Neste post, vou mostrar como estou usando a minha agenda atualmente. Criei uma série para mostrar meu sistema atual, pois assim cada post não fica tão grande e eu também consigo mostrar direitinho o que tem em cada elemento do meu sistema.

No fluxo acima, estamos no Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Adie > Calendário / Tickler.

Ferramentas utilizadas:
Google Calendar (agenda do Google). No celular, utilizo o próprio aplicativo da agenda do Google (tenho um iPhone). Também utilizo um tickler físico e lembretes do Evernote para prazos diversos. Falarei mais sobre esses adiante.

O que entra no calendário:

  • Ações para fazer em um horário específico
  • Ações para fazer em um dia específico
  • Informações para saber em um dia específico

Para o GTD, tudo o que se encaixa nessas três coisas é informação para entrar no calendário, no formato que for.

Esquema de cores na agenda:
Atualmente, tenho utilizado um sistema que me permite ver a distribuição das atividades ao longo da semana de acordo com as minhas frentes de trabalho. Uso laranja para GTD, verde para coaching e turquesa para ações do Vida Organizada (por acaso não tem nenhum turquesa na imagem acima). A cor padrão da agenda é azul. Deixo em cinza aquilo que chamo de tickler.

Como é a logística:
Todos os dias, verificar meu tickler físico é a primeira coisa eque eu faço, pois ele fica na entrada do escritório. Depois, ligo o computador e abro a minha agenda. Trabalho nos prazos do dia e, depois, vou cumprindo os compromissos nos horários estipulados. A agenda fica aberta o dia inteiro e é a minha página inicial do navegador. Quando finalizo o que tem na agenda, vou para os possíveis prazos no Evernote.

Compromissos do dia inteiro:
Esta área da agenda fica dedicada a tudo aquilo que tenho que saber e fazer ao longo do dia, sem bloquear minha disponibilidade em um horário específico. Na imagem acima, vocês conseguem ver algumas coisas que eu precisava fazer especificamente naquele dia, além de lembretes, informações e prazos. As ações e prazos que ficam nessa área são o meu foco pela manhã.

Integração da agenda com o restante do sistema:
Não se trata apenas de uma agenda, mas de uma parte importante do meu sistema. Por isso, toda vez que insiro um compromisso nela que possa ser respaldado por uma checklist (que estará no Evernote), eu insiro um caractere ▷ que me avisa que, se eu entrar no compromisso, verei essa checklist. Assim:

Qual a diferença entre o que entra na agenda do Google, no tickler físico e no Evernote:
Na agenda do Google, insiro o que preciso fazer ou saber em um dia específico. No Evernote, são as ações com prazo – ou seja, por mais que tenham um prazo, podem ser adiantadas. Esse gatilho mental é importante. No tickler físico entram as coisas que estão em formato de papel e que não há necessidade de digitalizar.

O Evernote também envia diariamente um e-mail com o resumo dos lembretes que vencem hoje, o que acho bastante útil.

No próximo post, falarei sobre a lista de próximas ações por contexto. Qualquer dúvida, por favor, deixe um comentário.

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Meu nome é Thais Godinho e meu guarda-chuva profissional engloba três temas: produtividade, organização pessoal e criatividade. As formas de operacionalizar esse trabalho que eu amo são essas: escrevendo no blog, publicando livros, estudando, ministrando cursos e fazendo atendimentos individuais, ajudando as pessoas a se organizarem. Você pode acompanhar minha trajetória pessoal e profissional neste blog, que existe desde 2006.

19 Comentários

  1. Estava esperando ansiosamente. Confesso que gosto bastante quando você coloca todo o sistema em um único post.

  2. Que legal, nem sabia dessa funcionalidade do Evernote. Qual a diferença entre essas ações com prazo que entram nos lembretes do evernote e as que entram na lista de próximas ações?

  3. Adoro os posts sobre seu sistema atual. Já estou ansiosa pelos próximos. Obrigada por sempre compartilhar! Abç

  4. Oi Thais, depois de anos lendo seu blog e te acompanhando estou aderindo ao GTD. =)

    Essa visualização de lembrete que você mostrou no evernote é por nota ou ação dentro do projeto?
    Eu tenho a versão paga do Evernote, mas não encontrei como colocar.
    Você também tem os cadernos (online-banco, home-office…) no evernote igual no Todoist?
    Beijos.

  5. Oi, Thais. Acho que dividindo as informações em diversos posts fica mais claro pra gente. Ótimo post.
    Eu saí do Todoist e estou usando o TickTick, que tu já deve ter visto algum comentário por aí.
    O que me chamou atenção é que ele é bem parecido e tem uma agenda integrada, que está funcionando muito bem pra mim. E é bem acessível. Abraços

  6. Obrigada Thaís, isso já me ajudou muito. Estou querendo aposentar o google keep, não tá dando para manter ele sem muitos recursos. Adorei a dica do item do calendário com link para um checklist no evernote. Modificando meus lembretes em 3.2.1 …

  7. Olá! Em quais momentos você faz a inserção na agenda do google? O tempo todo (seguindo a regra dos dois minutos)? Você “acumula” em caixas de entrada e em um horário específico processa?

  8. Oi Thais. Adorei a idéia de deixar esse caractere avisando que existe uma checkilist por trás da ação. Eu mesmo nunca lembro.
    Ao finalizar uma ação voce não marca como “concluído” ao invés deixa apenas um OK na frente?

  9. Thais, estou implantando o GTD no Evernote + Google Calendar mas ainda tenho algumas dúvidas. O que/como vc usa para implantar novos hábitos? Ex: fazer uma caminhada todos os dias (independente da hora). Seria mais eficiente no calendário? E quanto a lembretes do tipo: beber água durante o dia, ficar atento quanto a quantidade de refeições, etc.

    Obrigado!!!!

    • Eu trato como projeto até virar hábito. Mas para cada coisa que eu queira implementar, o que funciona para mim pode não funcionar para outra pessoa, porque depende de fatores como nível de disciplina, rotina, conhecimento etc. Então você deve avaliar cada um desses hábitos e ver o que funciona para você, fazendo testes.

      Por exemplo, basta colocar no calendário, para você? Se bastar, faça dessa maneira. Mas teste para saber. Se não funcionar, você precisa se perguntar o que funcionaria. Que ajustes teria que fazer em sua rotina para funcionar. Talvez ter um personal trainer? Ir a uma academia? Caminhar de noite?

      Espero ter ajudado.

  10. Adorei a ideia de dividir os posts, até me ajuda que vou olhando as mudanças um a um. Eu organizo a agenda usando uma dica de duas cores que deu, mas ai veio uma dúvida…

    Quando um projeto tem uma data para expirar ou quando eu quero dar uma data de inicio e colocar o fim que seria de um ano coloco no projeto, ou coloco na agenda… como você faz? Quero ter a data de inicio para saber o final de um ano se o projeto parou ou continua.

    Eu estava colocando na agenda… mas chegou um momento que toda vez que esquecia do prazo tinha que ficar pesquisando o projeto.

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