Um dia na vida de uma pessoa que usa GTD há quase 11 anos.

Acordo no horário em que meu despertador toca. Não tenho um horário fixo para acordar – procuro dormir sempre sete horas e meia e estar na cama oito horas antes de acordar. Em média, durmo por volta da meia-noite ou meia-noite e meia, e acordo no tempo correspondente depois disso. Quando tenho viagens ou outros compromissos que me obrigam a acordar mais cedo, procuro compensar na noite anterior, indo dormir o mais cedo possível.

Tenho um pequeno ritual matinal, quado faço minha meditação, tomo café-da-manhã e preparo um chá para subir para o meu home-office, onde vou passar o dia. Ao chegar lá, abro as janelas, coloco o chá na mesa e confiro meu tickler para o dia. Se tiver algo lá, coloco na caixa de entrada.

Muitas vezes, gosto de ouvir música (calma) nesse horário e, algumas vezes, ler as principais notícias do dia no NY Times.

Abro meu navegador. A página inicial é minha agenda do Google. Ali, tenho o cenário para o meu dia e as ações que preciso executar. Já procuro executar todas que não dependam de um horário naquele período da manhã. De modo geral, isso acaba sendo concluído até a metade da manhã, caso eu tenha muitas coisas.

Ao longo do dia, vou cumprindo os compromissos da agenda. Sessões de coaching, reuniões e outros.

Nos intervalos da agenda, eu acesso as minhas listas de próximas ações, que estão organizadas por contexto, e eu adoro ter a liberdade de escolher o que prefiro fazer, ao analisar cada uma delas. O que tem prazo está no calendário, então não perco nenhum. Mas ter essas listas com atividades sem prazo me dá uma liberdade enorme de escolher focar aquilo que tenho mais interesse e vejo como prioridade no momento.

De modo geral, abro a minha caixa de e-mails antes da hora do almoço – quando já finalizei os prazos do dia ou, então, eles estão sob controle, faltando pouca coisa a ser concluída. Trabalho com duas caixas de e-mails e tenho o costume de esvaziá-las diariamente. Esvaziar a caixa de entrada não significa fazer tudo o que está ali, mas esclarecer e organizar no lugar mais adequado. Tem coisas que eu faço na hora (se levarem menos de 2 minutos), outras que farei no mesmo dia (vão para o calendário), mas a maioria pode ser adiada para fazer em um momento mais apropriado.

Almoço com o meu filho em casa. Essa é uma das vantagens de trabalhar em home-office. Quando ele vai para a escola, gosto de dedicar um tempo a atividades mais relaxantes para a alma e a mente. Ou vou à academia, ou assisto um episódio de uma série no Netflix (de 20 minutos), ou tomo um banho, ou leio um livro ou revista.

Na parte da tarde, continuo no mesmo ritmo da manhã: trabalhando nos meus compromissos e listas de ações.

Tenho uma caixa de entrada física que vai sendo alimentada ao longo do dia. Antes de encerrar meu dia de trabalho, gosto de esvaziá-la.

É claro que existem dias em que eu não trabalho em casa. Esta semana, por exemplo, trabalharei em casa apenas durante dois dias. Por isso é muito importante para mim manter um escritório “móvel”, que me atenda quando estiver fora. A rotina acaba sendo praticamente a mesma, tirando o fato de que não estou em casa. Por exemplo, se eu tiver um treinamento ou compromisso pela manhã, gosto de chegar antes (para evitar o trânsito) e tomar meu café-da-manhã em uma cafeteria local, para assim ouvir música, ler as notícias do dia e trabalhar em prazos antes mesmo de “o dia começar”…

A única coisa que muda quando fico o dia todo fora, em eventos, é que não esclareço a caixa de entrada física no dia. Deixo para fazer isso na manhã seguinte. Porém, quando estou viajando, me sinto bastante confortável para aproveitar os momentos em que geralmente não se faz nada para fazer isso – enquanto espero o embarque, por exemplo.

Quando eu comecei a usar o GTD, em 2006, o que me fez ficar realmente apaixonada foi a lista de próximas ações por contexto. Hoje, continuo apaixonada por essa ideia. Acho de extrema importância aprendermos a identificar os contextos diversos na nossa vida e, assim, criar mapas adequados para conseguirmos trabalhar em cada um deles.

Conhecer o meu ritmo, os meus contextos, me permite confiar nas escolhas de execução que faço momento a momento. Sei quando devo fazer algo que demande mais concentração, assim como sei quando eu posso dedicar energia a algo que precisa mais de força física. Essa recalibragem acontece o tempo todo.

Esta semana, por exemplo, estou com uma crise de sinusite. Isso não me permite usar muito a voz (estou rouca e com acesso de tosse), por isso eu renegociei todos os compromissos que pude, e isso me permitiu também focar em outras coisas. Não vejo mais “crises”, e sim oportunidades de lidar melhor com tudo o que tenho no meu inventário de coisas a fazer.

