Eu utilizo a agenda do Google para me organizar. A agenda do Google é gratuita, bastando você ter uma conta do Gmail para usá-la. Ela sincroniza com todos os aparelhos celulares e pode ser importadas por ferramentas como o Microsoft Outlook, caso você utilize. Veja Como organizar: agenda do Google.

Tentei voltar a usar agenda de papel nesse meio tempo para tentar me manter mais focada no uso da tecnologia para atividades específicas, mas voltei para a agenda do Google pouco tempo depois. Aceitei que ainda é a ferramenta que mais gosto de usar. Não apenas pela praticidade, mas porque gosto dela visualmente.

O fato de poder criar múltiplas agendas me ajuda a visualizar alguns “mapas”. Vejam: eu utilizo apenas uma agenda como guia. Porém, crio outras agendas dentro da mesma conta para ajudar em planejamentos diversos que eu faço. Vou falar um pouco sobre eles.

Esta é a minha agenda, que visualizo diariamente:

agenda-cores

Para ela aparecer desse jeito, existem alguns “truques” de planejamento que na verdade apenas refletem boas práticas de produtividade de modo geral.

O “truque” de só colocar o que realmente pertence ao calendário

Apenas três tipos de coisas entram no meu calendário:

  1. Ações para fazer em um horário específico, o que inclui compromissos
  2. Ações para fazer em dia específico (só posso fazer naquele dia)
  3. Informações relevantes para aquele dia específico

Eu não trato o meu calendário como se fosse uma “lista de desejos”, e sim como um território sagrado onde entra apenas o que efetivamente precisa estar lá.

Leia mais: O que efetivamente entra no calendário

O “truque” da semana ideal

Tenho uma agenda chamada “Semana ideal”, onde divido minha semana por blocos de compromissos de acordo com a dedicação de horas que acredito ser mais enriquecedora de acordo com as minhas responsabilidades profissionais.

distribuicao-agenda

Eu não uso os blocos para engessar ou bloquear os horários, mas apenas como referência ao marcar compromissos. Por exemplo, se eu sei que posso dedicar 4 horas por semana para reuniões, sempre que alguém procura agendar uma reunião comigo eu busco respeitar esse tempo. Não significa que eu vou, efetivamente, fazer reuniões apenas às segundas e sextas pela manhã. Infelizmente a vida real não funciona assim. 🙂 Mas eu uso para fazer projeções e equilibrar as minhas atividades. E, se possível, agendar as reuniões nesses horários. 😉

Vale lembrar: essa não é a agenda que eu visualizo diariamente. Ela serve como referência. A agenda que visualizo diariamente é a que postei acima, neste mesmo post.

Leia mais: Planejando uma semana ideal.

O “truque” do planejamento semanal

Nada torna uma semana mais organizada que fazer esse planejamento, que me toma de 15 a 30 minutos na sexta-feira.

A ideia é planejar semana a semana meus compromissos e garantir que todas as providências para cada um deles seja devidamente tomada.

Leia mais: Como planejar a semana (com vídeo).

O “truque” do planejamento de deslocamentos

Faz parte desse planejamento semanal planejar também meus deslocamentos. Isso faz toda a diferença para economizar tempo no dia a dia e apenas executar com tranquilidade. Eu sou uma pessoa que viaja muito e que vive se deslocando por São Paulo (que tem várias cidades dentro de uma só, praticamente). Por isso, planejar meus deslocamentos é fundamental!

Imagem: Designed by Ross
Imagem: Designed by Ross

Leia mais: Planeje seus deslocamentos.

O “truque” das cores

Para saber se minha semana está equilibrada em torno das atividades profissionais principais, eu tenho colocado cor nos compromissos (azul = Vida Organizada, turquesa = coaching, laranja = GTD). Isso me ajuda a ver como estou alocando meu tempo durante a semana, de modo geral. Tem sido ótimo!

Você pode ver no exemplo que postei lá no começo do post como isso aparece na prática.

O “truque” do foco

Todos os dias, basta abrir o meu calendário e ver o que é necessário fazer. Primeiro, trabalho nos compromissos que têm horário. Caso o primeiro seja muito adiante, trabalho no que está na parte superior do dia, que geralmente são prazos. (Veja a imagem lá em cima para entender)

Terminando o que eu tenho para o dia, ou nos intervalos do calendário, trabalho nas minhas listas que estão no Todoist – assunto para um próximo post.

Por enquanto, leia mais: O que entra no calendário X o que entra no Todoist.

Como vocês podem ver, o segredo da produtividade não está em truques, mas em você encontrar propósito no que precisa ser feito e simplesmente fazer. Não copie – entenda suas necessidades e adapte aquilo que funcionar para você. Agendas não servem apenas para nos lembrarmos das coisas, mas também para nos dar estimativas de tempo nos planejamentos que fazemos. Aproveite esse recurso.

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Meu nome é Thais Godinho e sou organizadora profissional, o que significa que ajudo as pessoas a se organizarem quando elas precisam de uma forcinha para isso. A maneira que encontrei para ajudar foi criando este blog, ministrando cursos e realizando outros eventos.

15 Comentários

  1. Olá!

    Observei que no seu calendário, possui uma caixa que, creio eu seja de tempo.
    Como você faz para ter esta visualização?

    Obrigada!

  2. Thaís, se tem uma coisa que eu aprendi com você e coloco super em prática é a agenda, especialmente a do Google. Ela ajuda demais eu organizar minha rotina. Como sou professora, coloco todo meu horário de aulas, assim visualizo bem que nesse horário estou ocupada e 100% na aula e consigo ver as brechas para me dedicar à correção de provas e atividades (marco na agenda, porque tenho dia e hora para concluir). Isso me deu muita segurança e fez eu saber o tempo que realmente tenho livre. Além disso, tenho uma agenda com os compromissos pessoais (médico, show, festa…) e ainda uso o recurso dos lembretes. Por isso que agenda é tão importante.
    Obrigada!

  3. Olá Thais. Para conseguir criar essa agenda dentro da agenda é preciso fazer através do computador? Ou essas funções também podem ser utilizadas no smartphone?
    Obrigada.

    • Dá para fazer nos dois, mas o print no post foi feito no computador. A visualização é diferente de acordo com o dispositivo usado.

  4. Thais, eu não entendi como montar essa semana ideal na agenda do Google. Entendi o que é, mas não como fazer. Você pode dar uma explicação rápida? Beijo e obrigada

  5. Qual o aplicativo para iphones que vc considera mais completo para se organizar e alcançar objetivos e metas? Obrigada!

    • Desculpe, isso não existe. O que existe é você gerenciar sua vida como um todo, utilizando qualquer ferramenta (caderno, aplicativos) apenas para registrar o que está fazendo. Recomendo o método GTD. 🙂

  6. Uma perguntinha técnica: vc não usa os alarmes de aviso né? Como faço para tirar isso, sem precisar tirar toda vez que crio um evento?

  7. Preciso de ajuda tenho 3 filhos e uma casa com muita roupa pra lavar no tanquinho como faço pra me organizar e dar atenção aos bebês?

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