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Um dia na vida de uma pessoa que usa GTD há quase 11 anos.

Acordo no horário em que meu despertador toca. Não tenho um horário fixo para acordar – procuro dormir sempre sete horas e meia e estar na cama oito horas antes de acordar. Em média, durmo por volta da meia-noite ou meia-noite e meia, e acordo no tempo correspondente depois disso. Quando tenho viagens ou outros compromissos que me obrigam a acordar mais cedo, procuro compensar na noite anterior, indo dormir o mais cedo possível.

Tenho um pequeno ritual matinal, quado faço minha meditação, tomo café-da-manhã e preparo um chá para subir para o meu home-office, onde vou passar o dia. Ao chegar lá, abro as janelas, coloco o chá na mesa e confiro meu tickler para o dia. Se tiver algo lá, coloco na caixa de entrada.

Muitas vezes, gosto de ouvir música (calma) nesse horário e, algumas vezes, ler as principais notícias do dia no NY Times.

Abro meu navegador. A página inicial é minha agenda do Google. Ali, tenho o cenário para o meu dia e as ações que preciso executar. Já procuro executar todas que não dependam de um horário naquele período da manhã. De modo geral, isso acaba sendo concluído até a metade da manhã, caso eu tenha muitas coisas.

Ao longo do dia, vou cumprindo os compromissos da agenda. Sessões de coaching, reuniões e outros.

Nos intervalos da agenda, eu acesso as minhas listas de próximas ações, que estão organizadas por contexto, e eu adoro ter a liberdade de escolher o que prefiro fazer, ao analisar cada uma delas. O que tem prazo está no calendário, então não perco nenhum. Mas ter essas listas com atividades sem prazo me dá uma liberdade enorme de escolher focar aquilo que tenho mais interesse e vejo como prioridade no momento.

De modo geral, abro a minha caixa de e-mails antes da hora do almoço – quando já finalizei os prazos do dia ou, então, eles estão sob controle, faltando pouca coisa a ser concluída. Trabalho com duas caixas de e-mails e tenho o costume de esvaziá-las diariamente. Esvaziar a caixa de entrada não significa fazer tudo o que está ali, mas esclarecer e organizar no lugar mais adequado. Tem coisas que eu faço na hora (se levarem menos de 2 minutos), outras que farei no mesmo dia (vão para o calendário), mas a maioria pode ser adiada para fazer em um momento mais apropriado.

Almoço com o meu filho em casa. Essa é uma das vantagens de trabalhar em home-office. Quando ele vai para a escola, gosto de dedicar um tempo a atividades mais relaxantes para a alma e a mente. Ou vou à academia, ou assisto um episódio de uma série no Netflix (de 20 minutos), ou tomo um banho, ou leio um livro ou revista.

Na parte da tarde, continuo no mesmo ritmo da manhã: trabalhando nos meus compromissos e listas de ações.

Tenho uma caixa de entrada física que vai sendo alimentada ao longo do dia. Antes de encerrar meu dia de trabalho, gosto de esvaziá-la.

É claro que existem dias em que eu não trabalho em casa. Esta semana, por exemplo, trabalharei em casa apenas durante dois dias. Por isso é muito importante para mim manter um escritório “móvel”, que me atenda quando estiver fora. A rotina acaba sendo praticamente a mesma, tirando o fato de que não estou em casa. Por exemplo, se eu tiver um treinamento ou compromisso pela manhã, gosto de chegar antes (para evitar o trânsito) e tomar meu café-da-manhã em uma cafeteria local, para assim ouvir música, ler as notícias do dia e trabalhar em prazos antes mesmo de “o dia começar”…

A única coisa que muda quando fico o dia todo fora, em eventos, é que não esclareço a caixa de entrada física no dia. Deixo para fazer isso na manhã seguinte. Porém, quando estou viajando, me sinto bastante confortável para aproveitar os momentos em que geralmente não se faz nada para fazer isso – enquanto espero o embarque, por exemplo.

Quando eu comecei a usar o GTD, em 2006, o que me fez ficar realmente apaixonada foi a lista de próximas ações por contexto. Hoje, continuo apaixonada por essa ideia. Acho de extrema importância aprendermos a identificar os contextos diversos na nossa vida e, assim, criar mapas adequados para conseguirmos trabalhar em cada um deles.

Conhecer o meu ritmo, os meus contextos, me permite confiar nas escolhas de execução que faço momento a momento. Sei quando devo fazer algo que demande mais concentração, assim como sei quando eu posso dedicar energia a algo que precisa mais de força física. Essa recalibragem acontece o tempo todo.

Esta semana, por exemplo, estou com uma crise de sinusite. Isso não me permite usar muito a voz (estou rouca e com acesso de tosse), por isso eu renegociei todos os compromissos que pude, e isso me permitiu também focar em outras coisas. Não vejo mais “crises”, e sim oportunidades de lidar melhor com tudo o que tenho no meu inventário de coisas a fazer.

Durante a noite, em casa, bem, esse é apenas outro contexto. Afazeres diversos envolvendo casa, limpeza, comida, lição da escola, tudo entra aqui.

A revisão semanal é uma atividade-chave para manter tudo rodando deliciosamente, e tenho feito aos domingos de manhã, quando todos ainda estão dormindo. Eu mantenho meu ritmo de sono e, ao mesmo tempo, tenho um tempinho só meu, de qualidade, para pensar em tudo o que quero e preciso fazer.

