Hoje na nossa série de posts sobre GTD e Estudos eu gostaria de trazer alguns exemplos do uso do calendário nas diferentes situações envolvendo áreas de estudo.

Passo 1: Tenha uma agenda só sua

Uma dúvida que muitas pessoas que usam GTD têm é como lidar quando precisam acessar calendários diferentes para consulta. Uma coisa é o seu calendário pessoal, que diz respeito ao seu tempo – às suas 24 horas por dia. Outra coisa diferente são calendários de referência, que você pode acessar para se programar. Tenha uma agenda que seja só sua, não importa se em formato de papel ou eletrônica. É a agenda que você vai consultar todos os dias.

Se você não tem uma agenda, providencie uma antes de continuar a leitura do post, para que ele seja válido para você. Como dica de ferramenta, eu recomendo a agenda do Google, que é gratuita e muito funcional, além de sincronizar com todos os celulares.

Passo 2: Entenda o que deve entrar na agenda

A agenda, no GTD, ou o que o David chama de calendário (o que tem data atrelado), é o cenário mais árduo do seu dia. É o que mostra o que você vai fazer *obrigatoriamente*. Ela não é pra ser lotada de coisas e tratada como uma lista de desejos. Por isso, de acordo com o método GTD, apenas 3 tipos de coisas entram no seu calendário:

  1. Ações a serem feitas em um horário específico
  2. Ações a serem feitas em um dia específico
  3. Informações relacionadas a um dia específico

A primeira coisa que você deve fazer então é abrir a sua agenda e garantir que esses três tipos de coisas já estejam nela, começando pela semana que vem, por exemplo. Tudo aquilo que não se enquadrar nas categorias acima não deveria estar no seu calendário.

Passo 3: Revisão Semanal

Você já aprendeu no post anterior da série como fazer uma Revisão Semanal. Revisar o calendário passado e futuro é muito importante para garantir a atualização dele. Continue seguindo com as suas revisões semanais.

Passo 4: No dia a dia, siga seu calendário

Começou o dia, trabalhe nos itens do calendário. Nos intervalos, trabalhe em outras coisas. Abaixo, vou dar alguns exemplos de agendas para diversas áreas de estudo a fim de ajudar.

Exemplo: Idade escolar

Meu exemplo é uma criança no Ensino Fundamental.

Percebam que mesmo uma criança ou adolescente pode ter informações relevantes na agenda.

Exemplo: Vestibular

Meu exemplo é um adolescente em época de vestibular.

Apesar do horário apertado, esse adolescente sabe que terá prova de Português na escola e que precisa fazer uma revisão de Física (que fará, provavelmente, depois das aulas do cursinho). Se ele achasse pertinente, poderia usar os intervalos ao longo do dia para estudar um pouco.

Exemplo: Curso de idiomas

Meu exemplo é um adulto que trabalha e, duas vezes por semana, tem aulas de inglês à noite.

Esse cidadão tem uma informação relevante para o seu dia (greve do metrô) e também sabe que, em algum momento do dia, ele precisa revisar o texto da aula anterior para chegar preparado para a aula que será de noite. Ele pode fazer isso no intervalo entre as reuniões que terá ao longo do dia, ou no horário do almoço, ou mesmo antes de começar a aula, se chegar mais cedo. Mas ele sabe que tem que fazer isso nesse dia.

Exemplo: Faculdade

Meu exemplo é um aluno que trabalha e está fazendo faculdade à noite.

Nosso amigo tem que fazer uma coisa importante: buscar o trabalho impresso na gráfica. Se a gráfica for perto da faculdade, ele pode fazer isso quando chegar, já que sai às 17h e sua primeira aula é apenas às 19h. O prazo para o trabalho é hoje e, obviamente, ele não vai fazer esse trabalho hoje – ele vem fazendo esse acompanhamento em suas revisões semanais, que permitiram que, para hoje, ele tivesse apenas que buscar o trabalho impresso na gráfica. Ele também tem uma informação importante, que é a de que seu chefe está de férias (isso influencia em seu dia de trabalho, até mesmo para sair no horário certo).

Exemplo: Concurso

Meu exemplo é um concursando em tempo integral.

