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Resolvi escrever este post agora pois tenho compartilhado alguns prints e dicas nas redes sociais e muitas pessoas me pedem para mostrar como está o sistema. Eu tenho ficado bastante estável com uma ou duas ferramentas principais para as listas de ações, nos últimos anos, e frequentemente alterno entre elas. Atualmente tenho usado um formato que foi intuitivo para mim e que tem funcionado bem, que é usar o Todoist para as listas do dia a dia (especialmente do térreo – ver horizontes de foco) e o Evernote para os horizontes mais elevados.

Como sempre, vale dizer que tais mudanças e melhorias são constantes, pois o sistema deve ser flexível o suficiente para atender as minhas necessidades no momento. O que nunca muda é o método (GTD), as listas, então é basicamente uma mesma estrutura que apenas muda de ferramenta de vez em quando.

Vou expôr o sistema de acordo com os horizontes, então:

Horizonte 5: Propósito & Princípios

Tenho um caderno único no Evernote para esse horizonte, onde insiro notas que tenham a ver com ele. São conteúdos como: minha missão pessoal, valores, princípios que vou descobrindo ao longo do tempo, frases que me inspiram, missão da empresa e outros relacionados.

Horizonte 4: Visão

Aqui já vira uma pilha de cadernos porque cada um tem uma função diferente e atrelada a visão.

Então eu tenho coisas importantes aqui. Tenho a visão da empresa, bem descrita em como eu vejo o Vida Organizada a médio e longo prazo. Em “Grande Cenário”, tenho uma nota para cada ano da minha vida, onde registro os principais marcos de cada ano. Tem mais a ver com Referência, certamente, mas nas notas de anos futuros eu costumo inserir coisas que espero que aconteçam, então por isso ficam aqui em visão. Visão do GTD é para o legado do David Allen, que me sinto parte responsável. Visão pessoal é a visão para a minha vida mesmo – os objetivos mais de longo prazo, coisas que sei que vão acontecer e que impactam meu engajamento hoje de alguma maneira. Tenho um tickler para o Paul até ele completar 18 anos (ele está com 6, por isso tem 12 notas), com ideias de coisas que quero explorar com ele em cada idade até ele se tornar maior de idade.

Horizonte 3: Metas & Objetivos

Aqui eu também tenho uma pilha de cadernos relacionados.

Objetivos da equipe só tem uma nota porque foi um assunto que explorei apenas com uma das pessoas. Agora nossa equipe está crescendo e, em breve, teremos mais notas, o que é muito bom. Gosto de acompanhar para ver como posso ajudar a alcançar, especialmente profissionalmente. Não tem muito o que escrever sobre os outros dois (objetivos pessoais e da empresa), porque são mais óbvios. Cada nota se refere a um objetivo e, dentro dele, faço anotações pertinentes, quando sinto necessidade.

Horizonte 2: Áreas de Foco

Eu tenho um caderno no Evernote onde coloco uma nota para cada mapa (pessoal e profissional). Continuo usando o Mind Meister para as áreas de foco, mas pretendo mudar para o Free Mind, pois assim eu consigo deixar o mapa offline dentro do Evernote.

Horizonte 1: Projetos

Aqui tenho uma pilha de cadernos e cada projeto vai em uma nota.

Não tomem a setorização acima como algo fixo porque ela é a que mais muda para atender revisões orientadas. Ou seja, se em uma revisão semanal eu entender que faz mais sentido setorizar de determinada maneira, mudo facilmente. O objetivo é facilitar a comunicação, os relacionamentos e as minhas revisões pessoais.

Por exemplo, é bom ter a setorização de projetos de casa e família, pois reviso facilmente com o meu marido. Ter separados os projetos que são os coachings em andamento, assim como os treinamentos e cursos que estou desenvolvendo, também. Enfim, essa setorização é feita não com base em “áreas da vida”, mas em revisões que fazem sentido para mim – que projetos eu quero ver agrupados e com quem?

Dentro do projeto, eu tenho uma estrutura baseada no Modelo de Planejamento Natural do GTD, que uso como recurso em alguns projetos. Tenho uma nota que é um template, que fica nos atalhos do Evernote, e que uso sempre que necessário.

Térreo: Calendário, Próximas Ações, Aguardando Resposta e Assuntos a Tratar

Para calendário, costumo utilizar as seguintes ferramentas:

Agenda do Google para ações a serem feitas em hora específica, ações a serem feitas em dia específico ou informações relacionadas a dia específico.

Tickler físico para materiais impressos ou semelhantes relacionados a datas específicas. Uso pastas suspensas em um arquivo móvel om três gavetas – a do tickler é a primeira.

Também atribuo prazos a ações, coisas que estão aguardando resposta e assuntos a tratar no Todoist, quando for o caso. Tudo que atrelamos data é “calendário” para o GTD.

As outras listas, então, (Próximas Ações, Aguardando Resposta e Assuntos a Tratar) estão no Todoist.

