ou

É muito frequente ler, em sites de notícias e até blogs de pessoas que trabalham com produtividade, a recomendação: “faça uma lista diária de suas tarefas”. Neste post, eu vou mostrar porque isso não funciona. Pelo menos, não a médio e longo prazo.

Uma lista de coisas a se fazer no dia tem efeito terapêutico quase que imediato. Tirar as coisas da mente e passar para o papel, ou para qualquer outro lugar fora dela, traz alívio. Dá a sensação de que não vamos nos esquecer de nada e que as coisas estão sob controle.

O problema aqui são vários.

Primeiro, que essa lista é de um único dia. À medida que os dias passam, ela vai aumentando de volume consideravelmente. Então, se você anotou 12 coisas e conseguiu fazer apenas 8, essas 4 que sobraram vão se somar com as de amanhã e assim por diante.

Segundo, porque essa lista foi praticamente um desabafo, e não expressa claramente as ações que você precisa fazer. Muitas vezes ela pode conter coisas como “campanha próximo trimestre” ou “evento semana que vem”.

Terceiro, porque ela mistura coisas de diferentes categorias. Você vai ter pendências suas, pendências dos outros, coisas que você tem que decidir, projetos, compromissos. E isso, associado ao item anterior, faz com que você tenha que reler diversas vezes a mesma lista para definir o que precisa ser feito. É um retrabalho cognitivo que sobrecarrega a mente.

Quarto, que uma lista como essa te força a ver só o imediato. Você acaba trabalhando em cima do que for mais urgente e do que grita mais alto, perdendo a perspectiva. Você se mantém ocupado, mas não necessariamente produtivo.

A gente não precisa só de controle, a gente precisa de controle, perspectiva e foco. (obrigada, Titãs)

Brasil – São Paulo (SP) – 10/12/86 – Titãs.
Foto: Juvenal Pereira/AE

As listas diarias funcionam a curto prazo, mas se tornam insustentáveis com o passar do tempo. Acredite em mim: eu já fiz isso. Durante anos. Até que eu me vi estressada, fazendo hora extra e sem ter taaaanto controle assim do que eu estava fazendo.

Você precisa de um sistema completo para lidar com as múltiplas facetas da sua vida. Parece um nome chique demais para isso, mas é verdade. Não tem como você deixar tudo acontecendo sem ter o menor controle e, de vez em quando, fazer uma lista de tarefas para se sentir mais tranquilo(a). Também não adianta fazer uma lista de tarefas todos os dias durante 30 anos, porque pode ser que aquilo que você realmente quer fazer, seus projetos mais significativos, podem acabar não saindo do papel.

E vejam: não estou dizendo que não pode fazer. Eu só digo que tem muitos contras consideráveis, e que a escolha é sua, sabendo deles. Pode continuar fazendo, se isso funcionar para você.

É saudável tirar da mente e passar para o papel o que você precisa fazer. Mas isso não é uma lista de tarefas. Você precisa esclarecer o que aquilo significa e organizar em compartimentos apropriados. Você pode ter ações que devem ser feitas em dias específicos, que entrariam em um calendário, assim como ações para fazer o quanto antes, que entrariam em uma lista de próximas ações. Você pode ter coisas que levam mais de um passo para serem concluídas, que você poderia ter uma lista de projetos. Assim como você vai ter aquilo pendente ou que foi delegado para outras pessoas em uma lista de tudo o que estiver aguardando resposta. Seja como for, a sua vida é legal demais para você resumir em um único ato.

Você tem fome de quê?

Thais Godinho
16/03/2017
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  1. Hugo 16/03/2017

    Thais! Concordo com você que a lista diária faz com que a gente fique nas atividades mais urgentes. Isso acontece comigo e ainda não sei como evitar. No todoist, por exemplo, vivo colocando, durante o dia, atividades na lista “Hoje”, ainda que eu já tenha zerado as atividades agendadas (uso todoist como agenda também). Tento seguir os conselhos do Stephen Covey, organizando a semana, mas é muito difícil me ater apenas às atividades fixadas no dia da revisão semanal. Acabo me estressando, como se sempre estivesse ocupado com as tarefas que não necessariamente precisariam ser feitas naquele momento. O que posso fazer para melhorar isso? Não funciona muito bem a abordagem de “faça o que tem que fazer logo no início do dia” porque sou funcionário público, não trabalho em regime de home office e preciso estar no órgão à tarde. Obg!

