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Hoje é o último post da série em que mostro como está meu sistema atual do GTD atualmente. No post de hoje, vou falar sobre o material de referência de modo geral.

Estamos em O que é isso? Demanda ação? Não > Referência.

Referência pode ter materiais de todos os tipos: em papel, digitais, em formatos variados. Eu ainda utilizo pastas para armazenar papel, especialmente no que diz respeito a contratos, comprovantes, certidões, diplomas, certificados e o que mais realmente preciso ter em formato físico. A “regrinha” para organizar isso é simples (no GTD): ordem alfabética, apenas.

Eu hoje tenho dois móveis para armazenamento no meu escritório: um arquivo com três gavetas e um armário com porta onde uso uma das prateleiras para as pastas. Mas, se você parar para pensar, uma estante com livros lidos também é material de referência. Então tudo isso se enquadra como meu material de arquivo.

No computador, uso algumas ferramentas específicas:

  • Google Drive para referências da Call Daniel (é a ferramenta oficial da empresa) e também para materiais de referência que sejam planilhas, documentos etc compartilhados. Auxilia bastante ter isso armazenado lá.
  • Dropbox para arquivos maiores, de fotos a apostilas fechadas para impressão.
  • Evernote para textos de maneira geral, comprovantes, recibos e tudo o mais que eu puder digitalizar.

Já mostrei em posts anteriores e a organização de tudo isso continua seguindo o que o David recomenda: ordem alfabética, apenas.

Dropbox

Google Drive

No Evernote, tenho algumas pilhas e cadernos para referência, e todos os assuntos eu categorizo por tags (etiquetas). Não “organizo” as tags de nenhuma maneira – apenas crio e elas já ficam em ordem alfabética, de forma prática.

Eu explico *em detalhes* o que são checklists neste post. Por gentileza, leia se tiver dúvidas ou não estiver familiarizado com o tema.

Estou explorando cada vez mais minhas checklists e elas me ajudam muito a manter meu trabalho cada vez mais integrado.

A diferença de checklists para listas de referência é que checklists são mais funcionais, se é que posso chamar assim. Nas listas de referência, coloco coisas como “livros lidos”, “shows que já fui” e outros do tipo. Mas lembre-se que, em teoria, “tudo é checklist” (o David diz isso). Então é só uma diferenciação minha e que faz sentido dentro do meu sistema.

Eu tenho um caderno de referência geral onde entra a maioria das notas. O que tenho como caderno separado nessa pilha são cadernos que ou compartilho com outra pessoa, ou que prefiro deixar offline em certos dispositivos. É só por isso. Senão, de modo geral, categorizaria com etiquetas como todo o resto.

Em “grande cenário”, tenho uma nota para cada ano da minha vida, onde faço registro de grandes marcos. Falo mais sobre isso neste post.

A parte das etiquetas não tem segredo. Vou criando à medida que vou organizando o material de referência, sem “sub-etiquetas” (fica tudo em uma mesma hierarquia). Lembrem-se que só coloco aqui o que não demanda mais ação:

Eu também costumo arquivar como referência projetos e objetivos concluídos, pois gosto de ter um histórico de sua conclusão, assim como um histórico de seu planejamento, descrito dentro da nota. Não arquivo ações concluídas pois não vejo necessidade. As tags que uso para arquivar são “projetos concluídos” e “objetivos concluídos”. Como podem perceber, não complico as coisas. A taxonomia pessoal deve ser dedutiva.

Caso tenham dúvidas sobre meu arquivo de referência, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
31/07/2017
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Hoje na nossa série de posts sobre GTD e Estudos eu gostaria de trazer alguns exemplos do uso do calendário nas diferentes situações envolvendo áreas de estudo.

Passo 1: Tenha uma agenda só sua

Uma dúvida que muitas pessoas que usam GTD têm é como lidar quando precisam acessar calendários diferentes para consulta. Uma coisa é o seu calendário pessoal, que diz respeito ao seu tempo – às suas 24 horas por dia. Outra coisa diferente são calendários de referência, que você pode acessar para se programar. Tenha uma agenda que seja só sua, não importa se em formato de papel ou eletrônica. É a agenda que você vai consultar todos os dias.

Se você não tem uma agenda, providencie uma antes de continuar a leitura do post, para que ele seja válido para você. Como dica de ferramenta, eu recomendo a agenda do Google, que é gratuita e muito funcional, além de sincronizar com todos os celulares.

