é diferente da natureza do trabalho de um estagiário, que é diferente da de uma coordenadora de projetos, que é diferente da de um professor e por aí vai. Conheça a sua. Analise o seu dia a dia, não tem segredo. Na prática, significa: passei a manhã toda em reunião, então agora vou aproveitar meu tempo livre para processar uns e-mails, senão de tarde podem aparecer algumas atividades não planejadas e posso não conseguir ver minhas mensagens. É um equilíbrio.

Concluindo

Quando se trata de escolher “o que fazer”, queremos ficar tranquilos sabendo que escolhemos fazer a coisa certa, a mais importante, o que é prioridade. E isso depende de:

  • Estar no contexto apropriado, com tempo disponível e a energia correta para fazer aquilo;
  • Como aquela atividade se relaciona com os meus diferentes horizontes de foco;
  • O quão completo está o meu inventário de projetos e próximas ações, porque é isso que vai garantir a eficácia das escolhas acima.

É importante ter consciência dos três tipos de natureza do seu trabalho para saber se você tem equilibrado seu dia a dia adequadamente. A maioria das pessoas é muito boa em atender o que chega no dia, atender demandas e se manter ocupada – mas será que esse é o melhor uso do seu tempo? Será que embaralhar pastinhas e batucar o teclado é o trabalho mais importante que você deveria estar fazendo hoje?

Estar apropriadamente engajado(a) com o que você está fazendo está diretamente relacionado a confiar nas suas escolhas, e o que o GTD promove é um método para fazer escolhas com com mais segurança, a fim de se sentir mais produtivo(a) e, com isso, liberar sua criatividade.

Thais Godinho
13/05/2016
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No post de hoje, vamos falar sobre o quarto passo do GTD, que é o refletir. Quando falamos sobre passos, estamos falando sobre hábitos. Leia este texto para uma compreensão melhor deste entendimento.

No caso do passo quatro, isso é muito real, porque de nada adianta você organizar as suas informações se você não revisá-las com frequência. Elas ficarão desatualizadas e você perderá a noção do que é prioridade. O David mesmo costuma dizer que sabe quem usa GTD pelo hábito de fazer ou não a revisão semanal, uma das revisões mais importantes.

A revisão semanal

A revisão semanal é um comportamento crítico para tornar seu sistema integrado, atualizado e refletindo suas prioridades.

Uma vez por semana, você deverá dedicar um tempo para revisar o seu sistema. O David sugere 11 passos em um tutorial didático com o que deve ser feito:

Parte 1 da revisão semanal: Esclareça

A ideia aqui é lavar a louça antes de começar a cozinhar – deixar o cenário limpo para começar a trabalhar.

Colete papéis perdidos e materiais diversos. Coloque em sua caixa de entrada tudo o que estiver espalhado por aí, na sua bolsa, mochila, notas de reuniões.

Processe sua caixa de entrada. Esclareça todos os itens que estiverem em sua caixa de entrada, incluindo e-mails e correios de voz. Se você estiver começando no GTD ou não tiver o hábito de processar sua caixa de entrada diariamente, ela poderá estar enorme aqui. Nesse caso, processe (excepcionalmente) o que será útil em sua revisão semanal, mas comprometa-se a processar o resto nos próximos dias e estabelecer o hábito diário para que isso não aconteça novamente. Quando for um hábito, a ideia é que você tenha aqui nesse momento da revisão semanal apenas as pendências de um dia para o outro, ou no máximo de 48 horas antes.

Esvazie sua mente. Além de tudo o que você processou, será que falta capturar alguma coisa que esteja na sua mente para permitir que você tenha completa atenção à revisão que virá na sequência? Existe alguma coisa te preocupando? Capture e esclareça.

Parte 2 da revisão semanal: Atualize-se

Esta parte é o supra-sumo da revisão semanal.

Revise sua lista de próximas ações. Marque ações como concluídas (às vezes as coisas acontecem tão rápido que a gente nem marca que concluiu algo no nosso sistema), mova algumas para “algum dia / talvez”, verifique se algumas ações não fazem parte de algo maior (um projeto?), se algo pode ser delegado ou mesmo deletado. As ações estão claras? Elas mostram claramente o que deve ser feito, sem obstruções? Sua lista de próximas ações deve representar o cenário que você quer ver quando for executar o seu trabalho.

Revise seu calendário anterior. Do dia de hoje para trás, se você analisar o seu calendário, ficou alguma coisa pendente? Revise os dias que passaram para ver se se lembra de algo. “Ah, esse compromisso me lembra de __________”.

Revise seu calendário futuro. Veja o que está por vir, a curto e longo prazo. Há alguma providência que você já pode tomar com relação a eventos vindouros? O que te deixaria tranquilo com relação aos prazos e outros eventos no seu calendário? Viagens, conferências, reuniões, feriados etc. Será que algo ali não viraria um projeto? Ou demandaria uma próxima ação?

Revise a sua lista de aguardando resposta. Precisa cobrar alguém? Marque aquilo que já foi concluído, agrupe itens que precisam ser cobrados de uma mesma pessoa (demandaria um telefonema? uma reunião, talvez?). Identificou alguma próxima ação?

Revise seus projetos e resultados maiores. Avalie o status dos seus projetos em andamento, objetivos e resultados desejados, um por um, e garanta que todos tenham ao menos uma próxima ação definida. Algum projeto poderia ir para a lista de ?algum dia / talvez”? Algum projeto precisa de mais planejamento? Verifique todos os planos de projetos, materiais de suporte e materiais relacionados para identificar próximas ações, itens para o calendário e que estão aguardando resposta. Lembre-se: é para revisar os projetos, não para trabalhar neles.

