Frequentemente eu faço um post mostrando como está o meu sistema GTD, mas os posts ficam grandes demais. Hoje, decidi mostrar como está meu Todoist, pois muitos leitores têm me pedido, e acredito que seja suficiente para demonstrar como tenho feito o workflow de modo geral.

Para agenda, eu não utilizo o Todoist, e sim o Google Calendar. Prefiro a forma de visualização. Eu ainda coloco ações com prazo no Todoist e explico a diferenciação direitinho aqui.

Meu setup atual no Todoist está assim:

setup1-todoist

Pontos importantes a colocar:

  • Não uso mais etiquetas nem filtros. “Ah, que desperdício!” Amigos, setup é coisa pessoal. E eu estou simplificando cada vez mais. Microgerenciamento só leva a perda de tempo (no MEU caso).
  • O objetivo é simplificar cada vez mais.
  • Está em inglês para eu treinar o idioma. Pretendo passar todos os itens com o tempo, pois quero ter o mindset de quem pensa e escreve em inglês.

Para quem não sabe, eu utilizo o método GTD (Getting Things Done) como método de produtividade pessoal. Você encontra cerca de um milhão de textos sobre o método aqui.

Setup em detalhes:

todoist-next-actions
Organizo as listas por contextos. Esses contextos são super dinâmicos e mudam de acordo com a demanda que eu tenho. Deleto ou acrescento novos se tiver necessidade.
waiting-for-projects-todoist
Categorizo os itens que aguardo respostas de terceiros de acordo com minhas demandas comerciais e projetos delegados, além da lista geral. A lista de projetos está categorizada de acordo com as grandes áreas que preciso revisar em separado muitas vezes.
someday-todoist
Minhas listas de coisas para algum dia / talvez são uma parte muito importante do meu sistema. Ainda bem que elas existem para abrigar a imensa quantidade de ideias que tenho o tempo todo, em vez de colocar tudo isso como projeto e sobrecarregando / tirando o foco da vida.
horizons-checklists-todoist
Aqui tenho os horizontes mais elevados e minhas checklists. Toda essa semântica só faz sentido se você conhece um pouco de GTD…

Toda vez que eu escrevo um post assim, fico com receio de sobrecarregar quem lê, que deve pensar: “credo, mil listas, que complicado, que difícil etc”, porque na verdade é tudo muito simples, mas eu uso esse método há dez anos, então é natural que eu tenha muitos itens no meu sistema. O primeiro print, que repito abaixo, é o setup básico de quem começa a usar GTD (tirando Horizontes de foco e Checklists, que são usos mais avançados).

setup1-todoist

Rápido glossário para entendimento:

  • Next actions = Próximas ações: O GTD não lida com “tarefas”, mas sim próximas ações claras e visíveis do que você deve fazer. Por exemplo: você não escreve “trocar pneus” em uma lista, mas sim “comparar preços de pneus na web”, que é uma próxima ação.
  • Contextos: As listas de próximas ações no GTD podem (não disse devem, percebam) ser categorizadas por contextos, ou seja, o lugar que você tem que estar para realizar aquela ação. Uma lista de mercado é uma lista por contexto – você tem que estar no mercado para comprar aqueles itens. Para o GTD, a lógica funciona com todo o resto, com coisas que você precisa fazer quando estiver em casa, ao computador, na rua, com um telefone em mãos etc. Dessa forma, você confere agilidade na execução, agrupando ações semelhantes. Por isso, na minha lista de próximas ações, você pode ver as divisões por contextos, que podem ser personalizados para cada pessoa.
  • Waiting for = Aguardando resposta: Tudo aquilo que estou aguardando resposta de terceiros.
  • Projects = Projetos: Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído em até um ano. Você terá projetos simples e complexos, desde “Trocar os pneus do carro” até “Implementar o novo sistema de intranet na empresa”.
  • Someday maybe = Algum dia / talvez: Tudo aquilo que não demanda ação agora, mas pode ser que no futuro sim. Está incubado.
  • Horizons of focus = Horizontes de foco: Maneira holística de dividir nossa vida em camadas, de acordo com os resultados que queremos alcançar dentro de horizontes de foco mesmo. As coisas formam uma escadinha que representa prioridades.
  • Checklists: Listas de verificação, não de lembretes. São coisas que já fazemos no piloto automático, mas valem a pena listar apenas para verificar para quando for fazer novamente. Exemplos: checklists de viagens, processos etc.

Qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

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Meu nome é Thais Godinho e sou organizadora profissional, o que significa que ajudo as pessoas a se organizarem quando elas precisam de uma forcinha para isso. A maneira que encontrei para ajudar foi criando este blog, ministrando cursos e realizando outros eventos.

71 Comentários

  1. Certamente muitas das Next Actions são parte de um dos projetos. Como você faz essa associação entre os dois (Next Actions e Projetos)?

  2. Olá Thaís, já acompanho o blog há alguns anos, mas nunca comento por pura preguiça, ainda mais quando já tem um monte de comentários.
    Enfim, estou com uma duvida, sobre visão, entendo que é algo a longo prazo, mas não necessariamente com uma data de vencimento.
    Então, a visão muda com o decorrer do tempo, vc coloca para ser revisado no final do ano, ou espera esse prazo longo 3-5 anos para revisar?

  3. Acho incrível como o seu sistema se modifica com o tempo. Tenho acompanhado as mudanças desde 2014 e a cada uma delas descubro algo novo. Obrigado, mais uma vez!!!

    • Rodrigo acompanho a Thais desde 2011 e vc vai se surpreender como ela sempre muda…pq organização é isso mesmo…são métodos adaptáveis aos seu estilo de vida, e como nós graças à Deus não somos estáticos mudamos sempre…o método dela tb acompanha essa evolução o que é ótimo para nós 😉

  4. Oi Thaís, gosto muito quando você publica como você está se organizando. Principalmente, porque você está simplificando o seu sistema. Fiquei com uma dúvida: como o Todoist não aceita que uma tarefa esteja em 2 projetos ao mesmo tempo, o fato de não usar etiqueta não deixa a revisão semanal e o acompanhamento dos projetos mais confuso?

  5. Thais, amo seus posts mostrando como você se organiza. Dá muita luz pra gente melhorar nosso sistema. E só acha que é “mta coisa” quem ainda não entendeu o mecanismo do GTD pois, para quem pratica – ou tenta praticar, como eu rs – é uma mão na roda! Sempre me dá um estalo do quanto ainda posso melhorar e a simplicidade é algo que tenho buscado também. Muito obrigada!

  6. Oi, Thaís! Finalmente estou passando aqui na sua caixa de comentários do VO (o que não quer dizer que eu não leia o VO (quase) todo dia! 🙂 )

    Tenho uma perguntinha: Você escreveu nesse post aqui (http://vidaorganizada.com/organizando-os-projetos-por-prazo-de-conclusao/) que estava organizando seus projetos por datas de conclusão. Nesse novo setup, essa idéia se mantém (e se sim, onde) ou você mudou?

    Pergunto isso porque gosto de fazer experiências no meu setup também e sigo (pessoalmente) muita dica qu você dá, e essa era algo que eu estava testando e achando interessante. Por isso, fiquei com essa curiosidade!

