Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre como revisar o que você precisa fazer semanalmente. No GTD, esse processo é chamado de Revisão Semanal.

Pelo menos uma vez por semana, vale a pena você fazer uma espécie de pit-stop, parar durante uma ou duas horas, e revisar todo o seu sistema (que tem as coisas que você precisa fazer) para ficar tranquilo(a) durante os próximos sete dias, até a próxima revisão. O propósito é atualizar as informações e obter perspectiva.

Escolha um dia da semana e um horário que sejam mais tranquilos para você fazer essa revisão. Um dia comum é sexta de manhã (antes de sair para o final de semana). Dependendo de como for a sua rotina (se você trabalha e estuda, por exemplo), talvez o único período disponível seja aos finais de semana. Eu mesma prefiro fazer a minha revisão semanal aos domingos de manhã, quando acordo, porque todos estão dormindo ainda e é um período tranquilo para mim.

Checklist da revisão semanal (passo a passo):

  1. Capture papéis perdidos e materiais diversos e coloque na sua caixa de entrada. Cadernos, notas de aula da semana, notas de reuniões, recibos, coisas que estiverem na sua mochila, papelada no geral que você recebeu nos últimos dias. Aqui não é pra pegar aquela pilha imensa de revistas velhas que você tem e colocar na caixa de entrada – é para lidar apenas com o que for corrente. Quando seu GTD estiver rodando bem, aqui você vai ter praticamente só coisas da semana que ainda não tenha colocado na sua caixa de entrada física porque deixou passar mesmo (acontece!).
  2. Esclareça suas caixas de entrada. A caixa de entrada física, seus e-mails, ferramentas de captura no geral, caixa do What’s App etc. Perceba que o “esclarecer” precisa fazer parte do seu dia a dia, como falei no post anterior. Se não fizer, quando você chegar na revisão semanal, essa parte vai demorar pra caramba. A ideia não é essa! O “ideal”, quando seu GTD estiver rodando bem, é que nessa hora você esclareça apenas as coisas que agrupo no passo anterior e coisas do dia anterior até aqui.
  3. Esvazie sua mente. Será que, depois de ter esclarecido todas as suas caixas de entrada, ainda sobrou alguma pendência ou preocupação na sua mente? Capture, esclareça e organize adequadamente.
  4. Revise suas listas de Próximas Ações. Aqui começa a revisão propriamente dita. Neste passo, você vai revisar suas listas de próximas ações para ver se estão atualizadas, marcar aquelas que já concluiu (caso não tenha marcado à medida que foi concluindo), deixar as ações mais claras etc. Vamos falar em posts futuros sobre cada uma das listas que vamos revisar a partir daqui.
  5. Revise seu calendário passado. Dê uma olhada no seu calendário para a semana que está acabando (e algumas antes) para ver se algo ficou pendente. Se ficou, capture, esclareça e organize adequadamente para repriorizar.
  6. Revise seu calendário futuro. Esta é a parte da revisão semanal que mais se assemelha a um planejamento. Veja seu calendário para a semana que vem e as próximas (até onde sentir necessidade, onde tiver compromissos) para coletar providências com relação aos seus compromissos.
  7. Revise sua lista de Aguardando Resposta. Defina próximas ações para cobrar pessoas, se for o caso.
  8. Revise sua lista de Projetos (e resultados maiores). Garanta que todos os seus projetos tenham pelo menos uma próxima ação definida. Revise planos de projetos e arquivos de suporte em busca de novas próximas ações. Mova os projetos que não estejam em andamento para Algum Dia / Talvez, se achar necessário. Os “resultados maiores” aqui se referem aos outros horizontes do GTD (objetivos, visão etc), que você pode querer revisar (ou não) se já os tiver definidos. Se não tiver, nem se preocupe com eles agora.
  9. Revise checklists relevantes. Se usar checklists, revise-as em busca de próximas ações.
  10. Revise a lista de Algum Dia / Talvez. Será que algum projeto dessa lista pode entrar para a lista de projetos em andamento no momento? Se sim, jogue-o para a lista de projetos e defina pelo menos uma próxima ação. Delete itens que não te interessem mais.
  11. Será que você tem alguma ideia ousada, nova, criativa que ainda não tenha capturado dentro do seu sistema? Sonhar grande dá o mesmo trabalho que sonhar pequeno. Capture essa ideia!