Revise quaisquer checklists relevantes. Tem alguma coisa que você deveria ter feito, que ainda não fez, e que demanda algum tipo de ação, de acordo com tudo o que você está engajado, de acordo com seus interesses ou responsabilidades? Por exemplo, se você tiver uma checklist com tudo o que costuma levar em uma mala em uma viagem internacional e você tem uma viagem internacional se aproximando, está tudo certinho ou você identificou uma próxima ação? Outro exemplo: você pode ter uma checklist com tudo o que precisa limpar mensalmente na sua casa. Já fez tudo o que deveria este mês ou falta alguma coisa? Defina próximas ações.

Parte 3 da revisão semanal: Seja criativo

A revisão semanal não trata apenas de obrigações. Ela pode desencadear alguns dos projetos mais criativos da sua vida.

Revise a lista de algum dia / talvez. Cheque se há quaisquer projetos que podem ter se tornado interessantes trabalhar agora ou que de repente você possa ter disponibilidade para abrigá-los em sua vida. Delete aqueles que não fazem mais sentido. Adicione outras ideias que surgiram e que podem ser interessantes no futuro. Você também pode inserir aqui projetos que poderão estar em andamento no futuro, mas não estão agora.

Seja criativo e corajoso. Será que existe alguma ideia meio louca, nova, maravilhosa, criativa, que surgiu até você recentemente? Algo que você nunca tinha pensado antes? Não a deixe escapar. Pergunte-se sempre: por que não?

Você pode reservar de uma a duas horas por semana para essa revisão, mas ela pode durar mais ou pode durar menos, de acordo com a sua disponibilidade. O que não pode é deixar de fazer “porque teve um imprevisto”. Se teve um imprevisto, faça antes ou depois, mas não deixe de fazer, senão todo o seu sistema ficará desatualizado.

Um bom dia para se fazer é na sexta pela manhã, pois você vem de uma semana fresquinha na sua cabeça e ainda tem a parte da tarde para resolver pendências. Muitas pessoas gostam de fazer aos finais de semana ou na segunda-feira cedo. Não tem dia certo – a recomendação é que você escolha apenas o melhor horário que tem menos chance de ser interrompido.

Algumas pessoas que ficam bastante tempo em trânsito gostam de aproveitar esse período para as revisões. Viajando de avião ou ônibus fretado, por exemplo. Qualquer que seja seu estilo de vida, você deve encontrar tempo para esse reagrupamento semanal.

Outras revisões

As revisões acontecem sempre, assim como você olha o seu celular várias vezes ao dia ou revisa o cesto de roupa suja algumas vezes durante a semana. Você não revisa tudo o tempo todo. Depende da função.

A revisão diária acontece a todo momento que você olha seu sistema para escolher no que pretende se engajar nesse momento. Isso vai ficar mais claro quando falarmos sobre o passo 5 – engajar.

Você pode realizar revisões mensais, trimestrais (sazonais), anuais no GTD. Pode revisar o que quiser quando quiser. O David diz muito: “O que está chamando a sua atenção? E o que é necessário para tirar isso da sua mente?” Muitas vezes, é sentar e pensar sobre aquele assunto, focado naquilo. Isso é refletir.

O foco da revisão semanal é revisar o seu sistema, mas especialmente acompanhar o andamento dos seus projetos. O David recomenda o seguinte nível de revisão para os diferentes horizontes:

Térreo – Calendário e ações
Quando eu tenho que saber o que tenho que fazer hoje
Comum: Todos os dias

Horizonte 1 – Projetos
Quando eu quero revisar os resultados que quero alcançar em curto prazo
Comum: Toda semana

Horizonte 2 – Áreas de foco e responsabilidade
Quando eu quero garantir equilíbrio
Comum: Mensalmente

Horizonte 3 – Metas e objetivos
Quando eu quero garantir que estou no caminho certo para alcançar aquilo que eu quero
Comum: Sazonalmente

Horizonte 4 – Visão
Quando eu preciso de inspiração e direção a longo prazo:
Comum: Anualmente

Horizonte 5 – Propósito e princípios
Quando eu tenho grandes decisões a tomar
Comum: Anualmente

Mas vejam que, apesar de ter uma recomendação comum de revisão, você pode revisar de acordo com as situações as quais os horizontes servem.

Revisar x Planejar

Revisar é analisar o todo. Planejar é pegar essa revisão e tomar providências, buscar se antecipar, ver como fará cada coisa.

A partir das suas revisões, você pode planejar o seu dia, a sua semana, o seu mês, o seu trimestre, o seu ano. O David Allen não apresenta um modelo fechado sobre como fazer isso. A chave sempre estará, segundo ele, nas revisões. Se você revisar o seu sistema adequadamente e identificar ações, projetos, objetivos etc, de certa forma você estará se planejando.

Por exemplo: se for quinta-feira, 9:22 da manhã, e você estiver no trabalho – como você “escolhe” o que você vai fazer? É isso o que a gente vai ver no passo 5 – engajar.

Thais Godinho
29/04/2016
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O tema de hoje é: e-mails. Quais as recomendações da David Allen Co. (DAC) para e-mails? O objetivo é aprender a estruturar seu programa de e-mails para maximizar seu uso como uma ferramenta de comunicação eficiente, assim como para referência e próximas ações.

É importante saber que gerenciar e-mails faz parte do escopo do seu trabalho. Através deles, diversas demandas chegam até você. O tempo que você dedica diariamente aos seus e-mails depende muito da natureza do seu trabalho – tema que será abordado em posts futuros mas, se você tiver curiosidade, está no capítulo sobre “Engajar” no livro “A arte de fazer acontecer”.

Lidando com seu backlog de e-mails

Backlog é tudo aquilo que ainda não foi processado, esclarecido. Logo, se você tem muitos e-mails na caixa de entrada, eis seu backlog. Você também pode ter muitos e-mails ocultos em pastas, com decisões pendentes. Vamos lidar com esse backlog aos poucos. É um desafio para a maior parte das pessoas.

É importante saber que sua caixa de entrada é uma ferramenta de captura que precisa ser processada como qualquer outra. O objetivo é esvaziá-la sempre que puder.