    Uma ótima semana para você! 🙂

  7. Oi Thaís, muito legal! Eu também usava os contextos separados assim, hoje em dia uso etiquetas mas ainda tenho os contextos “farmácia” e “mercado” separados, porque compartilho com meu marido que não usa todoist premium.
    Também gosto demais de acompanhar seu sistema, pois me permite refletir se há algo que posso melhorar no meu 🙂
    Abraço

  8. Oi Thaís. É sempre muito legal acompanhar os posts. Fiquei curiosa. O que significa as ações “errand”? A tradução não me ajudou. bj

  9. Taís, ganhei um código de 3 meses premium do Todoist para dar para um amigo e não tenho para quem dar…

    Se quiser twittar ou postar:

    Coloca o código em: todoist.com/redeem
    7W6VLOHF8V59VN8C

    Se alguém esperto nos comentários, pegar o código, sinta-se a vontade!!!! Só avisa =)

  10. Thais,

    Vi que em projetos você tem um projeto chamado DAC, ali você coloca todos os projetos referente a DAC ou a DAC é um projeto único?

      • Thais, se eu entendi certo, então as demais informações do projeto bem como os suportes aos projetos não estão no todoist?

        • Essas informações podem estar em qualquer lugar. Eu organizo seus links no plano do projeto dentro do Todoist, que faço através de notas no projeto.

  11. Thais, a cada revisão, você transfere as ações planejadas em um projeto e vai colocando em próximas ações?

    • Não… Eu reviso o projeto e defino próximas ações.

      Uma próxima ação é apenas a operacionalização de coisas que preciso fazer nos projetos.

      Por ex, em um projeto “Organizar viagem para Recife”, eu posso ter listado coisas a fazer como: comprar passagens, reservar hotel, pesquisar restaurantes. Nada disso é próxima ação. Mas, na revisão semanal, posso olhar isso e definir uma próxima ação como “Solicitar passagens por e-mail para a pessoa X”.

  12. Thaís, amo quando você faz esses posts, na verdade sou suspeita, amo todos os seus posts rsrsrs

    Mas é bem legal quando você linka o minimalismo à sua organização e vê-la na prática dá uma vontade de continuar a se organizar cada vez mais.

    Ps: estou sentindo falta de vídeos :/

  13. Thaís, obrigado por compartilhar, acendeu uma luz em mim! rs

    Fiquei com uma dúvida só, o que vai dentro da lista de cada projeto? As ações que já foram mapeadas mas dependem de outras serem feitas antes? Vi em um post antigo que você também escrevia outros itens como “Propósito”, “Resultado desejado” ou “Brainstorm”, isso continua?

    Obrigado!

    • Coloco informações de suporte ao projeto no geral, que podem ou não ser o planejamento assim, como ações futuras, como simples notas de referência.

      • Tentei ler no livro esta parte mas fiquei curioso como você faz. Você poderia detalhar um pouco? Em tempo: excelente seu sistema e o post.

        • Coloco como amarelinho ações relacionadas a projetos e nas outras cores se forem a ver com horizontes mais elevados.

  14. Olá Thais, conheci seu trabalho através de um amigo. Acredito que finalmente minha vida deu um up, acordei melhor, mais focado, consegui fazer muitas tarefas postergadas a um bom tempo.
    Como sou iniciante, gostaria de saber uma coisa bem boba, mas que faz a diferença pra mim visualmente: Como faço para adicionar ícones aos projetos no Todoist? Obrigado

  15. Oi Thais, excelente matéria! Uso o Todoist a anos e tenho um setup bem parecido, pois ambos foram bem baseados no GTD. Parei de usar etiquetas também, mas talvez volte porque achei que os contextos se organizam melhor assim. Entretanto, tenho uma dúvida: quando você cria um projeto (denominação do GTD), você o faz como um projeto do Todist ou como uma tarefa (talvez acrescencentando um *)? Em outras palavras, usando seu exemplo atual, você criaria um projeto do Todoist no terceiro nível abaixo das grandes áreas? Exemplo: Projects -> Vida Organizada -> Mudança de Servidor como projeto do todoist ou Mudança de Servidor como Tarefa?

  16. Pessoal,

    Então digamos que tenho separado meus projetos e minhas ações em próximas ações. No projeto descrevo quais são os passos que tenho que seguir para finalizar a execução desse projeto, em próximas ações insiro os passos, as ações para executar cada item do projeto, mais ou menos por ai?

