ou

Uma leitora postou um comentário em outro post e eu resolvi responder em formato de post porque acredito que seja a dúvida de outros leitores também.

Nesse atual momento, eu tenho uma pergunta: Thais, como fazer pra definir o meu trabalho, sabendo eu que ficarei responsável pelo trabalho de outra pessoa que sairá de licença maternidade e que é de outro setor? *no caso, ficarei com o eu, e com o da pessoa). Estou surtando com isso, mesmo fazendo treinamentos. Pra me ajudar, perdi o rumo da minha casa (fazia flylady e saí bastante dele…), voltei a faculdade, as aulas da filha voltarão e os horários estão apertados… e preciso ainda por cima emagrecer pois está afetando a minha saúde… estou surtando!!! Eu faço duas listas (meu trabalho, trabalho da outra pessoa) ou coloco todas as atividades em uma lista só, incluindo casa, filha, etc? Help!!!

Querida leitora,

Existem tipos diferentes de sobrecarga de trabalho. Um tipo é a sobrecarga temporária, como é o caso do seu trabalho. Você ficará responsável pelas atividades de uma pessoa que é de outro setor e que sairá de licença maternidade. No “mundo ideal”, o gestor dessa pessoa listaria suas atividades e alocaria a diferentes pessoas, de modo que não sobrecarregasse ninguém, e também de acordo com as habilidades de cada funcionário. Toda vez que alguém sai de licença maternidade, eu acredito que esse deveria ser o procedimento, mas sei que as coisas não funcionam assim na realidade. É muito mais fácil dizer: “olha, todo aquele trabalho vai para você mesmo, então se vire com todo o trabalho que você já tem, além desse”.

Nesse caso, minha recomendação é que você se comunique. Converse com a pessoa, com o gestor dela e com o seu gestor sobre tais atividades. Procure entender o máximo possível o que ela faz e também listar quais são as atividades essenciais que ela deve fazer diariamente e semanalmente (mais como processos), para não deixar esses pratinhos caírem, e entender de que projetos ela faz parte, para poder contribuir da melhor maneira. Muitas coisas, especialmente se envolverem conhecimento que você não tem, provavelmente devem ser passadas a outras pessoas ou mesmo adiadas até que ela volte.

Veja, não deveria ser você a responsável por isso. Então procure se comunicar com todos os envolvidos, para que essa expectativa fique clara.

Agora, com relação a todas as atividades que você poderá de fato abrigar, pense apenas em passar bem por esses meses todos. Analise essas novas atividades e as suas e verifique aquilo que é essencial que você faça diariamente, semanalmente e mensalmente, para garantir que “o básico” seja feito de qualquer maneira. Depois, analise os seus projetos em andamento para decidir, junto com o seu gestor, o que é prioritário e o que pode esperar alguns meses. Veja, é humanamente impossível dobrar a carga de trabalho de uma hora para a outra. Você precisa deixar isso claro para o seu gestor. Então, mesmo que ele diga “se vira, faz tudo”, você não vai conseguir fazer. Então vale a pena ter uma conversa honesta para que sejam definidas prioridades e você trabalhe em cima delas, dizendo que há determinadas atividades que talvez não seja possível fazer.

Se isso está interferindo na sua vida pessoal, busque soluções. Lembre-se que tudo é temporário, então se você puder aceitar um pouco de caos durante esses meses, aceite internamente e não se cobre. Agora, se não puder lidar com isso, busque soluções. Não reclame mais de uma vez da mesma coisa – ou resolva ou desencane (tem sido meu lema ultimamente, e tem me ajudado!). Distribua atividades em casa pela família ou contrate ajuda. Verifique seu orçamento e a possibilidade de fazer isso, lembrando que é temporário.

Você diz que está afetando a sua saúde, porque precisa emagrecer, além de tudo. Muita calma nessa hora. Pelo que entendi, o problema do emagrecimento já estava aí antes de tudo isso acontecer, então por que quer correr para resolver isso agora, quando as coisas tendem a se intensificar durante um tempo? Não se cobre tanto, deixe as coisas começarem a entrar nos eixos. Isso não significa não tomar nenhuma atitude a respeito – procure se alimentar de maneira mais saudável, consulte uma nutricionista, e todo o resto que demanda mais tempo (como exercícios físicos, por exemplo), veja o que pode fazer agora e o que simplesmente não dá. Quando as atividades se intensificam temporariamente, não é hora de adicionar coisas novas na vida.