Durante a noite, em casa, bem, esse é apenas outro contexto. Afazeres diversos envolvendo casa, limpeza, comida, lição da escola, tudo entra aqui.

A revisão semanal é uma atividade-chave para manter tudo rodando deliciosamente, e tenho feito aos domingos de manhã, quando todos ainda estão dormindo. Eu mantenho meu ritmo de sono e, ao mesmo tempo, tenho um tempinho só meu, de qualidade, para pensar em tudo o que quero e preciso fazer.

Hoje, a principal diferença que vejo da Thais que começou a usar o GTD é a importância de valorizar o esclarecer, o esvaziar as caixas de entrada. Quanto mais claras as coisas estiverem para você, mais minimalista você vai ficando em termos de ter apenas o essencial, e isso vale não apenas para a casa, como para os relacionamentos, o trabalho e todo o resto. Imprescindível. É o que te deixa em estado de prontidão e te dá clareza para explorar coisas novas.

Ainda hoje, há pessoas que acompanham o blog e me perguntam “mas o que é GTD?”. GTD é um método que me permite fazer tudo isso. E é no que eu acredito que deveria ser ensinado para todas as pessoas, no mundo inteiro.

23 Comentários

  1. Que delícia ter um texto inspirador desses para ler no horário de almoço! Obrigada por nos motivar, Thais, espero alcançar esse estado de cruzeiro um dia. :*

  2. Oi Thais, acho que esse foi um dos melhores posts para mim(pelo menos no meu momento atual). Estou tentando aplicar o GTD em minha vida, mas, ainda continuo confusa… mas com tendências a melhorar rsrs, minha maior dúvida é o item, próximas ações por contextos.

  3. Ah, Thais, você sempre me ajudando com alguma dica nova. Como sou grata a você. Comecei a implementar o GTD há 3 anos e meio, com o Vida Organizada. E isso mudou a minha vida 😉 _/\_
    Bjs e melhoras!

  4. Adoro esses posts com relatos/exemplos práticos. Me facilita a compreender bem como posso adaptar essa organização para a minha rotina e como esclarecer as entradas. Gratidão Thais!

  5. Te acompanho desde 2012 e só agora começarei de fato a utilizar o GTD. Claro que, após todo esse tempo lendo tudo aqui do blog, eu acabei adquirindo uma ou outra prática ligada ao GTD, mas nada como montar o sistema por completo, com propósito, com clareza.
    Antigamente, eu diria que daria qualquer coisa pra ter essa sua leveza que você transmite nos textos, porém te acompanhando a tanto tempo, sei que isso é possível, basta dedicação.
    Vim aqui te agradecer, como sempre. Você muda a vida de quem lê suas palavras com o coração e mente abertos <3

  6. Thais!! Muito bom este teu post!! Sou tua fã, e, um dia, espero conseguir fazer teus cursos de GTD. Gostaria de saber mais como você organiza a rotina com o teu filho (se puderes falar mais sobre isso, claro), se você quem leva e busca ele nos compromissos, como faz para ir para o home office enquanto ele está em casa (em alguém que cuida dele?) e demais rotinas de mãe. Te pergunto isso porque sou mãe e meu bb tem sete meses e estou enfrentando muitas dificuldades para conciliar o trabalho home office e a maternidade. Neste momento foi a forma como eu encontrei para trabalhar.
    Grata pela atenção e muito obrigada por compartilhar tantos materiais de qualidade!!
    Aline

  7. Muito esclarecedor, Thais!
    Obrigada por compartilhar ideias simples que fazem toda a diferença.
    Parabéns pelo trabalho!!!

  8. Muito bom esse post! Quando você descreve sua rotina dessa forma fica mais fácil trazer o GTD para “mais perto”. Obrigada!

  9. Olá Thais,

    Mais um post inspirador.
    Marta, não desista…
    Tb estou a tentar e vou conseguir

    Bjs para as 2.

  10. Thais, como fazer para essa organização toda não gerar ansiedade? Só de ler o seu texto já fiquei com o coração super apertado, com a impressão de que jamais daria conta disso tudo e dos imprevistos, que no meu caso geram mais ansiedade ainda.
    Não sou uma pessoa muito organizada mas adotei algumas dicas suas que me ajudaram demais, como caderninho para ideias e compromissos do dia e organizar o email. A organização do email salvou minha vida no trabalho, eu vivia esquecendo tarefas que estavam perdidas no mar da caixa de entrada. Parabéns pelo site!

    • Veja a organização do seu sistema como as linhas na rua. Você ficaria mais ou menos ansiosa se dirigisse em uma rua ou estrada sem linhas e sinalizações, sabendo que um carro pode vir na direção contrária e bater em você?

      Um mínimo de estrutura é necessário para a gente ter as coisas sob controle. Eu não vou conseguir ser criativa ou abrigar um compromisso se coisas básicas (como uma conta que vence naquele dia) não estiver sob controle.

