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Caixa de entrada serve para você capturar informações – sejam ideias, e-mails, notas de reuniões, contas que chegam em casa, trabalho dos filhos, enfim, papel, físico ou digital. Então a recomendação para melhorar a produtividade, e isso obviamente vem do método GTD (como 99% do que eu falo aqui no blog), é que você tenha caixas de entrada suficientes para lidar com essa demanda de coisas que chegam na sua vida. Vamos ver quais são as indispensáveis?

Caixa de entrada para anotar ideias fisicamente

Vulgo papel! Você pode capturar uma ideia sensacional tanto em um Moleskine quanto em um guardanapo, contanto que agrupe todas as informações capturadas em uma caixa de entrada física, que serve justamente para dizer: “olha, eu tenho zilhões de ideias, mas elas estão aqui, e não em outro lugar”. Então tenha uma caixa de entrada física tanto em casa quanto no escritório (se você trabalhar fora) para colocar essa papelada que você mesmo gera.

Na prática, vai funcionar assim: escreveu em um papelzinho algo que não pode esquecer, coloca na bandeja (caixa de entrada). Voltou da reunião com notas escritas em um caderno, coloca o caderno na caixa de entrada. Recebeu um comprovante de pagamento que não pode perder, coloca na caixa de entrada. Uma vez por dia ou mais, classifique os itens que você agrupou e destine aos locais certos.

Caixa de entrada para quando estiver em trânsito

Se você se desloca muito, é recomendável ter uma pasta sempre com você para agrupar os mesmos papéis que você mesmo pode gerar ou que podem chegar até você, em vez de deixar tudo espalhado na bolsa ou na mochila. Boas pastas para fazer isso são as pastas em L, que podem ser encontradas (e são baratíssimas) em qualquer papelaria.

A pasta em L é mais fácil de manusear que pastas com elástico, que precisam ser abertas, gerando movimentos a mais. Se quiser agilidade, a pasta em L é para você. O que importa, no entanto, é que você tenha esse compartimento para quando se deslocar.

Eu utilizo muito em viagens ou quando fico fora o dia inteiro em reuniões ou ministrando treinamentos. Quando chego em casa (no meu escritório), coloco tudo na caixa de entrada física para esclarecer na manhã seguinte, quando estarei mais disposta.

Caixa de entrada para capturar informações via computador

Tudo o que você baixar no seu computador ou um texto que você ler e quiser guardar deve ir para algum lugar. Se você tentar organizar direto, isso vai bagunçar o seu sistema, porque na pressa você pode acabar criando pastas e classificações desnecessárias. Por isso, a minha recomendação é que você tenha uma pasta única para baixar arquivos no computador (geralmente os PCs já têm a pasta “Download” e, no MAC, “Transferências”). Use com sabedoria. Uma vez por dia, classifique o que baixou ali adequadamente.

Para textos, artigos e outras informações no geral, você pode escolher programas que façam esse tipo de armazenamento a um clique do mouse, como o Evernote ou o Pocket. Escolha aquele que te agradar mais. O importante é que, tanto em um quanto o outro, você tenha um compartimento onde centralize os textos que salvou antes de organizar em outro lugar ou categoria. No Evernote, por exemplo, você pode ter um caderno chamado “Caixa de entrada”.

Inclusive o Evernote possui uma extensão para navegadores chamada Web Clipper, que permite que você salve o artigo, a página inteira, só a URL e outras opções diretamente do seu computador, o que facilita muito o trabalho de “copiar e colar”.

Caixa de entrada para capturar informações via celular

O celular é multitarefa e, por isso, permite que você capture imagens, áudios, vídeos e textos. Ou seja, ele por si só é uma “caixa de entrada ambulante” que, se você não classificar o que salvou ali, pode bagunçar e encher a memória do aparelho. Portanto, a recomendação de esclarecer o que você capturou diariamente se mantém, para não virar bagunça.

O que pode ajudar é utilizar aplicativos como o próprio Evernote para centralizar o que você captura via celular, para que não fique espalhado por outros aplicativos. Faça o teste para ver o que funciona melhor no seu caso. O Todoist, por exemplo, tem uma caixa de entrada também. Se você estiver na rua e tiver uma ideia ou se lembrar de algo que precisa fazer, digite no celular rapidinho e volte para o que você estava fazendo. Depois você lida com aquilo.

Caixa de entrada de e-mails e outras mensagens

Perceba que, quanto mais contas de e-mails e canais por onde você recebe mensagens, maior o fluxo de “coisas” que entram na sua vida. Não é à toa que as pessoas estão reduzindo a quantidade de redes sociais que elas participam, porque é difícil acompanhar tudo. Por esse motivo, tenha as caixas de entrada de e-mails e de mensagens que forem realmente necessárias para você, o que varia de profissão para profissão, obviamente.

