Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre a escolha de ferramentas para se organizar.

Muitas pessoas costumam dizer que o GTD é um método de organização, mas na verdade é um método de produtividade, cuja organização é um dos passos.

O GTD tem 5 passos:

  1. Capturar
  2. Esclarecer
  3. Organizar
  4. Refletir
  5. Engajar

Um erro comum que as pessoas cometem é organizar sem antes ter esclarecido as informações. Vejo muitos usuários dizendo que algo é um projeto sem mesmo ter processado aquela informação. Ou então, que considera as disciplinas da faculdade um projeto cada uma, ou que a leitura de um livro não é um projeto nunca. Como saber? Cada item deve ser processado individualmente e não devemos “achar” que algo é isso ou aquilo sem antes termos esclarecido, processado.

E aí a consequência disso é que as listas de próximas ações das pessoas na verdade são apenas listas de coisas incompletas que elas não conseguem executar porque, toda vez que abrem a lista, precisam repensar o que precisa ser feito. O negócio não foi esclarecido antes de entrar lá. O organizar não deve nunca vir antes do esclarecer, senão você corre o risco de prejudicar toda a sua execução.

Também é importante dizer que a organização não é algo que você faz de uma vez (ex: implementar o sistema) e nunca mais mexe. No! A organização é algo vivo e, sempre que você identificar possíveis melhorias, é legal fazê-las. Não se preocupe em criar o sistema perfeito, porque, para começar, ele não existe! Segundo, porque ele ainda vai mudar muito, e isso é normal. Faz parte da construção e da adaptação dele à sua vida.

No próximo post, eu vou falar sobre o tema do esclarecimento = como esvaziar as caixas de entrada. Mas, hoje, quis orientar sobre a escolha de ferramentas, pois essa escolha é necessária para que você possa esclarecer o que quer que seja depois, para ter onde organizar as informações.

Basicamente, tudo o que você precisa são listas e pastas. Portanto, o que você realmente precisa avaliar ao escolher uma ferramenta são os seguintes parâmetros:

  • Gosto de tecnologia ou prefiro papel?
  • Tenho que ter acesso offline a uma ferramenta digital ou fico o tempo todo online?
  • Estou disposto a pagar por uma ferramenta legal?

O GTD não tem “uma ferramenta específica” pois o foco é você aprender o método em si, que te permite aplicá-lo em qualquer ferramenta. Se existisse uma única ferramenta, isso limitaria muito o uso do método. O David Allen quer que você use o que você achar mais confortável e melhor para você.

Ferramentas de papel que funcionam bem:

  • Um único caderno com divisórias (cadernos tipo Arc são ótimos, para substituir folhas usadas)
  • Fichário ou pasta com divisórias
  • Fichas 3×5 pautadas

Ferramentas de papel que atendem apenas alguns pontos do GTD (são incompletas – pode usar mas precisa complementar com outras):

  • Agendas de papel
  • Planners
  • Bullet journals

Ferramentas digitais que fucionam bem:

  • Outlook combinado com One Note
  • Gmail combinado com Google Drive e Google Agenda
  • Evernote
  • Todoist
  • OmniFocus
  • Things
  • 2Do
  • Toodledo
  • Remember the milk
  • Nirvana
  • Asana
  • Trello
  • Facile things
  • Etc!

Basicamente, você pode escolher qualquer uma dessas ferramentas ou fazer um mix de várias que gostar para montar sua configuração básica do GTD, que vai contemplar as seguintes listas:

  • O uso de um calendário
  • Listas de próximas ações organizadas por contexto (ex: em casa, na faculdade, no trabalho)
  • Listas de assuntos a tratar com pessoas e em reuniões recorrentes
  • Lista de tudo o que estiver aguardando resposta de terceiros
  • Lista de projetos
  • Lista de algum dia / talvez
  • Listas de resultados maiores (ex: objetivos)
  • Checklists de apoio

Além dessas listas que gerenciam resultados, vamos trabalhar com muitos arquivos, textos etc. Então é bom que você tenha boas ferramentas para armazenamento, como:

  • Evernote
  • One Note
  • Dropbox
  • Google Drive
  • HD externo
  • Ferramenta para mapas mentais (ex: Free mind)
  • Cadernos diversos
  • Papel e caneta
  • Pastas diversas

Outra boa ferramenta que você pode querer adquirir é uma rotuladora, para gerar etiquetas impressas com rapidez e facilidade.