Sei que é fácil deixar e-mails na caixa de entrada porque eles ficam em seu campo de vista. No entanto, toda vez que você precisa olhar seus e-mails buscando por algo, você precisa repensar qual a pendência relacionada. E isso não é nada produtivo quando você tem muitos e-mails na caixa de entrada. Além disso, na correria do dia a dia, a chance de esquecer algo ali é imensa.

Existem duas boas práticas para lidar com o backlog de e-mails:

  1. Escolher uma data de corte (por ex: 30/11/15) e jogar em uma pasta “Para processar”. Assim, você limpa sua caixa de entrada e consegue processar apenas os restantes. O que colocou nessa pasta, pode ir processando aos poucos. Esta opção pode ser uma boa caso você tenha muitos e-mails.
  2. Ir limpando aos poucos todos os e-mails irrelevantes da sua caixa de entrada. Esta opção pode ser uma boa se você não tiver tantos e-mails assim.

Por enquanto, deixe os e-mails que demandam qualquer tipo de ação na caixa de entrada – vamos lidar com eles depois. Agora, delete da sua caixa de entrada (ou arquive, fica a seu critério) todos os e-mails irrelevantes, desatualizados e que não demandem qualquer tipo de ação.

Deletou? Vamos ver como lidar com os e-mails que demandam ação e com os e-mails que poderão ser referência futura.

Estruturando seus e-mails para gerenciar ações

Lembre-se que o e-mail é uma ferramenta de captura. Ela precisa ser esvaziada regularmente para ser funcional.

Caixa de entrada vazia não significa que você “resolveu” tudo o que estava nela – significa apenas que você tomou decisões sobre o que cada e-mail significa e o alocou no lugar correto.

Então para onde devemos enviar os e-mails que demandam ação? Vamos explorar as opções da DAC:

Opção 1: Usar o próprio e-mail como lembrete

Você pode utilizar o próprio e-mail como lembrete do que precisa ser feito. Para isso, você pode criar pastas como:

@ Ação
@ Aguardando resposta

Esses e-mails ficam nas pastas – você não os coloca duplicados nas suas listas de próximas ações ou no calendário, por exemplo. Isso significa que você precisa trabalhar nessas pastas com a mesma frequência com que trabalha em suas outras listas.

Muitas pessoas optam por essa alternativa porque é mais fácil processar toda a caixa de entrada. O lado “ruim” é que, muitas vezes, você não consegue editar o título do e-mail para que ele deixe claro qual é a ação a ser realizada (alguns programas, como Outlook e Lotus Notes, permitem essa edição). De qualquer forma, fazer assim ainda é melhor do que apenas deixar na caixa de entrada, quando fica tudo junto. Aqui, pelo menos você sabe o que demanda ação e o que está aguardando resposta de outras pessoas.

O uso do @ antes do nome de cada pasta serve para deixar a pasta no topo da sua lista. Alguns programas funcionam com um hífen em vez do arroba, e outros, como o Gmail, você pode simplesmente clicar e arrastar para a posição desejada.

Você pode personalizar essas pastas com o tempo. Comece com as duas simples e, depois, pode ser que você sinta a necessidade de criar pastas como @ Aguardando resposta – convites de reuniões ou @ Ação – esta semana.

Opção 2: Usar seu calendário e listas de próximas ações como lembretes

Com essa alternativa, você pode criar pastas de suporte para guardar os e-mails e processar as ações para suas listas correspondentes, em seu sistema. As pastas ficariam assim:

@ Suporte a ação
@ Suporte a aguardando resposta

Ou, se você tiver pastas de suporte a projetos, também pode criá-las para e-mails relacionados a projetos. Por exemplo:

Suporte a projetos
– Projeto X
– Projeto Y

Para arquivos de suporte a projeto, você também pode enviar seus e-mails para o programa onde você gerencia seus projetos, como o Evernote, o OmniFocus, entre outros. Consulte o campo de ajuda do seu programa para descobrir como fazer (praticamente todos os programas oferecem esse recurso).

Nesta opção, você não precisa revisar sempre essas pastas, já que o lembrete que você precisa ter acesso estará em seu calendário ou na sua lista de próximas ações. Quando você for responder ou cobrar a pessoa, basta acessar o e-mail nas pastas de suporte.

Algumas pessoas gostam dessa opção porque significa que elas não precisam olhar em diversos lugares para saber o que precisa ser feito.

Não existe certo ou errado – faça testes. Vejo o que funciona melhor no seu caso.

Com essas dicas em mente, crie a melhor estrutura atual para as suas pastas.

Estruturando seu e-mail para guardar referências

Guardar com efetividade e-mails que você pode precisar para referência futura é um fator crítico de sucesso quando se fala na organização do seu sistema no GTD.

Muitas vezes, as pessoas mantêm e-mails de referência em sua caixa de entrada apenas porque não têm um sistema de arquivamento confiável. Vamos mudar isso.

As melhores práticas para criar pastas de referência em seu e-mail são:

  • Não arquivar nelas nada que demande ação
  • Os e-mails arquivados devem ser claros e devem estar atualizados
  • Seu sistema deve ser rápido e funcional
  • Organize as pastas em ordem alfabética
  • Pelo menos uma vez por ano, revise o seu sistema para deletar ou arquivar e-mails que já não sejam relevantes

Com essas dicas em mente, crie suas pastas de arquivos de modo que lhe sirvam bem.

Processando e-mails

Um e-mail deve ser processado assim como qualquer outro item capturado em sua caixa de entrada.

Use o fluxograma do GTD para processar os seus e-mails.

Clique no primeiro e-mail da caixa de entrada e pergunte-se: demanda ação? Se não, delete, arquive ou incube. Se sim, faça na hora (menos de 2 minutos), delegue (e coloque uma cópia desse e-mail na pasta @ Aguardando resposta) ou adie para fazer assim que terminar o processamento (e coloque esse e-mail na pasta @ Ação).

