Há cerca de um ano tive um insight sobre um assunto que permeia toda a minha organização pessoal e produtividade e, ao longo dos últimos meses, venho fazendo testes e conversando com pessoas para poder trazer esse conteúdo de maneira mais fundamentada para vocês. É a diferenciação entre três ações relacionadas à produtividade, a saber: organizar, planejar e registrar. E, por serem ações diferentes, demandam ferramentas, técnicas e comportamentos diferentes.

Vamos às definições:

Organizar, segundo o método GTD (minha visão, de acordo com o que o David Allen ensina), é colocar as coisas no lugar que combine com o significado de cada item. A organização é algo que você (1) pensa, esclarece, (2) encontra uma solução e (3) armazena. Isso serve tanto para objetos em casa quanto para projetos em uma lista. É a organização que permite você consultar, acessar muito rapidamente qualquer tipo de informação que seja confiável para você. Por exemplo: estou no telefone agendando uma consulta e preciso saber se tenho tempo quarta para ir ao dentista? Eu acesso minha agenda e sei com certeza se posso agendar ou não, porque as informações organizadas ali são confiáveis. Eu confio que posso ou não agendar. O mesmo vale para listas de ações e outras que, depois de esclarecer, eu organizo em um lugar adequado.

Planejar tem a seguinte definição:

Ok, tenho as minhas informações organizadas. Porém, quero elaborar um plano para executá-las. Por exemplo: se eu tenho uma prova na quinta-feira na faculdade, como posso me programar para estudar todos os tópicos? Posso distribuir isso ao longo dos dias? Posso criar “cronogramas internos”, meus, para executar aquela atividade bem? Isso vale para os planejamentos diários, semanais, distribuição do tempo para atividades semelhantes, planejar deslocamentos. O planejamento é algo que se baseia nas informações organizadas, mas você usa como recurso seu, pessoal, intransferível, para fazer as coisas acontecerem. E será diferente da pessoa ao lado. Outro exemplo: quero dedicar minha noite de segunda para estudar inglês, mas sei que esse compromisso é diferente de um agendamento que tenho para o dia seguinte para uma reunião com o meu chefe. Geralmente, planejamentos têm mais mobilidade que informações organizadas. Isso não significa que daremos menos importância – apenas que têm natureza diferente.

Muitas pessoas se desorganizam porque confudem uma coisa com outra. Colocam, no mesmo lugar (ex: agenda), tanto as informações organizadas quanto as informações planejadas. Aí você se depara com um dia cheio de 26 “tarefas” e não sabe por onde começar. Isso te sobrecarregada e te confunde. Algumas precisam ser feitas naquele dia invariavelmente, outras não. Toda vez que alguém mistura organização com planejamento se sente sobrecarregado, e não é à toa. No fundo, nosso inconsciente sabe que tem coisa errada lá distraindo nossa atenção.

Registrar significa montar uma biblioteca pessoal, de referência, para consultas específicas. Aqui entram os diários, logs de atividades, registros de projetos concluídos e um mundo de outras coisas que queremos armazenar como referência, mas não são ações. Ouço muito perguntas como: “mas Thais, uma vez que eu conclua um compromisso, como posso deixá-lo no meu calendário?”. E eu rebato: Seu calendário é o melhor local para registro? Ou o registro deve ou pode ser feito em outro lugar? Como você pretende consultar essa informação depois? O que faz sentido?

Todas essas questões são relevantes para todo mundo e, para cada pessoa, existirão respostas diferentes. Se você precisar prestar contas de atividades realizadas em seu emprego para o seu chefe, precisa elaborar uma forma de registro efetiva que ele tenha acesso e que você consiga registrar diariamente com facilidade. Me pego muito pensando no caso dos diários, por exemplo. Se eu quero escrever um diário pessoal, faz sentido agrupar dezenas de cadernos ao longo da vida, sendo que pessoas podem ter acesso e, quando eu morrer, eles servirão a quem? Por isso que, para mim, um diário pessoal no Evernote faz mais sentido. Só eu tenho acesso e, quando eu morrer, não darei trabalho pra ninguém com papelada, nem deixarei uma vida inteira exposta com informações que talvez não queira compartilhar. Mas talvez commonplace books possam ser úteis de deixar como “legado”. Então, nesse caso, cadernos são melhores.