Passo 2: Entenda o que deve entrar na agenda

A agenda, no GTD, ou o que o David chama de calendário (o que tem data atrelado), é o cenário mais árduo do seu dia. É o que mostra o que você vai fazer *obrigatoriamente*. Ela não é pra ser lotada de coisas e tratada como uma lista de desejos. Por isso, de acordo com o método GTD, apenas 3 tipos de coisas entram no seu calendário:

  1. Ações a serem feitas em um horário específico
  2. Ações a serem feitas em um dia específico
  3. Informações relacionadas a um dia específico

A primeira coisa que você deve fazer então é abrir a sua agenda e garantir que esses três tipos de coisas já estejam nela, começando pela semana que vem, por exemplo. Tudo aquilo que não se enquadrar nas categorias acima não deveria estar no seu calendário.

Passo 3: Revisão Semanal

Você já aprendeu no post anterior da série como fazer uma Revisão Semanal. Revisar o calendário passado e futuro é muito importante para garantir a atualização dele. Continue seguindo com as suas revisões semanais.

Passo 4: No dia a dia, siga seu calendário

Começou o dia, trabalhe nos itens do calendário. Nos intervalos, trabalhe em outras coisas. Abaixo, vou dar alguns exemplos de agendas para diversas áreas de estudo a fim de ajudar.

Exemplo: Idade escolar

Meu exemplo é uma criança no Ensino Fundamental.

Percebam que mesmo uma criança ou adolescente pode ter informações relevantes na agenda.

Exemplo: Vestibular

Meu exemplo é um adolescente em época de vestibular.

Apesar do horário apertado, esse adolescente sabe que terá prova de Português na escola e que precisa fazer uma revisão de Física (que fará, provavelmente, depois das aulas do cursinho). Se ele achasse pertinente, poderia usar os intervalos ao longo do dia para estudar um pouco.

Exemplo: Curso de idiomas

Meu exemplo é um adulto que trabalha e, duas vezes por semana, tem aulas de inglês à noite.

Esse cidadão tem uma informação relevante para o seu dia (greve do metrô) e também sabe que, em algum momento do dia, ele precisa revisar o texto da aula anterior para chegar preparado para a aula que será de noite. Ele pode fazer isso no intervalo entre as reuniões que terá ao longo do dia, ou no horário do almoço, ou mesmo antes de começar a aula, se chegar mais cedo. Mas ele sabe que tem que fazer isso nesse dia.

Exemplo: Faculdade

Meu exemplo é um aluno que trabalha e está fazendo faculdade à noite.

Nosso amigo tem que fazer uma coisa importante: buscar o trabalho impresso na gráfica. Se a gráfica for perto da faculdade, ele pode fazer isso quando chegar, já que sai às 17h e sua primeira aula é apenas às 19h. O prazo para o trabalho é hoje e, obviamente, ele não vai fazer esse trabalho hoje – ele vem fazendo esse acompanhamento em suas revisões semanais, que permitiram que, para hoje, ele tivesse apenas que buscar o trabalho impresso na gráfica. Ele também tem uma informação importante, que é a de que seu chefe está de férias (isso influencia em seu dia de trabalho, até mesmo para sair no horário certo).

Exemplo: Concurso

Meu exemplo é um concursando em tempo integral.

É provável que nosso amigo ou amiga não tenha compromissos agendados, mas ele(a) tem um controle de estudos rigoroso expresso em seu calendário, que pontua as revisões que deve fazer, além das aulas que precisa assistir naquele dia. Ele não tem horário certo para fazer essas coisas, mas precisa ir atacando uma por vez, até finalizar, e esse deve ser o seu foco desde o início do dia.

Exemplo: Pós-graduação

Meu exemplo é uma pessoa que faz doutorado.

Essa é uma pessoa que ministra aulas pela manhã, almoçará com o reitor e se programou para passar um par de horas na biblioteca à tarde para realizar algumas pesquisas. No mesmo dia, sabe que precisa entregar um artigo e submeter outro.

Percebam que, aqui, estamos falando da organização das informações. Não vamos confundir organização com planejamento – são fases diferentes. Sua agenda deve conter as informações organizadas. Se você quiser planejar situações diferentes (por exemplo: o concursando quer se planejar para fazer o que tem que ser feito naquele dia em determinados horários, ele pode criar uma agenda paralela – visualizada no mesmo lugar – para o planejamento, mas não mexer na sua agenda organizada). Se você confunde os dois, perderá a confiança no que deve ser feito de tal e tal maneira.

É aqui que outras ferramentas podem te ajudar, como planners e bullet journals. Mas não se engane: o GTD vai no simples. Para o GTD, a organização basta. Portanto, só de você olhar a sua agenda organizada, já deve estar claro o que tem que ser feito e qual o foco. Se você complicar muito, inventando outras coisas, isso pode mais complicar do que facilitar. Eu sempre recomendo fazer o teste. Eu, sempre que faço, volto ao simples com o que o GTD propõe.