Esse é um processo rápido e mecânico.

Pense antes de organizar. Não crie pastas antes de ter a demanda para elas, especialmente quando se trata de arquivos de referência.

Essas são as recomendações da DAC para gerenciamento de e-mails e algumas dicas pessoais minhas, que observo nos treinamentos e trabalhos diversos que faço com as pessoas. Espero que sejam úteis.

Qualquer dúvida, favor deixar um comentário. Obrigada!

Thais Godinho
11/01/2016
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Quis postar logo sobre o calendário porque ele é um dos assuntos que mais geram dúvidas quando se fala da organização no GTD.

Primeira coisa: calendário ou agenda?

Pessoal, esse assunto uma vez gerou uma polêmica enooorme no grupo GTD Brasil. O que é importante entender é que, quando falamos em calendário dentro do método GTD, não estamos falando apenas da ferramenta calendário, que aqui no Brasil é também conhecida como agenda, mas do recurso calendário – uma lista com datas atreladas aos itens.

Logo, se você usa uma agenda, um calendário de parede ou no computador para gerenciar o calendário do GTD, tanto faz. Mas não troque o nome calendário que é um conceito muito importante do David Allen para o método GTD.

Além do que, o termo Agendas, também usado no método GTD, tem outra conotação, que veremos em posts mais adiante.

Para que serve o calendário no GTD?

Em resumo, para informações relacionadas a datas ou horários específicos. Vamos ver que, no GTD, inserimos muito mais do que compromissos no calendário e essa é uma das coisas que fazem com o que GTD seja super útil e legal para tanta gente.

O calendário servirá como um guia para a sua execução diária, tamanha a confiança que você desenvolverá aos poucos, usando-o corretamente.

Como gerenciar o calendário no GTD

A forma mais comum de gerenciar o calendário é através de uma agenda, seja ela de papel ou eletrônica. Se for de papel, recomendo as agendas com visão semanal. Para as eletrônicas, recomendo o Google Agenda (que eu uso), a agenda do Outlook (excelente) ou o aplicativo Sunrise, apesar de este apresentar alguns problemas de sincronização para algumas pessoas.

Alguns aplicativos, como o Todoist e o Evernote, permitem que você atribua datas às suas tarefas e notas. Isso também é uma forma de gerenciamento de calendário no GTD. No próximo post da série Guia do GTD no Todoist, o assunto será justamente esse.

O David Allen também sugere um sistema chamado tickler, que basicamente é um arquivo de referência rápida, onde você pode acessar informações através de suas datas. Vou falar com mais detalhes aqui no post também.

O que entra no calendário

Lembre-se que, analisando o fluxograma do processamento do GTD, o calendário é uma das duas opções quando você define que algo demanda uma ação, leva mais de 2 minutos e não pode ser delegada. Ou você coloca uma coisa no calendário, ou coloca na sua lista de próximas ações.

workflow-map-pessoal

O calendário deve ser um retrato fiel do que você precisa fazer ao longo da semana, e não uma lista de desejos que se mistura com prazos reais e te confunde.

Existem três tipos de coisas que vão para o calendário:

  1. Ações para fazer em horários específicos – Os famosos compromissos: consultas médicas, reuniões, aulas… tudo isso são ações com horário específico. Porém, temos aqui também um telefone que você tenha que dar para alguém que estará no escritório só até determinado horário, por exemplo, assim como os remédios controlados que você precisa tomar em tal hora.
  2. Ações para fazer em dias específicos – Existem coisas que precisamos fazer em um determinado dia, mas podem ser feitas em qualquer horário. Por exemplo, você pode ter que cobrar uma pessoa que vai te enviar um relatório na quinta, mas ela não terá terminado o relatório até quarta, então você coloca um lembrete na quinta para cobrá-la. Aqui entra um conceito muito interessante, que é a diferenciação entre o que deve ir no calendário e o que deve ir na lista de próximas ações com prazo (veja um post explicando isso com detalhes).
  3. Informações relacionadas a dias específicos – Para mim, essa é a parte “novidade” do GTD. Inserir compromissos e tarefas no calendário já é algo que todos sabemos como fazer, mas inserir determinados tipos de informações é uma prática muito bacana que o David nos recomenda. O calendário também é uma excelente forma de acompanhar coisas que você pode querer vir a saber em dias específicos – não são necessariamente ações que você precisará executar, mas informações que podem ser úteis. Por exemplo: roteiro para chegar em um local, informações sobre o seu vôo, lembrete de que seu chefe estará fora do escritório em tal dia, atividades que outras pessoas estarão envolvidas (e isso afeta de alguma maneira seu dia a dia). Você também pode colocar um lembrete para si mesmo(a) para começar a pensar sobre um projeto futuro e por aí vai.

Usando o calendário para opções futuras

Como eu comentei no item 3 acima, você pode inserir gatilhos no seu calendário para acessar futuramente. Isso é demais! Seu calendário pode ser uma ferramenta excelente para lembrar você de coisas que você queira fazer no futuro – ou seja, para incubar alguns itens. Quando apresento esse recurso para as pessoas, geralmente elas ficam surpresas com a quantidade de coisas que podem entrar no calendário e que são extremamente úteis para o decorrer dos dias.

O item 3 descrito acima é para informações relacionadas a dias específicos, e isso inclui uma infinidade de coisas. Porém, um dos usos mais legais é realmente para inserir coisas que você pode querer tirar da sua mente hoje e reacessar em algum ponto no futuro (na verdade, esta é essencialmente a definição de incubar).

