Um dos maiores aprendizados do GTD para mim, nos últimos dois anos, tem sido o conceito de definir o meu trabalho. Isso é incrivelmente importante porque o trabalho, ou o que quer que você queira ou precise fazer, não é auto-evidente. E, a não ser que você seja um robozinho e alguém digite exatamente o comando que você precisa executar, quando algo chega até você, você precisa esclarecer melhor o que aquilo significa, identificar ações, o que significa definir qual é o seu trabalho.

Vamos falar sobre e-mails. Eu recebo uma grande quantidade diária deles, e cada um é uma surpresa ou alguma coisa que eu preciso fazer, responder ou decidir. Quando eu abro um e-mail, às vezes uma simples pergunta pode significar que, para respondê-la, eu preciso fazer um monte de outras coisas antes. E, se eu não defino claramente, aquilo vai ficar martelando na minha cabeça indefinidamente, porque a mente não tem divisão. Ela não sabe que é para eu me lembrar daquele problema só quando eu abrir o e-mail novamente. Ela vai me lembrar dele quando eu estiver fazendo lição com o meu filho, ou em uma reunião, prestando atenção ao que um cliente está falando. E isso é péssimo, porque me tira o foco, a mente plena no momento. Portanto, definir o meu trabalho é fundamental porque, uma vez definido, eu fico tranquila que o organizei para fazê-lo no momento adequado, e isso me permite deixar a mente livre para focar no que eu quiser ou precisar.

E outra coisa importante que eu aprendi foi que, quando eu pergunto se algo demanda ação ou não para mim, isso é uma decisão. Eu tenho permissão (vejam que palavra forte) de decidir que não, eu não quero fazer nada com relação a isso agora. E esse “poder de dizer não” vem de muitas questões, obviamente, mas vem principalmente do fato de eu saber que estou definindo o meu trabalho e, por isso, não vou abrigar qualquer coisa na minha vida. Quando eu recebo um e-mail me pedindo algo que eu não quero, não concordo, caramba, eu preciso dizer não. Eu parei de pensar no peso do não quando descobri que o custo do sim era muito maior pra mim.

Mas não me entenda mal: eu adoro dizer sim! Adoro dizer sim para coisas que sejam coerentes, que tenham a ver com o meu trabalho, com a minha vida. E justamente porque quero dizer sim para todas essas coisas, e por saber que vida, tempo, tudo é finito, eu preciso deixar espaço na minha vida para elas. Então, quando eu digo não, digo com a certeza de que sei que estou dizendo sim para tantas outras coisas muito legais ou que impactem mais positivamente na minha vida, se assim eu quiser.

Esse poder de dizer não que o GTD traz me ensina que: 1) eu posso desapegar daquilo e simplesmente jogar fora o que eu não preciso; 2) posso guardar numa boa, mesmo se não demanda nenhum tipo de ação, simplesmente porque acho melhor armazenar, quero ou preciso; 3) se eu não tenho como decidir agora, não preciso ficar me martirizando – basta eu incubar esse negócio para pensar depois. Muitas vezes, eu preciso de tempo, dinheiro, outra situação, outra cabeça para decidir. E é tudo bem adiar essa decisão de decidir, contanto que ela esteja ali, guardadinha, e vai voltar para mim em um momento mais apropriado. Cansei de decidir em segundos coisas que eu tinha incubado porque, quando me deparei com elas pela primeira vez, não tinha a menor ideia se demandariam algum tipo de ação ou não.

Recentemente eu estava iniciando meu processo de mestrado, que é algo que quero fazer, mas estava incubado há algum tempo. Este ano, decidi fazer. Porém, ao ingressar no processo como um todo, percebi que eu ainda precisava de um tempo maior para fazer algumas pesquisas e estudar alguns temas se quisesse aproveitar o mestrado com a qualidade que desejo ter. E isso me fez, de maneira super esclarecida para mim, definir que “definir o tema do meu pré-projeto de mestrado” fosse meu projeto em vez de “ingressar no mestrado” este ano, pois assim me sinto mais confortável e mais coerente com a minha vida como um todo. Faz sentido? Para mim, sim.

