Tenho mantido a minha caixa de entrada zerada diariamente, e tem sido ótimo (antes eu deixava alguns e-mails de um dia para o outro, mas agora tenho me disciplinado).

O David Allen (autor do método GTD) diz: “Dá muito menos trabalho manter uma caixa de entrada com zero e-mails que com mil e-mails”, e é verdade. Uma vez que você se acostume a esvaziar a caixa, não deixa acumular de novo se fizer disso um hábito.

Eu antes estava esclarecendo meus e-mails duas vezes por dia, mas o volume me fez aumentar para mais vezes. Hoje, não tenho uma frequência certa (se eu estiver no meu home-office, processo diversas vezes – se não estiver, processo uma vez por dia), mas esvazio todos os dias.

Vale lembrar que esvaziar a caixa de entrada não significa resolver tudo o que está lá – apenas o que leva menos de 2 minutos. Mas, esclarecendo, você delega o que precisa delegar, deleta o que for lixo, arquiva o que for referência, incuba o que não demanda ação agora e adia para o momento apropriado o que ainda precisa fazer.

Quanto tempo você vai levar todos os dias para esclarecer todas as suas entradas, incluindo e-mails, depende da natureza do seu trabalho. Se as capturas estão acumulando, você definitivamente precisa dedicar mais tempo para definir o seu trabalho.

Vamos levar esse hábito para 2017?

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Meu nome é Thais Godinho e meu guarda-chuva profissional engloba três temas: produtividade, organização pessoal e criatividade. As formas de operacionalizar esse trabalho que eu amo são essas: escrevendo no blog, publicando livros, estudando, ministrando cursos e fazendo atendimentos individuais, ajudando as pessoas a se organizarem. Você pode acompanhar minha trajetória pessoal e profissional neste blog, que existe desde 2006.

14 Comentários

  1. Eu fiz este esvaziamento assim que terminei de ler o livro e vale MUITO a pena!!! Utilizei um artigo aqui do blog sobre como utilizar a caixa prioritária do gmail para configurar e tenho mantido essa organização desde então 🙂

  2. Olá Thais!
    Venho fazendo isso nas últimas semanas e é libertador! Além disso, me ajudou muito na produtividade, antes com a caixa de entrada lotada, me perdia nos e-mails que tinha que responder.
    Com certeza é um hábito que vou levar comigo.
    Abraços e boas festas!

  3. Minha caixa de entrada está, no momento em que digito aqui, com 40.861 email’s não lidos. Assino vários sites de notícias – estadunidenses, franceses, árabes, israelenses, turcos, latino-americanos, canadenses e brasileiros -, canais literários, sites de cinema, sites sobre educação e sites de universidades nacionais e estrangeiras. Zerar a caixa é uma tarefa impossível pra mim.

    • Não é não, Lair! Escolha uma data de corte que te deixe confortável e arquive para ler depois tudo o que estiver dessa data para trás. Então trate as mensagens mais recentes e, uma vez zerada a caixa, mantenha-a assim.

      Recomendo fortemente o método GTD!

      Obrigada por comentar.

    • Te aconselho a criar um filtro para ignorar a caixa de entrada em relação com assinatura desses sites. Se usa o Gmail, é muito fácil fazer isso.

      Eu deixo as notificações de redes sociais e sites diretamente no marcador próprio, ignorando a caixa de entrada. Caso contrário, iria gastar meu foco com algo pouco ou nada útil.

      No seu caso, imagino que não chegue nada muito útil nesse email que você citou, mas aconselho fazer isso. Já que assina de tantos sites diferentes, cria um marcador para cada site. Ou passe a usar o RSS – no seu caso, extremamente recomendado.

      • Adriana como faço isso? Procuro como? A minha tem 56mil e-mails. Milhares de assinaturas as só uso em determinadas épocas mas que lotam a caixa no dia a dia.

  4. Comecei fazendo isso com e-mails, agora uso essa tática pra tudo, incluindo mensagens em mídias sociais e em aplicativos de mensagem de celular. É libertador ver todas as caixas de entrada limpas! 😀

  5. Nossa… meu sonho. Mas acho que eu levaria pelo menos 1 mês pra conseguir limpar minha caixa de entrada do email pessoal e do trabalho. Na verdade, acho que seria um mês pra cada caixa de entrada…

    • Quem usa GTD não precisa do Inbox porque a caixa está sempre zerada.

      Mas respondendo a pergunta: sim. Só não vi utilidade.

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