ou

Qual a diferença entre um projeto que tem prazo e um projeto que tem tempo livre de conclusão no GTD?

Nenhuma. Ambos entram no sistema. A diferença não está no projeto em si, mas no CALENDÁRIO, que é onde entram os prazos e ações com prazo, sejam de projetos ou avulsas, e nas listas de Próximas Ações, que é onde entram as ações de projetos ou avulsas também, para fazer o quanto antes.

Se a execução do GTD diz respeito ao calendário + listas de Próximas Ações nos intervalos, tudo que tem prazo será executado no tempo certo e o que não tem prazo também será, dependendo apenas de você estar no contexto certo.

Uma coisa incrivelmente importante é que você pode ter projetos mais complexos que tenham cronogramas de execução. Um cronograma, montado em uma planilha ou em um arquivo robusto do MS Project, é apenas um arquivo de suporte ao projeto. Você revisa semanalmente para identificar próximas ações. Uma vez identificadas:

  1. Faça na hora, se levar menos de 2 minutos
  2. Delegue, se for para outra pessoa fazer
  3. Adie para você fazer no momento mais apropriado, se não puder delegar – e esse “momento mais apropriado” pode ser 1) em um dia ou horário específico, então você colocaria no seu calendário, ou 2) apenas estar no contexto apropriado, o quanto antes, então você colocaria em uma lista de Próximas Ações por contexto.

Perceba que você não “executa” projetos, mas apenas as ações relacionadas a cada um deles. Então o que vai te dar controle dos cronogramas não é revisar cada um dos seus projetos diariamente (que loucura!), mas sim fazer uma boa Revisão Semanal e garantir que o que já pode ser feito foi destinado ao lugar correto – seja fazendo na hora (< 2 minutos), delegando (lista Aguardando Resposta) ou adiando (Calendário ou Próximas Ações). Uma boa Revisão Semanal te deixa tranquilo até a próxima.

E ei! Nada impede que você acesse um projeto ou outro antes da próxima Revisão Semanal se você sentir necessidade. Só não precisa ser regra ficar preocupado com todos eles todos os dias, ao mesmo tempo.

Essa é a maravilha do GTD: todos os projetos caminham. O que tem prazo você faz, e o que não tem prazo você também faz, com liberdade de escolha. Você não precisa simular prazos nos que não têm. Basta entrar no fluxo de execução.

Thais Godinho
16/02/2017
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  1. Alice 16/02/2017

    Oi Thais! Que post providencial!!! Estava mesmo pensando em como conciliar o GTD (estou iniciando agora o método) com os projetos com cronograma, obrigada pela excelente explicação! Adoro seu trabalho, e você tem me ajudado demais. Beijo!

  2. Camilla Souza 16/02/2017

    Amei o post, Thais! Sobre projetos eu sempre tive essa dúvida, sobre como encaixar as ações no meu dia-a-dia. Leio o seu blog há anos, aprendi muito sobre organização e produtividade com você, porém, só agora que as coisas em minha vida estão de fato extremamente corridas é que comecei a aplicar o GTD, ao menos o nível básico dele. Muito obrigada!

  3. Nay 16/02/2017

    Thaís,
    Toda vez que vejo sua configuração atual, sinto-me inspirada em fazer melhorias na minha.
    Você é pura luz!!!
    Parabéns!!!

    • Thais Godinho respondeu Nay 20/02/2017

      Obrigada!

  4. Adriano BG 16/02/2017

    Como você faz o controle dos Projetos que têm prazos? Coloca os prazos finais dos projetos na Agenda?

    PS: já considerou o uso do Disqus para os comentários?

    • Thais Godinho respondeu Adriano BG 23/02/2017

      Oi Adriano, tudo bem?

      Prazos = calendário (sempre).

      Acompanhamento pela revisão semanal, para garantir mudanças.

      Já usei o Disqus e não gosto. Obrigada!