    • Thais Godinho respondeu Hugo 16/03/2017

      É um conjunto de coisas mesmo. Organizar em listas diferentes, revisar semanalmente, se planejar. recomendo implementar o GTD como um todo.

      Obrigada por comentar!

  2. Regiane 16/03/2017

    Ca-ra-cas!
    : O

  3. Nayara 16/03/2017

    Arrasou, Thais! Como isso faz tanto sentido!!!

  4. Jordania 17/03/2017

    Thais, você é maravilhosa! E essa música dos titãs que trazem tantas reflexões? A gente quer comida, diversão e arte e uma infinidade de coisas! A vida cotidiana corrida limita a realização de algumas necessidades e desejos. Listas são muito reducionistas, a gente tem que pensar de forma mais ampla, pra sermos inteiros e não pela metade como a música diz. Abraço! <3

    • Thais Godinho respondeu Jordania 17/03/2017

      Sim <3 Obrigada por comentar.

  5. Gaby Melo 17/03/2017

    Caramba, Thais! Nunca tinha pensado nisso por esse lado…

  6. Letícia Salgado 17/03/2017

    Ei Thais. Muito pertinentes e reais suas justificativas. Obrigada. Vou usa-las em meu Curso de Liderança. Agora por favor, com sua experiencia em organização, me diga quais 3 sugestões suas para termos uma agenda e como priorizar. Obrigada! Bjs

    • Thais Godinho respondeu Letícia Salgado 17/03/2017

      Descrevi no último parágrafo. 🙂

      • Letícia Salgado respondeu Thais Godinho 18/03/2017

        Eu vi as sugestões porém não como priorizá-la. Dai a pergunta. Brigada. Bjs

        • Thais Godinho respondeu Letícia Salgado 21/03/2017

          A ideia é priorizar naquela ordem: calendário e depois próximas ações. Recomendo a aplicação do método GTD como um todo para melhor entendimento mas, qualquer dúvida, poste aqui! Vamos esclarecendo. 🙂

  7. Márcia Marinho Silva 17/03/2017

    Thaís, seus post são ótimos! Adorei a frase: “A gente não precisa só de controle, a gente precisa de controle, perspectiva e foco. (obrigada, Titãs)”. Beijos.

  8. Giovana 17/03/2017

    Oi Thais, parabéns pelo post! Fala mais sobre contexto, estou meio engessada com os meus “Casa” “Trabalho” “Computador”, seria ótimo alguns exemplos pra inspirar! Bjos!

    • Thais Godinho respondeu Giovana 22/03/2017

      Não entendi. Que exemplos?

  9. Alexandre 17/03/2017

    Olá Thais, estou me esforçando para aprender mais sobre GTD e surgiu uma dúvida sobre seu post. Antes de mais nada quero registrar que acontece exatamente isso comigo. Tenho uma lista de tarefas que não funciona há algum tempo. Já funcionou mas hoje não funciona mais. Não priorizo, não adiciono novas tarefas frequentemente e acabei criando várias listas de tarefas na ânsia de não perder a captura de tão desorganizado que sou. Qual é a diferença entre ter uma lista de tarefas e ter compartimentos organizados? O esforço de olhar os compartimentos e tentar realizar as tarefas não seria o mesmo ou até maior?

    • Thais Godinho respondeu Alexandre 24/03/2017

      Acredito que tudo seja a relação custo x benefício. Se eu perder 3 segundos a mais olhando em um lugar diferente e isso me trouxer 80% mais foco, por que nõa? 🙂 Sou a favor dos testes. Para mim, testei e funcionou assim… Uma única lista de tarefas não me ajuda. Eu faço sim uma captura o tempo todo, de coisas que estão em minha cabeça, mas ainda preciso esclarecer e organizar no lugar certo, e faço isso com muito gosto, pois sei o ganho de tal feito.

  10. Francis Firmo 18/03/2017

    Realmente este é o meu problema. Mas sinto falta de um recurso para acompanhamento de tarefas que precisam ser feitas no dia. Não me adaptei ao todoist: achei confuso, voltado a projetos e não a atividades simples, não entendi bem. Faço o planejamento semanal, mas o diário… deixo a desejar. Alguma dica, Thais?

