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Neste post, vou mostrar como estou usando a minha agenda atualmente. Criei uma série para mostrar meu sistema atual, pois assim cada post não fica tão grande e eu também consigo mostrar direitinho o que tem em cada elemento do meu sistema.

No fluxo acima, estamos no Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Adie > Calendário / Tickler.

Ferramentas utilizadas:
Google Calendar (agenda do Google). No celular, utilizo o próprio aplicativo da agenda do Google (tenho um iPhone). Também utilizo um tickler físico e lembretes do Evernote para prazos diversos. Falarei mais sobre esses adiante.

O que entra no calendário:

  • Ações para fazer em um horário específico
  • Ações para fazer em um dia específico
  • Informações para saber em um dia específico

Para o GTD, tudo o que se encaixa nessas três coisas é informação para entrar no calendário, no formato que for.

Esquema de cores na agenda:
Atualmente, tenho utilizado um sistema que me permite ver a distribuição das atividades ao longo da semana de acordo com as minhas frentes de trabalho. Uso laranja para GTD, verde para coaching e turquesa para ações do Vida Organizada (por acaso não tem nenhum turquesa na imagem acima). A cor padrão da agenda é azul. Deixo em cinza aquilo que chamo de tickler.

Como é a logística:
Todos os dias, verificar meu tickler físico é a primeira coisa eque eu faço, pois ele fica na entrada do escritório. Depois, ligo o computador e abro a minha agenda. Trabalho nos prazos do dia e, depois, vou cumprindo os compromissos nos horários estipulados. A agenda fica aberta o dia inteiro e é a minha página inicial do navegador. Quando finalizo o que tem na agenda, vou para os possíveis prazos no Evernote.

Compromissos do dia inteiro:
Esta área da agenda fica dedicada a tudo aquilo que tenho que saber e fazer ao longo do dia, sem bloquear minha disponibilidade em um horário específico. Na imagem acima, vocês conseguem ver algumas coisas que eu precisava fazer especificamente naquele dia, além de lembretes, informações e prazos. As ações e prazos que ficam nessa área são o meu foco pela manhã.

Integração da agenda com o restante do sistema:
Não se trata apenas de uma agenda, mas de uma parte importante do meu sistema. Por isso, toda vez que insiro um compromisso nela que possa ser respaldado por uma checklist (que estará no Evernote), eu insiro um caractere ▷ que me avisa que, se eu entrar no compromisso, verei essa checklist. Assim:

Qual a diferença entre o que entra na agenda do Google, no tickler físico e no Evernote:
Na agenda do Google, insiro o que preciso fazer ou saber em um dia específico. No Evernote, são as ações com prazo – ou seja, por mais que tenham um prazo, podem ser adiantadas. Esse gatilho mental é importante. No tickler físico entram as coisas que estão em formato de papel e que não há necessidade de digitalizar.

O Evernote também envia diariamente um e-mail com o resumo dos lembretes que vencem hoje, o que acho bastante útil.

No próximo post, falarei sobre a lista de próximas ações por contexto. Qualquer dúvida, por favor, deixe um comentário.

Thais Godinho
04/07/2017
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