Vale lembrar que a “composição” da agenda (o que entra nela) deve ser feita diariamente, à medida que você processa e esclarece suas informações capturadas. E a Revisão Semanal vai te dar orientação semana a semana, com noção de prazos futuros e outros compromissos.

Qualquer dúvida, por favor, poste nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
28/07/2017
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Neste post, vou mostrar para vocês como estou organizando as minhas listas de Algum dia / talvez no Evernote.

Tenho uma pilha de cadernos:

Esta é a lista que eu ainda não terminei de passar tudo para o Evernote. Tenho notas a processar na pilha de backlog e também em formato de papel. Porém, uso as categorias acima, a saber:

  • Filmes para assistir: Auto-explicativa! Salvo muio rapidamente indicações de filmes e resenhas que leio na web para filmes aqui.
  • Gadgets para comprar: Coisas eletrônicas, apetrechos e equipamentos diversos entram aqui. Exemplo: fragmentadora de papel.
  • Ideias para podcasts / posts / vídeos: Aqui eu vou agrupando ideias diversas que vou tendo para esses formatos de conteúdos. Quando vou montar um calendário editorial novo ou quero planejar algo diferente a cada semana, consulto essas listas.
  • Incubados (next): É só uma maneira de colocar projetos que vão entrar na sequência de alguns que estejam em andamento e não quis classificar em nenhuma outra categoria. Geralmente estão associados a eventos no calendário, como viagens mais distantes ou eventos a serem organizados.
  • Para fazer antes de morrer: Coisas que quero fazer pelo menos uma vez na vida antes de morrer. Exemplo: ver a aurora boreal. Ainda falta bastante coisa aqui!
  • Receitas para testar: Eu tenho uma categoria de referência para receitas também, mas aqui criei esta lista para revisar semanalmente para ver se estou a fim de testar alguma dessas receitas no menu da semana. Percebam que o que diferencia uma categoria de outra é simplesmente o quanto quero revisar aquilo.
  • Casa e família: Coisas para fazer em casa ou envolvendo a minha família. Exemplo: trocar as janelas de casa.
  • Criatividade: Aprender a tocar violoncelo, fazer um curso de aquarela e outros estão aqui.
  • Estilo de vida: Coisas que têm a ver com o estilo de vida que estou construindo para mim, mas não estão em andamento no momento simplesmente porque não quero ou não posso alocar recursos no momento. Exemplo: fazer aulas de tênis.
  • Habilidades: Habilidades que quero desenvolver tanto pessoal quanto profissionalmente. Exemplo: fazer aulas de francês.
  • Oportunidades: Minha cabeça fervilha de ideias o tempo todo. Se eu não tiver uma categoria como essa para despejar as oportunidades que descubro no dia a dia, eu vou querer fazer tudo ao mesmo tempo e não terei foco. Que seja abençoada essa categoria! Exemplo: desenvolver um curso sobre assunto X.
  • Problemas: Todos os problemas que eu quero resolver mas que ainda não disponho de energia ou vontade de trabalhar neles no momento. Exemplo: cancelar uma das minhas contas no banco.
  • Processos: Processos ou procedimentos que podem ser melhores, mas no momento não tenho como alocar tempo e/ou recursos para melhorá-los. Exemplo: catalogar meus livros em uma outra ferramenta.
  • Viagens: Todas as viagens que ainda quero fazer nesta vida. Exemplo: conhecer Liverpool.
  • Travados por algum motivo: Projetos que estavam caminhando mas, por motivos diversos (ex: corte de orçamento), precisaram ser incubados até segunda ordem.

A lista de Algum dia / talvez é a melhor coisa dentro do sistema para aliviar a lista de projetos em andamento. Ela pode ser entendida como “agora não”. Nela, você pode inserir todos os projetos que não precisa ou não quer tocar no momento, mas pode ser que algum dia queira fazer isso. Reviso semanalmente e, muitas vezes, levo projetos dela para a lista de projetos em andamento, assim como deleto aqueles que já não me interessam.

Um ponto legal de reflexão aqui, é que é natural essa lista ser enorme (significa tudo o que já me chamou a atenção mas não está em andamento, mas pode ser que um dia sim). Mas essa lista hoje já é muito menor do que já foi. Eu acredito que seja pela idade e noção de quanto tempo de vida eu possa ter. Não dá pra fazer tudo. Penso de verdade que, com o passar dos anos, ela vá ficando mais focada e mais enxuta mesmo.

Caso tenham dúvidas, por gentileza, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
27/07/2017
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