    • Thais Godinho respondeu Francis Firmo 22/03/2017

      Oi Francis, tudo bem? O Todoist é totalmente customizável. O que ele chama de projetos, na verdade são pastas com listas. Basta customizar.

      Veja este vídeo sobre os recursos, pode ajudar: https://www.youtube.com/watch?v=xygyeg9XXhk

      Bjo

  11. Valquiria Dafre 18/03/2017

    Thais eu me dou super bem com listas de tarefas, faço isso a anos, anos mesmo kkk aprendi com o meu primeiro chefe, quando esqueci de fazer uma tarefa que ele solicitou. Eu era estagiária (isso a 25 anos) e ele foi super legal, me fez sentar do lado dele e explicou como eu deveria fazer todos os dias de manhã assim que chegasse ao trabalho. Com o tempo fui me aperfeiçoando e hoje adoro fazer anotações antes de dormir, assim ao acordar sei exatamente o que precisa ser feito, Mas foi valido ler o seu ponto de vista, vou até avaliar alguns pontos, mas tem funcionado pra mim.

  12. Alexandra 19/03/2017

    Tenho fome de liberdade e de flexibilidade. Por que a minha suposta lista diária é um desabafo e não expressa claramente o que preciso fazer? De onde saiu essa conclusão (pois a frase é afirmativa)? Expressões como “Você precisa”, “Não tem como” e “Pode continuar fazendo” (puxa, obrigada, fico aliviada que eu possa!) são tão impositivas… O mundo não gira em torno da verdade de um sistema completo. Isso parece uma obsessão. A propósito, a virtude não está no caminho do meio?

    • Thais Godinho respondeu Alexandra 19/03/2017

      Oi Alexandra, tudo bem? Aqui o blog é um ambiente leve e criativo para falarmos sobre produtividade. Por favor, não utilize tom agressivo nas mensagens. Você é bem-vinda.

      O post teve tom provocativo, sem qualquer intenção de impôr regras, mas apenas expôr alguns estudos recentes sobre o assunto.

      Obrigada por postar!

  13. Hugo 19/03/2017

    Thais! Sei que você gosta tanto do GTD quanto do 7 habitos. Poderia explicar por que prefere a abordagem do GTD quanto ao uso da agenda? Por que nao seria aconselhavel organizar a semana, distribuindo algumas atividades para fazer em dias especifico, mesmo que elas nao precisem ser feitas naqueles dias? Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Hugo 19/03/2017

      Porque gosto de ter a liberdade de escolher no dia.

  14. Thiago 20/03/2017

    Thais,

    O post do passo 1) Capturar está sendo redirecionado para esse novo. Sabe me dizer se foi removido o antigo?

    Parabéns pelo excelente blog!

    Abraço!

    • Thais Godinho respondeu Thiago 21/03/2017

      Oi Thiago, tudo bem?

      Por favor, utilize a busca para encontrá-lo. Tivemos um problema esquisito no servidor ano passado que bagunçou as URLs, mas pela busca dá para encontrar.

      Obrigada!

  15. Paula Alvarez 21/03/2017

    Bom dia Thais, tudo bom?

    Nem me fale…
    eu sempre faço lista (adoooro uma lista, na verdade hahaha), mas realmente, se eu não fizer todas as “10” ações por exemplo, elas ficarão pra outro dia, e as vezes a lista fica em casa, na gaveta, ou esqueço… ou anoto num dia X da agenda e depois perco hahahaha
    Então tento sempre colocar na agenda, no dia que me encontro, o que preciso realmente fazer NAQUELE dia, e vou ticando…
    Mas lista é um bicho complicado hehehehe precisa sempre procurar no meio de livros e agendas alguma folhinha solta…com certeza encontrarei algo hahaha

    Beijãozão*

    • Thais Godinho respondeu Paula Alvarez 21/03/2017

      Verdade! rs

  16. Talita 29/03/2017

    Gostei mto do post e me fez pensar… Estou utilizando um Bullet Journal pra me organizar e tem sido maravilhoso pra rastrear e melhorar hábitos, organizar diferentes necessidades, mas nas últimas duas semanas percebi que cai numa de fazer uma listinha pro dia seguinte que tem sido a lista das urgências e acabo vivendo dias isolados sem mta conexão com os meus odjetivos e planos.

  17. Anthony Lessa 31/03/2017

    Estou a uns cinco anos preso a lista… começando a estudar o GTD agora!