O GTD tem uma coisa muito louca, que é o fato de você já ter lido a mesma coisa umas mil vezes mas, ainda assim, ler novamente pela milésima primeira vez e aprender algo novo. Isso tem acontecido atualmente com o conceito de listas separadas fisicamente.

O David pontua diversas vezes no livro e em outros materiais como é importante manter as listas fisicamente separadas umas das outras. Eu nunca tinha entendido muito bem. Sempre achei que se tratava apenas de não misturar uma coisa com a outra. Mas não. Trata-se de separar mesmo.

“Ser organizado significa que cada coisa deve estar no lugar equivalente ao que ela significa para você” (“A arte de fazer acontecer”, página 175). “A melhor estrutura para gerenciá-las (suas coisas) daqui a um ano pode ser diferente do que adotou para lidar com seu mundo hoje” (página 176).

Mais para baixo, na mesma página, ele diz que “é fundamental que essas categorias se mantenham bem distintas umas das outras”. “Cada uma representa um tipo de acordo que fazemos com nós mesmos, dos quais devemos ser lembrados em determinado dia e de certa maneira.”

E ainda, para não restar dúvida: “As categorias devem ficar separadas visual, física e psicologicamente para que haja clareza” (página 178). Mas ainda assim queremos vincular ações a projetos, projetos a áreas de foco e toda sorte de categorias que deveríamos manter separadas.

É muito difícil escrever sobre isso porque é uma mudança enorme de paradigma que o GTD traz e que eu mesma ainda não tinha tornado tão claro para mim até recentemente, quando fiz um novo intensivão para a capacitação dos instrutores.

Para tornar o entendimento mais prático, vou falar o que eu já fiz e que normalmente se faz, por exemplo, com ações de projetos. Eu uso o Todoist. E, por isso, lá eu criava um projeto e, dentro dele, inseria suas ações. Quando eu visualizava as ações por contextos (usando etiquetas), o Todoist me mostrava também de que projeto ela fazia parte. O mesmo pode ser feito no Evernote, no Asana e em tantos outros aplicativos preferidos de todos.

exemplo-projeto-completo

Só que existe um desvio de foco ao fazer isso, que é sair do terreno das ações (térreo) e ir para o de projetos (horizonte 1). E, com isso, você se distrai. Pensa no projeto, não na ação. Se você acessa seu calendário e vê um item que não pertence a ele, deixa de confiar no calendário. Se você tem um projeto que não pode tocar agora, ele deveria estar em Algum dia / talvez, não em Projetos. Isso tudo traz uma dissonância ao seu sistema e, consequentemente, à sua mente.

Em outras palavras: ter suas ações em uma lista separada de próximas ações, sejam ações avulsas ou relacionadas a projetos, tem um valor imensurável de foco e agilidade. Você está em determinado contexto (por ex: no escritório) e, se acessar a lista de coisas que pode fazer no escritório, vai passar voando pela sua lista @escritório, executando o que estiver lá. Não precisa saber se é de algum projeto ou não. O importante é que ele (o projeto) seja movido adiante. Não estamos falando de microgerenciamento como boa prática de produtividade – focamos em ações e resultados.

E caraaaca, como é difícil mudar essa chavinha mental e ensinar outras pessoas a importância disso. As pessoas gostam de ver as ações nos projetos. E ok, você pode ter um cronograma. Pode ter a visão geral. Mas não confunda com próximas ações.

“Então como eu vou saber que uma ação pertence a um projeto?”. Aí que está: você vê o projeto no horizonte dele, que é o horizonte 1, e não o passo a passo no dia a dia. Você vê o todo do resultado que leva múltiplos passos para ser concluído em até um ano. Você não precisa microgerenciar o seu projeto. Você o revisa uma vez por semana na revisão semanal e fica tranquilo no dia a dia apenas executando as ações.

Além do que, separar completamente a ação do projeto faz com que a ação seja esclarecida de maneira melhor. Explico. Se eu tenho um projeto chamado “Organizar festa de aniversário”, vai ser muito mais fácil criar uma ação chamada “Ligar para os meus amigos e convidá-los”, porque eu estou vendo que o resultado final é organizar a festa. Mas isso já me coloca no terreno do resultado, não da ação. E vai fazer com que eu me distraia das outras ações que preciso executar naquele contexto em que estou e me colocar no âmbito daquele projeto em particular. No entanto, se a ação estiver separada, é mais provável que eu a esclareça melhor, deixando-a como, por exemplo: “Ligar para os meus amigos para convidá-los para a minha festa sábado”. E essa ação estará em uma lista de próximas ações, não dentro do meu projeto, ou vinculada a ele de alguma maneira.

