ou

Esta semana comentei nas minhas redes sociais que estava com mais de 90 projetos em andamento, e a maioria das pessoas ficou chocada com a quantidade. Resolvi então escrever um post para comentar mais a respeito. Todos os exemplos que usarei aqui estão na minha lista de projetos.

Em primeiro lugar, o conceito que eu uso para projetos vem do GTD: todo resultado desejado que demanda múltiplos passos para ser concluído, geralmente dentro do período de até um ano. Estima-se que cada pessoa tenha uma média entre 30 e 100 (pra menos ou pra mais). Existem projetos simples e complexos, assim como projetos óbvios e projetos ocultos. É por isso que muitas pessoas acham que têm 3 ou 4 projetos, mas certamente podem ter mais, se elas forem adeptas do método GTD.

Um inventário completo de projetos tem, então, tudo o que você quer concluir em até um ano e que você consegue alocar contexto, tempo e recursos no momento.

Se eu tenho ações diversas que preciso executar, mas uma ação em si não conclui o que precisa ser feito, pode ser que valha a pena definir um projeto. Ele não deixa de existir só porque eu não identifiquei o resultado desejado – porque eu resisto em chamá-lo de projeto. Ele continua existindo, porém apenas em minha mente. E eu já sei que minha mente serve para ter ideias, não para armazená-las. “Finalizar tratamento com a dentista”, então, é um projeto, pois, se eu sair da última consulta precisando remarcar uma próxima para finalizar um procedimento, ainda não está finalizado. E, se eu não identificar isso, minha mente vai ficar me lembrando a qualquer momento. E eu não quero isso. Quero paz e tranquilidade para focar nas coisas certas.

Identificar tais resultados me permite acompanhar semanalmente cada um dos meus projetos, durante a Revisão Semanal. Eu levo de 30 a 40 minutos para revisar todos esses projetos, com uma única finalidade: garantir que todos eles tenham pelo menos uma próxima ação definida. Tendo, está ótimo.

Nessa revisão, eu posso sentir a necessidade de planejar mais o projeto. O que eu faço então é definir uma próxima ação para detalhar o planejamento dele. Tem funcionado muito bem ao longo dos anos.

Uma lista completa com todos os seus projetos em andamento é essencial para que você tenha não só controle, como foco. Afinal, quando eu olho para a minha lista de projetos, me dá uma tranquilidade imensa saber que tudo o que tenho que concluir em até um ano está ali. E o mais curioso é que é uma lista dinâmica. É comum eu dar uma mudada no nome do projeto, deixa-lo mais claro com o tempo (até porque o resultado ficou mais claro para mim), usar verbos e termos melhores e mais fortes.

Também me permite ter uma visão integrada da minha vida. Eu vejo que tenho projetos caminhando não só na vida profissional (exemplos: “Desenhar novo processo para os cursos de GTD” ou “Submeter primeira versão do meu terceiro livro para a editora”), como também na vida pessoal (exemplos: “Renovar meu passaporte” ou “Organizar as festas de 7 anos do Paul”).

Um ponto que é essencial falar, é que não se “executa projetos” – nós executamos as ações dos projetos, que podem ser simples e rápidas. Com isso, todos os projetos caminham juntos, dependendo apenas de prazos e janelas de tempo otimizadas no dia a dia. O acompanhamento do resultado final de cada um deles, no entanto, eu faço semanalmente.

Você pode ter projetos ocultos em sua vida que envolvam suas atividades atuais, compromissos na agenda, reuniões que geram outras atividades, viagens vindo por aí, assim como pode ter objetivos de vida que, para serem alcançados, demandam projetos. Além disso, você pode ter problemas e questões diversas para resolver, procedimentos e processos a melhorar, oportunidades criativas para aproveitar, competências e habilidades que você quer construir. Se você não pensar sobre essas coisas, sua vida vai passar. Mas, sinceramente, ainda poderá te deixar estressado(a), porque no fim das contas você não está lidando com coisas do seu mundo que te deixaria satisfeito(a) saber que está.