Essa reflexão veio enquanto eu estava pensando sobre os diversos usos do bullet journal. De certa maneira, o bullet journal é um mix dessas três ações. No entanto, será que é efetivo manter as três em um único lugar? Porque existe a questão do foco. E o foco é importante.

Por exemplo: se eu tenho na minha agenda todos os meus compromissos para hoje, além de ações que preciso fazer hoje (não ontem nem amanhã – exatamente hoje) e informações relevantes para o dia de hoje, isso me dá confiança para focar no meu calendário até finalizar o que tem ali. O bullet journal, por exemplo, pode ser excelente para montar um planejamento diário das atividades, pois assim eu pego as informações organizadas em outro lugar e monto meu planejamento. Eu dou gritinhos cada vez que vejo pessoas que acompanho chegando a essa mesma conclusão. A Kara (Boho Berry), por exemplo (super conhecida pelo seu bullet journal). Ela agora concilia seu bullet journal com um sistema organizado no OmniFocus, que ela usa como “base” (e isso seria o organizar) para planejar seu bullet journal, onde faz seu planejamento.

E sim, eu poderia ficar uma vida inteira escrevendo sobre isso. Os casos são inúmeros e, os exemplos, infinitos.

Meu propósito com este post é apenas explicar esse insight. Dizer que, na minha concepção, existem três ações relacionadas à produtividade, e são três ações distintas, que devem ter tratamento distinto. Pretendo explorar mais esse assunto em posts futuros, mas tenho especialmente trabalhado nesse conteúdo para o meu terceiro livro, que sairá ano que vem e terá como foco trabalho e produtividade.

Cada vez que misturamos esses três tipos de ações, isso causa sobrecarga e confusão. Entender como cada ação funciona nos leva a entender melhor como é a nossa vida e como podemos organizar, planejar e registrar nossas informações pessoais.

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Meu nome é Thais Godinho e meu guarda-chuva profissional engloba três temas: produtividade, organização pessoal e criatividade. As formas de operacionalizar esse trabalho que eu amo são essas: escrevendo no blog, publicando livros, estudando, ministrando cursos e fazendo atendimentos individuais, ajudando as pessoas a se organizarem. Você pode acompanhar minha trajetória pessoal e profissional neste blog, que existe desde 2006.

32 Comentários

  1. Oi thais! tudo bem? sigo seu blog anos e me ajuda muito as informações que aqui você trata. Contudo gostaria de saber o por que do feedly não disponibilizar mais seus textos de forma integral na plataforma? Para mim era muito mais pratico e célere a leitura.

    beijos!!

    • Eu mantive assim durante 10 anos, mas precisei mudar porque o blog depende do número de visitas para se manter. Acredito que seja uma troca justa – eu escrevo e disponibilixo conteúdo gratuito, e os leitores retribuem com uma visita. 😉

  2. Thais, é exactamente aqui que eu falho! Nunca sei bem como organizar as Informações do Planeamento… Estou ansiosa pelo seu terceiro Livro. Pena não sair já… Preciso com Urgência! 🙂
    Espero que seja vendido em Portugal!
    Bj

  3. Olá Thais, leio sobre GTD no seu blog desde 2014 e venho tentando aplicar na minha vida. Tenho os livros, evernote e fiquei no toodledo, estou o tempo todo lendo e buscando melhorias em meu sistema mas sinto que as ações não saem do papel. Pela primeira vez sinto que parte da minha dificuldade está na mistura desses conceitos. Quero muito ouvir mais sobre esse assunto!

  4. Obrigada, mais uma vez!
    Suas interpretações sobre o GTD sempre me mostram algo diferente e que “clarificam” demais alguns pontos obscuros na metodologia.

  5. Thaís, esse post mudou totalmente a forma com que percebo as coisas! Mesmo depois de ter lido o livro do David Allen, foi só agora que caiu a ficha, obrigada!

  6. Fora todo seu artigo, adorei pesquisar e saber mais sobre os “commonplace books”. Apesar de conhecê-los vendo filmes, não sabia o nome deles.