Essa mudança simples faz toda diferença na agilidade com a qual você consegue se engajar nas suas ações no dia a dia, além de te dar o foco no horizonte necessário. Se você entrar no horizonte do projeto, vai tirar seu foco da execução e te colocar no terreno do planejamento, o que te fará divagar.

Por isso, não se preocupe com a ferramenta que você vai usar. Você pode ter a sua lista de próximas ações em um caderninho, se o caderninho for o que estiver com você quando você precisar revisar o seu trabalho. Você pode ter a sua lista de projetos apenas onde vai precisar acessá-la ao revisá-los.

Eu tenho transformado todo o meu sistema novamente, aos poucos, justamente por esse entendimento e pelo “clique” que ele fez na minha cabeça. Meu Todoist, por exemplo, está com as minhas ações. Por quê? Porque eu preciso acessar minhas ações a qualquer momento, a fim de aproveitar janelas de tempo no meu dia a dia, e faz sentido acessar pelo celular, que está sempre comigo. Mas poderia ser diferente. Eu poderia ter uma lista @computador no computador mesmo. Ou uma lista @errands em um caderninho que levo quando vou para a rua. Porque depende. Depende do que significa para mim, e isso muda tanto de pessoa para pessoa quanto de necessidade para necessidade de uma mesma pessoa a cada momento.

listas-separadas-acoes-todoist

Por enquanto ainda mantenho os meus projetos no Todoist, mas eu venho exercendo a vontade de mudar faz um tempo já. Tentei voltar para o Evernote, mas não funcionou novamente para mim como era antes. Estou testando outras formas.

Áreas de foco (horizonte 2), voltei para o meu formato preferido, que são os mapas mentais. É o que faz sentido para mim, assim como já fez sentido ter listas. Os outros horizontes, a mesma coisa – estou definindo e testando.

Não é para estarem no mesmo lugar. Isso te tira de um horizonte e te joga em outro. Por isso se chamam horizontes de foco. Você foca em um horizonte de cada vez, senão atrapalha. Se você pensa nos seus projetos de acordo com as suas áreas de foco, isso te dá uma dissonância mental desnecessária. Nada contra analisar áreas de foco em busca de projetos – esse é o “certo”, digamos assim. Mas, quando você revisa um projeto do ponto de vista de uma área, isso confunde. Faça o teste. Revise o projeto pelo projeto, pelo resultado desejado. Se subir um horizonte, ele parece infinito.

Tem coisas do GTD que podem parecer filosóficas demais, e acho que são mesmo. Mas esse entendimento, esse raciocínio, faz toda a diferença na prática da coisa toda. É o que vai dar agilidade para executar, mover a vida adiante. As pessoas tendem a falar tanto que procrastinam demais e me pedem dicas para lidar com isso, mas não existem “dicas” – existe entendimento. Existe um valor enorme no foco que você dá para aquilo que faz sentido focar no dia a dia, naquilo que você precisa focar uma vez por semana, ou só de vez em quando. E ter suas listas separadas é a maneira mais fácil e prática de fazer isso. Ajuste seu foco!

ajuste-foco

O GTD permite que você tenha a habilidade de focar naquilo que precisa ou quer focar a qualquer momento. Se você mantém tudo junto, você perde isso.

Teste! Só digo isso, porque a teoria aqui não diz tanto quanto a prática. Teste, teste, teste!

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Meu nome é Thais Godinho e sou organizadora profissional, o que significa que ajudo as pessoas a se organizarem quando elas precisam de uma forcinha para isso. A maneira que encontrei para ajudar foi criando este blog, ministrando cursos e realizando outros eventos.

40 Comentários

  1. Thais! Que maravilha esse texto! Estou há, aproximadamente, uns 4 meses meio perdida sobre como “encaixar” o gerenciamento dos meus projetos dentro do meu sistema GTD e TCHARAM! Você me vem com essa “bomba” na minha cara de que, na verdade, não preciso “encaixar”! É melhor que eles fiquem separados! Vou testar essa abordagem! Muito obrigada pelo insight! Beijos!

  2. Muito bom, Thais! Por isso não uso etiquetas. Tenho listas de próximas ações, nomeadas por contextos, e listas de projetos. Quando estou no computador, por exemplo, vejo as tarefas que estão a ele atreladas, sem visualizar a qual projeto elas estão associadas.