A lição de casa deste post então é você escolher que ferramentas pretende utilizar para as listas do GTD citadas acima e também as que pretende usar para armazenamento. Por favor, poste nos comentários o que você escolheu usar e também dúvidas, caso as tenha. Obrigada!

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Meu nome é Thais Godinho e meu guarda-chuva profissional engloba três temas: produtividade, organização pessoal e criatividade. As formas de operacionalizar esse trabalho que eu amo são essas: escrevendo no blog, publicando livros, estudando, ministrando cursos e fazendo atendimentos individuais, ajudando as pessoas a se organizarem. Você pode acompanhar minha trajetória pessoal e profissional neste blog, que existe desde 2006.

30 Comentários

  1. Uso Google Keep e Google Calendar para o nível solo. Google Drive para todos os outros horizontes. Para fotos, uso o Google Photo.

  2. Muito legal esta série. Pretendo fazer da seguinte forma:

    O uso de um calendário: Google Calendário
    Listas de próximas ações organizadas por contexto (ex: em casa, na faculdade, no trabalho): Todoist
    Listas de assuntos a tratar com pessoas e em reuniões recorrentes: Todoist
    Lista de tudo o que estiver aguardando resposta de terceiros: Todoist
    Lista de projetos: Evernote
    Lista de algum dia / talvez: Evernote
    Listas de resultados maiores (ex: objetivos): Evernote
    Checklists de apoio: Todoist

    Para referencias pretendo usar Evernote, HD Externo e Google Drive

  3. Eu preciso ter meus arquivos em nuvem e com fácil acesso de qualquer lugar com internet, pois alterno muito os dispositivos que uso e não tenho carro (ter tudo em nuvem significa carregar menos peso).

    Compromissos: google calendar
    Listas, checklists: todoist
    Arquivos:
    – pdfs de artigos científicos e similares: Mendeley
    – notas de aula, listas de exercícios, projetos de pesquisa: Sharelatex (quando tenho a versão final eu faço download e deixo no drive/dropbox)
    – outros arquivos acadêmicos/profissionais: Google Drive (conta profissional)
    – itens pessoais: Dropbox e Drive (conta pessoal)

    Eu uso o caderno Arc para as disciplinas. Inclusive deixo disciplinas anteriores arquivadas usando os aneis do caderno Arc também. Comprei o furador e aneis extras e acho esse caderno muito prático, porque deixo tudo no mesmo lugar (listas de exercícios, notas de aulas, programa, provas anteriores, etc.). Mas estou aos poucos digitalizando o que consigo, para descartar o que está em papel. (porque quero facilidade de acesso online a tudo)

    Uma dica: estudantes e professores de ensino superior de muitas universidades conseguem 1T gratuitamente de armazenamento no One Drive, com o email intitucional. Veja se tem direito com seu email no site: https://www.microsoft.com/pt-pt/office365estudantes

    • Oi, Thais, posso atualizar meu comentário?

      Depois de muito tempo tentando usar o Todoist, desisti e migrei as listas de projetos e ações para uma planilha do Google. É muito mais rápido para acrescentar novos itens, sem precisar usar tanto o mouse, e consigo ver mais ações ao mesmo tempo só de olhar para o computador. Como eu quase sempre estou com o computador ou o tablet, posso acessar online (ou no modo offline do drive).

      E o ponto principal é que agora posso filtrar por projeto, por contexto, por data, por foco ou uma mistura dessas coisas, de acordo com minha atenção do momento. No Todoist eu fiquei quebrando a cabeça tentando criar uma pasta de próximas ações separada das pastas de projetos,. Aí não deu certo e criei uma pasta de projetos com as ações nelas. Ficou ruim também e tentei criar projetos como se fossem tarefas, com as ações como subtarefas. Perdi mais tempo tentando organizar o sistema do que fazendo as coisas acontecerem.

      As checklists que estavam no Todoist eu passei para o Evernote.

  4. Olá, Thais, adorei esta série pois vou voltar a estudar pra concurso. Timing perfeito!
    Uso Evernote pra referências gerais, Google Calendar pra prazos e tarefas com datas marcadas, Things pra próximas tarefas, bloco de notas do IPhone pra capturar ideias rápidas. Google Drive. Nada de papel mais.
    Bjs e parabéns pelo seu trabalho que já sigo há uns 10 anos!

