Planejando os projetos que devem estar em andamento x projetos incubados

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Um dos temas que costumam gerar mais dúvidas nas pessoas é sobre a quantidade de projetos em andamento e também como priorizar o que deve estar em andamento em detrimento daquilo que não precisa estar em andamento no momento.

Para falar sobre esse assunto, eu gostaria de relembrar qual o conceito que uso para projetos, que é o conceito que vem do método GTD: todo resultado desejado que demanda múltiplos passos para ser concluído, e essa conclusão pode ser feita em até um ano.

Logo, um inventário completo de projetos trará, e será recalibrado semanalmente, uma lista de tudo aquilo que quero concluir na minha vida em até um ano.

Por outro lado, existe uma lista do GTD chamada “Algum dia / talvez”, que pode ser traduzida simplesmente como “agora não”, que serve para aliviar a pressão dessa lista de projetos. A ideia é tê-la para tudo aquilo que você quer fazer, porém não pode mover recursos nesse momento. Pode até ser que você desista, mais adiante, de tocar esse projeto. Você simplesmente não sabe. Então está nessa lista.

Bem, isso significa que a lista de projetos tem tudo aquilo que precisa estar em andamento.

Uma maneira de saber o que “deve” estar em andamento é analisar racionalmente de acordo com as suas prioridades. Para isso, você pode usar a abordagem dos horizontes de foco:

  • Este projeto tem prazo?
  • Este projeto impacta diretamente alguma área de foco minha, buscando um estado de tranquilidade e satisfação nessa área?
  • Esse projeto está alinhado com os meus objetivos de curto prazo?
  • Este projeto está alinhado com os meus objetivos de médio a longo prazo? Contribui para o estilo de vida que eu estou construindo para mim?
  • Este projeto está alinhado com o meu propósito e princípios de vida?
  • E mais: este projeto precisa ser tocado por mim? Ou pode ser delegado?

As perguntas acima, quando feitas semanalmente, te ajudam a ter uma noção de que projetos são prioritários e que devem efetivamente estar na sua lista de projetos hoje.

Agora, o que realmente fará diferença é a alimentação dessa lista diariamente, ao descobrir que você tem projetos. Essa percepção é fundamental para você ter esse panorama geral da sua vida e esse controle. E como se descobre que tem projetos? Capturando as coisas que chegam na sua vida, as suas ideias, e esclarecendo diariamente identificando próximas ações e esclarecendo resultados desejados. Basicamente, o fluxo do GTD.

Se você tiver alguma dúvida e quiser aprender mais sobre a metodologia, você pode pesquisar alguns textos aqui no blog, ler o livro (“A arte de fazer acontecer”, David Allen) ou fazer um curso comigo (clique no banner abaixo).

O importante é que, a cada revisão semanal dos seus projetos, você tenha a tranquilidade durante os próximos sete dias (até a próxima revisão) de que todos os seus projetos em andamento estão encaminhados e também que essa lista está completa, com tudo aquilo que realmente está em andamento na sua vida. E esse é um tipo de controle que dá uma calma imensa, além da sensação de que as coisas estejam realmente andando (e estão).

10 comentários

  1. Thais!
    Que série maravilhosa! Estou amando!
    Tomara que todo mundo aproveite muito e conheça o GTD, porque olha, ter consciência de uma grande parte já me ajuda demais! <3
    Obrigada por tudo!

  2. Olá Thais, muito obrigada pelo conteúdo valioso que disponibiliza aqui. Um post melhor do que o outro.
    Uma dúvida: Como você organiza a suas ações de um determinado projeto no Todoist? Quando na revisão semanal você identifica uma próxima ação daquele projeto, você escreve dentro do projeto em questão ou na lista de ações (avulsas)?

    Obrigada por existir.

  3. Muito legal o post! Gosto quando você deixa dicas de perguntas para fazermos para nós mesmos! É uma super orientação!

  4. Texto interessantíssimo, Thais. Embora eu já leia e pratique (na medida do possível o GTD – Fazendo as Coisas Acontecerem – de David Allen), pois, às vezes falho, porque é difícil manter a disciplina em dias muito atarefados, continuo a apreciar seus textos, escritos numa linguagem direta, clara e muito agradável.

  5. Lendo esse texto e o “A importância de manter listas separadas”, bem como os comentários dos outros leitores percebi que a principal dúvida é a priorização das ações de projetos, que parece que se perde segundo esses dois textos. Mas assistindo ao seu canal no YouTube entendi que você prioriza essas ações em dois momentos, o primeiro quando organiza seu tempo afunilando-o do macro para o micro (planejamento anual, semestral, trimestral, mensal e semanal) e num segundo momento quando, durante as revisões semanais, insere algumas dessas ações numa segunda agenda do seu calendário google chamada “Planejamento”, pois assim você sabe, independente do contexto, que ações devem ser feitas dia após dia. Além disso você segue uma diretriz de que essas ações inseridas no planejamento são ações que demandam mais tempo, de uma hora e meia adiante.

    Entendi corretamente Thaís?

    • Sim. O que importa é que as ações estejam claras e você foque na execução delas no dia a dia, em vez de ficar “refletindo” (perdendo tempo) em projetos – porque já fez isso uma vez na semana, antes.

  6. Muito obrigada Thaís! Quando comecei a te acompanhar nem eu nem você tínhamos filhos, agora temos, mesmo assim, depois de tanto tempo, não consigo implantar o GTD direito. Seu canal no YouTube foi um divisor de águas pra mim, consigo entender melhor com os vídeos. Mas ainda tenho esperança de fazer um curso com você!

    Parabéns, seu trabalho é de uma imensa generosidade e coerência, pois quem te acompanha há tanto tempo como eu consegue ver você chegando nos seus horizontes mais elevados. Para um povo como o nosso, que não uma educação voltada para o futuro, com esforços contínuos para a conquista de objetivos a longo prazo, essas informações que você traz valem ouro!

    Um grande abraço minha querida!

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