Ao mesmo tempo, quando eu decido que demanda algum tipo de ação, só decidir não adianta nada. Eu preciso identificar qual é a próxima ação que vai fazer aquele negócio andar. E, por próxima ação, entenda aquela ação que, se o mundo parasse nesse momento e você pudesse dedicar todo o seu tempo para resolver o que você precisa resolver, qual a primeira coisa que você faria? Que não depende de nada? Sempre temos uma próxima ação, nem que ela seja obter mais informações ou conversar com outra pessoa para decidir. Porque, se eu não definir essa próxima ação agora, vou ter que definir depois. Definir qual é a próxima ação é tornar claro o que eu preciso fazer, onde e escrever exatamente a ação. Eu finalizo o pensamento. Não preciso ter o retrabalho de pensar de novo ao analisar a minha lista de coisas a fazer.

E muitas vezes são ações tão rápidas de executar! E é para fazer isso mesmo – se levar menos de 2 minutos, faça na hora. Seja urgente, importante ou menos importante, faça na hora. Porque é justamente esse tipo de “categorização” de menos ou mais importante que faz a gente procrastinar coisas que acabam se tornando urgentes com o tempo. É mais rápido fazer agora e já tirar da sua frente que anotar em uma lista e ter que ficar revisando mais de uma vez.

Se for algo que demore mais tempo, eu sempre me pergunto se eu sou a pessoa mais apropriada para fazer aquilo. Porque, em inúmeros casos, não sou. Mas, se eu inserisse diretamente em uma “lista de tarefas”, eu assumiria aquilo como meu e teria que dar conta, mesmo me xingando eternamente por ter abrigado algo que não tinha nada a ver comigo. Se for o caso, se você tiver uma ação que você não é a pessoa mais adequada, indicada ou capacitada para fazer, delegue. Tire esse peso das suas costas. Eu também aprendi a delegar mais nesses últimos dois anos, porque percebi que abraçar tudo estava me fazendo deixar de lado coisas que eu realmente gostaria de fazer. E, muitas vezes, eu nem era a melhor pessoa para fazer aquilo. Demorava horas a mais para resolver, enquanto outra pessoa mais capacitada e que faz daquilo uma rotina fazia rapidamente. A ação nem entrou na minha lista de coisas a fazer. Foi para outra pessoa.

E sabe, vem muito do seu próprio entendimento do que o seu trabalho realmente é para você pegar algo assim que demande ação e pensar: “quem deve fazer isso é o meu chefe!”. Você não precisa ter uma equipe abaixo de você para delegar coisas – muitas vezes, seu chefe, sua esposa, sua mãe, seu pai, seu irmão, seu colega de equipe é a pessoa mais apropriada que você para fazer aquilo. Eu passei por esse exercício muitas vezes nos últimos dois anos, e tenho cada vez mais aprendido o que faz sentido eu fazer e o que não faz.

Porque eu sei o que vai acontecer com o meu dia se eu enchê-lo de coisas para fazer. Eu sei que minhas atividades não se resumem apenas ao que já defini. Telefones tocam, urgências acontecem, eu tenho novas ideias que preciso processar etc. E quero me manter produtiva, equilibrando essas diferentes atividades.

Se for uma ação que eu mesma preciso fazer, isso sim entra no meu inventário de coisas a fazer. Então vejam que, ao definir o meu trabalho usando esse filtro do GTD, nem tudo vai entrar nessa lista. Muita coisa vou dizer não, muita coisa vou resolver rapidinho, muita coisa vou delegar. E então vou assumir aquilo que defini como o meu trabalho mesmo. Passou pelo filtro. Entrou na minha lista. E quando eu penso que a maioria das pessoas não faz filtro algum e simplesmente coloca direto em suas listas apenas “porque é menos complicado”, eu fico pensando: “mas gente, complicado é abrigar tudo isso”. Eu levo menos de 30 segundos para passar qualquer coisa por esse filtro do esclarecer.

Outro dia escrevi um post divulgando uma ação do Todoist sobre a produtividade de quem usa o aplicativo, fazendo um resumão de 2016. E o Todoist analisa volume, especialmente porque não tem como ir além disso. E as pessoas ainda ficam *chocadas* porque eu não estava, sei lá, entre “os 2% dos usuários mais produtivos”, já que eu faço tantas coisas. Sim, porque eu faço muitas coisas, mas poucas entram lá. E eu faço coisas significativas, não em volume. Eu sei definir uma ação que vai efetivamente mover um projeto adiante, e não algo que só vai enganar meu nível de serotonina ao marcar a tarefa como concluída, como “lavar a louça”. Além das coisas que eu faço porque, justamente por ter tudo sob controle, escolhi fazer sem ter inserido em lista alguma.

