Uma das perguntas que eu mais recebo é sobre como organizar tarefas recorrentes e de rotina, então este post serve para tirar essa dúvida.

Na primeira turma que fiz da minha certificação de GTD em Amsterdam, os instrutores em formação tiveram a oportunidade de fazer perguntas para o David Allen. E eu perguntei isso: “como você organiza tarefas de rotina no GTD?”. E ele respondeu, dando de ombros: “como todo o resto”. Minha reação interna foi um misto de intrigada com irritada, porque ele me deu uma resposta tão vaga! Só depois de passar por todo o processo de certificação que eu percebi que ainda não tinha desenvolvido o mesmo mindset, que é de pegar cada item e esclarecer o que aquilo significa para mim. Então hoje, quando alguém me pergunta “como eu organizo tarefas recorrentes no GTD?”, eu também respondo: “como todo o resto”. rs

Veja: não existem pré-definições no GTD. Você pega cada item, cada coisa que supostamente tem que fazer, e pergunta o que aquilo significa para você. Uma lista de tarefas recorrentes ou o que você chama de rotina deve passar por isso.

De modo geral, sem enrolar, as famosas tarefas de rotina acabam se dividindo, quando analisadas, nas seguintes categorias:

  • Itens de calendário. Se algo precisa ser feito em um horário recorrente (ex: aula na academia ou tomar um remédio) ou em um dia recorrente (ex: toda sexta-feira ou todo dia 15), deve entrar no calendário com recorrência. Simples assim. Eu utilizo a agenda do Google, então inserir uma recorrência em um evento é muito simples e uso bastante.
  • Próximas ações com recorrência, especialmente diárias. Se você tem coisas que precisa fazer mas não precisa ser em um dia específico (essa definição é importante! significa que você pode fazer antes, mesmo que tenha um prazo), insira no contexto apropriado e seja feliz. Dependendo do programa que você utilizar para gerenciar suas próximas ações, você pode inserir a recorrência na própria “tarefa”. Eu uso o Todoist e há essa possibilidade. Hoje tenho apenas uma próxima ação com recorrência assim, que é “escrever o post do dia”, pois posso adiantar para quantos dias eu quiser essa ação (não é porque o post vai ser publicado dia 12 que eu tenho que escrevê-lo apenas no dia 12).
  • Checklists. Aí você pode me perguntar: e itens como escovar os dentes? Arrumar as camas? Lavar a roupa? Sempre que você tiver itens recorrentes que você já faz meio que no piloto automático, ou seja, não precisa ser lembrado de fazer, mas ainda assim quer garantir que estejam sendo feitos adequadamente, você pode criar checklists. Checklists não são lembretes de coisas a fazer (como calendário e próximas ações), mas listas que você usa como referência, só para verificar se aquilo que faz sempre em determinadas frequências ou situações foi realmente feito.

Perceba então que um mesmo item, como por exemplo: “comprar massa para pizza”, pode entrar nos três itens, porque depende de você, da sua vida, da sua situação. Poderia entrar no calendário, caso você combine com um grupo de amigos uma visita ao Eataly no sábado que vem. Poderia entrar na sua lista de próximas ações para comprar quando estiver na rua. Poderia estar na sua checklist de compras padrão no mercado, que você verifica quando sente necessidade. Então o GTD trabalha total naquilo que faz sentido para você – no que você tem que fazer para tirar aquilo da sua mente. Se você precisa se lembrar todos os dias de arrumar a cama porque isso não é um hábito, talvez valha mais apena inserir esse item como um lembrete que dentro de uma checklist. Não tem certo ou errado. Avalie.

E outra, pode mudar. Nada é estático. Frequentemente tenho ações que migram de uma categoria para a outra justamente porque quero me forçar mais a fazer determinadas coisas. Por exemplo: fazer uma revisão fiscal mensal. Tenho uma checklist, mas inseri um item no calendário me lembrando todo dia 28 porque isso me deixou tranquila com relação a essa revisão. Pode ser que no futuro o lembrete já não seja necessário.