Aliás, essa é uma grande característica da maestria no GTD: saber identificar um problema ou qualquer outra questão como um projeto. Muitas pessoas não fazem isso porque não sabem como implementar. Por isso, a recomendação sempre é voltar aos fundamentos: identifique a próxima ação e esclareça o resultado desejado. Só isso. E vá fazendo as revisões semanais.

O propósito do GTD é criar espaço na sua vida para as coisas que realmente importam, te dando foco. Permite que você seja criativo(a), divirta-se, descanse, faça entregas legais no trabalho, não se sobrecarregue, seja inovador(a), seja saudável. O primeiro passo é reconhecer quando você tem uma tensão na mente e dar-lhe a atenção que merece. Não tem motivo para se pensar duas vezes em uma mesma coisa, a não ser que você queira pensar nela.

Na prática, eu faço assim:

Tenho um projeto por nota dentro do meu Evernote. Ou seja, cada nota representa um projeto. Logo, no print acima você pode ver que eu tenho hoje 94 projetos. O título da nota representa o nome do projeto e, dentro da nota, eu insiro informações de planejamento ou de suporte. Tem projeto que é tão simples que nem precisa disso – basta definir as próximas ações, que eu jogo no Todoist.

As próximas ações ficam listadas nas listas de acordo com o contexto em que eu preciso estar para executá-las. Ou seja, se eu estiver na fila do correio esperando para ser atendida, eu posso rapidamente pegar o meu celular e, com a lista de telefonemas, resolver as ações que tenho dentro dela. Essas ações podem ser (e geralmente são) relacionadas a diversos projetos diferentes ou até mesmo não terem a ver com nenhum projeto.

Na minha agenda do Google, eu coloco tudo aquilo que tenho que saber ou fazer em um dia específico, o que também inclui coisas relacionadas a projetos. No GTD, a gente não organiza as coisas por assunto, mas por categorias (ações, calendário, projetos, aguardando resposta, referência, suporte, incubados). O que eu preciso ver e quando? Isso faz uma diferença enorme no meu foco.

O que entra no planejamento do projeto, ou seja, no corpo da nota no Evernote, é o que o David Allen ensina sobre Modelo de Planejamento Natural de projetos, no capítulo 3 do livro do GTD (A Arte de Fazer Acontecer, Ed. Sextante). Eu tenho uma nota de template, que deixo nos meus atalhos do Evernote, e uso nos projetos sempre que sentir necessidade (não uso em todos – é um recurso, não uma obrigatoriedade).

Como eu faço para caminhar com tantos projetos? Mais uma vez: eu não executo os projetos. Eu acesso hoje a minha agenda e vou ter coisas que preciso fazer e saber lá, e isso será meu foco. Terá coisas relativas a projetos e outras não mas, aquelas relativas a projetos, já farão com que o projeto avance. Nos intervalos da minha agenda, acesso as minhas listas de próximas ações por contexto, aproveitando qualquer janela de tempo que eu tiver ao longo do dia, de 15 minutos a duas horas. E, mais uma vez, executo uma série de ações que fazem os projetos avançarem.

Eu olho os projetos uma vez por semana ou quando sentir necessidade. Mas já percebi que, se eu olhar bem uma vez por semana (identificando todas as próximas ações), ao longo da semana basta ir executando.

Por dia, eu executo de 6 a 8 ações que estão no Todoist, além de umas 3 a 6 que estejam na minha agenda do Google. Tem dias que têm mais mais, tem dias que têm menos.