Aliás, falando sobre projetos, é uma parte importante ao definir o meu trabalho, e também foi um entendimento crucial ao longo dos anos, que me fez ver o todo daquilo que eu estava trabalhando. Toda vez que uma próxima ação não conclui o que eu preciso fazer – ou seja, depois dela, tem mais coisas – eu tenho um projeto, de acordo com o GTD. E tomar esse tipo de coisa como projeto me ajuda demais a ter um inventário completo de todos esses veios abertos, pois assim eu sei definir as ações e saber para onde eu estou indo. Ou seja, eu defino um resultado desejado e ele vira o meu “alvo”. Afinal, essas ações estão servindo para quê? Para me fazer chegar naquele resultado. E assim vai, uma depois da outra. Mas, se eu não tivesse essa lista de projetos, como poderia saber?

Definir o meu trabalho, então, é mais do que pegar uma anotação na caixa de entrada e me perguntar “o que é isso?”. É o meu empoderamento como ser humano do século XXI que pensa nas coisas que precisa ou quer fazer, de modo que não desperdice o tempo apenas estando ocupada(o) desordenadamente, fazendo coisas sem sentido. E eu realmente acredito que, se todos tivessem esse tipo de comportamento, a vida teria muito mais significado e o propósito seria evidente, pulsante em cada atividade que cada um faça.

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Meu nome é Thais Godinho e meu guarda-chuva profissional engloba três temas: produtividade, organização pessoal e criatividade. As formas de operacionalizar esse trabalho que eu amo são essas: escrevendo no blog, publicando livros, estudando, ministrando cursos e fazendo atendimentos individuais, ajudando as pessoas a se organizarem. Você pode acompanhar minha trajetória pessoal e profissional neste blog, que existe desde 2006.

26 Comentários

  1. Excelente texto, Thais! Caiu como uma luva para o atual momento da minha vida, de definir projetos e prioridades.

  2. Lindo post Thaís!

    Fala praticamente da essência do hábito de esclarecer e do que no fundo, para mim, é a razão de existir do GTD: executar com significado.

    Parabéns e muito obrigado!

  3. Nossa que artigo interessante, muito bem escrito. Parabéns.
    Acompanho suas publicações a admiro sua organização, me inspira muito! Continue nos presenteando com estas excelentes leituras que valem a pena!

  4. Nesse atual momento, eu tenho uma pergunta: Thais, como fazer pra definir o meu trabalho, sabendo eu que ficarei responsável pelo trabalho de outra pessoa que sairá de licença maternidade e que é de outro setor? *no caso, ficarei com o eu, e com o da pessoa). Estou surtando com isso, mesmo fazendo treinamentos. Pra me ajudar, perdi o rumo da minha casa (fazia flylady e saí bastante dele…), voltei a faculdade, as aulas da filha voltarão e os horários estão apertados… e preciso ainda por cima emagrecer pois está afetando a minha saúde… estou surtando!!! Eu faço duas listas (meu trabalho, trabalho da outra pessoa) ou coloco todas as atividades em uma lista só, incluindo casa, filha, etc? Help!!!

    • Oi Evelyn, tudo bem?

      Achei que sua dúvida merecia uma resposta maior e publiquei um post hoje sobre isso. Espero que ajude! Obrigada por comentar.

  5. Ola, Thais!
    Gosto muito da maneira como escrevi e como passa suas experiencias , me interessei pela planilha do menu semanal , mas nao a encontrei , poderia me enviar por e-mail .
    gta,