Sobre colocar as coisas em uma lista só ou em três, eu iria além nessa questão. Não se trata de ter uma única lista. Você tem diversas facetas na sua vida, diversas áreas de foco, projetos, responsabilidades. Não dá pra ter “uma lista” porque são categorias diferentes de coisas. Se você gosta do GTD, a proposta são 4 listas para ações: Próximas Ações, Projetos, Aguardando Resposta e Calendário. Agora, se você me perguntar se compensa separar “trabalho, pessoal e o trabalho da outra pessoa”, não concordo. Eu usaria a separação que faz sentido para mim (descrita nas 4 listas acima), como faço para tudo. Porque o que me importa é ver o que eu *tenho* que fazer no dia e na semana, para ser meu foco (Calendário), trabalhar nas “tarefas” que preciso executar nos intervalos entre os meus compromissos (Próximas Ações), revisar semanalmente os meus compromissos e entregas de curto prazo (Projetos) e saber tudo o que outras pessoas precisam me entregar, ou que deleguei (Aguardando Resposta). Isso coloca a vida em ordem.

Quando a gente pensa no volume, no montante, tende a ficar travada porque não sabe nem por onde começar. Por isso recomendo pegar uma coisa de cada vez e ter mais clareza sobre o que cada uma delas significa e como organizar de modo que faça sentido para você.

Então, voltando no post onde você comentou, lembrar que você terá que descobrir uma proporção adequada durante os próximos meses para o trabalho já definido (nessas listas), o trabalho que aparece no dia e o tempo que você passa definindo todas essas coisas. Isso não muda – só muda a proporção.

Espero ter ajudado. Boa sorte nos próximos meses, e pegue leve com você mesma. Liste o essencial, foque nele e deixe o restante como “se der, ótimo. se não der, não vou me martirizar por isso”.

Thais Godinho
13/02/2017
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Libere a tralha da sua escrivaninha em 4 passos
Dúvida da leitora: Colega sairá em licença maternidade e vou abrigar todas as atividades dela
20 dicas de produtividade para mães que trabalham em casa

 

  1. Marcelo Kannami Gimenez 13/02/2017

    “Se você gosta do GTD, a proposta são 4 listas para ações: Próximas Ações, Projetos, Aguardando Resposta e Calendário”.

    Oi Thaís! Você voltou a separar as ações de projeto da lista Póximas Ações?

    • Thais Godinho respondeu Marcelo Kannami Gimenez 15/02/2017

      Próxima ação é próxima ação, sendo de projeto ou não. Ficam todas juntas, nas listas de próximas ações. 🙂

  2. Abe Gomes 13/02/2017

    Ótimos conselhos e dicas!

  3. Luciana 13/02/2017

    Thais,
    Sensacional!!!!ameiiii, superrrr esclarecedor, arrasou!!
    Bj

  4. Bruno 13/02/2017

    Bacana o texto!

    Você já escreveu algum sobre caminhos contínuos de sobrecarga?

    Podemos ter anos de sobrecarga através da interligação de eventos temporários: te colocam sempre para estruturar novos processos, crise na empresa, programa de proteção ao emprego, mudanças de diretoria, reorganização da área, processos de transformação maiores da empresa, assumir funções do chefe, assumir tarefas nas férias dos colegas da seção, crise do governo…

    Obviamente, com GTD nós conseguimos passar melhor por tudo isso.

    Porém, para encontrar e aceitar novas oportunidades, precisamos de energia e disposição.

    • Thais Godinho respondeu Bruno 15/02/2017

      Tenho planejado gravar um vídeo sobre isso, Bruno. De modo geral, resumidamente eu vejo dois caminhos: aceita e lida ou muda. Eu trabalhei 8 anos planejando uma transição de carreira porque não aceitei. Mas a minha área (publicidade) é complicada demais – assim como existem outras igualmente complicadas. Para mim, as duas únicas maneiras de superar um pouco a sobrecarga em termos de caminhos profissionais é 1) você ser muito bem-sucedido na empresa que você criou, e aí ditar as regras, ou 2) passar em um concurso público.

      Mas eu acho sim que o GTD tem muito a ensinar quem passa pela sobrecarga porque, muitas vezes, o excesso de trabalho encontra a desorganização, e é só a pessoa que sofre com isso. No meu último emprego, consegui organizar a sobrecarga e não saía divulgando pra ninguém que tinha terminado as coisas antes – entregava no prazo mesmo. E usava o tempo que me sobrou “livre” para aperfeiçoar atividades, projetos, ler artigos. Isso funcionou muito bem, mas não digo que pode ser regra para todo mundo. Também já tive emprego que sair às 18h era crime. Pessoal ficava até 20, 21h tranquilamente, porque era a cultura do lugar.