Hoje, a principal diferença que vejo da Thais que começou a usar o GTD é a importância de valorizar o esclarecer, o esvaziar as caixas de entrada. Quanto mais claras as coisas estiverem para você, mais minimalista você vai ficando em termos de ter apenas o essencial, e isso vale não apenas para a casa, como para os relacionamentos, o trabalho e todo o resto. Imprescindível. É o que te deixa em estado de prontidão e te dá clareza para explorar coisas novas.

Ainda hoje, há pessoas que acompanham o blog e me perguntam “mas o que é GTD?”. GTD é um método que me permite fazer tudo isso. E é no que eu acredito que deveria ser ensinado para todas as pessoas, no mundo inteiro.

Thais Godinho
27/06/2017
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  1. Tatiane 27/06/2017

    Que delícia ter um texto inspirador desses para ler no horário de almoço! Obrigada por nos motivar, Thais, espero alcançar esse estado de cruzeiro um dia. :*

  2. Geralda 27/06/2017

    Oi Thais, acho que esse foi um dos melhores posts para mim(pelo menos no meu momento atual). Estou tentando aplicar o GTD em minha vida, mas, ainda continuo confusa… mas com tendências a melhorar rsrs, minha maior dúvida é o item, próximas ações por contextos.

  3. Patrícia 27/06/2017

    Ah, Thais, você sempre me ajudando com alguma dica nova. Como sou grata a você. Comecei a implementar o GTD há 3 anos e meio, com o Vida Organizada. E isso mudou a minha vida 😉 _/\_
    Bjs e melhoras!

  4. Karine Aureliano 27/06/2017

    Adoro esses posts com relatos/exemplos práticos. Me facilita a compreender bem como posso adaptar essa organização para a minha rotina e como esclarecer as entradas. Gratidão Thais!

  5. Milly 27/06/2017

    Te acompanho desde 2012 e só agora começarei de fato a utilizar o GTD. Claro que, após todo esse tempo lendo tudo aqui do blog, eu acabei adquirindo uma ou outra prática ligada ao GTD, mas nada como montar o sistema por completo, com propósito, com clareza.
    Antigamente, eu diria que daria qualquer coisa pra ter essa sua leveza que você transmite nos textos, porém te acompanhando a tanto tempo, sei que isso é possível, basta dedicação.
    Vim aqui te agradecer, como sempre. Você muda a vida de quem lê suas palavras com o coração e mente abertos <3

  6. Aline 27/06/2017

    Thais!! Muito bom este teu post!! Sou tua fã, e, um dia, espero conseguir fazer teus cursos de GTD. Gostaria de saber mais como você organiza a rotina com o teu filho (se puderes falar mais sobre isso, claro), se você quem leva e busca ele nos compromissos, como faz para ir para o home office enquanto ele está em casa (em alguém que cuida dele?) e demais rotinas de mãe. Te pergunto isso porque sou mãe e meu bb tem sete meses e estou enfrentando muitas dificuldades para conciliar o trabalho home office e a maternidade. Neste momento foi a forma como eu encontrei para trabalhar.
    Grata pela atenção e muito obrigada por compartilhar tantos materiais de qualidade!!
    Aline

    • Thais Godinho respondeu Aline 27/06/2017

      Meu marido fica com ele pela manhã.

  7. Daniela Consuelo 27/06/2017

    Muito esclarecedor, Thais!
    Obrigada por compartilhar ideias simples que fazem toda a diferença.
    Parabéns pelo trabalho!!!

  8. Ana 27/06/2017

    Muito bom esse post! Quando você descreve sua rotina dessa forma fica mais fácil trazer o GTD para “mais perto”. Obrigada!

  9. Filipa 27/06/2017

    Olá Thais,

    Mais um post inspirador.
    Marta, não desista…
    Tb estou a tentar e vou conseguir

    Bjs para as 2.

  10. Roseand 27/06/2017

    Já quero usar o tickler. Lembro que você já fez um post só sobre ele.

  11. Nat 28/06/2017

    Thais, como fazer para essa organização toda não gerar ansiedade? Só de ler o seu texto já fiquei com o coração super apertado, com a impressão de que jamais daria conta disso tudo e dos imprevistos, que no meu caso geram mais ansiedade ainda.
    Não sou uma pessoa muito organizada mas adotei algumas dicas suas que me ajudaram demais, como caderninho para ideias e compromissos do dia e organizar o email. A organização do email salvou minha vida no trabalho, eu vivia esquecendo tarefas que estavam perdidas no mar da caixa de entrada. Parabéns pelo site!

    • Thais Godinho respondeu Nat 28/06/2017

      Veja a organização do seu sistema como as linhas na rua. Você ficaria mais ou menos ansiosa se dirigisse em uma rua ou estrada sem linhas e sinalizações, sabendo que um carro pode vir na direção contrária e bater em você?

      Um mínimo de estrutura é necessário para a gente ter as coisas sob controle. Eu não vou conseguir ser criativa ou abrigar um compromisso se coisas básicas (como uma conta que vence naquele dia) não estiver sob controle.

      O que a organização permite (e faz parte dela) é saber equilibrar todos os seus dias de modo que, se qualquer imprevisto acontecer, isso não vai te atrapalhar. Você consegue remanejar tudo com calma e tranquilidade.

      Obrigada por comentar.