Uma leitora me perguntou ontem como eu faço para zerar a caixa de entrada do What’s App diariamente, então achei que seria uma boa fazer um post sobre isso explicando para todos.

Eu zero a caixa de entrada do What’s App como eu zero todas as outras caixa de entrada existentes: esclarecendo item a item de acordo com o fluxo do método GTD, a saber:

Imagem retirada do livro do David Allen

Basicamente, abro uma mensagem do What’s App e me pergunto se demanda ação.

Se não, eu deleto, arquivo ou incubo. O incubar podem ser coisas que podem até demandar ação, porém não agora. Eu anoto (manualmente) nas minhas listas de Algum Dia / Talvez no Todoist ou então coloco um lembrete na data que preciso lembrar disso no meu calendário. São as formas de incubar.

Se demanda ação e leva menos de 2 minutos, faço na hora. Se leva mais, mas tiver que ser delegado, delego na hora e coloco na minha lista de Aguardando Resposta (também no Todoist), também manualmente. Se eu mesma tenho que fazer, vou colocar essa ação nas minhas listas de Próximas Ações ou no calendário, se precisar ser feito em um dia ou horário específico.

Sempre lembrando que qualquer mensagem, se por si só não conclui o que precisa ser feito, eu preciso definir o resultado desejado e colocá-lo em minha lista de Projetos (também no Todoist, também manualmente).

Assim que eu processo cada mensagem, eu a arquivo (dá para arquivar mensagens em todo What’s App. No iPhone, basta arrastar para o lado), e assim ela sai da minha caixa de entrada. Eu deixo na caixa de entrada do What’s App somente aquilo que ainda não li (e, portanto, não esclareci).

Um truque que ajuda bastante é ter o aplicativo do What’s App instalado no computador. Assim, é mais fácil responder (sou meio ruim digitando no celular), então aproveito para processar essa caixa de entrada como se fosse uma caixa de e-mails, quando estou trabalhando.

Vale lembrar algumas coisas importantes que aplico não apenas ao What’s App, mas a e-mails e outras formas de comunicação via mensagem de texto (ex: redes sociais):

  • Não deixo nenhuma notificação ligada no meu celular alertando que chegou uma nova mensagem. Isso distrai e atrapalha. Tenho períodos que paro e olho as minhas mensagens.
  • Nos intervalos entre as minhas atividades, abro o What’s App (ou outra caixa de mensagens). Se eu já tiver tempo, posso processar algumas delas. Se não tiver, só bato o olho para ver se tem algo urgente e, se tiver, respondo – se não tiver, olho mais tarde.
  • Esvaziar uma vez por dia me deixa satisfeita. Se eu já esvaziei uma vez hoje, não fico neurótica querendo esvaziar de novo. Deixo para o dia seguinte.

Eu não dou prioridade total para as caixas de entrada de maneira geral porque e-mails e mensagens são uma parte importante, porém não a parte mais importante do que geralmente tenho para fazer no dia. Então eu preciso criar espaço para mim mesma para que eu possa trabalhar no que for prioridade, mas não posso deixar de responder as mensagens, então faço isso nos intervalos. No entanto, se eu deixasse as notificações ativadas, estaria dizendo a mim mesma que os outros ditam o que devo fazer, e não eu. Fica a recomendação!

COMPARTILHAR
Artigo anteriorSerá que você está fazendo coisas demais?
Próximo artigoComo lidar com pessoas desorganizadas

Meu nome é Thais Godinho e meu guarda-chuva profissional engloba três temas: produtividade, organização pessoal e criatividade. As formas de operacionalizar esse trabalho que eu amo são essas: escrevendo no blog, publicando livros, estudando, ministrando cursos e fazendo atendimentos individuais, ajudando as pessoas a se organizarem. Você pode acompanhar minha trajetória pessoal e profissional neste blog, que existe desde 2006.

13 Comentários

  1. Oi Thais!
    Adorei as dicas, nunca tinha visto algo sobre organização do Whats App.
    Estou passando mais para de avisar de que ultimamente as imagens dos posts não estão abrindo no e-mail, me obrigando a abrir o site para visualizar (o que até é bom, pois aqui fica melhor diagramado e visualmente mais agradável :D). Eu uso o outlook web.

    Um abraço,
    Monica

  2. Dicas ótimas. Já faço assim também! Para mim, tudo o que for mensagem entra dentro do contexto @E-mail. Claro, apenas se precisar ir para a lista de próximas ações.

  3. Parece que você está investigando minha vida. kkkkk
    Quando você postou sobre organização do Spotify, eu tinha acabado de fazer o mesmo. Quando postou sobre voltar para o Todoist, eu tinha acabado de fazer o mesmo.
    Hoje eu zerei minha caixa do Whatsapp e de repente, acho um texto aqui sobre isso.

    E muito bom, por sinal!

    Grande abraço!

  4. Olá, Thais. 🙂
    Numa das dicas do Tim Ferriss você escreveu sobre responder o correio de voz vi e-mail, para deixar clara sua preferência de contato. Qual a função do seu whatsapp? Estou em dúvida sobre como usá-lo (e outras tantas ferramentas de comunicação) de uma maneira mais funcional e ter minhas mensagens centralizadas mesmo utilizando-o. Muitas pessoas usam whatsapp pra tudo, não mandam mais e-mail e tenho receio de não receberem minhas mensagens. Meu plano é usar o e-mail para comunicação em geral e whatsapp/telefone para urgências.
    Começo com a resposta automática de e-mail hoje… a melhor tática é manter essa mensagem ad arternum ou só até todos se acostumarem?

    Pergunta nada a ver com o tópico: qual a melhor maneira de se fazer anotações em aulas e palestras? Faz tempo que ando pensando nisso e pesquisando. Tenho pesquisado (ainda sem resultados) e tentando desenvolver algum método pra ter algo mais claro e útil que aquelas folhas indecifráveis e cheias de informações soltas da época da faculdade.

    Gratidão por compartilhar ideias e informaçõẽs tão inspiradoras. 🙂

    Beijos

  5. Bacana seu método de arquivar as conversas do WhatsApp. E para bookmarks (sites/artigos/etc visitados que resolveu salvar) e fotos tiradas, você também tem alguma sistemática? Para bookmarks uso o Pinboard, mas só salvo lá, nunca processo (dá receio, pois já tem mais de 8 mil links 🙂

    • Vai tudo para a caixa de entrada (física ou Evernote) e, de lá, processo e organizo no lugar mais adequado.

DEIXE UMA RESPOSTA