Hoje é o último post da série em que mostro como está meu sistema atual do GTD atualmente. No post de hoje, vou falar sobre o material de referência de modo geral.

Estamos em O que é isso? Demanda ação? Não > Referência.

Referência pode ter materiais de todos os tipos: em papel, digitais, em formatos variados. Eu ainda utilizo pastas para armazenar papel, especialmente no que diz respeito a contratos, comprovantes, certidões, diplomas, certificados e o que mais realmente preciso ter em formato físico. A “regrinha” para organizar isso é simples (no GTD): ordem alfabética, apenas.

Eu hoje tenho dois móveis para armazenamento no meu escritório: um arquivo com três gavetas e um armário com porta onde uso uma das prateleiras para as pastas. Mas, se você parar para pensar, uma estante com livros lidos também é material de referência. Então tudo isso se enquadra como meu material de arquivo.

No computador, uso algumas ferramentas específicas:

  • Google Drive para referências da Call Daniel (é a ferramenta oficial da empresa) e também para materiais de referência que sejam planilhas, documentos etc compartilhados. Auxilia bastante ter isso armazenado lá.
  • Dropbox para arquivos maiores, de fotos a apostilas fechadas para impressão.
  • Evernote para textos de maneira geral, comprovantes, recibos e tudo o mais que eu puder digitalizar.

Já mostrei em posts anteriores e a organização de tudo isso continua seguindo o que o David recomenda: ordem alfabética, apenas.

Dropbox
Google Drive

No Evernote, tenho algumas pilhas e cadernos para referência, e todos os assuntos eu categorizo por tags (etiquetas). Não “organizo” as tags de nenhuma maneira – apenas crio e elas já ficam em ordem alfabética, de forma prática.

Eu explico *em detalhes* o que são checklists neste post. Por gentileza, leia se tiver dúvidas ou não estiver familiarizado com o tema.

Estou explorando cada vez mais minhas checklists e elas me ajudam muito a manter meu trabalho cada vez mais integrado.

A diferença de checklists para listas de referência é que checklists são mais funcionais, se é que posso chamar assim. Nas listas de referência, coloco coisas como “livros lidos”, “shows que já fui” e outros do tipo. Mas lembre-se que, em teoria, “tudo é checklist” (o David diz isso). Então é só uma diferenciação minha e que faz sentido dentro do meu sistema.

Eu tenho um caderno de referência geral onde entra a maioria das notas. O que tenho como caderno separado nessa pilha são cadernos que ou compartilho com outra pessoa, ou que prefiro deixar offline em certos dispositivos. É só por isso. Senão, de modo geral, categorizaria com etiquetas como todo o resto.

Em “grande cenário”, tenho uma nota para cada ano da minha vida, onde faço registro de grandes marcos. Falo mais sobre isso neste post.

A parte das etiquetas não tem segredo. Vou criando à medida que vou organizando o material de referência, sem “sub-etiquetas” (fica tudo em uma mesma hierarquia). Lembrem-se que só coloco aqui o que não demanda mais ação:

Eu também costumo arquivar como referência projetos e objetivos concluídos, pois gosto de ter um histórico de sua conclusão, assim como um histórico de seu planejamento, descrito dentro da nota. Não arquivo ações concluídas pois não vejo necessidade. As tags que uso para arquivar são “projetos concluídos” e “objetivos concluídos”. Como podem perceber, não complico as coisas. A taxonomia pessoal deve ser dedutiva.

Caso tenham dúvidas sobre meu arquivo de referência, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

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Meu nome é Thais Godinho e sou organizadora profissional, o que significa que ajudo as pessoas a se organizarem quando elas precisam de uma forcinha para isso. A maneira que encontrei para ajudar foi criando este blog, ministrando cursos e realizando outros eventos.

13 Comentários

  1. Adorei o post, Thaís!

    Eu fiquei curiosa em uma coisa: Qual o(s) tipo(s) de pasta que você utiliza para arquivar o material de referência físico? E mais, você separa por ano também ou realmente só por ordem alfabética? Por exemplo: contas de luz de 2017, 2016 ou uma pasta para 2016 e dentro dela as contas de luz referente a esse ano?

    • Uso variados tipos de pastas. Tenho pastas suspensas, pastas em L, pastas de elástico, caixas etc. Depende muito do conteúdo.

      Eu organizo tudo por ordem alfabética. Contas pagas, no entanto, tenho uma caixa que guarda pastas suspensas e a caixa se chama “contas pagas”, e dentro as pastas suspensas para os últimos 5 anos.

      Obrigada por comentar!

  2. Thais, você aconselharia essa mesma estrutura do Arquivo de Referência Geral para arquivar as anotações da universidade?

    • Serve para tudo.

      No entanto, para a faculdade pode estar associado a projetos. Aí eu recomendo o que fiz no post onde falo sobre projetos. Dê uma olhada. 😉

  3. Thais parabéns pela série. Confesso que já tentei implementar meu sistema certa vez no Evernote juntamente com a sua antiga série GTD +Evernote, mas não me ajustei. Hoje eu percebo que você simplificou muitas coisas, por exemplo as Tags eram um terror pra mim, mais me complicavam do que ajudavam e eu ficava insistindo com elas. Hoje tenho um sistema muito mais simples pois aprendi muito com você de lá pra cá. No meu Evernote hoje em dia ficam referências, algum dia talvez e Checklist. Adoro meu sistema. Obrigada !

  4. Oi Thais, uma dúvida, como você faz a sincronização do Google Drive? Eu estava fazendo manual, aí resolvi baixar para o windows para sincronizar automaticamente, mas aí ele sincronizou o que não quero também e não ficou arrumadinho nas pastas como está no computador. Por favor, dê uma dica, abs.

    • Então… pois é! Eu também fiz essa sincronização e me arrependi profundamente! Então não faço mais.

  5. E outra dúvida que tenho, não exatamente sobre como armazenar arquivos…
    Se eu possuo o histórico escolar e certificado de conclusão do ensino médio, é necessário manter os históricos escolares do ensino fundamental? E, possuindo diploma de graduação, não há problema em eliminar o do ensino médio também?

    • Todo e qualquer acontecimento relacionado à saúde de cada pessoa, desde o remédio que teve receitado pelo médico até resultados de exames, ou histórico de catapora etc.

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