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Uma das perguntas que eu mais recebo é sobre como organizar tarefas recorrentes e de rotina, então este post serve para tirar essa dúvida.

Na primeira turma que fiz da minha certificação de GTD em Amsterdam, os instrutores em formação tiveram a oportunidade de fazer perguntas para o David Allen. E eu perguntei isso: “como você organiza tarefas de rotina no GTD?”. E ele respondeu, dando de ombros: “como todo o resto”. Minha reação interna foi um misto de intrigada com irritada, porque ele me deu uma resposta tão vaga! Só depois de passar por todo o processo de certificação que eu percebi que ainda não tinha desenvolvido o mesmo mindset, que é de pegar cada item e esclarecer o que aquilo significa para mim. Então hoje, quando alguém me pergunta “como eu organizo tarefas recorrentes no GTD?”, eu também respondo: “como todo o resto”. rs

Veja: não existem pré-definições no GTD. Você pega cada item, cada coisa que supostamente tem que fazer, e pergunta o que aquilo significa para você. Uma lista de tarefas recorrentes ou o que você chama de rotina deve passar por isso.

De modo geral, sem enrolar, as famosas tarefas de rotina acabam se dividindo, quando analisadas, nas seguintes categorias:

  • Itens de calendário. Se algo precisa ser feito em um horário recorrente (ex: aula na academia ou tomar um remédio) ou em um dia recorrente (ex: toda sexta-feira ou todo dia 15), deve entrar no calendário com recorrência. Simples assim. Eu utilizo a agenda do Google, então inserir uma recorrência em um evento é muito simples e uso bastante.
  • Próximas ações com recorrência, especialmente diárias. Se você tem coisas que precisa fazer mas não precisa ser em um dia específico (essa definição é importante! significa que você pode fazer antes, mesmo que tenha um prazo), insira no contexto apropriado e seja feliz. Dependendo do programa que você utilizar para gerenciar suas próximas ações, você pode inserir a recorrência na própria “tarefa”. Eu uso o Todoist e há essa possibilidade. Hoje tenho apenas uma próxima ação com recorrência assim, que é “escrever o post do dia”, pois posso adiantar para quantos dias eu quiser essa ação (não é porque o post vai ser publicado dia 12 que eu tenho que escrevê-lo apenas no dia 12).
  • Checklists. Aí você pode me perguntar: e itens como escovar os dentes? Arrumar as camas? Lavar a roupa? Sempre que você tiver itens recorrentes que você já faz meio que no piloto automático, ou seja, não precisa ser lembrado de fazer, mas ainda assim quer garantir que estejam sendo feitos adequadamente, você pode criar checklists. Checklists não são lembretes de coisas a fazer (como calendário e próximas ações), mas listas que você usa como referência, só para verificar se aquilo que faz sempre em determinadas frequências ou situações foi realmente feito.

Perceba então que um mesmo item, como por exemplo: “comprar massa para pizza”, pode entrar nos três itens, porque depende de você, da sua vida, da sua situação. Poderia entrar no calendário, caso você combine com um grupo de amigos uma visita ao Eataly no sábado que vem. Poderia entrar na sua lista de próximas ações para comprar quando estiver na rua. Poderia estar na sua checklist de compras padrão no mercado, que você verifica quando sente necessidade. Então o GTD trabalha total naquilo que faz sentido para você – no que você tem que fazer para tirar aquilo da sua mente. Se você precisa se lembrar todos os dias de arrumar a cama porque isso não é um hábito, talvez valha mais apena inserir esse item como um lembrete que dentro de uma checklist. Não tem certo ou errado. Avalie.

E outra, pode mudar. Nada é estático. Frequentemente tenho ações que migram de uma categoria para a outra justamente porque quero me forçar mais a fazer determinadas coisas. Por exemplo: fazer uma revisão fiscal mensal. Tenho uma checklist, mas inseri um item no calendário me lembrando todo dia 28 porque isso me deixou tranquila com relação a essa revisão. Pode ser que no futuro o lembrete já não seja necessário.

O que é fundamental aqui é você pensar um pouco sobre essas coisas todas que você julga como “tarefas de rotina” para ver se são mesmo rotina ou você apenas quer que sejam. “Fazer mais atividades físicas” não é um lembrete de nada – é algo que você tem que esclarecer o que significa e que pode virar até um projeto (“me matricular no clube de tênis”). Por isso, pegue tudo isso que você considera atividades recorrentes ou de rotina e esclareça o que significa para você, organizando nos compartimentos mais adequados.

Thais Godinho
02/05/2017
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