      O que a organização permite (e faz parte dela) é saber equilibrar todos os seus dias de modo que, se qualquer imprevisto acontecer, isso não vai te atrapalhar. Você consegue remanejar tudo com calma e tranquilidade.

      Obrigada por comentar.

  11. Nossa, Thais! Amei esse post! Muito inspirador!
    Eu gosto muito do GTD e tenho aplicado na linha que o Leo Babauta aborda no ZTD.
    Acompanho o seu blog tem uns aninhos já! Obrigada por fazer deste espaço um lugar tão motivador!

    Eu tenho dúvidas ainda nessa parte da lista de contextos…não consegui “organizar a minha vida por contexto”, uso bem o caderninho de captura e depois passo para agenda física. Reduzi muito o uso de papel e classificadores e, recentemente, adquiri um tablet, já estav sentindo necessidade de algo portátil que não fosse pesado como o notebook. Sou estudante e trabalhadora, aquelas pessoas que carregam o mundo na mochila e só vão em casa para dormir!! rs
    Mas quero incluir a lista de contexto pq muitas vezes me sinto limitada olhando a agenda e, de fato, existem momentos que nós ficamos sem fazer nada, como o exemplo que vc deu do embarque, e eu fico “de mãos atadas” gastando meu tempo em rede social….preciso melhorar nesse sentido das listas. Sei que vc já falou disso aqui várias vezes, mas eu preciso mesmo,primeiro, aprender a ver a minha vida nos contextos, será?

    um beijo e um ótimo dia!!

    • Farei um post nas próximas semanas em que explicarei em detalhes. Por gentileza, acompanhe. 😉

      Você já leu o livro do GTD? Lá explica super bem também. O conceito é do David Allen.

      Obrigada por comentar.

    • Thais, ainda não li o livro do David Allen. Eu sei, por sua causa, que o conceito é dele. E, também por sua causa, conheci o Leo Babauta e outros que difundem o minimalismo. Como o livro do Leo estava mais acessível, eu comecei com ele e busco implementar, até pq , como ele mesmo disse, buscou adaptar o conceito do GTD ao seu estilo de vida, o minimalismo, qual eu busco aplicar também. Claro que nada disso me impede de me dedicar ao livro original com bastante afinco! está na lista! obrigada por responder. Já estou acompanhando os novos posts! beijos!

  12. Oi Thais, acompanho seu blog e curto muito! Queria saber mais como que você renegocia esses compromissos que não pode atender. Você se explica, se justifica? Simplesmente fala que não vai poder? Como as pessoas costumam reagir?

    Queria dicas para fazer essas renegociações sem parecer fraca ou desorganizada. Pode me ajudar??

    • Depende de cada compromisso, de cada pessoa… 😉

      A dica seria você ter claras suas prioridades e saber que não é uma super heroína que dá conta de tudo, e aceitar essa fragilidade como algo extremamente natural do ser humano e estar com a consciência tranquila quanto a isso. 😉

  13. Oi Thais, vc pode explicar melhor como organiza as tarefas por contexto? Faz na agenda do google? Vi também que vc coloca ações simples como tomar banho, na agenda…vc coloca todas as ações na agenda?

    • Oi Lia, tudo bem?

      As listas por contextos não ficam no calendário, mas em ferramentas de listas. Já usei no Todoist, hoje uso no Evernote. Calendário é apenas o que tem que ser feito ou saber em um dia específico. Por gentileza, veja mais aqui: http://vidaorganizada.com/2015/11/21/gtd-calendario/

      Eu só insiro atividades como “banho” na agenda da semana que foi planejada e cuja atividade impacte em deslocamentos e outras. Como eu tenho que sair da academia e tomar banho para ir trabalhar, preciso levar em conta esse deslocamento. Quando não vou à academia, não incluo “banho” na agenda.

      Obrigada por comentar.

  14. Olá Thais, em uma das suas últimas postagens você escreveu que perdeu 14 kg. A obesidade é uma problema que todos estamos enfrentando, em maior ou menor grau. Não vai nos dar dicas de como perder peso?
    Sigo seu blog há anos!

  15. Oi Thaís. Eu acompanho teu blog há alguns anos ( já fiz o curso organize seus estudos que me ajudou bastante ). Porém não consigo implementar essa organização que você sempre fala de como colocar tudo na agenda. Até comprei o livro do David Allen mas está na “lista” para ler quando tiver um tempo. Sou médica, faço procedimentos ( exames), trabalho também em uma uti, tenho 2 filhos pequenos ,o menor tem autismo e crises alérgicas ( agora menos frequentes) que me deixam noites sem dormir. Tem a casa, marido, pais e eu que tento me cuidar para dar conta de tudo. São muitos imprevistos todo dia. Como começar a me organizar no meio de tanta coisa? Obrigada e boa recuperação para você. Bjs

    • Eu começaria lendo o livro. 😉 O GTD é um método que vai te ajudar com todas essas coisas.

      Uma alternativa seria fazer um curso do GTD também.

      Conte comigo!

DEIXE UMA RESPOSTA