  3. “Querida” Thaís… Neste momento eu não sei se te amo ou se te odeio! KKKKKKK! Quando penso que já aprendi a usar o GTD, lá vem você e joga uma bomba dessas! =P

    Agora, sério, muuuuito obrigado pela dica. Faz tooooodo o sentido! E eu realmente, quando navego em meus contextos (etiquetas), costumo clicar na bolinha do projeto ao qual a tarefa pertence e me perder nas entranhas dele, esquecendo completamente que estava na minha lista de contexto.

    Sim, foi um soco no estômago. Mas sim, faz todo o sentido!

    Muito obrigado!

    • Thaís, estou quebrando a cabeça aqui para reorganizar e surgiu uma dúvida: quando eu vou fazer a revisão semanal da minha lista de projetos, que está no OneNote, como eu vou saber quais são as próximas ações de um determinado projeto (ou se há próximas ações designadas para ele) se elas estarão lá misturadas nas listas de contextos do Todoist, sem referências a quais projetos elas pertencem?

      Agradeço muito se puder dar uma sugestão. Muito obrigado!

      • A ideia é que, quando você não faz esse vínculo, você esclarece e escreve melhor a ação que tem ser feita. de modo que, quando se depara com ela, sabe de que projeto é. Dei um exemplo no texto, dê uma olhadinha. 🙂

        • Entendi! O que eu preciso fazer, então, é aprender a esclarecer melhor as minhas próximas ações, pois estou falhando nesse ponto-chave do GTD.

          Você é nosso anjo da guarda Thaís! Sou muitíssimo grato pela ajuda!

  4. Sério! Acho esse um dos melhores posts. Pq sempre parecia impossível pra mim colocar o gtd em prática, eu nunca consegui, eu me perdia e não sabia onde. Eu tenho mania de procrastinar e de planejar. Era aí. Fez toda diferença do mundo pra mim ler isso! Eu confesso que tinha passado batido no livro quando falava desse assunto, enfatizando a separação das listas, não dava tanta importância. Conhecimento é tudo, faz vc ter consciência das escolhas! E ter consciência muda tudo! Te põe no comando. Mil vezes obrigada por ter esse click e compartilhar com a gente!

  5. Mais um post super esclarecedor!
    Uma coisa que tenho feito é colocar as etiquetas de contexto somente nas ações que pretendo ou preciso executar na semana que se segue. Assim, ao fazer minhas revisões semanais nas listas de projetos, confiro o que posso ou necessito fazer na semana e então coloco a etiqueta de contexto adequada. As ações da lista de Algum dia/Talvez portanto nunca recebem etiqueta de contexto a menos que eu as mude para a lista de Próximas Ações ou que virem lista de Projeto em Andamento. Não sei se é a forma correta, mas tem dado certo. Só preciso me segurar para olhar apenas as listas de contexto quando surgem as janelas de tempo e não perder tempo olhando as listas por projeto.
    Uma coisa que tenho que parar é de tentar vincular os projetos às minhas áreas de foco e deixá-las somente em meus mapas mentais (que acredito ser a melhor ferramenta para elas e até mesmo para fazer brainstorming de projetos).

  6. Nossa Thais, era isso o que estava tentando lhe dizer no último sábado. Acho que realmente prefiro deixar separado. Fica realmente melhor para focar na ação em si. Obrigado pela explanação. Como disse e reforço: vc sempre generosa! 😉

  7. Thais, boa tarde. Te acompanho há um bom tempo e aproveito muito suas dicas. Sou novata no assunto, mas preciso aprender logo a me organizar, antes de pirar… rsrs
    Tentei várias formas e não ia adiante. Só consegui resultados efetivos e rápidos quando comecei a usar o aplicativo Wunderlist. Simples e intuitivo, sincronizado em tempo real no smartphone e computador, foi uma tremenda mudança para mim, principalmente nessa questão de focalizar ações em direção ao foco.
    Tem muitos recursos que ainda não uso, mas o que uso já fez uma mudança radical na minha vida. Todos os projetos estão andando agora, de forma simples!☺
    Mas quero em breve aprender sobre o GTD!!!
    Parabéns pelo trabalho e pela jornada corajosa!!!
    Um abraço,
    Rosana

  8. Eu precisava muito de um post como esse. Me sinto mais capaz pra lidar com minha procrastinação. Vou experimentar! Obrigado mais uma vez!

  9. Thaís, to lendo pela segundo vez o texto, e agora acho que está começando a cair a ficha. É realmente uma mudança de paradigma!

