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É muito frequente ler, em sites de notícias e até blogs de pessoas que trabalham com produtividade, a recomendação: “faça uma lista diária de suas tarefas”. Neste post, eu vou mostrar porque isso não funciona. Pelo menos, não a médio e longo prazo.

Uma lista de coisas a se fazer no dia tem efeito terapêutico quase que imediato. Tirar as coisas da mente e passar para o papel, ou para qualquer outro lugar fora dela, traz alívio. Dá a sensação de que não vamos nos esquecer de nada e que as coisas estão sob controle.

O problema aqui são vários.

Primeiro, que essa lista é de um único dia. À medida que os dias passam, ela vai aumentando de volume consideravelmente. Então, se você anotou 12 coisas e conseguiu fazer apenas 8, essas 4 que sobraram vão se somar com as de amanhã e assim por diante.

Segundo, porque essa lista foi praticamente um desabafo, e não expressa claramente as ações que você precisa fazer. Muitas vezes ela pode conter coisas como “campanha próximo trimestre” ou “evento semana que vem”.

Terceiro, porque ela mistura coisas de diferentes categorias. Você vai ter pendências suas, pendências dos outros, coisas que você tem que decidir, projetos, compromissos. E isso, associado ao item anterior, faz com que você tenha que reler diversas vezes a mesma lista para definir o que precisa ser feito. É um retrabalho cognitivo que sobrecarrega a mente.

Quarto, que uma lista como essa te força a ver só o imediato. Você acaba trabalhando em cima do que for mais urgente e do que grita mais alto, perdendo a perspectiva. Você se mantém ocupado, mas não necessariamente produtivo.

A gente não precisa só de controle, a gente precisa de controle, perspectiva e foco. (obrigada, Titãs)

Brasil – São Paulo (SP) – 10/12/86 – Titãs.
Foto: Juvenal Pereira/AE

As listas diarias funcionam a curto prazo, mas se tornam insustentáveis com o passar do tempo. Acredite em mim: eu já fiz isso. Durante anos. Até que eu me vi estressada, fazendo hora extra e sem ter taaaanto controle assim do que eu estava fazendo.

Você precisa de um sistema completo para lidar com as múltiplas facetas da sua vida. Parece um nome chique demais para isso, mas é verdade. Não tem como você deixar tudo acontecendo sem ter o menor controle e, de vez em quando, fazer uma lista de tarefas para se sentir mais tranquilo(a). Também não adianta fazer uma lista de tarefas todos os dias durante 30 anos, porque pode ser que aquilo que você realmente quer fazer, seus projetos mais significativos, podem acabar não saindo do papel.

E vejam: não estou dizendo que não pode fazer. Eu só digo que tem muitos contras consideráveis, e que a escolha é sua, sabendo deles. Pode continuar fazendo, se isso funcionar para você.

É saudável tirar da mente e passar para o papel o que você precisa fazer. Mas isso não é uma lista de tarefas. Você precisa esclarecer o que aquilo significa e organizar em compartimentos apropriados. Você pode ter ações que devem ser feitas em dias específicos, que entrariam em um calendário, assim como ações para fazer o quanto antes, que entrariam em uma lista de próximas ações. Você pode ter coisas que levam mais de um passo para serem concluídas, que você poderia ter uma lista de projetos. Assim como você vai ter aquilo pendente ou que foi delegado para outras pessoas em uma lista de tudo o que estiver aguardando resposta. Seja como for, a sua vida é legal demais para você resumir em um único ato.

Você tem fome de quê?

Thais Godinho
16/03/2017
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