Vale lembrar que eu não insiro tarefas que eu já faço no piloto automático, tanto no trabalho (exemplo: “processar e-mails”) quanto na vida pessoal (exemplo: “preparar o jantar”). Tenho simplificado cada vez mais a minha vida com relação a essas atividades e deixado minha mente tratar de coisas mais significativas para mim, com foco adequado. Então, se eu tivesse uma “lista de tarefas diárias”, eu estaria executando de 9 a 14 delas por dia, o que não é muito, se você levar em conta que algumas delas são feitas em 15 minutos. É isso que me permite trabalhar menos horas por dia, ir ao cinema em uma segunda-feira, tocar meu bandolim todos os dias, ser criativa nos meus textos e projetos diversos, participar de forma organizada de reuniões e todo o resto que só uma vida organizada pode proporcionar.

Volume, ou seja, quantidade de projetos, não tem nada a ver. O importante é que eles estejam claros e definidos, revisados, atualizados, de modo que você consiga identificar todas as ações que já consegue tocar com relação a todos eles, tendo prazos ou não. Porque você não vai trabalhar nos projetos, e sim nessas pequenas ações. Aos poucos, os projetos vão sendo concluídos.

A quantidade de projetos concluídos por semana também varia muito. Tem semanas que eu concluo de 10 a 12, assim como tem semanas que eu concluo de 2 a 3. Depende muito pois, como já falei, existem projetos de diversos graus de complexidade, e alguns são mais longos mesmo.

Espero que o post tenha esclarecido o que significa trabalhar com 94 projetos em andamento mas, caso tenham dúvidas, por favor, deixem nos comentários.

Thais Godinho
21/03/2017
Veja mais sobre:
Projetos
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Linkagem de domingo {65}
Minha vida com o GTD e de que forma o método me ajuda a manter a vida organizada
Lidando com duas (ou mais) carreiras

 

  1. Carla Corrêa 21/03/2017

    Olá Thais!
    Como você lida com projetos recorrentes mensais?
    Eu tenho muitos projetos de trabalho que são obrigações que tenho que enviar para o governo todo mês, com datas de vencimentos. Esses projetos são as mesmas ações que faço todos os meses. Como você faz no evernote?

    • Thais Godinho respondeu Carla Corrêa 21/03/2017

      Se são projetos, entram na lista do mesmo jeito. Mas vale a pena você dar um exemplo, porque mesmo projetos recorrentes podem fazer parte de um projeto maior, aí é diferente.

  2. Taty 21/03/2017

    Adorei o post, Thais.
    Fiz o curso do GTD com vc nesse sábado.
    Adorei, tirei algumas dúvidas que tinha na implementação e passei a me atentar mais nos projetos.
    Obrigada pela ajuda!

    • Thais Godinho respondeu Taty 21/03/2017

      <3

  3. Mariana 21/03/2017

    Thais, adoro seus posts sobre GTD. Estava lendo o livro do David Allen, mas dei uma pausa para me concentrar no meu TCC. Seus textos ajudam a compreender melhor o livro, dando exemplos mais práticos da sua vida. Num próximo post, você poderia explorar a diferença entre referência e suporte? Eu sinto que, no momento, este é o maior ponto fraco do meu sistema. As coisas que eu guardo para consultar depois acabam ficando no limbo.

    • Thais Godinho respondeu Mariana 21/03/2017

      De modo geral, suporte é algo que está associado a algo que demanda ação. Referência não.

  4. Natalia 21/03/2017

    Oi Thais, ótimo post! Fico feliz em saber que já incorporei na mente e na prática muitas coisas sobre projetos conforme o GTD. Mas sempre tenho dúvida principalmente em relação a projetos mais complexos, que levam mais tempo e que têm prazo para acabar. Como você faz no planejamento deles? Por exemplo, tenho um projeto desses que preciso finalizar em dois meses, tenho uma lista de próximas ações relacionadas. Então pego a próxima ação e coloco como prioridade alta (pra mim significa executar o quanto antes no contexto apropriado). Quando termino essa ação coloco a próxima como prioridade alta. Mas isso não me dá controle sobre o prazo final do projeto… Fui extensa e não sei se consegui expor bem minha dúvida/necessidade. Espero que sim! Muito obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Natalia 21/03/2017

      Se levam mais tempo, estão em horizontes diferentes.

