Ultimamente, por ter assumido uma nova responsabilidade (vendas dos cursos de GTD), tenho recebido um volume muito maior de e-mails e, por isso, tenho que acessar e processar a minha caixa de entrada com mais frequência. Caso você seja novo(a) no blog, saiba que eu tenho os seguintes hábitos:

  • Zerar a minha caixa de entrada diariamente. Isso inclui e-mails e What’s App. A ideia de ter uma caixa de entrada zerada (e mantê-la assim) é que você tem controle de todas as demandas externas que chegaram até você e nada te pega de surpresa.
  • Verificar meus e-mails em uma determinada frequência, em vez de ficar com as caixas abertas o dia todo (o que me distrai sempre que chega um e-mail novo).

Como vocês bem sabem, assim que a gente zera a caixa de e-mails, logo na sequência chegam uns 15 novos. Portanto, minha regrinha atual tem sido zerar uma vez por dia, pelo menos uma vez. Se novos e-mails chegarem depois, eu fico bastante tranquila de processar no dia seguinte, pois tenho uma regra pessoal de responder em até 24 horas o que precisa ser respondido.

Logo, no dia seguinte, quando vou processar meus e-mails (= com foco em esvaziar a caixa de entrada), começo pelos e-mails do dia anterior e, quando eu termino de processá-los, vou para os do dia em questão. Essa é uma pequena porém inofensiva maneira de burlar a regrinha do David Allen, que recomenda começar sempre pelo e-mail mais recente.

Também aumentei a minha frequência de leitura de e-mails. Em vez de processar duas vezes por dia, tenho processado quatro vezes (pela manhã, depois do almoço, no meio da tarde e à noite). Isso tem me ajudado a dar conta do volume.

Bem, quis compartilhar com vocês. 🙂 Mesmo com um grande volume de e-mails, continuo zerando a caixa pelo menos uma vez por dia e respondendo as pessoas em até 24 horas. Tem funcionado para mim!

Se quiser aprender GTD, verifique nossa agenda de cursos.

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Meu nome é Thais Godinho e sou organizadora profissional, o que significa que ajudo as pessoas a se organizarem quando elas precisam de uma forcinha para isso. A maneira que encontrei para ajudar foi criando este blog, ministrando cursos e realizando outros eventos.

8 Comentários

  1. Muito legal essa meta de zerar a caixa de entrada diariamente =}
    Melhor fazer isso assim que acordar? Ou no decorrer do dia?

    • Obrigada, Dree. A resposta começou a ficar meio grande, então escrevi em formato de post para publicar amanhã. Obrigada.

  2. É primordial ter uma rotina em tudo, e com os emails então, dada a gama de informação que muitas vezes recebemos por ele, isso torna essencial. Zerar “Caixa de entrada” ainda é um desafio enorme para mim, mas tenho trabalhado no processo de criar uma rotina de verificação de emails, o que tem me ajudado bastante!

  3. Vixe, Thais, pensei que o jeitinho brasileiro tinha chegado ao GTD! Penso que é melhor começar do email + antigo, no meu caso tenho clientes que se conhecem e comunicam, se um souber que foi preterido dá briga!

  4. Thais, uma pergunta super específica: Em qual parte do dia vc geralmente responde as mensagens do WhatsApp? Tenho muita dificuldade com isso. Tem coisa que dá pra responder na hora, tem coisa que leva tempo, e olhando o telefone toda hora eu me distraio e percebo que ainda acabo não dando conta de responder todo mundo. Vc tem alguém sisteminha pra isso?

  5. Never mind, agora vi que a Dree teve uma dúvida parecida com a minha e vc vai responder em formato de post amanhã. Obrigada 🙂

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