  5. Thaís, por favor, qual destes aplicativos tem lista de próximas ações por contexto? Eu uso o Todoist na versão gratuita e ainda não sei criar os contextos. É possível?

  6. Voltei a estudar no último semestre e como é a distância precisarei de mais organização para dar conta dos prazos. Para as listas, pretendo usar o Todoist e para o armazenamento o Google Drive e Cadernos (ainda sou apegada ao papel). Para calendário, uso muito o Google Calendar e ele já é sincronizado com o meu celular.

  7. Uso atualmente Evernote, Google Calendar e Google Drive. Para lista de tarefas estava utilizando o Google Keep, mas estou desativando e usando apenas Evenote + lembretes do google calendar para isso.

  8. O uso de um calendário – Google Calendar
    Listas de próximas ações organizadas por contexto (ex: em casa, na faculdade, no trabalho) – Todoist/BuJo
    Listas de assuntos a tratar com pessoas e em reuniões recorrentes – Todoist
    Lista de tudo o que estiver aguardando resposta de terceiros – Todoist
    Lista de projetos – OneNote/BuJo (Será q dá pra conciliar os dois?)
    Lista de algum dia / talvez – Todoist
    Listas de resultados maiores (ex: objetivos) – Todoist/BuJo
    Checklists de apoio – GoogleKeep ou OneNote

  9. Olá!
    Uso o calendars, o todoist, Evernote e Dropbox…e só pra constar, essa série está super interessante!
    Abraço.

  10. Oi Thais,
    eu estou usando o Todo ist, mas para calendário acho que ainda prefiro uma agenda simples. Eu até criei uma lista do todo ist chamada eventos, onde eu coloco compromissos com data marcada, mas ainda não sei se vai dar certo, o que você acha?

    Estou com um pouco de duvida sobre as listas de próximas ações por contexto e área de foco, então, por enquanto coloquei os contexto com as etiquetas baseadas no seu vídeo sobre organização de projetos no todo ist.

    Até breve.

  11. Uso o evernote e caderno pois gosto de escrever, mas o google calendar é útil porém não me adaptei e ainda estou buscando algo para substituir.

  12. Evernote para armazenar, ter referências/projetos
    Google Calendar
    Já tentei usar o Todoist para Checklists de apoio, mas não rolou, me perdi.
    Estou pensando em providenciar um caderno Tipo Arc para disciplinas

  13. Excelente tópico este Thaís.

    Sabendo que cada caso é um caso e que não há abordagens uniformes (ainda bem!), esta é a forma como me organizo:

    – Uso Calendário essencialmente para reuniões, principalmente com os colegas de trabalho. Mas é uma ferramenta que uso cada vez menos porque o paradoxo de “reunião” está a desaparecer. E ainda bem.

    – Usei muitos anos o Remember The Milk (RTM), uma ferramenta extraordinária, superior ao Wunderlist e ao Todoist, por ex., mas que exige um pouco de paciência para aprender o melhor uso da ferramenta. Quem usou, ou usa, sabe muito bem do que estou a falar e tem grande dificuldade em abrir mão.

    – Uso o Evernote desde 2009 e de lá até ao dia de hoje tenho uma infinidade de coisas que considero indispensáveis, tanto a nível pessoal como no trabalho. Muita coisa funciona, muitas vezes, como arquivo histórico da empresa para a qual trabalho há 16 anos. Com o advento dos lembretes fui abandonando aos poucos uma ferramenta dedicada como o RTM e há 1 ano e meio tenho tudo no Evernote. O poder de sintaxe do Evernote convenceu-me por completo (quem quiser que vá experimentando e vendo isto, que vai valer cada segundo: https://dev.evernote.com/doc/articles/search_grammar.php)

    – Para arquivo de documentos uso Google Drive (principalmente) mas também Dropbox, e claro HD externo. Para fotos o Google Photos.

    Para mim o essencial é o lema “menos é mais” ou, como agora falam, minimalismo digital. Apesar de uma e outra vez vá experimentando outras técnicas, modelos e aplicações (até por imperativos profissionais) considero que devemos focar nossa atenção e dominar por completo a forma e a ferramenta escolhida.