      Outros projetos trato do mesmo jeito. Tenho projetos que levam semanas, outros que levam até um ano mesmo.

      Bjo

      • Natalia respondeu Thais Godinho 22/03/2017

        Não entendi… Quis dizer assim: se tenho tarefa 1, tarefa 2 etc., até tarefa N, que seriam várias para executar um projeto mais complexo que preciso finalizar até 22/05, por exemplo. Como ter controle dos prazos de cada tarefa para me sentir segura de que executarei todas (ou seja, concluirei o projeto) até a data final?

        • Thais Godinho respondeu Natalia 22/03/2017

          Isso é o cronograma do projeto. Você o utiliza para tirar as informações que vão para o calendário e a lista de próximas ações, durante a revisão semanal.

  5. Franceline Rodrigues 21/03/2017

    Thaís; Como você realoca para cada contexto as próximas ações do projeto? Ao realocar as ações para determinado contexto, você identifica de alguma forma a qual projeto aquela ação pertence? Isso é feito na revisão semanal? Gratidão!

    • Thais Godinho respondeu Franceline Rodrigues 22/03/2017

      É feito quando você esclarece a ação, ou seja, ao processar a caixa de entrada.

  6. Franceline Rodrigues 21/03/2017

    Thaís; Como você realoca para cada contexto as próximas ações do projeto? Ao realocar as ações para determinado contexto, você identifica de alguma forma a qual projeto aquela ação pertence? Isso é feito na revisão semanal? Gratidão!

    • Thais Godinho respondeu Franceline Rodrigues 21/03/2017

      Não precisa. Eu deixo a ação bem clara, tipo “pesquisar preços de pneus” – eu já sei que é para o projeto “trocar os pneus do carro”. 🙂

  7. Alexandra 21/03/2017

    Thais, admiro demais tua dedicação e adoro o blog. Eu nunca encontrei paciência pra entender esse método GTD. Já tentei fazer isso, procurando ler teus textos na ordem certa, mas achei confuso e tive dificuldade. Por outro lado, ver como vc consegue fazer tantas coisas me deixa um pouco inspirada pra tentar um método de organização bem eficaz, porque meu dia se resume a trabalhar as 8h no emprego, sendo que meu emprego é trabalho burocrático, automático, normal, nada de projetos autorais, pessoais, sei lá, e a única coisa que consigo manter é pilates duas vezes por semana. Eu penso em fazer tantas coisas que nunca saem do papel… parece impossível. Acho que vou aproveitar que o ascendente da minha revolução solar esse ano é virgem, e a vontade de organização e limpeza tem falado alto, e me dedicar a uma revolução no meu foco e organização que seja pra sempre. Rs

    • Thais Godinho respondeu Alexandra 22/03/2017

      Obrigada, Alexandra. O GTD é um método. Ele é simples, porém tem muita informação, e sua aplicação é para toda a vida, como qualquer outra habilidade que a gente implemente (tocar um instrumento, aprender um idioma etc). Isso significa que não se implementa em um par de horas, ou se esgota as possibilidades em pouco tempo. É pra vida toda mesmo. 🙂 Se quiser aprender, recomendo o guia nesta página: http://vidaorganizada.com/gtd Um beijo!

  8. Gaby Melo 21/03/2017

    Esse post foi bastante esclarecedor, Thais.
    Fiquei surpresa de ver “renovar o passaporte” como um projeto e não somente como suporte ao projeto, que é como eu coloquei no meu. Hmm… preciso rever meu esquema no Todoist pela trilionésima vez.

