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Neste post, vou explorar algumas estratégias para que você consiga fazer tudo o que você precisa fazer no trabalho até quinta-feira e deixar a sexta-feira apenas para planejamento e demandas do dia.

Seja criteriosa(o) com a sua agenda

Nada de ficar enchendo sua agenda para a semana de compromissos e prazos que você gostaria que acontessem. Insira apenas os prazos reais. Para reuniões, procure não agendar nada às sextas-feiras. Se alguém quiser marcar uma reunião na sexta com você, sugira outra data antes, em outro dia. Procure também não agendar mais de 50% de qualquer dia da semana com reuniões, para não te sobrecarregar.

Despache tudo na segunda

Tudo o que você tiver que solicitar a outras pessoas, faça isso na segunda-feira. Tenha uma lista de tudo o que você pediu para outras pessoas fazerem e desde quando (a lista pode se chamar “Aguardando resposta”). Na quinta-feira, revise a lista e veja se precisa cobrar alguém antes de a semana acabar. Se tiver, faça isso.

Defina pequenas metas para a sua semana

Na verdade não é que você vai definir, exatamente. Provavelmente você já tem suas prioridades e precisa apenas ficar ainda mais consciente delas. Veja os prazos na sua agenda para a semana e siga-os religiosamente. Essa deve ser a sua meta. Relatório para terça? Prioridade total. Entrega da primeira fase do projeto na quinta? Outra prioridade. Esses prazos devem ser suas metas. Além disso, pode ser que você queira iniciar um projeto importante ou ter uma conversa que vai impactar no seu trabalho. Pode ser uma boa (se você já não estiver com muita coisa para fazer) agendar para fazer isso ao longo da semana. Antes de sexta.

Aqui você também vai deixar claro tudo aquilo que não precisa ser feito esta semana também. Lide bem com isso. Você pode ter uma lista chamada “se der tempo, gostaria de…” para acessar caso termine tudo antes. Mas o que quero dizer é que você não precisa trabalhar nessa lista antes de concluir os prazos e prioridades reais da semana.

Finalize as pendências da semana na quinta

Se possível, procure deixar a quinta para resolver todas as pendências da semana. Aquelas pequenas atividades que você precisa resolver, como digitalizar um comprovante para enviar para o RH, responder um e-mail importante da diretora e outros afazeres do tipo. Se tiver um dia da semana em que você precisa trabalhar “mais”, digamos assim, faça da quinta este dia.

Zere a sua caixa de e-mails

Outra atividade para fazer na quinta é zerar as anotações e os e-mails da sua caixa de entrada. Pegue seus cadernos de reunião, notas, e processe tudo para ver o que precisa ser feito. Para os e-mails, leia este texto.

O que fazer na sexta?

Revise seus afazeres e responsabilidades

Se possível, chegue um pouco mais cedo no trabalho para fazer uma revisão do que foi feito ao longo da semana, se tem algo ainda pendente, e quais são os prazos da semana que vem para se planejar. Veja se consegue reorganizar alguns compromissos, de modo que seus dias fiquem mais tranquilos e melhor distribuídos. Revise suas listas de coisas a fazer e seus projetos em andamento. Verifique se todos eles têm pelo menos uma próxima ação definida. A ideia é que, ao longo da semana, você possa acessar essa lista de ações e ir movendo adiante diversos projetos ao mesmo tempo. Se quiser, olhe também outras listas de resultados que você tenha, como objetivos de curto a longo prazo. Pode ser legal para dar perspectiva. Essa revisão deve levar cerca de 1 hora. É uma reunião sua consigo mesma(o).

Esteja disponível

Sexta-feira costuma ser o dia mundial de resolver pepinos antes de o final de semana chegar. Por isso, esteja disponível. Se seu chefe te chamar na sala, não vá contrariada(o). Se alguém quiser te chamar para uma conversa, vá numa boa. A organização facilita muito a comunicação. Uma boa ideia para fazer na sexta é organizar listas de assuntos a tratar com as diversas pessoas no seu trabalho. Assim, quando alguém estiver com você, você pode acessar a lista e resolver diversos assuntos.

Exercite atividades mais calmas e concentradas

Se o dia estiver tranquilo e sem tantas interrupções (pode acontecer!), aproveite a sexta para estudar. Leia artigos importantes para o seu trabalho, estude documentos de projetos, assista vídeo-aulas. Faça atividades de concentração como um todo. Outra ideia é dar atenção ao planejamento de um projeto importante, fazer um brainstorm ou mapa mental.

Ao final do dia, dê uma última olhada na programação para a semana que vem (que você fez de manhã) e vá para casa tranquila(o).

Pode ser que você não consiga fazer tudo hoje, que é quinta, mas quem sabe para a próxima semana? Você só precisa começar!

Thais Godinho
11/05/2017
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  1. Fran 11/05/2017

    Essa semana não dá mais tempo, Thaís. Porém, gostei demais da sugestão e na próxima semana vou começar a aplicar essa proposta de encerramento das atividades na quinta-feira! 🙂

  2. Carla Renata 11/05/2017

    Thaís, o que seria da minha vida sem você? Quando tudo começa a escapar e ameaçar virar um caos, venho aqui e vc tem a resposta. Ando cogitando colocar sua foto no altar junto com meu Guru e Nossa Senhora das Graças. kkkkk
    Agora falando sério, tenho reservado as manhãs de sexta para essa atividade de revisão e planejamento. Um dos problemas que vem afetando essa organização são as notícias de domingo sobre as ações de governo. Aí, na segunda é aquela correria para levantar informações para rebater ou justificar os jornais. No final das contas acabo tendo uma semana de 3,5 dias e, se não fosse esse planejamento da sexta de manhã, tenho certeza que as demandas diárias não aconteceriam a contento. Somente tendo clareza da dinâmica do meu trabalho é que pude adaptar minhas atividades com calma para reservar as segundas para a correria das notícias.
    Muito obrigada, de novo, pelos esclarecimentos, Oh, Santa Thaís!!! Kkkkkkk

    • Thais Godinho respondeu Carla Renata 06/06/2017

      Eu que agradeço por compartilhar! Obrigada.

  3. Dani 11/05/2017

    Um sonho – encerrar minha semana na quinta ….

  4. Juliana Gomes Das Oliveiras 12/05/2017

    Para mim, este post servirá como um referencial de como organizar minha semana laboral. Quero ver se consigo fazer a reunião comigo mesma para, por fim, por em prática o projeto Boletim Semanal, que vc já sugeriu e diz q faz.

  5. Victória Morena 12/05/2017

    Fiquei muito animada com este post. Sinto a necessidade de realizar isso e organizar melhor os prazos para a semana, para ter eles como foco e assegurar que darei o retorno no prazo correto.
    Muito obrigada Thais 😉 Já estou colocando as dicas em prática.

    • Victória Morena respondeu Victória Morena 12/05/2017

      E complementando… é incrível como a organização nos destaca. Hoje meu sistema GTD está mais redondo, embora ocorra alguns gaps ainda rs mas tem dado certo.
      Isso tem me ajudado a entregar as atividades bem executadas e me destacar no dia a dia, por responder e-mails rapidamente, negociar prazos com maior propriedade/argumentação e planejar melhor os projetos da área.
      Thais, te agradeço por compartilhar tanto conhecimento. Acompanho o blog há pelo menos 5 anos e é incrível o quanto já aprendi por aqui.

  6. AbeGomes 12/05/2017

    Adorei! Dicas preciosas!!!