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Tenho mantido a minha caixa de entrada zerada diariamente, e tem sido ótimo (antes eu deixava alguns e-mails de um dia para o outro, mas agora tenho me disciplinado).

O David Allen (autor do método GTD) diz: “Dá muito menos trabalho manter uma caixa de entrada com zero e-mails que com mil e-mails”, e é verdade. Uma vez que você se acostume a esvaziar a caixa, não deixa acumular de novo se fizer disso um hábito.

Eu antes estava esclarecendo meus e-mails duas vezes por dia, mas o volume me fez aumentar para mais vezes. Hoje, não tenho uma frequência certa (se eu estiver no meu home-office, processo diversas vezes – se não estiver, processo uma vez por dia), mas esvazio todos os dias.

Vale lembrar que esvaziar a caixa de entrada não significa resolver tudo o que está lá – apenas o que leva menos de 2 minutos. Mas, esclarecendo, você delega o que precisa delegar, deleta o que for lixo, arquiva o que for referência, incuba o que não demanda ação agora e adia para o momento apropriado o que ainda precisa fazer.

Quanto tempo você vai levar todos os dias para esclarecer todas as suas entradas, incluindo e-mails, depende da natureza do seu trabalho. Se as capturas estão acumulando, você definitivamente precisa dedicar mais tempo para definir o seu trabalho.

Vamos levar esse hábito para 2017?

Thais Godinho
21/12/2016
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Checklist de junho 2015
Não se trata só de “dicas práticas”

 

  1. Mariana 21/12/2016

    Eu fiz este esvaziamento assim que terminei de ler o livro e vale MUITO a pena!!! Utilizei um artigo aqui do blog sobre como utilizar a caixa prioritária do gmail para configurar e tenho mantido essa organização desde então 🙂

  2. Gislaine Maria Fonseca 21/12/2016

    Olá Thais!
    Venho fazendo isso nas últimas semanas e é libertador! Além disso, me ajudou muito na produtividade, antes com a caixa de entrada lotada, me perdia nos e-mails que tinha que responder.
    Com certeza é um hábito que vou levar comigo.
    Abraços e boas festas!

  3. Lair Amaro 21/12/2016

    Minha caixa de entrada está, no momento em que digito aqui, com 40.861 email’s não lidos. Assino vários sites de notícias – estadunidenses, franceses, árabes, israelenses, turcos, latino-americanos, canadenses e brasileiros -, canais literários, sites de cinema, sites sobre educação e sites de universidades nacionais e estrangeiras. Zerar a caixa é uma tarefa impossível pra mim.

    • Thais Godinho respondeu Lair Amaro 21/12/2016

      Não é não, Lair! Escolha uma data de corte que te deixe confortável e arquive para ler depois tudo o que estiver dessa data para trás. Então trate as mensagens mais recentes e, uma vez zerada a caixa, mantenha-a assim.

      Recomendo fortemente o método GTD!

      Obrigada por comentar.

    • Adriano BG respondeu Lair Amaro 23/12/2016

      Te aconselho a criar um filtro para ignorar a caixa de entrada em relação com assinatura desses sites. Se usa o Gmail, é muito fácil fazer isso.

      Eu deixo as notificações de redes sociais e sites diretamente no marcador próprio, ignorando a caixa de entrada. Caso contrário, iria gastar meu foco com algo pouco ou nada útil.

      No seu caso, imagino que não chegue nada muito útil nesse email que você citou, mas aconselho fazer isso. Já que assina de tantos sites diferentes, cria um marcador para cada site. Ou passe a usar o RSS – no seu caso, extremamente recomendado.

      • Tatiana respondeu Adriano BG 02/01/2017

        Adriana como faço isso? Procuro como? A minha tem 56mil e-mails. Milhares de assinaturas as só uso em determinadas épocas mas que lotam a caixa no dia a dia.

  4. Cintia 21/12/2016

    Comecei fazendo isso com e-mails, agora uso essa tática pra tudo, incluindo mensagens em mídias sociais e em aplicativos de mensagem de celular. É libertador ver todas as caixas de entrada limpas! 😀

  5. […] Leve para o ano novo: manter a caixa de entrada vazia […]

  6. Natalia Eiras 25/12/2016

    Nossa… meu sonho. Mas acho que eu levaria pelo menos 1 mês pra conseguir limpar minha caixa de entrada do email pessoal e do trabalho. Na verdade, acho que seria um mês pra cada caixa de entrada…

  7. Matheus 26/12/2016

    Thaís, como você organiza as suas pastas do e-mail?

  8. Thais 29/12/2016

    Melhor satisfação da minha semana, é deixar a caixa de e-mails vazia!

  9. Larissa Sauane 02/01/2017

    Thais, vi que você utiliza o gmail normal. Você já tentou utilizar o inbox?

    • Thais Godinho respondeu Larissa Sauane 02/01/2017

      Quem usa GTD não precisa do Inbox porque a caixa está sempre zerada.

      Mas respondendo a pergunta: sim. Só não vi utilidade.