    • Thais Godinho respondeu Gaby Melo 22/03/2017

      Uai, mas cada um tem o resultado desejado que acha ok. O seu pode perfeitamente estar como parte de outro projeto caso seu projeto final seja organizar uma viagem. No meu caso, é só o documento mesmo, por hora. 🙂

      No mais, sempre é bom revisar e fazer ajustes. Nada impede também que um sub-projeto vire projeto e vice-versa. Depende de como você prefere fazer o acompanhamento semana a semana.

      Obrigada por comentar!

  9. Paulina Fonseca 21/03/2017

    Quero ser igual a Thais Godinho quando crescer. Rsrs brincadeira a parte, adorei seu post foi muito esclarecedor. Acredito que estou, portanto, envolvida com muitos projetos. Mas, longe de sua organização. Meu sonho. No momento, tô pirando kkk. Bjs.

  10. Monyque Silva 22/03/2017

    Thais sendo Thais. Perfeito o post. “Claro como a mente”.

  11. Adolfo Brás 22/03/2017

    Olá Thais!

    Bem esclarecedor, em alguns pontos, o seu post. Eu fui um dos que ficou assustado com a quantidade de projetos que você disse estar levando a cabo atualmente. Realmente, é muita coisa ao mesmo tempo, pelo menos no meu entender. Mas, também entendi qual o propósito e o que vem a ser aquilo que você chama de projeto. Se eu for parar para listar os projetos que desejo realizar esse ano, realmente tem bastante coisa para colocar numa listagem. Não chega a dar 94, óbvio! rs… Mas, se parar para pensar, deve dar uns 10 a 15. É a minha realidade. Assim como os 94 são a sua realidade!

    Obrigado por compartilhar conosco isso! Esclarece e nos ajuda bastante a nos organizarmos!

    Um abraço!
    Adolfo Brás

  12. Olga Martins 22/03/2017

    Olá Thais. Eu uso o Evernote mas fico sempre num dilema: uso blocos de notas ou listo só as notas? o que lhe parece melhor para gerir uma imensidão de projetos?
    Obrigada.
    Olga (Portugal)

    • Thais Godinho respondeu Olga Martins 22/03/2017

      Eu uso uma nota por projeto, mas é uma customização muito pessoal. Recomendo ir testando. 🙂

  13. Ricardo Galhardoni 22/03/2017

    Thais, parabéns pelo Blog. Estou lendo o livro do DA e seguindo suas dicas para usar o GTD com o evernote, não consigo ler todos os post da série GTD e evernote ( li até o 5, depois não acho os outros aqui. Acabo me perdendo, por falta de habilidade mesmo), onde posso encontrar no blog todos eles juntos, pra conseguir seguir a sequência.Abraços e obrigado, RG

  14. Hugo 22/03/2017

    Muito bom, Thais! Eu ainda tenho dificuldade em entender como ter tantos projetos não acaba tirando o foco de alguns mais importantes. Depois de ler o “The one thing”, fico tentando focar minha energia em um mínimo de tarefas e projetos.

    • Thais Godinho respondeu Hugo 22/03/2017

      Eu uso bastante o “one thing”, mas para ações. Acho que para projetos não rola.

  15. Gisele Fernandes 22/03/2017

    Thais, adorei o post, foi muito esclarecedor. Estou tentando me organizar um pouco da forma como você se organiza, fazendo modificações aos poucos na minha rotina e já estou bastante satisfeita. Antes de acompanhar seus posts com mais frequência, achava que quase nem tinha “projetos” e com isso nada saia do lugar, no entanto descobri vários deles tomando espaço desnecessário na minha mente e a partir do momento que tive mais clareza das coisas que devo fazer e as formas de executar, tudo ficou mais simples e passei a render muito mais. Obrigada pelas dicas valiosas!!! Beijos!!!

  16. Anielle 22/03/2017

    Como assim o Paul vai fazer 7 anos?!?!?!??! Quando comecei a te acompanhar ele tinha 3 anos. Meu Deus o tempo passa rápido demais!