É provável que nosso amigo ou amiga não tenha compromissos agendados, mas ele(a) tem um controle de estudos rigoroso expresso em seu calendário, que pontua as revisões que deve fazer, além das aulas que precisa assistir naquele dia. Ele não tem horário certo para fazer essas coisas, mas precisa ir atacando uma por vez, até finalizar, e esse deve ser o seu foco desde o início do dia.

Exemplo: Pós-graduação

Meu exemplo é uma pessoa que faz doutorado.

Essa é uma pessoa que ministra aulas pela manhã, almoçará com o reitor e se programou para passar um par de horas na biblioteca à tarde para realizar algumas pesquisas. No mesmo dia, sabe que precisa entregar um artigo e submeter outro.

Percebam que, aqui, estamos falando da organização das informações. Não vamos confundir organização com planejamento – são fases diferentes. Sua agenda deve conter as informações organizadas. Se você quiser planejar situações diferentes (por exemplo: o concursando quer se planejar para fazer o que tem que ser feito naquele dia em determinados horários, ele pode criar uma agenda paralela – visualizada no mesmo lugar – para o planejamento, mas não mexer na sua agenda organizada). Se você confunde os dois, perderá a confiança no que deve ser feito de tal e tal maneira.

É aqui que outras ferramentas podem te ajudar, como planners e bullet journals. Mas não se engane: o GTD vai no simples. Para o GTD, a organização basta. Portanto, só de você olhar a sua agenda organizada, já deve estar claro o que tem que ser feito e qual o foco. Se você complicar muito, inventando outras coisas, isso pode mais complicar do que facilitar. Eu sempre recomendo fazer o teste. Eu, sempre que faço, volto ao simples com o que o GTD propõe.

Vale lembrar que a “composição” da agenda (o que entra nela) deve ser feita diariamente, à medida que você processa e esclarece suas informações capturadas. E a Revisão Semanal vai te dar orientação semana a semana, com noção de prazos futuros e outros compromissos.

Qualquer dúvida, por favor, poste nos comentários. Obrigada!

26 Comentários

  1. Eu costumo usar a agenda (Google) para planejar, “blocar” meu dia. Por exemplo: trabalhar de manhã, estudar à tarde. Isso, claro, além dos compromissos do dia (reuniões, horário de buscar as crianças na escola…).

    Está certo? Deveria deixar só os compromissos?

    Ah! Não uso nenhum outro App, planejador… Apenas um caderno com listas por contexto (fico com a impressão de que vou me embananar com um monte de ferramentas).

    Obrigada!

    • Eu faço isso também, mas aí deixo uma agenda chamada Compromissos, com tudo que a Thais mencionou, e outra que eu chamo de “Block-time”, com os horários bloqueados. Assim eu consigo ver só os compromissos se for necessário. Mas vivo descumprindo meus horários bloqueados

      • (sem querer enviei a msg anterior sem concluir)

        Eu faço isso também, mas deixo uma agenda chamada Compromissos, com tudo que a Thais mencionou, e outra que eu chamo de “Block”, com os horários bloqueados. Assim eu consigo ver só os compromissos se for necessário e não me atrapalho quando não consigo cumprir os horários bloqueados.

        Por orientação da Thais, comecei a incluir as atividades com vencimento no calendário também, como evento de dia inteiro (igual nas fotos). Antes eu deixava nas listas, porque tinha medo de perder a noção dos prazos de atividades específicas e muito espalhadas no tempo. Mas descobri que a agenda do google permite filtrar compromissos pelos nomes, então, passei a categorizá-los. Por exemplo “venc:” para prazos de atividades gerais, “g:” para coisas ligadas ao meu cachorro (como reforço de vacina). É só eu fazer uma busca com “venc:” que vai aparecer tudo.

        Ainda não tinha incluído as “info”. Vou tentar!

  2. Que alívio saber que minha agenda de concursando está alinhada com seu exemplo! Também me identifico com sempre voltar à simplicidade pregada pelo GTD. Minha tendência é complicar e o GTD sempre me traz de volta ao prático e funcional. A coisa é tão seria que gosto de colocar na área de trabalho do meu computador a seguinte mensagem: Keep it simple!