Veja algumas coisas que o David sugere como interessantes para colocar no calendário:

  • Gatilhos para ativar projetos – Conheço muitos usuários de GTD que têm uma lista chamada “projetos adiados” ou “projetos em espera”, onde colocam projetos que não estão em andamento agora, mas também não são para algum dia / talvez. Em vez de mantê-los ali, você pode inserir no seu calendário um lembrete para começar a trabalhar neles. No meu emprego anterior, eu costumava organizar um evento que acontecia todo mês de agosto. Para não perder o prazo de começar a trabalhar nele, eu inseria um pequeno lembrete no meu calendário em novembro do ano anterior: “Lembrete: Iniciar planejamento do evento X”. Mas você não precisa fazer essa prática apenas para grandes projetos não, mas para coisas como: lançamento de produtos, arrecadação de fundos, projetos recorrentes (planejamento anual, volta às aulas das crianças), decidir se vai a um casamento em outra cidade, se vai participar de um evento em outro país. Você também pode inserir datas-chave que você pode querer fazer algo para pessoas que são importantes para você: aniversários, festas, comprar presentes de Natal etc).
  • Eventos que você pode querer participar – Essa eu adoro! Você provavelmente deve receber muitos convites ou divulgações de eventos, cursos, palestras, webinars, conferências, e eventos culturais e sociais no geral que você ainda não decidiu exatamente se quer participar ou não. O David diz que é ok não decidir agora, contanto que o negócio em si esteja sob controle – ou seja, no seu sistema. Então alguns exemplos: “Vamos à final do campeonato brasileiro juntos?” “Ingressos para o show do Coldplay começam a ser vendidos hoje”. “Final do Masterchef Kids”. “Clube do Livro no próximo sábado”. Esses são tipos de lembretes que você pode querer colocar.
  • Catalisadores de decisões – Outro tipo de informação legal de colocar no calendário é um lembrete para pensar em um assunto que, no momento, você não está afim ou não tem tempo para pensar a respeito. Você pode estar com um problema no casamento e colocar um lembrete para daqui a seis meses como “As coisas ainda não se resolveram?”. Ou você pode ter um funcionário difícil em sua empresa, que você está tentando ajudar a melhorar e se deu um prazo de 3 meses para decidir o que fazer. “O funcionário X apresentou melhoras?”. Tire da sua cabeça qualquer tipo de preocupação – externalize. Você pode não conseguir ver uma saída agora, mas esse tipo de lembrete pode ajudar a te deixar mais tranquilo(a) no momento sabendo que voltará a essa questão. Outras áreas da vida que podem ter lembretes do tipo: demitir ou contratar alguém, adquirir / fundir / vender sua empresa, mudar de carreira / emprego, redirecionar estrategicamente sua carreira. Pense da seguinte forma: “Existe alguma grande decisão que eu quero me lembrar futuramente, assim eu consigo me sentir confortável para deixar esse negócio sair da minha cabeça no momento e eu possa ter um pouco mais de paz para fazer minhas coisas?”. Se tiver, insira em seu seu calendário para revisitar no futuro.

O arquivo “tickler”

Tickler é um sistema onde você atribui datas a informações específicas. Ele pode ser feito em formato digital ou físico, com papel.

Tickler não é uma ferramenta, mas um sistema. Existem diversas ferramentas que você pode usar para o seu tickler, como pastas suspensas, pastas regulares de plástico, lembretes do Evernote, etiquetas, agendas eletrônicas e por aí vai.

O tickler basicamente é uma maneira elegante de organizar informações acionáveis ou não atreladas a alguma data específica no futuro, ou a um mês específico. É como se fosse uma versão 3D do calendário.

Funciona da seguinte forma: você insere as informações que vai precisar no dia ou no mês específico e, quando ele chegar, essa informação automaticamente aparecerá para você.

Você pode ver um post aqui no blog bastante completo sobre o que é o tickler e para que serve, para não nos repetirmos aqui (clique aqui para ler o texto). Todos os textos indicados aqui na série são importantes para o aprendizado do GTD, que é o seu objetivo ao acompanhar esta série, certo? Portanto recomendo fortemente a leitura desses textos complementares. Mesmo que você já os tenha lido, ler com novas lentes pode trazer insights interessantes.

O que não deve entrar no seu calendário

Resista fortemente ao impulso de inserir no seu calendário aquilo que não tem prazo real ou não se enquadre nas informações acima. Não tem nada de errado você querer organizar o seu guarda-roupa no sábado mas, se esse prazo não for real, inserir “Organizar guarda-roupa” das 14 às 16 horas vai fazer com que isso e “Buscar edredom na lavanderia” fiquem na mesma cesta, podendo te confundir. Para ações desse tipo, temos nossa lista de próximas ações, que nada mais são que listas de coisas para fazermos o mais breve possível.

Eu sei que é um hábito para muitas pessoas abrir a agenda na segunda-feira e listar tudo aquilo que lembra que precisa fazer. O que você está fazendo é uma coleta dentro da agenda. Não há nada de errado em se fazer assim, mas no GTD as coisas são feitas de outro modo. No GTD, buscamos a confiança em nosso sistema como um todo e, para isso, inserimos no calendário o que faz sentido ser do calendário. A ideia é que você confie em seu calendário como se fosse um território sagrado – o que está ali é o que precisa ser feito e respeitado. Se você olha para o seu calendário e vê itens que não precisavam estar ali, provavelmente não deveriam estar mesmo. É até uma maneira de priorizar as suas atividades.

Quando você insere em seu calendário ‘apenas” as coisas que o David recomenda que você insira, já é bastante informação. Porém, tendo esses critérios, você sabe que o que está dentro do seu calendário é realmente fiel, sem achismos. Quando seu calendário está apropriadamente organizado, isso causa uma melhoria significativa em sua produtividade, porque você sabe o que acessar quando estiver se sentindo um pouco perdido(a). Você sabe que pode trabalhar no que quiser, desde que tenha terminado o que está no seu calendário. Vamos ver mais sobre isso quando falarmos sobre a execução.