    Em próximas ações insiro todas as tarefas necessárias para finalizar os itens de um projeto, insiro tudo de uma vez ou vou inserindo aos poucos, ou o que vou fazer nessa semana?

    Como funciona?

    • Recomendo a leitura do capt. 3 do livro do GTD sobre planejamento de projetos.

      Muita coisa para um só comentário. 😉

  17. Thais!! Amo seu blog, conheci em 2011 ou 12 se não me engano, comprei o livro do David por sua causa! Muito feliz em ver que não só continua, mas está levando a MISSÃO do GTD de forma ultra responsável e ativa. Parabéns!!!

    Agora, uma das minhas grandes dúvidas em relação à aplicação do método:

    Você tem um Checklist para prioridades de contextos? Explico: Você separa o @Mac em vários: Surfing, E-mails, etc. Quando você senta na frente do computador, por qual contexto começa? Tem uma hora certa para ler e-mails, por exemplo? Porque 80% do meu dia é na frente do notebook, trabalhando em casa, então acaba que não tenho muitos outros “contextos” fora dele.

    • Separo só para a lista não ficar grande, aí escolho de acordo com o contexto em que estou mesmo. Ex: se abri o G Drive para fazer alguma coisa, aproveito que estou lá para fazer outras.

      Obrigada. <3

  18. Thais, suas tarefas com datas que vc coloca no Todoist ficam na mesma lista dos contextos, ou vc coloca numa lista específica, tipo “próximas ações com prazo”?

  19. Uma leitura de livro, como seria a organização? Tem a lista de livros em Algum Dia, mais para eu lembrar ou acompanhar qual livro estou lendo, colocaria em Próximas ações ou é algo automático, desnecessário?

    • Depende, Rodrigo. Eu esclareço cada coisa individualmente, seja um livro ou não. A leitura de um livro pode ser um projeto por si só, como pode fazer aprte de um projeto, ser uma próxima ação, às vezes tenho que ler só um capt. para uma prova, depende. 😉

  20. Thais, muito interessante esse formato, legal mesmo, estou fazendo uns testes.
    Mais nesse caso continua usando o Evernote para arquivos documentos e algumas notas ou está puxando tudo para o Todoist?
    Pergunto porque fui criar uma nota no Evernote para organizar o almoço de natal e pensei, crio no Evernote ou no Todoist, os 2 atenderiam.

    • Nesse caso o indicado é você escolher o que vai guardar em cada lugar.

      Eu costumo guardar referências no Evernote e em outros lugares. No Todoist eu tenho os projetos. Se tiver algum doc relacionado ao projeto, eu só copio e colo o link lá, como referência. Pode estar em qualquer outro lugar.

      Obrigada por comentar!

  21. Oi Thais! Tudo bem? Você disse no post que não usa mais etiquetas mas quando você usava, como que você organizava eles? Obrigada 😀

  22. Thaís,

    Eu tava fazendo meu planejando do no papel e sentindo que precisava variar um pouco pra conseguir me manter focada (se isso faz sentido).
    Eu baixei o todoist de novo por que achei essa simplificação sua muito boa! Acho que pode adaptar bem à minha vida. Vou testar de novo.

    Me surgiu uma dúvida sobre suas organização lendo esse Post, voltei no Post que falava da sua agenda e também não vi.
    Vc mantém hábitos em horários regulares? Lembro de ter lido que vc demorou a ajustar o sono na casa nova, vc estabelece um horário pra ir dormir sempre? Ou pra ler um livro? Tal hora é pra estudar, essa pra ginástica..? Como cola estas coisas na sua agenda?

    • Não coloco porque já faço naturalmente. Enquanto não for hábito, entra na agenda para me lembrar, de maneira geral.