Como já comentei anteriormente, não uso etiquetas nem filtros porque gosto de mostrar que a versão gratuita do Todoist é acessível para o uso do GTD. Além disso, estou fazendo um trabalho interno já há alguns anos de abandonar o microgerenciamento, que só me fazia perder tempo, e focar em resultados maiores a cada revisão semanal.

Dentro de cada categoria, eu tenho as divisões que, mais uma vez, são totalmente personalizadas à minha vida e que mudo sempre que sentir necessidade de tal personalização. Atualmente, as próximas ações estão com os seguintes contextos:

Inclusive pretendo criar alguns contextos novos porque as listas de computador estão grandes. Não tem sido tão trabalhoso visualizar o que tem em cada uma delas, mas prefiro ver menos itens e criar contextos mais adequados. Por exemplo: muitos dos itens dentro de computador-offline são textos e materiais para revisão, em que preciso estar mais concentrada, então esse é um contexto que faz sentido para mim. Portanto, pretendo criá-lo.

As listas de contextos são as listas que reviso quando estou em determinado contexto, a fim de fazer algumas coisas dependendo do tempo disponível e da minha energia. Ontem, por exemplo, não me senti muito bem e acabei não trabalhando algumas horas durante a manhã. Porém, quando comecei a me sentir melhor, peguei o computador e vi a lista de coisas a fazer quando estivesse online, e resolvi nada menos do que quatro coisas, sem esforço! Achei impressionante (até postei no Twitter) porque eu movi basicamente quatro projetos adiante sem esforço algum. E acho que isso é uma das maravilhas do GTD. Desde o começo, a lista por contexto é mágica para mim.

Perdoem o “no brincadeira”. Eu sou muito ruinzinha digitando pelo celular. rs

Na lista de aguardando resposta, gosto de separar por categorias de revisão também.

Eu já me questionei se não valeria a pena organizar o que está aguardando resposta no Evernote, já que reviso basicamente uma vez por semana, mas deixo no Todoist por alguns motivos: 1) é mais ágil; 2) o controle dos prazos é mais efetivo; 3) salvo do Gmail muito facilmente.

Em Assuntos a tratar, divido por pessoas ou reuniões que, mais uma vez, fazem sentido ver de maneira separada.

Eu gosto muito de manter essa lista de assuntos a tratar no Todoist por causa do histórico que ele mantém no “projeto” (pastinha). Basta clicar em “ações concluídas” para ver o que já foi conversado e quando. Eu também acho muito interessante ter essa referência no Evernote. Deixo no Todoist apenas pela agilidade da inserção de informações e acesso quando estou com tais pessoais ou em determinadas reuniões.

Vejam então que aqui entra um diferencial das duas ferramentas: Todoist para o que for mais ágil e Evernote para o que for mais robusto, exigir linkagens entre notas, mais referências etc. Tenho gostado de trabalhar desse jeito.

Caixas de entrada

Tenho uma caixa de entrada física na minha mesa no home-office e uma pasta em cada bolsa / pasta / mochila quando saio de casa para eventos externos. Chegando em casa, coloco o conteúdo dela na caixa de entrada que fica na mesa.

Em formato eletrônico, uso tanto a caixa de entrada do Todoist quanto a do Evernote e o segredo é processar as duas diariamente. No geral, coloco no Todoist o que for mais pontual e, no Evernote, informações, textos. Mas para falar a verdade o que dita onde vai o que é o que estiver mais fácil no momento. Como processo ambas diariamente, tanto faz.

Para e-mails, tenho duas caixas de entrada: a do Gmail, que é a minha principal, e uma do Outlook 365, para e-mails da Call Daniel. Também tenho mantido ambas sob controle diariamente. Quando sei que não vou conseguir processar em até 24 horas (porque estarei viajando ou em eventos externos), coloco uma mensagem automática de ausência. Priorizo esse processamento quando “volto”.

O legal do Gmail é a extensão do Todoist para o Google Chrome, que me permite enviar próximas ações e itens aguardando resposta muito facilmente para o Todoist. Explore aqui.

Gosto de falar sobre caixas de entrada porque percebi, nos últimos meses, a importância que se tem de capturar com significado e processar diariamente. É extremamente prioritário para mim processar essa quantidade imensa de informação que gero e recebo porque, quando faço isso, sei que estou apenas definindo o meu trabalho. Não dá para deixar de lado nem fazer na pressa. E eu percebo que, muitas pessoas que se sentem sobrecarregadas, no final das contas é porque estão deixando de fazer isso.

Algum dia / talvez e incubados no geral

Tenho uma pilha de cadernos no Evernote onde coloco os itens para algum dia / talvez.

