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Neste post, vou mostrar como estou usando as minhas listas no Evernote. Criei uma série para mostrar meu sistema atual, pois assim cada post não fica tão grande e eu também consigo mostrar direitinho o que tem em cada elemento do meu sistema.

No fluxo acima, estamos no Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Delegue Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Adie > Listas de próximas ações.

Ferramentas utilizadas:
Apenas Evernote. Usei o Todoist por mais de dois anos e queria mudar um pouco de ferramenta. Como já usava o Evernote para o resto, resolvi voltar. Já estou usando há cerca de dois meses e tem sido satisfatório. A dinâmica para ações é um pouco diferente da de aplicativos para tarefas de modo geral, mas para mim funciona. Neste post, vou falar sobre a estrutura e o fluxo.

Como é a organização:
Neste post, falarei sobre duas categorias funcionais: aguardando resposta e próximas ações por contexto. Gostaria de lembrar os seguintes conceitos:

Quando definimos uma próxima ação, no fluxo do esclarecer (na imagem acima), temos algumas opções do que fazer com essa ação:

  1. Se levar menos de 2 minutos, faça na hora. Porque é mais fácil executar que guardar em qualquer lista para fazer depois. Então não precisa organizar em nenhum lugar – basta fazer.
  2. Se levar mais tempo, pergunte-se se você é a pessoa mais apropriada para executar tal ação. Se não for, delegue para a pessoa certa e insira essa ação em uma lista de aguardando resposta.
  3. Se levar mais tempo e você não puder delegar (ou seja, você mesmo tem que fazer), adie para fazer no momento mais apropriado para você, que pode tanto ser em um dia ou horário específico (então entra no calendário, que já vimos no post anterior) ou o quanto antes, dependendo apenas de estar no contexto apropriado.

Vou mostrar abaixo como eu organizo as minhas listas no Evernote e, nos próximos posts, vou destrinchando todas. Hoje vou falar especificamente do nível “ground”, o térreo.

Eu basicamente trabalho com cadernos e pilhas de cadernos. Caso você não conheça a nomenclatura do Evernote, recomendo o tutorial básico no site da ferramenta.

O caderno “Entrada” é o meu caderno padrão, onde entram todas as coisas que eu capturo: ideias pelo celular, recibos, comprovantes, artigos da web, e-mails que eu envio para a ferramenta etc. Posso falar mais sobre esse fluxo em outro post, se vocês sentirem necessidade.

Hoje vou me ater só à pilha de cadernos para “Próximas ações” e, nos posts seguintes, explicarei o restante.

Esta é a minha pilha de cadernos para próximas ações:

Vale a pena falar que TODAS as listas são muito dinâmicas e eu crio e deleto à medida que sentir necessidade.

Pois bem, para os itens que estão aguardando resposta, eu tenho duas listas: uma padrão e outra para projetos de terceiros. Eu reviso semanalmente e, às quintas-feiras, costumo cobrar quem tem que ser cobrado.

Meu modo padrão de inserir o que está aguardando resposta é seguindo as boas práticas da David Allen Co., que são: nome da pessoa, o que está aguardando resposta e desde quando. Como o Evernote registra quando eu criei a nota, ela me basta para essa informação sobre a data. Caso eu insira depois do dia certo, eu apenas edito a data na própria nota. No exemplo abaixo, eu salvei um e-mail enviado no meu Evernote e ele está na minha lista de aguardando resposta.

Percebam que eu sempre insiro uma ação por nota. Também é recomendação da DAC fazer dessa forma. Toda a minha configuração foi baseada no guia oficial da ferramenta escrito por eles, pois isso me ajuda na hora de ensinar GTD nas turmas que ministro.

Em “Assuntos a tratar”, separo por pessoas e reuniões. Uma nota por pessoa, uma nota por reunião. Então eu basicamente crio uma nota para cada pessoa com a qual frequentemente tenho assuntos a tratar e uma nota para cada reunião recorrente que costumo participar. Isso me ajuda a organizar as ideias que eu possa querer abordar com determinada pessoa ou em determinada reunião. O legal de fazer isso no Evernote é manter um histórico dos assuntos tratados. Como comecei a fazer recentemente, não tem tanta coisa, mas ainda quero organizar melhor essa parte de arquivo de referência.

Os outros cadernos são todos de contextos. Por que eu prefiro usar cadernos em vez de etiquetas? Dois motivos: recomendação da DAC e possibilidade de deixar alguns cadernos offline e outros não. Por exemplo, no meu iPad, que uso quando viajo, eu deixo o caderno “ler/revisar” offline, pois assim aproveito para adiantar algumas leituras. No meu celular, deixo alguns cadernos offline, como “qualquer lugar”, “rua” e “telefonemas”.