  17. Nivia 22/03/2017

    Oi Thais, adorei o testo.
    Conseguiu resumir bem o porque me interessei por GTD. Você não cuida de 1 projeto grande (tipo TCC pra universitário). Eu interpreto assim – o projeto se chama vida, da qual podemos subdividir em pequenos projetos. Essa visão holística me encanta. Eu leio o teu blog em paralelo que leio o David Allen (no capítulo 6).
    Admito que nesse inicio ainda sinto dificuldade em diferenciar a “ação” de uma etapa de projeto – entendi o conceito, mas vejo que precisa de prática para refinar o olhar. Faz 1 semana q estou nesse processo.

  18. Jess 23/03/2017

    essa coisa de ter foco é o que mais tenho buscado nos últimos meses. Percebo que essa clareza na definição dos projetos e ações faz realmente toda a diferença! E nossa, 90 e poucos projetos? Eu realmente não consigo imaginar ocmo é dar conta disso.
    isso significa que tenho um longo caminho a percorrer, ainda estou muito no feijão com arroz d produtividade! (risos)

    • Thais Godinho respondeu Jess 23/03/2017

      Eu concluí dois ontem! <3

  19. Eliana Patterson 23/03/2017

    Oi Thais, sempre te acompanhei. Ha um tempo atras comecei a seguir o metodo que voce ensina, mas nao consegui ir para frente com ele. Li este post hoje no meu e-mail e me animei a tentar de novo.
    Sempre leio voce. Obrigada por compartilhar essas experiencias conosco. Boa sorte para mim, que vou tentar agora a comecar o metodo GTD.
    Beijos para voce.

  20. Silk 23/03/2017

    Eu sempre ficava na dúvida sobre a definição de projeto do DA, sempre q ouvia essa palavra imaginava alguma coisa com algum nível de complexidade. E na verdade pequenas e grandes coisas são tratadas como projeto e é isso de que é formada a nossa vida, de pequenos e grandes projetos que devem caminhar juntos e formar o q nós somos como pessoa. Adorei o texto! Muito esclarecedor. Obrigadaaa!!!!😀

  21. Camilla 24/03/2017

    Olá Thais! Já acompanho seu site há mais de um ano e desde então venho aplicando o método GTD. Passei um tempinho sem acessar o site e agora vi que você retornou para o Evernote. É isso mesmo? Eu montei toda a estrutura no Todoist e tem funcionado bem, mas as vezes sinto que estou colocando alguma informação no lugar errado.

    • Thais Godinho respondeu Camilla 24/03/2017

      Não… eu uso os dois. No post mesmo falo isso, dê uma olhada. 🙂 Em breve farei um novo post mostrando meu sistema inteiro. Obrigada por comentar.

  22. Talita 29/03/2017

    Quando li o título pensei: eu não devo ter nem 5 projetos… Depois de ler, revi umas anotações e consegui enxergar 25 projetos só entre as coisas que tenho feito… E a alguns deles eu não estava atenta… Realmente, conhecer nossos projetos é fundamental pra começar a fazer as coisas acontecerem!

    • Thais Godinho respondeu Talita 30/03/2017

      Adorei que você compartilhou isso! Obrigada.

  23. Mariana 08/04/2017

    Muito bom o post, mas o que mais me surpreendeu foi: O Paul já vai fazer sete anos rs. Não tinha me dado conta de que te acompanhava há tanto tempo! Bjs

  24. Adriano BG 16/05/2017

    Eu ainda não consigo entender como você prioriza qual ação engajar da sua lista de contextos sem ter uma separação clara de qual projeto a mesma pertence. Tentei usar seu método atual, mas ficava perdido quando ia escolher uma ação para engajar, por não saber de maneira (o mais) clara (possível) a qual projeto cada ação pertencia – ou seja, era muito difícil priorizar. Sendo assim, para mim será impossível usar o Todoist free. Usarei o Wunderlist até poder ter a versão Premium do Todoist ou algum outro serviço – já que realmente não gostei da UI da versão web do Todoist.