O importante aqui é entender que uma caixa de entrada não é um local de armazenamento, mas apenas de captura. O que você capturar ali (ou capturarem por você, no caso dos e-mails e mensagens) precisa ser esclarecido e organizado adequadamente com uma frequência praticamente diária, para não criar um volume imenso que te deixará estressado(a) para lidar.

O propósito das caixas de entrada é ter um lugar onde você possa centralizar as informações capturadas, para só então esclarecer o que significam e organizar adequadamente. Uma vez que você capture, você deixa a sua mente livre para ser criativa e trabalhar focada naquilo que você realmente precisa saber.

Estabeleça o hábito da captura mas, para isso, tenha sempre com você ferramentas que te apoiem nesse processo, como as recomendadas neste post. E lembre-se: não confunda captura com organização das informações. A captura é um processo livre, até caótico, que você faz sem pensar ou classificar informações, apenas para não perdê-las. Esse raciocínio para organizar você fará depois, em um segundo momento.

Thais Godinho
24/01/2017
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Organizar seus papéis é básico!
As caixas de entrada que você precisa ter para gerenciar o fluxo de informações
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  1. Leonardo 24/01/2017

    Olá Thais!
    Você me fez ver que utilizo caixas de entrada que eu nem me dava conta de que eram caixas de entrada. 🙂
    Um recurso interessante que eu utilizo é o envio de e-mail´s para a caixa de entrada do Todoist, onde em um momento oportuno eu classifico. Isso traz um alívio enorme no aspecto psicológico de ver a caixa de correio Inbox do Gmail lotada de e-mail´s.
    Obrigado e Abraços!

    • Thais Godinho respondeu Leonardo 24/01/2017

      Só toma cuidado pra não ser muito retrabalho. O ideal é que, uma vez aberto o e-mail, você já faça isso.

  2. Rose Guedes 24/01/2017

    Taís do céu!
    Voce leu meus pensamentos. Eu sou professora e até utilizamos email no trabalho, porém as tarefas, planejamentos não são feitos por email. Tudo acontece em reuniões diárias e o que foi acordado cada qual se organiza de seu jeito. Então eu ficava me perguntando como seria uma caixa de entrada no meu caso e eis a resposta.
    E descobri que em casa já tenho um espaço físico como caixa de entrada, agora algumas coisas ficaram mais claras. Tenho lido sobre o GTD, mas muito timidamente e sofrendo ainda. Uso desde dezembro um bullet Journal, estou aprendendo com o fly lady, enfim aprendendo muito diariamente. Ainda tenho um caderno de ideias, nele escrevo tudo que vem a mente, o bullet ficou pequeno para tanto.Sobre o Evernote, quase o desistalei do celular pq não sabia como usar, estou aprendendo também.
    Um abraço, vc me inspira
    Rose Guedes

  3. Douglas 27/01/2017

    Porque é tão difícil manter isso por muito tempo se você falando parece tão fácil? BUUAAA!!!

    Aguardando o proximo post desse com o 2º passo.

    Abraços e sucesso sempre.

  4. Simone Menezes 27/01/2017

    Oi Thais!
    Adorei o texto! Você me deu ótimas ideias de como melhorar e simplificar (meu objetivo) minhas caixas de entrada, principalmente no celular. Mas, uma coisa muito legal que capturei agora, foi: “tentar implementar junto com o meu marido, caixas de entrada para ele”. Ele é um “pouco” desorganizado, mas acho que com a minha ajuda a coisa vai!! :))
    Obrigada sempre, pela generosidade! <3

  5. Glaucia 27/01/2017

    Thais, eu sou superfã sua e com frequência releio algumas postagens mais antigas. Com esse novo layout do site eu sinto dificuldade de identificar a data de publicação, isto é, aquele círculo ao lado do título só consta o dia e o mês. Se faço uma busca no seu site, ou leio por assunto ou tema, sinto falta de ver o ano do post.

    Fora isso, a nova carinha do site tá show!!
    Continue o seu trabalho, vc abençoa muitas vidas!!!

    bjs!

    • Thais Godinho respondeu Glaucia 30/01/2017

      Obrigada, Glaucia. Vou ver com os programadores se é possível mudar agora.

  6. Dalva 01/02/2017

    Thais, esse post veio justamente quando eu estava pensando no que usar como caixa de entrada móvel. Recebia demanda de papel ao longo do dia no escritório e estava buscando uma forma de centralizar isso. Eu com estoque de pasta em L em casa só me dei conta depois do seu post! 🙂 Mto obrigada, desde então minha organização melhorou muito!!!