      Acho que a melhor coisa que o dinheiro pode trazer para a pessoa é dignidade. Porque aí ela pode falar mais “não”, se impôr mais. Quando está todo mundo a beira de perder o emprego, acaba aceitando o inaceitável.

      Obrigada por comentar.

      • Bruno respondeu Thais Godinho 25/02/2017

        Thaís, obrigado pela resposta!

        “Tenho planejado gravar um vídeo sobre isso, Bruno.”
        Acredita que eu entendo muito mais quando você fala? Lendo aqui, também é mais fácil de entender.
        Já nas postagens do facebook… Putz, é difícil aprofundar a conversa. Também, nem consigo imaginar a quantidade de comunicação que você se envolve em diversas ferramentas. Muitas vezes, para dar conta, o caminho é responder rapidamente.

        “De modo geral, resumidamente eu vejo dois caminhos: aceita e lida ou muda. Eu trabalhei 8 anos planejando uma transição de carreira porque não aceitei.Mas a minha área (publicidade) é complicada demais – assim como existem outras igualmente complicadas. Para mim, as duas únicas maneiras de superar um pouco a sobrecarga em termos de caminhos profissionais é 1) você ser muito bem-sucedido na empresa que você criou, e aí ditar as regras, ou 2) passar em um concurso público.”

        Já estou na segunda opção. Muitas vezes, o ritmo de mudanças de uma empresa pública, os desafios de governança e os conflitos de hierarquia tornam os desafios ainda maiores que os da iniciativa privada.
        Mas entendi a mensagem.
        Se quiser um concurso, tenho que pensar não só no dinheiro, mas no tipo de trabalho (e também como) que irei executar.

        “Mas eu acho sim que o GTD tem muito a ensinar quem passa pela sobrecarga porque, muitas vezes, o excesso de trabalho encontra a desorganização, e é só a pessoa que sofre com isso. No meu último emprego, consegui organizar a sobrecarga e não saía divulgando pra ninguém que tinha terminado as coisas antes – entregava no prazo mesmo. E usava o tempo que me sobrou “livre” para aperfeiçoar atividades, projetos, ler artigos. Isso funcionou muito bem, mas não digo que pode ser regra para todo mundo. Também já tive emprego que sair às 18h era crime. Pessoal ficava até 20, 21h tranquilamente, porque era a cultura do lugar.”
        Sim! tentei fazer o mesmo.
        Sabe qual é cultura? Cobre mais de quem entrega mais.
        Sendo assim, perceberam que eu entregava e começaram a pedir cada vez mais.

        “Acho que a melhor coisa que o dinheiro pode trazer para a pessoa é dignidade. Porque aí ela pode falar mais “não”, se impôr mais. Quando está todo mundo a beira de perder o emprego, acaba aceitando o inaceitável.”

        Sim, quanto mais converso com as pessoas, mais vejo que tenho que aprender sobre longo prazo e humildade.

        Vejo que a maioria das pessoas, que conseguiram fazer uma boa transição de área ou emprego, fizeram um plano de longo prazo. Tiveram todo um aprendizado e mudanças de rota até começarem a conquistar o que haviam desejado no passado.

        Obrigado pela conversa!.

  5. Diana 14/02/2017

    Sei bem como é esta situação. Também passei por isso e na época que cobri a pessoa de licença maternidade, estava fazendo meu TCC e a pesquisa tinha que ser aplicada no meu ambiente de trabalho. Então imagina: Casa + Meu Trabalho + Trabalho de Outras Pessoa + Fim de Faculdade e TCC. Foi muito difícil e tive problemas com a falta de compreensão dos professores, porque eu vinha falando que estava complicado a aplicação da pesquisa e tinha medo dos prazos. Por fim, acabei pedindo um fim de semana a mais, após a entrega para revisão de formatação do trabalho e meu professor que há meses sabia dos problemas surtou e quase me reprovou. Fiquei descontrolada, porque sabia que vários colegas de turma haviam comprado seus trabalhos e comentei disso na Coordenação.
    Mas olha, não esmoreci com isso. Descobri que a pessoa que “cobri o trabalho” era bastante incompetente, cometia vários erros de gestão e desperdiçava dinheiro, sugeri novas práticas para a Direção da empresa e tempos depois fui promovida, com certeza, como consequência dos resultados. Acredito que alguns desafios surgem para que possamos crescer com isso o importante é ter foco, não deixar a sua essência pessoal de lado que no final tudo dará certo.