  5. Marcelo 18/02/2017

    Legal, Thais. Minha dúvida se refere exatamente a projetos mais complexos (que você mesmo definiu como aqueles que têm um cronograma de tarefas e podem ser controlados pelo MS Project, por exemplo). Neste caso, de acordo com seu famoso post sobre a importância de se manter listas separadas para Projects e Next Actions, estes não devem “conversar “.

    E nestes tipos de projetos, como você procede? Duplicando as informações? Ou seja, as ações já existem no MS Project (ou qualquer outro software que gerencie cronogramas de projeto) e você copia e cola as Next Actions para sua lista de Next Actions durante sua revisão semanal?

    Mais ou menos nesta mesma linha, como você lida com tarefas que são antecessoras de outras, ou seja, a execução da mesma “libera” a execução das outras. Elas só viram Next Actions na revisão semanal?

    Obrigado por esclarecer essas dúvidas.

    • Thais Godinho respondeu Marcelo 23/02/2017

      Oi Marcelo, tudo bem?

      O post de segunda-feira foi feito para esclarecer essas dúvidas. Espero ter ajudado!

      Obrigada por comentar.

  6. Sofia 18/02/2017

    Foi uma grande ajuda!
    Obrigada!
    Bj

  7. Jefferson 18/02/2017

    Olá, Thais,

    Muito bom post. Simples assim!

  8. Jéssyca 19/02/2017

    Oi, Thais, tudo bem? Adoro os posts do seu blog.

    Tenho 21 anos e há uns dois ou três venho tentando me organizar com o GTD.

    Sempre fui desorganizada e procrastinadora, mas até eu entrar na faculdade isso nunca tinha sido problema.

    Desde então tem sido difícil, mas o GTD e o seu blog vêm me ajudando. Mesmo assim, sempre tenho dúvidas.

    Uma delas é a seguinte, que pode ser até uma sugestão de post aqui pro blog: como lidar com a frustração de não conseguir cumprir tudo o que estava reservado para o dia?

    Como a gente aprende a não exigir do dia (e da gente mesma) mais do que ele (a gente) pode dar?

    Tem a ver com renegociação de acordos comigo mesma, eu sei, e essa é minha maior dificuldade: quando as coisas não saem como eu planejei, fico com crises de ansiedade e não consigo mais fazer nada – posso passar dias sem comer direito, sem produzir nada, acumulando coisa, me sentindo inútil, e isso tudo vai piorando a crise, em um ciclo vicioso terrível.

    Eu sei que isso deve ser conversado com um profissional, e vou mesmo começar a fazer terapia. Mas queria uma palavra sua, como usuária tão experiente do método, sobre como lidar com essas questões de auto-pressão, frustração e renegociação de acordos. Tem horas que me sinto muito mal, mas o meu sonho é conseguir me organizar com o GTD para poder atingir os meus objetivos.

    Não sei se você vai ler, mas desde já agradeço por tudo em que o seu blog já me ajudou até hoje. Abraço!

    • Thais Godinho respondeu Jéssyca 23/02/2017

      Oi Jéssyca, tudo bem?

      O post de ontem no blog tem a ver com isso. Dá uma olhadinha! Espero que goste.

  9. eliana mara de freitas chiossi 21/02/2017

    Sempre encontro ajuda e inspiração por aqui. Gratidão.

  10. Ilce Inete Palinski 24/02/2017

    Oi Thais! Estou estudando para concursos em período integral e sempre fico na dúvida sobre a rotina de estudos: me parece uma boa ideia colocá-la no calendário ( compromisso que terei comigo mesma), como um “trabalho” das 09hs às 18hs. Ou deveria colocar como tarefa com data recorrente? Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Ilce Inete Palinski 24/02/2017

      Vou preparar uma série de GTD e estudos para março onde pretendo explorar essa questão e outras recorrentes que recebo por aqui. 🙂