  3. Thais,

    Este post ficou excelente. Os exemplos estão ótimos e super explicativos.

    Parabéns e obrigada por compartilhar.

    Bjo

  4. Olá, Thais, gostaria de saber se você tem algum conteúdo que trate do tema organização X planejamento para indicar.

    Estudo um curso especialização online. Como professora tenho duas turmas de alunos, uma classe gde e uma pequena. Agora incluí um processo seletivo para mestrado em minha rotina… Resumindo: tenho pouquíssimas atividades que devem ser realizadas em dias específicos, mas uma quantidade grande de coisas a fazer e sempre me perco pq, pelo que entendi agora, planejo meus dias e quase nunca cumpro o planejado, saindo sempre com a sensação de que não faço o suficiente nunca.

      • Muito bom saber, agora que notei que existe uma diferença vou querer saber mais sobre…
        Leio sempre o seu blog, estou acompanhando essa série e tem sido muito útil, MUITO obrigada 😉

  5. Thaís, esse post me ajudou muito! Meu maior problema era com agenda! Como estudo em casa, essa agenda do concursando atende muito bem às minhas necessidades. Nossa, com as revisões no calendário então…! Muito obrigada!

  6. Ola Thais!

    Parabéns pelo conteúdo excelente e pela forma objetiva e clara como você explica as coisas. 🙂

    Preciso de dicas sobre como organizar uma agenda de contas a pagar pessoais do ano inteiro, dentro do GTD. Penso que seria melhor no google Agenda mesmo, inserir cada item no seu dia. Ou voce teria uma outra dica diferente?

    Obrigado!

    Fernando.

  7. Oi Thais… Esse ano tu tem previsão de fazer um novo livro? Gostaria de sugerir que colocasse questões de organização financeira e de estudos nele. Obrigada e um forte abraço😘

    • Oi Vanessa, tudo bem? Estou escrevendo meu próximo livro, que será lançado no ano que vem. O tema é definido de acordo com a estratégia da editora, e o foco desse terceiro será produtividade no trabalho. Obrigada pela sugestão!

  8. Que show, Thais! Post caprichado, daqueles que deixa a nossa cabeça cheia de ideias! rsrs
    Parabéns e obrigada!
    :*

  9. Thais,
    sinto que não ficou muito claro para mim, a diferença entre organização das informações e planejamento.
    Você tem algum outro post onde trate deste ponto?
    Obrigada! Seu trabalho é fantástico e ajuda muito! Gratidão!

  10. Thais, no exemplo do doutorado aquele bloco de pesquisa na biblioteca, não entraria na questão do “desejo”? Tipo ele QUER fazer isso, mas não tem a OBRIGAÇÃO de fazer isso, nem só naquele dia. Fiquei confuso.

    • Isso depende da pessoa. No exemplo que dei, foi uma pessoa que reservou a tarde para fazer especificamente isso.

      Se uma pessoa não se planejou e colocou isso como simplesmente desejável, certamente não entraria no calendário.

  11. Não entendi a parte sobre “organização das informações… confundir organização com planejamento.. Sua agenda deve conter as informações organizadas”. Poderia me explicar melhor ou linkar outro post que fale sobre isto?

  12. Thais, bom dia.

    Qual a sua sugestão, para uma mae, que trabalha, 6 horas por dia, que cuida da casa normalmente e que faz faculdade a noite, a distancia (online)? Como organizar o tempo, a noite em casa, com os deveres de casa e os estudos, levando em consideração que ela ja segue o metodo flylady para organizar a casa. Agradeço a ajuda.