Exemplos do uso do calendário no GTD

Criei um dia fictício na minha agenda para mostrar para vocês os conceitos explicados acima. Veja qual a recomendação da DAC para o uso do calendário, a escrita dos termos e compromissos etc:

Captura de tela 2015-11-21 19.40.49

Tenho certeza que você ficou com vontade de trabalhar no seu calendário depois desse post. 🙂

Dúvidas? Por favor, postem nos comentários.

Fontes deste post:

Livro “A arte de fazer acontecer” – David Allen
Livro “Ready for anything” – David Allen
Material do curso da certificação Level 1: Fundamentals – David Allen Company
Webinar “Calendar vs. Tasks” – GTD Connect

Thais Godinho
21/11/2015
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Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 4 – Projetos
Checklist de outubro 2015
Guia do Vida Organizada para aplicar o GTD no Todoist – Parte 1
Ser organizado nada mais é do que colocar as coisas certas nos lugares certos.
No post de hoje, vamos falar sobre o terceiro passo do método GTD, que é o organizar. Muitos usuários iniciantes do método confundem o esclarecer (passo 2) com o organizar (passo 3), e eles são muito interligados mesmo. Porém, totalmente diferentes.

O passo 2 é quando esclarecemos o que aquilo que coletamos significa – se demanda ação ou não. Somente após essa definição é que vamos organizar as informações que restaram.

GTD não é só sobre organização

“Eu me concentrei em alcançar resultados específicos ao tirar as coisas da minha cabeça e fazê-las acontecerem de forma fácil em vez de me concentrar em ‘me organizar’.” – David Allen
Muitas pessoas costumam dizer que o GTD é um método de organização (e, dentro do que eu considero organização, ligado à coerência da vida, ele é sim), mas na verdade é um método de produtividade, cuja organização é um dos passos. Tanto que o David, meio já cansado de esclarecer isso, escreveu um texto em seu segundo livro (“Ready for anything”, não publicado em português – Capt. 41 – Too controled is out of control), em que ele fala sobre os fãs da organização (“organization groupies”), que são justamente aquelas pessoas tão preocupadas em organizar o sistema que acabam não executando nada.

Um erro comum que as pessoas cometem é organizar sem antes ter esclarecido as informações. Vejo muitos usuários dizendo que algo é um projeto sem mesmo ter processado aquela informação. Ou então, que considera as disciplinas da faculdade um projeto cada uma, ou que a leitura de um livro não é um projeto nunca. Como saber? Cada item deve ser processado individualmente e não devemos “achar” que algo é isso ou aquilo sem antes termos esclarecido, processado.

E aí a consequência disso é que as listas de próximas ações das pessoas na verdade são apenas listas de coisas incompletas que elas não conseguem executar porque, toda vez que abrem a lista, precisam repensar o que precisa ser feito. O negócio não foi esclarecido antes de entrar lá. O organizar não deve nunca vir antes do esclarecer, senão você corre o risco de prejudicar toda a sua execução.

Também é importante dizer que a organização não é algo que você faz de uma vez (ex: implementar o sistema) e nunca mais mexe. No! A organização é algo vivo e, sempre que você identificar possíveis melhorias, é legal fazê-las. Não se preocupe em criar o sistema perfeito, porque, para começar, ele não existe! Segundo, porque ele ainda vai mudar muito, e isso é normal. Faz parte da construção e da adaptação dele à sua vida.

As 4 listas primárias do GTD

Se você pegar o fluxograma do GTD, verá que existem seis alternativas para todos os itens que você coleta:

workflow-map-pessoal

Se não demanda ação: lixo, incubar ou referência.

Se demanda ação: fazer na hora, delegar ou adiar para fazer depois.

Todos os itens do fluxograma, a qualquer momento, podem desencadear projetos. Acaba sendo um raciocínio que nos ajuda quando a gente define a próxima ação. Se ela se encerra em si mesma, é apenas uma ação. Se faz parte de algo maior, se o resultado desejado é maior que aquela única ação, pode se tratar de um projeto.

Por isso o GTD apresenta quatro listas primárias para lidar com essas ações. São elas:

  • Projetos
  • Próximas ações
  • Aguardando resposta
  • Calendário

Nós ainda vamos ter (falaremos em outros posts):

  • Uma lista de Algum dia / Talvez para o que for incubado
  • Material de referência
  • Arquivos de suporte

Essas categorias precisam ser mantidas separadas, fisicamente, visualmente e psicologicamente, para promover claridade.  Se você negligenciar essa categorização, vai se perder.

Organizando as categorias

“Quando eu me refiro a ‘lista’, tenha em mente que eu me refiro a nada mais que um grupo de itens com características similares.” – David Allen
Aí o David diz que tudo o que a gente precisa para organizar essas categorias são listas e pastas.

Listas para:

  • Algum dia / talvez
  • Aguardando resposta
  • Próximas ações
  • Calendário
  • Projetos

Pastas para:

  • Material de referência
  • Arquivos de suporte
  • Arquivos ligados a datas (tickler)

Vejam como, com essa definição, fica fácil aplicar essa estrutura a absolutamente qualquer ferramenta ou material que você quiser, seja usando papéis ou meios eletrônicos.

 

Questões a se considerar ao escolher ferramentas

  • O que seria mais fácil para que você use hoje? Quais as ferramentas que você utiliza na empresa em que trabalha (ex: Outlook) ou está mais familiarizada(o) em sua vida pessoal? (ex: Gmail)
  • Onde está o seu e-mail? Não que isso seja necessário, mas uma conta de e-mail em uma ferramenta específica pode ajudar a escolher a ferramenta para inserir todo o resto.
  • Você gosta mais de usar papel ou dispositivos eletrônicos?
  • Se você gosta de usar mais papel, você se sente confortável carregando uma agenda pesada ou um fichário todos os dias com você?
  • Se você gosta mais de usar dispositivos eletrônicos, como é a sua conexão com a Internet?
  • Segurança é uma questão importante? Você compartilha informações? Seu computador pode ser acessado por outras pessoas? Seu dispositivo é de uso corporativo?
  • Você tem um processo estabelecido de backup de informações? Suas ferramentas sincronizam com outras?
  • Você está disposto a pagar para usar alguma ferramenta?