  6. Muito obrigada por mais esse texto, Thais. É tudo que venho pensado ultimamente, mas sem essa clareza 🙂
    Uma das minhas maiores dificuldades é definir o meu trabalho (de maneira mais ampla), acabo fazendo de tudo um pouco e me sentindo sobrecarregada. E no final, com uma sensação de falta de significado. Tenho carregado comigo uma frase que você postou aqui: “Aprendi que a sobrecarga só existe quando você não define o seu trabalho. E que isso é uma responsabilidade sua.”
    Mas quando penso de maneira ampla, fica muito difícil. Vou tentar implementar esse hábito do GTD de definir o trabalho no dia a dia, talvez assim fique mais fácil para visualizar o que estou fazendo mas que não faz sentido pra mim. E aí vem a parte mais difícil: saber dizer NÃO.
    Sobre as urgências, eu entendo que quando você está fluindo com o método GTD elas são muito poucas, certo? Mas e quando você ainda está implementando o GTD, listando as tarefas, separando por contextos, como fazer com as ditas tarefas urgentes, que viraram um pepino porque estão atrasadas e precisam ser resolvidas o quanto antes?
    Insiro nas listas por contexto da revisão semanal, ou coloco numa lista à parte ou no calendário? Atualmente elas estão inseridas nas listas por contexto, mas confesso que fico muito angustiada quando abro a lista “office” por exemplo e tem vários itens. nunca sei por onde começar. e há tarefas que estão ali há semanas, “importantes” mas não tão “urgentes” como outras que surgem de última hora. nesse ponto fico na dúvida até que ponto é sobrecarga ou é falta de organização/planejamento para execução das tarefas semanais. como posso diferenciar isso?

    • Se você tiver o livro do GTD, recomendo a leitura do capt. sobre o passo 5: engajar, que ele aborda basicamente isso. Muito válido e instrutivo.

  7. O GTD em um post. Lúcido, simples e brilhante!
    Dá vontade de imprimir e colar na parede.
    Obrigado! Este post corrigiu meus erros e alinhou meu caminho rumo à vida organizada.
    Abraços!

  8. Realmente, Thais. Mais importante do que ter projetos, vários, é ter a real noção para que servirá cada projeto, qual propósito será alcançado com cada um. E as vezes nem precisamos de tantos assim, mas nos dedicarmos com mais carinho aos principais, mais edificadores e significativos. Esta leitura edificou meu dia. Muito bom..

  9. Thais, como sempre sua forma de falar tão fluida me inspira e vem nos momentos certos! Obrigada e sucesso! Abs

  10. Olá Thaís, muito bom esse artigo, estou me organizando e priorizando os meus projetos, para colocar em prática os mais importantes primeiro. Organizar, priorizar, delegar, super dicas práticas. Agora é colocar em prática, obrigada.

  11. Thais, gostaria de fazer sobre esta questão de definição de trabalho. Eu trabalho em casa com e-comerce e também sou psicóloga clinica. Além disso estou em uma fase de estudar para concurso. Sobre esta questão de trabalhar em casa, você também faz algo parecido. Você define de que hora a que horas vai realizar esta atividade? Como você se organiza em relação ao seu home office?

    • Só coloco no calendário se realmente precisar ser feito em determinado horário. Senão deixo em contextos, justamente porque gosto de ter a liberdade de escolher o que fazer.

      Obrigada por comentar!

  12. Thais,

    estou cogitando iniciar o GTD no meu dia-a-dia. Tenho lido muito seus posts e fiquei com um dúvida.
    Se a ação leva menos de 2 minutos, eu nem levo ela para minha Caixa de Entrada, correto? Eu ja ‘esclareço’ e e ‘executo’ de uma vez só, mesmo que nao recomenda nao seja fazer isso?

    • Essa é uma escolha sua – fazer quando aparece ou colocar na entrada. Depende do que você está fazendo no momento, se pode ser interrompido etc.

  13. Thais, você já escreveu algo que discutisse um pouco sobre o planejamento semanal do Stephen Covey e o modo de executar tarefas do David Allen? Porque pra mim são um pouco conflitantes: um agenda as prioridades, executa elas e pronto. O outro sistema (GTD) está sempre em execução, ou preocupado com ela, principalmente por termos que estar sempre alertas sobre o contexto. Às vezes acho que tem sido difícil relaxar porque parece que estou sempre procurando tarefas para realizar. Obg!

    • Não, e essa tema é interessantíssimo – obrigada por sugerir.

      Eu não acho conflitantes, inclusive. Mas saiu um livro novo dele em português (o clássico “First things first”), e estou querendo resenhar para o blog, e posso aproveitar para fazer o gancho.

  14. Muito bom esse artigo, estou me organizando e priorizando os meus projetos, para colocar em prática os mais importantes primeiro. Organizar, priorizar, delegar, super dicas práticas. Agora é colocar em prática, obrigada.

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