  13. Boa tarde Thais! Estou implantando o GTD na minha vida acredito que já faz um mês. Li o livro do David Alen, usei uns guias seus tbm e tenho acompanhado o material maravilhoso que vc disponibiliza aqui. Fiz alguns testes com ferramentas. Atualmente estou usando o Evernote e Google agenda.
    Resolvi me empenhar nesse processo pq estou em uma fase de mudança de vida e queria começar novos projetos e tudo o mais que for inventando com o auxílio dessa metodologia que para quem é muito ativo e tem muitas idéias é absolutamente maravilhoso.
    Confesso que nas fases de captura e adaptação de ferramenta teve horas que quis desistir. Mas não conseguia mais voltar ao antes, pq os conceitos estavam mega impregnados na minha cabeça. Kkkkkkkk
    Então teimei e agora acredito que tenha montado uma estrutura que me atenda bem. Em relação aos horizontes mais elevados preciso desenvolver melhor mas deixei eles meio crus para os dias das revisões ir quebrando a cabeça com eles mais especificamente.
    É interessante pq não é algo fixo. Vc vai readaptando sempre e arrumando alguma coisinha aqui outra ali. Agora sempre que tenho alguma ideia vou jogando na caixa de entrada.
    Pois bem, em relação aos estudos que é o tema que vc aborda aqui. Eu estou estudando para concursos no momento estou com o tempo bem vago. Ainda não consegui adaptar uma forma específica para jogar todo o meu planejamento de estudo no GTD talvez ainda não tenha me dedicado especificamente a isso. Estou com três concursos como projetos em andamento só que a organização dos projetos em si estão meio crus e ainda não consegui picar sistematicamente as ações. Pretendo fazer isso na minha próxima revisão semanal. As ações sem hora específica mas que tenho que realizar no dia estou jogando no Evernote msm nos lembretes. Coloco uma hora padrão e fica lá na minha cara. Kkkkkkkk para ser feito. Teria alguma vantagem em colocar as ações com data tudo no Google agenda (que atualmente tenho usado só para os compromissos com hora específica) ou é algo pessoal?
    Li uns posts seus sobre separar ferramentas e horizontes, até tentei mas achei muito difícil a o gerenciamento em si. Tentei o todoist Evernote e Google Agenda mas não consegui me adaptar e senti que estava mais complicando do que simplificando. Então voltei atrás. Meio que seguindo o “menos é mais” kkkkkkkkk.
    Confesso que queria que ver os recursos de calendário do Google agenda dentro do Evernote kkkkkkkkkkkk não sei se é meio anti GTD esse pensamento que em tese vc deve se virar com as ferramentas que vc tem e aplicar a metodologia. Mas se o Evernote tivesse os mesmos recursos de repetição e visualização dos compromissos e horários. Acho que seria a melhor ferramenta para se aplicar o sistema inteiro do David Alen por si só. Kkkkkkkkkk
    Enfim estou muito animada e feliz com a minha evolução. E adoro o conteúdo que vc trás no blog, é fantástico!
    Quanto a essa série não li inteira, mas teria como vc tratar a respeito de como inserir a técnica de ciclos de estudo no GTD, tem um blogueiro, Fernando Mesquita, que fala sobre concursos e tem um método para o ciclo que é o ciclo eara. Pretendo fazer uma fusão dessas metodologias mas ainda preciso estudar mais a respeito. Ainda preciso ler os seus livros e os dele para ver como que posso visualizar isso. Kkkkkkkkkkkkk
    E ainda tenho mais uma última sugestão, vou começar a trabalhar como advogada ano que vem e gostaria de ter uma ideia mais técnica de aplicação do GTD nesse ramo. Li que vc está escrevendo um livro sobre aplicação do GTD no trabalho se não estiver enganada. Vc pretende apresentar um demonstrativo de como aplicar o método em diversas áreas de atuação? Ou fazer uma série tbm de GTD no trabalho. Aí mostrar um pouco de como cada profissional pode estar utilizando? Kkkkkkkkkkk não sei se vc já disponibilizou um material nesse sentido no site. Mas enfim acho que seria bem legal! Ler algo a respeito!!
    Me desculpe o tanto de coisas, mas realmente estou muito entusiasmada com o GTD por si só, parece que era tudo o que eu estava procurando a anos e só tenho a agradecer pelo material de ótima qualidade que vc disponibiliza aqui!!
    Grande abraço!!

    • Oi Luhana, tudo bem?

      Meu livro não é sobre GTD no trabalho, mas sim sobre trabalho organizado. Claro que tudo que falo vai de encontro com o GTD, pois é o método que uso. 🙂

      Beijo.

DEIXE UMA RESPOSTA