O que é fundamental aqui é você pensar um pouco sobre essas coisas todas que você julga como “tarefas de rotina” para ver se são mesmo rotina ou você apenas quer que sejam. “Fazer mais atividades físicas” não é um lembrete de nada – é algo que você tem que esclarecer o que significa e que pode virar até um projeto (“me matricular no clube de tênis”). Por isso, pegue tudo isso que você considera atividades recorrentes ou de rotina e esclareça o que significa para você, organizando nos compartimentos mais adequados.

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Meu nome é Thais Godinho e sou organizadora profissional, o que significa que ajudo as pessoas a se organizarem quando elas precisam de uma forcinha para isso. A maneira que encontrei para ajudar foi criando este blog, ministrando cursos e realizando outros eventos.

28 Comentários

  1. Tenho uma dúvida. Pelo que entendi v. tem coisas registradas no Google agenda, outras no Todoist e check-lists. Não te atrapalha ter que consultar mais de uma recurso/aplicativo para ter em mente a construção do seu mês? Afinal, recorrentes ou não, todas essas atividades estão incluídas dentro de determinado prazo.

    • Não. Separar é importante pelo foco. Sei exatamente o que tenho que focar e quando, em que prioridade.

      • Fiz uma busca rápida no seu blog e, pelo que entendi, dos passos iniciais no GTD, tem-se: 1) As tarefas agendáveis, com dia e hora para acontecer, a exemplo dos compromissos; 2) Uma relação de tarefas a serem feitas; 3) Uma relação de tarefas já “pinçadas” da lista anterior, que se tornaram projetos e, por isso, demandam uma série de ações com fins de concluí-las. Dependendo de onde se esteja e do tempo disponível entre os compromissos, a pessoa pode encaixar algum projeto e ir dando conta de uma ou outra ação. É isso (por alto, é claro)? Se é, ando praticando GTD sem saber disso.

        • É um pouco sim, mas o GTD é um método completo, com muitas facetas a serem exploradas, semelhantes a aprender uma nova habilidade como xadrez, violino, tênis. Se você simpatiza com isso, certamente vai gostar de todo o GTD. 😉

  2. Thaís posso imaginar como ficou intrigada com a resposta do David Alen… rssrs

    Muito esclarecedor o post.

    Obrigada, Bj

  3. Thais, minha questão não é sobre atividades recorrentes, mas talvez siga o mesmo principio.
    toda semana meus profs. passam trabalhinhos para a semana seguinte, que consistem em 1. sentar e fazer/desenhar (uns exigem um dia inteiro, outros 1h) 2. enviar pelo moodle (coisa que faço automaticamente após o término).
    costumo inserir “fazer atividade tal” com o prazo de envio no todoist, ao invés de colocar o prazo no calendário. você tem alguma ressalva quanto a isso?

    • Vou falar como eu faria:

      Primeiro, que a conclusão da disciplina X seria um projeto que estaria na minha lista de Projetos.

      O prazo da entrega da ativiade estaria no calendário.

      Aí eu me perguntaria: para concluir a atividade no prazo tal, qual é a próxima ação? definindo, colocaria na minha lista de acordo com o contexto, com prazo. Se uma única ação concluir o trabalho, ela basta. Se não, para não perder prazos, eu definiria “prazos internos”, tipo “prazo final para pesquisa do trabalho”, “prazo final para redação da primeira versão” e me basearia pelo calendário.

  4. Concordo com o raciocínio, mas discordo do tipo de resposta. Quando pergunto a alguém “Como você organiza a sua rotina?”, quero saber necessariamente como ocorre o processo mental de esclarecer e colocar tudo nas listas para a pessoa como um indivíduo singular. Todavia, entendo a questão didática envolvida. É preciso fomentar nos usuários do método GTD – e principalmente nos instrutores – a mentalidade de que as soluções encontradas dependem dos hábitos de “capturar” e “esclarecer”, antes que aconteça o “organizar”.

  5. Bom dia Thaís. Achei esse post bem interessante, mas ainda não tenho clareza de como proceder com tarefas que na minha opinião são únicas e longas. Ex: “Fazer o relatório de orçamento mensal da empresa com entrega para o dia 10”. Essa tarefa leva umas 10 horas de trabalho, então tenho que me organizar para trabalhar nela umas duas horas por dia antes da data da entrega. Como você organizaria isso no GTD? Criaria um projeto com tarefas repetitivas? Outra pergunta, você já utilizou o Facilethings? Se sim, qual a sua opinião sobre ele?