    Uma dúvida que me ocorreu: como você faz com tarefas que necessitam que outra seja feita antes? Adiciona as duas, ou só adiciona a segunda depois da primeira?

    Muito obrigado por trazer essa ideia!

    • Só o que for próxima ação entra em próximas ações.

      O restante é: lixo, arquivo ou incubado. 😉

  10. Thais, você basicamente voltou a fazer o que fazia antes; creio que em Julho de 2015 você disse que fazia assim.

    Enfim, eu não consigo concordar muito com esse tipo de organização. Como se faz a escolha da prioridade das tarefas a serem feitas se você não sabe a qual projeto elas pertencem? Ou, no mínimo, precisa-se fazer um esforço mental para saber a qual projeto pertencem. De que outra forma priorizar? Quanto a ficar tentado a entrar nos projetos toda vez que vê-se a lista de tarefas por contexto (labels/tags/etiquetas) atreladas aos projetos, bem, aí é questão de “não se deixar levar”.

    Eu realmente gostaria de entender mais a fundo seu retorno volta ao método antigo.

    Obrigado.

    • O esforço mental é feito na hora do processamento. Na execução, você acessa a lista por contexto e só vai fazendo.

      Eu separava ações de projetos, mas deixava duplicado no projeto. Era diferente… agora meu entendimento está mais claro.

      O David fala, no capítulo sobre o Engajar, quais os critérios usados para escolher o que fazer. Recomendo a leitura! Não me atrevo a resumir em um comentário.

      Obrigada pelas indagações!

      • “O esforço mental é feito na hora do processamento. Na execução, você acessa a lista por contexto e só vai fazendo.”
        > Mas como você engaja sem saber a qual projeto estas pertencem – ou ter que relembrar toda vez que acessa a lista de contextos? Não vai acabar executando sem significado?


        Quanto à duplicação, ainda estou tentando resolver isso no meu sistema. Deixo o plano de projetos no Evernote, porém no meu Wunderlist ficam todas as ações. Ultimamente tenho deixado as ações apenas no Wunderlist, depois jogo as ações concluídas no plano durante a revisão semanal apenas para referência futura. Tem dado certo, mas fico pensando numa forma de transferir o plano para o campo de anotação da nota “header” de cada projeto no Wunderlist, copiando lá os links das notas de suporte do Evernote. Tenho minhas dúvidas se isso ajudaria mesmo…

        • Oi Adriano, tudo bem? Eu dei um exemplo no texto, dê uma olhada. Quando você esclarece adequadamente e as listas estão separadas, na própria ação você entende de que projeto faz parte.

          Algumas pessoas gostam de duplicar no plano do projeto, apenas para ter esse controle.

  11. Oi Thais. Aprendi a usar o Toodledo através do seu blog e acho que ele faz bem esse papel de separar as tarefas e manter listas separadas. Para as áreas de foco uso o mapa mental do Mindmeister. Assim tenho conseguido dar conta da minha organização.

  12. Thais, amei esse texto, não poderia ter sido mais esclarecedor, sabe o ‘clique’ que você falou, tive ele ao ler esse texto. Show. No meu dia a dia, lido com muitos textos de situações distintas e ao mesmo tempo, oriento pessoas que estão trabalhando e me interrompem o tempo todo, por vezes faço leitura dinâmica dos textos e isso me viciou em ver o texto dessa forma, me atrapalhando com o entendimento, então, pra mim, exemplos valem mais que mil palavras rsrs e quando você usou o exemplo favoreceu muito meu entendimento.
    Acho esse mundo todo do Vida Organizada maravilhoso, e gostaria de fazer o curso para voltar a doutrinar me cérebro a pensar organizadamente. Vou fazer uma poupança pra poder contratá-la pois tenho muita vontade de ver como você pensaria o método e organização do meu trabalho, você iria pirar com ele e iria gostar muito.
    Parabéns!

  13. Pela minha dificuldade em colocar na prática o GTD como era explicado antes, eu simplesmente decidi criar as listas no Evernote, como projetos, áreas de foco, checklist etc. A partir delas eu faço uma revisão, mensal e semanal e crio as ações e metas para o mês . Uma vez por semana eu reviso esse planejamento mensal e escolho o que preciso fazer naquela semana. Vou distribuindo oq tem dia específico e o que não tem , todo dia antes de dormir programo meu dia seguinte. Escolhi assim pq não temos como prever o que vai acontecer no dia seguinte de urgente e estar com tarefas ou ações planejadas de forma ” congelada” me causava estresse. Então, programar o dia seguinte no dia anterior tendo meu planejamento mensal e semanal como referência foi o que mais me trouxe paz. Só não posso garantir ate quando, né?!? rsrs