Uma boa maneira de adquirir o hábito da Revisão Semanal é bloquear um tempo no seu calendário, com recorrência semanal, e ir fazendo toda semana. Fazer as revisões semanais é o que vai fazer seu GTD funcionar. Uma semana sem fazer já vai deixar seu sistema desatualizado e você pode desanimar! Portanto, é muito importante buscar estabelecer esse hábito.

Dúvidas, favor postar nos comentários. Obrigada!

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Meu nome é Thais Godinho e meu guarda-chuva profissional engloba três temas: produtividade, organização pessoal e criatividade. As formas de operacionalizar esse trabalho que eu amo são essas: escrevendo no blog, publicando livros, estudando, ministrando cursos e fazendo atendimentos individuais, ajudando as pessoas a se organizarem. Você pode acompanhar minha trajetória pessoal e profissional neste blog, que existe desde 2006.

9 Comentários

  1. Oi Thais,

    Na sua opinião, de que forma é mais simples de organizar cada um desses itens? Através de planilhas, cadernos…
    Eu sou casada, tenho minha casa, trabalho fora e ainda faço faculdade e alguns outros cursos na minha área, e as vezes chega sexta-feira e a vida tá um verdadeiro caos. rsrs eu perco muito o foco 🙁

  2. Quando eu estava revisando semanalmente minha vida tava OK, foi só eu parar.. tá tudo tão bagunçado. Vou retornar djáaaaaaaaaa. Obrigada Thais! To numa fase de fim de curso, não demora muito até chegar o TCC, a OAB, sem falar na faculdade em si, enfim.. uma loucura rs

  3. Oi Thaís, essa lista de próximas ações deve conter ações a realizar na semana seguinte? Às vezes faço lista de próximas ações e não consigo resolver/realizar na semana subsequente. Outra dúvida: para cada projeto devo ter apenas uma ação subsequente estabelecida nas listas de próximas ações?

    • Oi Glauce, tudo bem?

      Na verdade o critério não é ser para a semana seguinte, mas estar no contexto disponível. Você pode fazer agora mesmo, quanto esperar um mês, se não quiser executar a ação. Sua escolha.

      Agora, atente-se ao que tem prazo. O que tem prazo para a semana deve ser feito. Na ferramenta de tarefas que escolher, insira os prazos.

      Cada projeto deve ter pelo menos uma próxima ação, mas pode ter quantas você já puder definir, desde que sejam próximas ações (e não ações futuras ou sequenciais, que dependem de outras).

    • Oi Adriele, tudo bem? Por gentileza, veja um post anterior da série onde explico detalhadamente sobre ferramentas e onde organizar as listas. Obrigada!

  4. Thais! Muito obrigado por mais um post esclarecedor! Como ficam as revisões diárias? tenho um hábito de processar a caixa pela manhã (O que fiz ontem?| O que tenho hoje| O que terei amanhã). Você acha ok ter estes dois níveis de revisão (diário e semanal)?
    Me desculpe se a pergunta for muito “óbiva”.

    Muito obrigado

    André Cruz

    • Oi André, tudo bem?

      Revisões regulares são a chave do GTD.

      O foco da Revisão Semanal é atualizar o sistema e dar perspectiva. Mas temos muitas outras revisões diversas. Por exemplo: quantas vezes por dia você “revisa” seu relógio para ver que horas são?

      Logo, uma revisão diária seria equivalente às revisões de calendário (o que tem para hoje) e das listas de próximas ações (o que posso fazer nos intervalos de calendário).

      Processar caixas de entrada não é revisar, mas definir seu trabalho. 😉

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