    Eu sigo o GTD de uma forma particular: organizo o meu plano de trabalho diário no dia anterior por isso começo sempre o dia, e durante 1 hora, no passo 5-Engajar. Ao fim de 1 hora paro, vejo (no email essencialmente) se chegou alguma coisa que mereça atenção imediata e indispensável, (tipo um terrramoto ou algo do género!) caso não, sigo com o plano estabelecido. De manhã faço aquilo que chamo de Deep Work, porque é quando me sinto com mais disponibilidade mental para isso. Durante a tarde, e depois de pausa para o almoço, faço trabalho colaborativo, practicamente todo na organizações onde trabalho, com os meus colegas de trabalho. Muitas das vezes numa sala que é uma amálgama de coisas: sala de café com espreguiçadeiras, sofás e cadeirões. Mas é aí entre sorrisos e boa disposição que muita coisa ganha forma. Não há aquele sentido de reunião formal, mas se houver necessidade também o fazemos. Antes de ir embora do trabalho revejo o que foi feito durante o dia e planeio o dia seguite seguindo os passos 1 a 4 do GTD. O essencial, para mim, é que tudo fique bem esclarecido na minha cabeça e vá descansar, passear, namorar o resto do dia, porque no dia seguinte lá me espera o passo 5, logo a começar o dia!

    Antes de conhecer o GTD e David Allen já a minha filosofia era, essencialmente, “be water, my friend” que me catapultou, quando eu era um jovem com 19 anos, aluno normalíssimo na faculdade, para um plano que excedeu largamente as minhas expectativas dessa altura.

    Agora que falei em “be water, my friend” há algo ainda mais valioso a destacar no discurso de Bruce Lee: “Like everyone else you want to learn the way to win, but never to accept the way to lose — to accept defeat. To learn to die is to be liberated from it. So when tomorrow comes you must free your ambitious mind and learn the art of dying!”

    “Empty you mind, be formless” deixou de ser uma filosofia, e passou a ser o meu estilo de vida 🙂

    Desculpa Thaís, ficou um texto enorme 🙂

  14. Eu estou usando no momento o one note e todoist. Mas não sei, sempre fico um pouco insatisfeita. Tenho tendencia a gostar mais do papel, mas como estou sempre no pc, é mais prático usar aplicativos online.

    O que me incomoda um pouco nas ferramentas digitais é a dificuldade de adaptar o sistema as nossas metodologias. Ex. O evernote seria PERFEITO se ele tivesse os mecanismos de cores do one note. O One note seria maravilhoso se ele tivesse alguns aspectos do evernote. Ou seja, ainda não encontrei uma ferramente completa e me incomoda muito ter que usar várias sabe? isso mais para organização de projetos e armazenamento (planejamento e etc). Até o momento a única que estou achando perfeita é o todoist, que para lista de tarefas e ações é muito completa.

    Enfim, eu fico sempre aguardando as melhorias. meu sonho é o evernote dar opções de customização tipo o one note, investindo mais no design e deixando tudo mais intuitivo.

    • Não sei se ajuda mas no Evernote podes colocar uma cor numa tag (botão direito do rato > estilo…). Fica a dica 🙂

  15. Oi Taís,

    Fiquei até tímida de escrever. O pessoal aí super por dentro das ferramentas digitais.

    Apesar de ter habilidades razoáveis para uso de tecnologia, ainda sou adepta do papel. Usarei Dropbox e Google drive para armazenamento, além do planner e fichas pautadas para as listas.

  16. Adoro as facilidades dos aplicativos e softwares, mas não consigo largar o papel! Vou mesclar: Arc, Todoist, Google Calender e Evernote. Na verdade já tenho usado, mas tenho certeza de que essa série vai me ajudar a ser mais produtiva e utilizar melhor essas ferramentas. Obrigada, Thais!

  17. Eu ainda sou uma pessoa bem desorganizada, mas sempre testo formas novas e aos poucos estou melhorando. Eu tentei usar o Todoist, acho muito bom, mas eu esqueço de usar. O Evernote uso mais para referência, mas funciona muito bem para isso. Uso Dropbox para meu trabalho (sou professora particular de inglês) e alguns recibos importantes. Estou planejando duas viagens com amigas e será importante ter tudo bem guardado e inclusive poder compartilhar comprovantes, tickets, roteiros etc.

  18. Oi, Thais! Eu ainda estou lendo “A Arte de Fazer Acontecer” mas quero começar a implementar o quanto antes o método GTD. Então, alguma pesquisa sobre programas, após uma dificuldade intransponível de começar a me organizar com o Evernote, decidi usar o Wunderlist e, ao que tudo indica, será este programa que usarei juntamente com o GMail, o Google Agenda e o Google Drive. Beijos.

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