  14. Oi Thais, esse post esclareceu minha mente e eu já executava dessa maneira, mas mecanicamente não pensava em algo além disso. É maravilhoso saber que essa técnica tem um propósito do qual eu ainda não havia percebido. Tenho uma lista de próximas ações no Projeto (no Trello) ~como aprendi com você~ daí realoco de FAZER para FAZENDO e passo a ação para o contexto (no Todoist) sem atrelar ao projeto, na revisão semanal realoco a ação dentro do projeto de FAZENDO para FEITO. Funciona bem pra mim não atrelar a ação a um projeto, porque se eu ficar muito ansiosa estagno.

  15. Você sugere que os projetos estejam em lugar diferente, como num doc do word ou numa planilha do excel e que seja tirado do todoist? e que no todoist fique só a lista de próximas ações?

    • Não. Recomendo ter uma lista de projetos lá. E a lista de Próximas ações também, mas em uma lista separada.

  16. Thais muuuuuito obrigada.
    Deixa eu vê se entendi, na lista de proximas ações, que são separadas de acordo com o contexto no todoist, você coloca as próximas ações de vários projetos diferentes e não coloca essas próximas ações vinculadas ao projeto específico.
    Além disso, ações são diferente e de tarefas ou são a mesma coisa?

    Um Natal Mágico e um Incrível Ano Novo!!!

  17. Olá Thais! Seus posts sempre esclarecendo mais alguma coisa sobre o GTD =)
    Entretanto, tenho uma dúvida: Quando eu tenho um projeto em andamento, como por exemplo “implantar um novo lay-out no departamento”, preciso sempre definir uma próxima ação para este projeto toda vez que fizer minhas revisões semanais? Eu tenho a “mania” de já definir diversas ações relacionadas àquele projeto em questão, ou seja, eu subdivido o projeto em projetos pequenos. Esse tipo de atitude vai contra o método GTD??

    • Oi Carla, tudo bem? Não, você pode definir quando sentir necessidade. Se estiver na sua mente, capture.

  18. Oi, Thais. Esse post é um dos mais intrigantes que você fez. Realmente é uma das fichas mais difíceis de cair no GTD.

    Já reli várias vezes e só agora estou conseguindo “internalizar”. A única dúvida que ainda fica é se você, mantendo listas separadas para os projetos e as próximas ações, não acaba duplicando informações.

    Na sua lista de projetos, só tem o nome do projeto (e data de fim, objetivo, etc)? Nesta lista você não coloca todos (ou pelo menos alguns) os passos do projeto? Ou os passos dos seus projetos estão exclusivamente onde você armazena suas próximas ações?

    • Recomendo a leitura do capt. 3 do livro do GTD para entender como é feito o planejamento e o que entra no plano do projeto.

      A próxima ação é só uma operacionalização de coisas que já estão no plano do projeto.

  19. Olá, Thais! Você ainda está mantendo os projetos no Todoist ou está utilizando outra ferramenta? Se estiver utilizando outra, pode me dizer qual e o que está achando dela?

    Obrigada por tantos ensinamentos!!!

  20. Thais, sério, TE AMOOOOO!!!

    Cara, já tem um ano que eu uso o To do ist e não estava entendendo “POR QUÊ não funcionava, meu Deussss???”

    Não uso a versão paga e não entendia como que você conseguia se virar sem as etiquetas. Enfim, quebrei a cabeça até, sofri vendo que não tava conseguindo utilizar da maneira certa, procrastinando eternamente as ações, até que desde janeiro eu tô relendo TUDO de GTD, e agoooooora entendi!!!!!!!

    Sem palavras, cabei de organizar meu To do ist, tava misturando as próximas ações com o que fazer no projeto (eu e meio mundo né? kkkkkk). Agora faz tooodo o sentido!!!

    Muito amor!!! <3<3<3<3<3<3<3

    Você é fera demais!!!!

  21. Thais, que coisa linda esse post!! Trouxe o entendimento que eu precisava para os meus encucamentos na eterna saga de aplicar o GTD. Lendo o raciocínio parece que virou a chave da preocupação, e raiva, que eu tinha do Todoist nesses casos. Agora sim entendi o mote da questão! Aconteceu o mesmo lá no início… quando eu ficava culpada de não conseguir dar conta de todas as ações planejadas para o dia até ler um post seu dizendo que renegociar prazos era necessário e natural do sistema. Obrigada!! 😀 😀

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