Por que o David Allen não indica ferramentas?

Você deve ter notado que nada no livro do GTD (“A arte de fazer acontecer”) faz referência a Outlook, Omni Focus, Todoist, Google Calendar, filofax e outras ferramentas. Isso porque o GTD é um método totalmente desvinculado de qualquer uma delas, que pode ser adaptado para a vida de cada um. Ferramentas vem e vão, mas o método de fazer as coisas acontecerem não. Entenda quais são as diferentes categorias, e você saberá aplicar em qualquer ferramenta. Isso é o necessário de saber.

Você não precisa ter uma única ferramenta para tudo, assim como não precisa ter uma ferramenta para cada coisa. Realmente, depende de você, do seu gosto, das suas necessidades. O que importa é saber o que cada categoria significa e como acessá-las nos momentos certos.

Uma vez que você entenda o método GTD, todo esse drama de escolha das ferramentas vai se tornar insignificante. A única coisa que eu recomendo é: se você está aprendendo GTD, não queira começar a implementá-lo em uma ferramenta que você não conhece, senão você vai se confundir tanto com o aprendizado do método quanto da ferramenta em si.

Algumas considerações sobre o processo de organização no GTD antes de encerrar:

  • Quando você consegue se organizar e ter seu dia a dia sob controle, você fica livre para ser mais criativo(a). Muitas pessoas pensam que estruturar e organizar as faz perder tempo, mas geralmente quem diz isso são pessoas pouco produtivas ou desorganizadas. Quem tem um sistema que consegue acessar facilmente e usa para tomar boas decisões de execução sabe qual a importância de se ter algo assim. Quando você experimentar a sensação de não ter absolutamente nada te preocupando e você puder simplesmente fazer o que precisa ser feito, você entenderá o poder do GTD.
  • Uma coisa é você ter suas informações organizadas, outra coisa é tê-las organizadas em função de seus objetivos e propósito. É o que você vai alcançar com o uso do GTD ao longo do tempo.
  • Seu sistema precisa ser melhor que a sua mente para você desencanar de guardar as coisas na cabeça. Se o sistema estiver complicado ou chato, você vai deixá-lo de lado. Por isso, no GTD é muito importante você usar para organizar algo que seja fácil e dedutivo para você – que seja um caderno. Tentar usar uma ferramenta X só porque todo mundo usa não ajudará em nada, a não ser que você goste da ferramenta também. O outro ponto é que, quando você começa a coletar tudo e a inserir essas informações no seu sistema (seja qual for), você fica mais tranquilo(a) porque sabe onde encontrar as informações quando precisar delas – e sua mente estará livre.
  • Se houver inconsistência, nem o melhor sistema do mundo funcionará. Isso significa que o GTD não faz milagres e que você precisa fazer a sua parte – coletando, esclarecendo, organizando, refletindo e engajando. Se você inserir hoje todas as informações no seu sistema e só olhá-lo novamente daqui a um mês, qual a efetividade disso?
  • Você sabe que seu sistema está funcionando bem quando você não pensa sobre ele. É profunda essa!
  • Sua execução será facilitada por um sistema que funcione direito. Se você quer fazer ginástica, precisa colocar uma roupa apropriada. O que você precisa fazer para tirar algo da sua cabeça? Como fazer com que seu trabalho seja executado da mesma forma que, ao colocar uma roupa de ginástica, isso e estimula a ir fazer uma atividade física? Ou então, o que te faz lembrar que precisa levar algo para o trabalho só porque deixou essa coisa junto com a sua carteira, na entrada de casa? Esses pequenos “gatilhos cerebrais” funcionam. O que estamos buscando aqui é transformar seu sistema nessa mesma espécie de gatilho, que você usa naturalmente e te ajuda a executar porque você confia no que está ali.
  • O problema não é ter muita coisa para fazer – o problema é ter um monte de coisas para fazer mas não ter ideia de quais são, vivendo à deriva, sob demanda. Você pode ter muita coisa para fazer mas, a partir do momento que tem controle sobre elas, pode tomar boas decisões. Se você tiver essas informações organizadas, fica fácil de comparar uma com a outra e identificar prioridades. Um sistema organizado ajuda nisso.
  • Se você não tem um sistema com as suas informações organizadas, você ficará preocupado(a) com elas o tempo todo, e a sua mente não estará livre para criar, pensar, resolver problemas, trabalhar.
  • Veja todas as ferramentas que você tem e não está usando e pense em uma maneira de eliminá-las. Nesse momento, especialmente se você estiver começando a se organizar no GTD, menos é mais. Escolha uma boa ferramenta para cada categoria (ou uma para várias categorias, a seu critério) e foque nelas até o GTD começar a fluir. Você pode até trocar de ferramenta ou inserir outras depois, se isso não for complicar o seu processo. Por hora, simplifique. Aliás, mesmo para usuários avançados essa é uma excelente prática. Simplifique sempre que puder. E o legal é que, com a prática do GTD, você vai simplificando mais mesmo, porque já “entrou no ritmo”.
  • Organize sob demanda. Crie listas à medida que processar seu material e identificar a necessidade.
  • A complexidade do seu sistema é inversamente proporcional ao horizonte de foco que você está gerenciando. No nível Ground, que é o seu dia a dia, é natural tudo ser mais detalhado e você ter que revisar diariamente, ter mais controle, justamente porque ele é o nível mais baixo e onde a maioria das pessoas “perde o jogo”. À medida que você vai subindo os horizontes, a complexidade vai diminuindo. É por isso que as pessoas têm entre 150 a 200 próximas ações e cerca de 2 ou 3 objetivos, por exemplo.

Você é a única pessoa jogando o jogo da sua vida. Já assumiu o controle?