    • Isso é um projeto, não uma tarefa. 😉

      Já usei o FT. Ele é ótimo, mas app que não tem versão offline, para mim, é obsoleto (pra MIM, pois uso muito offline).

      • Se você classifica esse “Relatório de orçamento mensal da empresa com entrega para o dia 10” como um projeto, como você organizaria no GTD para que seja executado em parcela de 2 horas diárias antecedendo o prazo de entrega (Dia 10)?

  6. Obrigada demais! Com um só post você esclareceu várias dúvidas que eu tinha. E o exemplo da pizza foi ótimo, deu pra entender perfeitamente o conceito. Mais uma vez, obrigada por nos mostrar dicas práticas e úteis de como aplicar o GTD na nossa vida diária. Um abraço!

  7. Oii, Thais! Como sempre, post muito esclarecedor e instigante!!
    Tenho uma dúvida com relaçao ao seu exemplo de ‘post do dia’. Ele entra como tarefa recorrente em um determinado projeto? Ou pode ficar em uma pasta genérica de próximas ações?
    Pergunto isso porque tenho uma meta de estudar x horas por dia. Enquanto meu hábito não está consolidado, coloco um lembrete disso no calendário repetidamente ou no Todoist como próxima ação de um projeto como ‘passar em concurso x”, por ex?!

    • No meu caso faz parte de um projeto que é concluir o calendário editorial de 2017. Mas poderia ser uma ação avulsa.

      O que determina se faz parte de um projeto é: tem fim? quando conclui?

  8. Boa tarde, Thais! Fale mais sobre a certificação GTD…como fazer, quem pode fazer, onde tem (somente em Amsterdam?), quanto tempo, etc..seria legal. Eu mesmo tenho interesse.

  9. Olá Thais, mais uma vez parabéns pelo blog.

    Estou gostando bastante de implementar o GTD, porém há uma coisa que anda me angustiando: uma rotina pesada com tarefas recorrentes. Ela é tão pesada que eu só tenho tempo de usar as “próximas ações” por “contexto” aos finais de semana onde dedico o sábado e domingo só para fazer coisas ligadas aos contextos.

    Deixa eu exemplificar. Abaixo segue da minha lista de tarefas para amanhã. Marquei com um “*” o que é recorrente (diariamente) e com “**” (semanalmente).

    **Limpar o quarto;
    Limpar geladeira;
    *Fazer a revisão do primeiro capitulo da tese;
    Ler o edital da UFRGS;
    *Fazer aula de Francês;
    *Checar e-mail;
    Ligar para Tomás avisando que não vou poder…;
    *Fazer uma revisão diária do GTD;
    Assistir palestra sobre IPTables;
    Limpar o filtro do ar-condicionado;
    **Verificar Finanças;

    Acaba que eu tenho sempre dias lotados, porque sempre há alguma tarefa de rotina com recorrência semanal que fico tentando distribuir durante a semana.

    Alguma luz para mim?

    Abraços

    • Mas eu vejo que você tem diferentes tipos de tarefas nessa lista. Recomendo a releitura do post com calma, estudando mesmo. Por ex, limpar o quarto me parece algo que você já faz no piloto automático; fazer aula de francês é coisa de calendário; ligar para Tomás é uma ação pontual; ler o edital X também…

  10. Bom dia, Thais! Tudo bom? Acompanho seu blog há anos e amo (leio todos os posts!), mas é a primeira vez que comento. Acabei de reler o livro do GTD e acho que dessa vez vou conseguir implementar a contento. Tenho uma dúvida mais ou menos relacionada a esse post: e quando se trata não exatamente de tarefas recorrentes, mas de novos hábitos que pretendo criar? Tipo “ser mais pontual” ou “dormir melhor”? Qual a recomendação do GTD? Procurei na busca, mas não encontrei posts sobre isso. Obrigada!

    • Você deve esclarecer cada um desses itens individualmente. Certamente algumas coisas serão projetos, outras não… precisa analisar um a um.

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