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Frequentemente eu faço um post mostrando como está o meu sistema GTD, mas os posts ficam grandes demais. Hoje, decidi mostrar como está meu Todoist, pois muitos leitores têm me pedido, e acredito que seja suficiente para demonstrar como tenho feito o workflow de modo geral.

Para agenda, eu não utilizo o Todoist, e sim o Google Calendar. Prefiro a forma de visualização. Eu ainda coloco ações com prazo no Todoist e explico a diferenciação direitinho aqui.

Meu setup atual no Todoist está assim:

setup1-todoist

Pontos importantes a colocar:

  • Não uso mais etiquetas nem filtros. “Ah, que desperdício!” Amigos, setup é coisa pessoal. E eu estou simplificando cada vez mais. Microgerenciamento só leva a perda de tempo (no MEU caso).
  • O objetivo é simplificar cada vez mais.
  • Está em inglês para eu treinar o idioma. Pretendo passar todos os itens com o tempo, pois quero ter o mindset de quem pensa e escreve em inglês.

Para quem não sabe, eu utilizo o método GTD (Getting Things Done) como método de produtividade pessoal. Você encontra cerca de um milhão de textos sobre o método aqui.

Setup em detalhes:

todoist-next-actions

Organizo as listas por contextos. Esses contextos são super dinâmicos e mudam de acordo com a demanda que eu tenho. Deleto ou acrescento novos se tiver necessidade.

waiting-for-projects-todoist

Categorizo os itens que aguardo respostas de terceiros de acordo com minhas demandas comerciais e projetos delegados, além da lista geral. A lista de projetos está categorizada de acordo com as grandes áreas que preciso revisar em separado muitas vezes.

someday-todoist

Minhas listas de coisas para algum dia / talvez são uma parte muito importante do meu sistema. Ainda bem que elas existem para abrigar a imensa quantidade de ideias que tenho o tempo todo, em vez de colocar tudo isso como projeto e sobrecarregando / tirando o foco da vida.

horizons-checklists-todoist

Aqui tenho os horizontes mais elevados e minhas checklists. Toda essa semântica só faz sentido se você conhece um pouco de GTD…

Toda vez que eu escrevo um post assim, fico com receio de sobrecarregar quem lê, que deve pensar: “credo, mil listas, que complicado, que difícil etc”, porque na verdade é tudo muito simples, mas eu uso esse método há dez anos, então é natural que eu tenha muitos itens no meu sistema. O primeiro print, que repito abaixo, é o setup básico de quem começa a usar GTD (tirando Horizontes de foco e Checklists, que são usos mais avançados).

setup1-todoist

Rápido glossário para entendimento:

  • Next actions = Próximas ações: O GTD não lida com “tarefas”, mas sim próximas ações claras e visíveis do que você deve fazer. Por exemplo: você não escreve “trocar pneus” em uma lista, mas sim “comparar preços de pneus na web”, que é uma próxima ação.
  • Contextos: As listas de próximas ações no GTD podem (não disse devem, percebam) ser categorizadas por contextos, ou seja, o lugar que você tem que estar para realizar aquela ação. Uma lista de mercado é uma lista por contexto – você tem que estar no mercado para comprar aqueles itens. Para o GTD, a lógica funciona com todo o resto, com coisas que você precisa fazer quando estiver em casa, ao computador, na rua, com um telefone em mãos etc. Dessa forma, você confere agilidade na execução, agrupando ações semelhantes. Por isso, na minha lista de próximas ações, você pode ver as divisões por contextos, que podem ser personalizados para cada pessoa.
  • Waiting for = Aguardando resposta: Tudo aquilo que estou aguardando resposta de terceiros.
  • Projects = Projetos: Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído em até um ano. Você terá projetos simples e complexos, desde “Trocar os pneus do carro” até “Implementar o novo sistema de intranet na empresa”.
  • Someday maybe = Algum dia / talvez: Tudo aquilo que não demanda ação agora, mas pode ser que no futuro sim. Está incubado.
  • Horizons of focus = Horizontes de foco: Maneira holística de dividir nossa vida em camadas, de acordo com os resultados que queremos alcançar dentro de horizontes de foco mesmo. As coisas formam uma escadinha que representa prioridades.
  • Checklists: Listas de verificação, não de lembretes. São coisas que já fazemos no piloto automático, mas valem a pena listar apenas para verificar para quando for fazer novamente. Exemplos: checklists de viagens, processos etc.

Qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
06/12/2016
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