A cereja do bolo: prazos

O que entra no ccalendário é o que deve ser feito (ou devo saber) em um dia ou horário específico. No entanto, eu posso ter próximas ações que não precisam ser feitas em um dia específico, mas têm um prazo. Nesse caso, uso o recurso de lembretes do Evernote, editando na nota, quando ela tiver um prazo. E, ao clicar na pilha de próximas ações, o Evernote me mostra tudo o que tem prazo.

Além disso, todo dia eu recebo um e-mail do Evernote com o resumo dos lembretes do dia. É pra não esquecer meeesmo de olhar.

Então meu fluxo de execução é:

  1. Agenda do Google
  2. Lembretes no Evernote
  3. Listas por contexto (se for o caso – tem dias mais lotados em que nem entro nelas)

Perguntas mais frequentes

Tenho mostrado meu novo sistema nos treinamentos e para outras pessoas e tenho recebido perguntas mais frequentes. Achei que seria útil trazer esses questionamentos neste post também, com as minhas respostas.

➡️  O que você faz com as ações concluídas?

Antes eu estava inserindo uma tag “Ações concluídas” na nota da ação e jogando-a para o caderno de “Referência Geral”. Porém, percebi que era besteira guardar essas notas e que isso acabava confundindo os contextos do Evernote (a semântica do programa). Por isso, agora eu simplesmente deleto as ações concluídas.

➡️  Mas você não gosta de manter um log do que você fez?

Mantenho para projetos e resultados maiores. Para ações, não mantenho mais. Isso era uma coisa legal e automática no Todoist, mas não faz diferença para mim atualmente. Eu costumo acompanhar os resultados e entregas maiores na minha vida, e não fazer acompanhamento de log de coisas como “ligar para fulano” ou “revisar documento X”. Mesmo quando eu tinha esse log antes, raramente eu o consultava, porque não é o tipo de acompanhamento que, para mim, faz diferença. Caso faça para você, recomendo fazer como eu citei na resposta anterior.

➡️  Nos cadernos por contexto você mantém as ações avulsas junto com as ações dos projetos?

Sim, são tudo ações, independente de serem avulsas, de projetos, de objetivos…

➡️  Mas como você sabe que uma ação pertence a um projeto?

A descrição da ação é a mais clara possível, de modo que descreva de que projeto ela faz parte. Exemplo: em vez de “comprar passagem”, tenho “comprar passagem para treinamento em Curitiba dia 12/8”. Isso deixa claro que a ação pertence a determinado projeto. Na Revisão Semanal, reviso as próximas ações antes de revisar os projetos, então fica claro que projeto tem próxima ação definida e qual não tem.

➡️  Por que você não usa uma tag para dizer que a ação é de um projeto?

Porque era uma coisa a mais para fazer e eu nunca senti necessidade. Gosto de simplificar cada vez mais meu sistema. Você pode fazer, se quiser. 😉

➡️  Como você controla o andamento do projeto?

Através do Modelo de Planejamento Natural do GTD, onde um dos estágios é a organização do projeto, onde entram listas, cronogramas etc. O acompanhamento do status do projeto no GTD não é feito pelas próximas ações, mas sim dessa forma. As próximas ações são apenas uma maneira física e visível de fazer o projeto (ou cada um dos componentes do projeto) andar.

Veja, algumas pessoas gostam de linkar suas ações aos seus projetos ou duplicá-las (deixar dentro do projeto e nas listas por contexto). Não há problema nenhum – eu apenas não faço dessa maneira. A única recomendação do David Allen é que você tenha as ações onde precisa vê-las – nas listas por contextos. Se você colocar apenas dentro do projeto, terá que entrar em cada projeto para saber o que fazer, e isso não é produtivo. Você revisa seus projetos na Revisão Semanal, e não diariamente. Sugiro a leitura do post sobre listas separadas que escrevi há algum tempo, além do capítulo 3 do livro do GTD (A arte de fazer acontecer), onde ele explica o Modelo.

No próximo post falarei sobre os projetos no Evernote, então algumas definições poderão ficar mais claras. Qualquer dúvida sobre este post de hoje, por favor, deixe um comentário. O objetivo de mostrar meu sistema é demonstrar exemplos reais, como o GTD pode ser adaptado a cada pessoa, e também inspirá-los nessa metodologia maravilhosa.

Thais Godinho
13/07/2017
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