  7. Gostei muito do post Thais.
    Minha mente adora esses seus posts que organizam conceitos (assim como o outro post onde vc organizou os conceitos psicologia vs coaching com passado e futuro).
    Apesar de ja ter sido ser uma apaixonada por Gestao do Conhecimento (fiz uma pos nisso so por paixao), eu nao conhecia o conceito de “commonplace books”. Entao, apos ler esse seu post fiz uma rapida pesquisa e vi que eh possivel usar o evernote pra isso.
    Pergunto porque tenho uma amiga que estamos em trajetorias similares de estudo de musica e temos muita informacao para compartilhar. Ela me enviou uma mensagem ontem perguntando como poderiamos organizar essas informacoes e por “coincidencia” vi seu post hoje.
    Antigamente eu sugeria o wiki pras pessoas (ainda tenho o meu wiki pessoal que uso intensamente).
    Mas as pessoas normalmente acham o wiki complicado (so a galera TI que gosta).
    Queria saber a sua opiniao para esses casos de conhecimento compartilhado, se um commonplace feito no evernote eh a melhor opcao mesmo.

    grata

  8. Thaís, adoro tudo o que você escreve, mas não consigo separar as informações… uso bullet journal e não consigo imaginar fazer um cronograma interno sem saber quais são os compromissos do dia… acho que está tudo interligado e usar vários meios acaba dando mais trabalho para mim. Espero algum dia chegar ao seu nível de organização. Beijos.

  9. Opa! Quantas boas novidades em um só post!!
    Faz muito sentido essa diferenciação, Thais, e vou refletir sobre ela para promover algumas mudanças no meu sistema.
    Também adorei saber do seu terceiro livro!
    Obrigada, sempre!

  10. Socorro, eu achei que era maluca e agora descobri que não!!!!

    Eu não consigo ficar sem organizar minha cabeça no papel, não adianta. Tenho praticamente tudo online e em aplicativos, mas acabo colocando no papel tb.

    Uso G calendar + Evernote + meu caderno lindo <3.

    Prazos, compromissos e tickler no G Calendar – cada um de uma cor.

    Referência, checklists, projetos, próximas ações no Evernote.

    Tenho tb uma entrada no celular, uso o Google Keep.

    No meu caderno vai a organização do dia e informações que eu possa precisar offline, quase nada, hoje em dia a gente tá online o tempo todo, mas se eu vou viajar pro meio do mato deixo tudo ajeitado no papel, por exemplo.

    Tenho um outro caderno de espiral que é meu blocão de rascunho/caixa de entrada porque eu gosto de rabiscar.

    Fico feliz em saber que eu só estava fazendo intuitivamente o que devia fazer mesmo.

    Ótimo texto Thais, obrigada!

  11. Oi Thaís! Excelente post. Eu tenho uma agenda no google chamada “Planner” , que é identificada por uma cor mais neutra, bem diferente das minhas outras agendas.
    Quando estou fazendo minha revisão e planejamento semanal, vejo os “espaços” que sobram depois de anotar todas os compromissos e eventos e preencho com minhas intenções para esses dias usando a agenda Planner.
    Tem funcionado super bem pra mim porque sei que são intenções e não compromissos e que tenho flexibilidade para alterar conforme minha necessidade/ disponibilidade real.
    Abraço,

  12. Tenho uma Dúvida: Você faz o seu Planeamento, a distribuição de como quer usar o seu tempo para determinadas actividades, no decorrer da Revisão Semanal?
    Obrigada.
    Bj

  13. Olá, Thais!
    Mais um excelente post! Parabéns e obrigada por nos proporcionar tantos conteúdos relevantes!
    Fiquei pensando se entre o planejar e o registrar não poderia ter o agir/fazer/como proceder. Daí seria mais voltado para listar ações ou ampliar o planejamento com o que tem de fato a ser feito? Ou é desnecessário listar as ações?

    Um abraço,
    Patrícia

  14. Escrevi “Fora todo seu artigo, adorei pesquisar e saber mais sobre os “commonplace books” “, mas era para ter escrito “Além de todo seu artigo, adorei também pesquisar e saber mais sobre os “commonplace books”. Como se chama isso? Ato falho? 😀

  15. Aaahhhh! De facto havia algo que não batia certo, e agora acho que já percebi porquê…. Ansiosa pelo livro! Post maravilhoso!
    De qualquer forma, como “organizar” o planeamento? Quer dizer, o cronograma já percebi que deverá ser flexivel, mas entra numa ferramenta como o calendário? Ou deve ficar separado?

  16. Deixei de conseguir aceder via Tablet e celular as suas Postagens mais recentes…
    O que se passa?
    Obrigada.
    Bj

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