  23. Thaís, tudo bem?

    Você ainda está categorizando seus projetos por prazo de conclusão?
    Se sim, como inclui isso na categorização dos projetos em grandes áreas?

    Você faz em separado em cada área?

    Obrigada pela contribuição de sempre!!!

    • A organização é algo muito dinâmico e deve ser mudada para adequar às necessidades de cada um a cada momento. Atualmente tenho uma única lista de projetos, mas mudo o tempo todo, se precisar.

  24. Thais, gostaria de uma sugestao sua sobre a organizacao de ações recorrentes, na estrutura que está trabalhando (e que eu pretendo experimentar). Por exemplo, tenho uma ação: “enviar documentação mês anterior contabilidade”, de acordo com as listas que propos acima, onde ela seria colocada? Em Next Actions (ou algum contexto dentro dessa)?

  25. Oi Thais,

    Tenho a mesma dúvida que o Marcelo “Certamente muitas das Next Actions são parte de um dos projetos. Como você faz essa associação entre os dois (Next Actions e Projetos)?”

    Uma vez que próximas ações associadas a um determinado projeto devem ser colocadas na lista “Next Actions”, que truques você usa durante a revisão semanal para verificar se um projeto tem pelo menos uma próxima ação?

  26. Thais, sempre fico com uma dúvida sobre o GTD e agora resolvi te perguntar: As áreas de responsabilidades nos horizontes de foco, estão abaixo das metas, visão e propósitos. Mas ela pode estar relacionada com esses horizontes também , certo ? Como organizar isso ? Fico confuso. Ex.: eu sou pai , e essa é uma área de responsabilidade pessoal minha com vários objetivos que eu gostaria de atingir daqui 3, 5, 10 anos ou pra vida toda.
    No livro “Os 7 Hábitos..” que você já leu também , pelo que vi, é dado exemplo dessas áreas ou “papéis” como ligadas diretamente à missão e era assim que eu usava até então, mas vejo que há alguns ganhos em colocar num nivel mais baixo também , como você disse com a possibilidade de verificar o equilibrio entre as áreas e também ter insights de como melhorar. Mas ai fico sentindo que em relação aos objetivos de longo prazo fica faltando alguma coisa . Me dê uma luz.
    Abraço e parabéns pelo trabalho.

    • Tudo está relacionado. Na verdade é só uma abordagem holística de toda a complexidade da nossa vida.

  27. Olá Thais, tudo bem?

    Comecei a acompanhar seu blog em 2015 por sentir necessidade de uma vida mais organizada e por querer de uma vez por todas alcançar minha metas e objetivos. Recentemente comprei o Livro do David, por recomendações suas e por querer muito aplicar o método GTD em minha vida. Como lí vários posts seus em épocas diferentes, e nunca segui uma ordem cronológica certa, estou ainda um pouco perdida. Estou no meio do livro, mas queria já ir “anotando” tudo, a visão, áreas de foco, projetos. Enfim em posts mais antigos seus sobre a metodologia GTD ví que você utilizava o EverNote, cheguei a começar a usar ano passado, porém não levei adiante. Minha pergunta é: Quais aplicativos você utiliza HOJE em sua vida para se organizar e aplicar o GTD? O Todoist e o Google Calendar? Somente esses, ou utiliza mais algum?

    Parabéns pelo excelente e inspirador trabalho!! Obrigada.

    • Obrigada, Daniella. de tempos em tempos eu faço um post sobre como está o meu GTD hoje, e em breve farei um mais recente, onde falo sobre as ferramentas.

  28. […] O legal de usar uma ferramenta como o Todoist para inserir seu inventário de ações (como eu faço) é que você tem lá o cenário completo de tudo aquilo que precisa fazer e que está no “terreno de ações”, sem precisar pensar muito (você já pensou e já definiu antes de colocar ali) – basta executar de acordo com o que fizer mais sentido no momento. (Veja meu último post com meu setup de GTD no Todoist – dezembro 2016) […]

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