Dúvidas, já sabem: postem nos comentários. 🙂

Thais Godinho
05/10/2015
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Para aprender a implementar o GTD, vou começar pela tecnologia mais simples, que é o papel. Pretendo montar guia semelhante para diversas ferramentas, aos poucos.

A melhor maneira de implementar o GTD no papel é utilizar um sistema que seja fácil de tirar e colocar folhas novas, como fichários, pastas, cadernos arc ou planners tipo Filofax.

Filofax

Filofax

Caderno arc

Caderno arc

Lembre-se que, além de um “caderno” com seu sistema corrente, você pode querer ter uma maneira de arquivar as páginas que não estiver usando mais. Fica a seu critério. Você também pode digitá-las.

Sugiro as seguintes divisórias para o caderno corrente:

Divisória: Caixa de entrada

Tenha páginas em branco onde possa fazer anotações e depois remover facilmente, ao processar.

Ou você pode ter um caderno apenas para esta finalidade. Como você vai querer levar sempre com você, escolha um pequeno, como blocos de nota e moleskines.

Para reuniões e brainstorms, use folhas de sulfite para ter mais espaço.

Divisória: Calendários

  • Calendário mensal (do mês atual em diante, não do ano corrente apenas) para inserir aniversários, lembretes, férias, feriados. Tudo o que você insere com data antes de fazer a revisão semanal, para ter uma visão geral de cada mês.
  • Calendário para cada uma das 52 semanas para montar seu planejamento a cada revisão semanal, com compromissos.
  • Calendário diário para inserir pormenores do seu dia, como menu, finanças, log de atividades e rotinas.

Existem agendas com visualização mensal e semanal, ou mensal e diária. Uma boa alternativa é escolher uma agenda diária e inserir as visualizações que não vêm nela como padrão, com papéis avulsos anexados.

Divisória: Próximas ações

Tenha uma página por contexto para inserir suas próximas ações. Deve ser fácil excluir e adicionar novas páginas, para não carregar peso desnecessariamente.

Ou você pode ter uma caderneta pequena apenas para próximas ações, para carregar com você e aproveitar seu tempo onde você estiver.

Divisória: Aguardando resposta

Crie listas para todas as ações que você estiver aguardando resposta.

Anote assim: “Nome da pessoa – Ação que está aguardando resposta – desde dd/mm/aa”.

Se usar um caderno para próximas ações, pode ter uma divisória dentro dele para este status.

Divisória: Agendas

Crie uma página para cada pessoa com a qual você frequentemente tem assuntos a tratar e lista ali tudo o que precisa falar com essa pessoa. Ex: Seu chefe.

Crie também uma página para cada reunião periódica que você tenha. Ex: Reunião semanal de equipe.

Você pode ter um caderno específico para reuniões, com uma divisória por pessoa ou reunião.

Divisória: Referência

Utilize esta divisória para inserir suas notas de referência. Pode inserir checklists, suas rotinas (diária, semanal, mensal etc), checklist de viagens, checklists diversas que ajudem no seu dia a dia. Uma boa ideia de checklist são os passos da sua revisão semanal. Insira também contatos aqui.

Para referência que não precisa estar sempre com você, utilize pastas ou cadernos por assunto.

Divisória: Projetos

Utilize uma página para o plano de cada projeto. Em cada página, você pode inserir:

  • Propósito do projeto
  • Resultado desejado
  • Princípios
  • Informações de suporte ao projeto
  • Organização do projeto -> aqui geralmente eu recomendo uma “lista do que precisa ser feito”, o que é diferente de próximas ações
  • Próximas ações definidas

Uma vez por semana você vai revisar seus projetos. Passe as próximas ações definidas que você poderá trabalhar naquela semana para a lista de próximas ações por contextos (sim, duplicando) ao fazer a revisão semanal.

A DAC (David Allen Company) recomenda uma divisória para projetos e outra para planos de projetos e notas de suporte. Fica a seu critério. Particularmente, gosto de ter uma única divisória e guardar os arquivos de suporte a projeto em separado, levando comigo apenas se for viajar ou trabalhar no projeto fora de casa (levo em pastas).

Você também pode ter um caderno apenas para projetos.

Divisória: Algum dia / Talvez

Crie uma página por categoria de ideias para algum dia / talvez, como livros para ler, viagens para fazer, passeios para fazer etc. No livro do GTD ele dá uma série de ideias.

Você também pode ter uma divisória para ela dentro do seu caderno de projetos, se usar um caderno para este fim.

A DAC não recomenda esta divisória em particular. A divisória recomendada é “Projects / Goals”.

Divisória: Big picture

  • Página com o ano corrente para anotar marcos, aprendizados, cursos realizados, frases e momentos que marcaram. A ideia é criar uma a cada ano, como um histórico da sua vida.
  • Página com suas áreas de foco.
  • Página para seus objetivos de curto prazo (de 0 a 2 anos).
  • Página com sua visão para alguns anos adiante.
  • Página com seus valores, princípios e propósito de vida.

Boas maneiras de criar seu planner é baixar templates prontos da Internet (existem milhares de opções no Google e no Pinterest) ou montar os seus personalizados para imprimir sempre que precisar de novos.

A David Allen Co. oferece alguns templates também. São pagos, mas baratos (cerca de 10 dólares). Precisam de cartão internacional. A vantagem é que são arquivos oficiais do David Allen. Aqui.

Eu já usei o GTD no papel e acho muito bom. Fiz com fichas 3×5, folhas de sulfite, cadernos e fichários. O legal do GTD é que pode ser aplicado em qualquer ferramenta, podendo ser customizado pelo usuário.

Lembre-se que uma das coisas mais legais ao se usar um planner de papel são as possibilidades de cores, adesivos, washi tape, marcadores e outros acessórios diferentes poderem ser usados sempre, então divirta-se!

Thais Godinho
17/08/2015
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