    • Thais Godinho respondeu Diana 14/02/2017

      Obrigada por compartilhar.

  6. Alessandra 14/02/2017

    Fico pensando aqui: a funcionária fica grávida por noves meses e no momento que vai sair em licença maternidade as pessoas pensam em se organizar. Gestor não existe, pelo jeito. É ṕor conta da falta de planejamento que o desespero impera.

    • Marcela respondeu Alessandra 14/02/2017

      Excelente ponto! E eu pensava que isso somente acontecesse no serviço público.

  7. Sofia 14/02/2017

    Adorei o Post!
    Veio na altura certa!
    Bj

  8. Evelyn dos Santos Mata 16/02/2017

    Oi Thais! Agradeço ter compartilhado e me ajudado na questão toda. Mais uma vez.

    Vou ler e reler esse post e tentar me encaixar nesse modo de olhar e utilizar o GTD. Voltei a implementar o flylady, tenho anotado listas e focado no que é prioritário em todas as questões. Estou, pelo menos, buscando me alimentar melhor e já vejo melhoras na disposição. Só falta a faculdade, porque até a filha consegui “resolver”.

    Aos poucos, vou me organizando.

    Um dos leitores falou “ah, mas a pessoa fica grávida por 9 meses, e só no final o outro se organiza”. Não necessariamente. Especialmente, por – vamos por em pratos limpos – ser uma empresa de família, em que eu sou gerente de rh/dp e faço essa área sozinha, e minha irmã – que sairá – é gerente financeiro/contábil sozinha também. Não há maiores divisões. E toda a parte administrativa passa por nós duas. Mais 25 funcionários na produção. Loucura. Há 2 meses estou em treinamento, mas não é fácil. Pq não é contínuo. Alia-se a isso, o já cansaço de 7 meses de gestação. E eu perdi uma filha aos 7 meses de gestação, há apenas 3 meses (ganharíamos com 2 meses de diferença e não sei se a perda ajudou nisso, porque seria mil vezes mais louco). Tudo é muito recente. O que posso fazer é me cobrar MENOS. E prestar o máximo de apoio que puder.

    Obrigada mais uma vez por me ajudar nesse caos que 2017 está sendo. Seu blog é sempre fonte de grande inspiração. Estou aqui há 4 anos e pretendo ficar muito mais! <3

    • Thais Godinho respondeu Evelyn dos Santos Mata 16/02/2017

      Obrigada pela sensibilidade de compartilhar. Sinto muito pela sua perda.

  9. Cintia 17/02/2017

    Passei por algo parecido também. Eu estagiei em um escritório com mais 3 pessoas (dois outros estagiários e o supervisor). Eu tinha acabado de entrar no trabalho quando os dois estagiários saíram e o chefe, ao invés de contratar alguém no lugar, me colocou como responsável por TODO o trabalho. Como eu tinha acabado de começar no lugar, eu surtei! Fiquei ansiosa, não dormia pensando que tinha que arcar com tudo.
    Ele dizia que ‘confiava que eu conseguiria fazer tudo’, mas eu sabia que ele só fazia isso porque não queria contratar alguém no meu lugar. Na época não conhecia GTD, era mais jovem e não era tão organizada. Passei meses assumindo todas as tarefas, tive que aprender ‘na marra’ as atividades.
    Isso teve dois lados: o lado bom é que amadureci muito, aprendi a me organizar e aprendi muitas coisas novas; mas o ruim é que isso prejudicou muito a minha saúde (gastrite atacada, falta de sono….).
    Se eu fosse você e eu achasse que não daria conta de tudo, eu falaria as minhas limitações pro meu chefe, porque no fundo foi o que a Thaís falou no post, isso não é culpa e nem obrigação sua. Até porque se você fizer mais do que seu limite, é muito capaz que te passem cada vez mais tarefas. Mas se você acha que consegue lidar com as tarefas da outra pessoa, eu recomendo você fazer esse esforço por alguns meses, porque isso pode fazer você ser mais valorizada pelo seu chefe e quem sabe não rola uma promoção?
    Enfim, espero ter ajudado. Boa sorte! 🙂