Eu vivo trabalhando nessas listas a fim de melhorá-las. Por exemplo, livros e filmes são algo que, provavelmente, vou mover para referências em breve, pois para mim fará mais sentido ter ações e projetos aqui em algum dia. No geral, insiro um item por nota em cada um dos cadernos e gosto de setorizar por temas porque, dependendo da revisão semanal, nem olho alguns deles. Por exemplo, se não pretendo viajar, não preciso olhar o que tem no caderno de viagens. A lista “Próximos” foi uma tentativa de agrupar os projetos que vão entrar a seguir, mas também pretendo extinguí-la, pois são projetos que podem ser distribuídos em outras categorias.

Como vocês podem ver, tudo no meu sistema é muito orgânico e eu vou mudando e personalizando de acordo com a necessidade. Eu faço esse post mais para mostrar a estrutura, mas esses pequenos pedaços mudam bastante.

Material de suporte a ações e projetos

Para materiais físicos, uso pastas em L, basicamente. Cada vez menos tenho usado material em papel para suporte, mas ainda tem bastante. Renovação de passaporte, declaração do imposto de renda, comprovantes de viagens são sempre coisas que geram papéis.

No computador, varia bastante. A diferença entre referência e suporte a projetos / ações é que os materiais de suporte estão associados a coisas em andamento, então pode fazer sentido agrupá-los para facilitar o acesso a cada um deles.

Eu tenho muitos materiais individuais que ficam em lugares diverssos: Google Drive, Dropbox, Evernote. Então o que eu faço é sempre linkar essas notas e arquivos ao plano do projeto que tenho no Evernote – me ajuda a me organizar. Mas há casos de projetos mais complexos que eu gosto de ter um caderno mesmo no Evernote para agrupar e, muitas vezes, até compartilhar com outras pessoas, se precisar. É o caso de viagens, certificações, processos de coaching.

Depende muito do volume de coisas e informações em um determinado projeto e de se eu quero compartilhar com alguém, deixar essas informações offl-line em um caderno etc.

Material de referência

Mais uma vez, tenho pastas de plástico onde organizo o material de referência em papel. Estou abandonando as pastas suspensas porque acho que elas estragam muito rapidamente, mas acredito que ainda mantenha alguns materiais assim com a mudança que farei do escritório. Está em andamento!

Para o material eletrônico, como falei, alterno entre três ferramentas: Dropbox, Evernote e Google Drive. Qual a diferença entre elas? – você pode me perguntar.

Basicamente, no Dropbox eu tenho o plano pago para inserir toda a minha organização “de computador” – ou seja, em vez de deixar no computador, eu coloco no Dropbox. Eu gosto muito do Dropbox porque eu uso para organizar arquivos mais pesados, especialmente para compartilhar com outras pessoas.

Organização simples e dedutiva, com base em palavras-chave. Já tentei organizar de outra maneira (por ex: macro áreas), mas não funciona. Gosto de ver tudo em uma única hierarquia em ordem alfabética, o que também é uma recomendação do David Allen.

O Google Drive eu uso por dois motivos: 1) a organização de referências da Call Daniel fica lá, então obrigatoriamente preciso usar bastante, e 2) gosto de criar planilhas, formulários e documentos que podem facilmente ser editados por lá. Sigo o mesmo padrão do Dropbox para pastas.

Eu gosto mais do Evernote. Acho que ele é o que tem melhores recursos e é mais flexível. Porém, a limitação de 100Mb por nota me faz precisar utilizar outros programas, como o Dropbox. No entanto, a imensa maioria dos meus arquivos de referência fica lá.

No geral, tenho uma pilha de referências e organizo os assuntos por etiquetas. o legal de criar etiquetas é que o programa já organiza automaticamente em ordem alfabética e, para mim, fica muito fácil de pesquisar e encontrar o que eu preciso.

Os prontuários médicos estão em cadernos separados para que eu possa compartilhá-los com o meu marido.

O portfolio estou montando recentemente – faz parte de um projeto. A ideia é poder compartilhar com clientes que me pedirem.

O caderno do livro estou usando para inserir a tradução dos textos e depois compartilhar com os instrutores.

Enfim, sempre que tenho um caderno separado, geralmente é porque quero compartilhá-lo ou deixá-lo offline, se necessário.

Uma pilha diferente de referência que tenho é de checklists.

De verdade, eu acredito que um bom arquivo de referência seja algo para a vida e tenho muitas melhorias que quero fazer no meu nos próximos meses e anos. É um trabalho constante de refinamento e curadoria.

Visão geral do Evernote:

Bom, é isso. Acredito que eu tenha contemplado o sistema inteiro nesse post. Caso tenham dúvidas, por favor, postem nos comentários.

O propósito deste post não é ensinar GTD, mas mostrar como eu tenho me organizado. Para aprender GTD e entender muitos dos conceitos que cito aqui (por ex: “o que é projeto?” ou “o que entra em aguardando resposta?”), por favor, veja os posts já publicados aqui no blog a respeito. Tem bastante coisa! Além disso, tenho um guia para implementar o método de maneira geral. Espero que ajude.

Obrigada pela leitura!

Thais Godinho
28/03/2017
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