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O GTD tem uma coisa muito louca, que é o fato de você já ter lido a mesma coisa umas mil vezes mas, ainda assim, ler novamente pela milésima primeira vez e aprender algo novo. Isso tem acontecido atualmente com o conceito de listas separadas fisicamente.

O David pontua diversas vezes no livro e em outros materiais como é importante manter as listas fisicamente separadas umas das outras. Eu nunca tinha entendido muito bem. Sempre achei que se tratava apenas de não misturar uma coisa com a outra. Mas não. Trata-se de separar mesmo.

“Ser organizado significa que cada coisa deve estar no lugar equivalente ao que ela significa para você” (“A arte de fazer acontecer”, página 175). “A melhor estrutura para gerenciá-las (suas coisas) daqui a um ano pode ser diferente do que adotou para lidar com seu mundo hoje” (página 176).

Mais para baixo, na mesma página, ele diz que “é fundamental que essas categorias se mantenham bem distintas umas das outras”. “Cada uma representa um tipo de acordo que fazemos com nós mesmos, dos quais devemos ser lembrados em determinado dia e de certa maneira.”

E ainda, para não restar dúvida: “As categorias devem ficar separadas visual, física e psicologicamente para que haja clareza” (página 178). Mas ainda assim queremos vincular ações a projetos, projetos a áreas de foco e toda sorte de categorias que deveríamos manter separadas.

É muito difícil escrever sobre isso porque é uma mudança enorme de paradigma que o GTD traz e que eu mesma ainda não tinha tornado tão claro para mim até recentemente, quando fiz um novo intensivão para a capacitação dos instrutores.

Para tornar o entendimento mais prático, vou falar o que eu já fiz e que normalmente se faz, por exemplo, com ações de projetos. Eu uso o Todoist. E, por isso, lá eu criava um projeto e, dentro dele, inseria suas ações. Quando eu visualizava as ações por contextos (usando etiquetas), o Todoist me mostrava também de que projeto ela fazia parte. O mesmo pode ser feito no Evernote, no Asana e em tantos outros aplicativos preferidos de todos.

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Só que existe um desvio de foco ao fazer isso, que é sair do terreno das ações (térreo) e ir para o de projetos (horizonte 1). E, com isso, você se distrai. Pensa no projeto, não na ação. Se você acessa seu calendário e vê um item que não pertence a ele, deixa de confiar no calendário. Se você tem um projeto que não pode tocar agora, ele deveria estar em Algum dia / talvez, não em Projetos. Isso tudo traz uma dissonância ao seu sistema e, consequentemente, à sua mente.

Em outras palavras: ter suas ações em uma lista separada de próximas ações, sejam ações avulsas ou relacionadas a projetos, tem um valor imensurável de foco e agilidade. Você está em determinado contexto (por ex: no escritório) e, se acessar a lista de coisas que pode fazer no escritório, vai passar voando pela sua lista @escritório, executando o que estiver lá. Não precisa saber se é de algum projeto ou não. O importante é que ele (o projeto) seja movido adiante. Não estamos falando de microgerenciamento como boa prática de produtividade – focamos em ações e resultados.

E caraaaca, como é difícil mudar essa chavinha mental e ensinar outras pessoas a importância disso. As pessoas gostam de ver as ações nos projetos. E ok, você pode ter um cronograma. Pode ter a visão geral. Mas não confunda com próximas ações.

“Então como eu vou saber que uma ação pertence a um projeto?”. Aí que está: você vê o projeto no horizonte dele, que é o horizonte 1, e não o passo a passo no dia a dia. Você vê o todo do resultado que leva múltiplos passos para ser concluído em até um ano. Você não precisa microgerenciar o seu projeto. Você o revisa uma vez por semana na revisão semanal e fica tranquilo no dia a dia apenas executando as ações.

Além do que, separar completamente a ação do projeto faz com que a ação seja esclarecida de maneira melhor. Explico. Se eu tenho um projeto chamado “Organizar festa de aniversário”, vai ser muito mais fácil criar uma ação chamada “Ligar para os meus amigos e convidá-los”, porque eu estou vendo que o resultado final é organizar a festa. Mas isso já me coloca no terreno do resultado, não da ação. E vai fazer com que eu me distraia das outras ações que preciso executar naquele contexto em que estou e me colocar no âmbito daquele projeto em particular. No entanto, se a ação estiver separada, é mais provável que eu a esclareça melhor, deixando-a como, por exemplo: “Ligar para os meus amigos para convidá-los para a minha festa sábado”. E essa ação estará em uma lista de próximas ações, não dentro do meu projeto, ou vinculada a ele de alguma maneira.

Essa mudança simples faz toda diferença na agilidade com a qual você consegue se engajar nas suas ações no dia a dia, além de te dar o foco no horizonte necessário. Se você entrar no horizonte do projeto, vai tirar seu foco da execução e te colocar no terreno do planejamento, o que te fará divagar.

Por isso, não se preocupe com a ferramenta que você vai usar. Você pode ter a sua lista de próximas ações em um caderninho, se o caderninho for o que estiver com você quando você precisar revisar o seu trabalho. Você pode ter a sua lista de projetos apenas onde vai precisar acessá-la ao revisá-los.

Eu tenho transformado todo o meu sistema novamente, aos poucos, justamente por esse entendimento e pelo “clique” que ele fez na minha cabeça. Meu Todoist, por exemplo, está com as minhas ações. Por quê? Porque eu preciso acessar minhas ações a qualquer momento, a fim de aproveitar janelas de tempo no meu dia a dia, e faz sentido acessar pelo celular, que está sempre comigo. Mas poderia ser diferente. Eu poderia ter uma lista @computador no computador mesmo. Ou uma lista @errands em um caderninho que levo quando vou para a rua. Porque depende. Depende do que significa para mim, e isso muda tanto de pessoa para pessoa quanto de necessidade para necessidade de uma mesma pessoa a cada momento.

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Por enquanto ainda mantenho os meus projetos no Todoist, mas eu venho exercendo a vontade de mudar faz um tempo já. Tentei voltar para o Evernote, mas não funcionou novamente para mim como era antes. Estou testando outras formas.

Áreas de foco (horizonte 2), voltei para o meu formato preferido, que são os mapas mentais. É o que faz sentido para mim, assim como já fez sentido ter listas. Os outros horizontes, a mesma coisa – estou definindo e testando.

Não é para estarem no mesmo lugar. Isso te tira de um horizonte e te joga em outro. Por isso se chamam horizontes de foco. Você foca em um horizonte de cada vez, senão atrapalha. Se você pensa nos seus projetos de acordo com as suas áreas de foco, isso te dá uma dissonância mental desnecessária. Nada contra analisar áreas de foco em busca de projetos – esse é o “certo”, digamos assim. Mas, quando você revisa um projeto do ponto de vista de uma área, isso confunde. Faça o teste. Revise o projeto pelo projeto, pelo resultado desejado. Se subir um horizonte, ele parece infinito.

Tem coisas do GTD que podem parecer filosóficas demais, e acho que são mesmo. Mas esse entendimento, esse raciocínio, faz toda a diferença na prática da coisa toda. É o que vai dar agilidade para executar, mover a vida adiante. As pessoas tendem a falar tanto que procrastinam demais e me pedem dicas para lidar com isso, mas não existem “dicas” – existe entendimento. Existe um valor enorme no foco que você dá para aquilo que faz sentido focar no dia a dia, naquilo que você precisa focar uma vez por semana, ou só de vez em quando. E ter suas listas separadas é a maneira mais fácil e prática de fazer isso. Ajuste seu foco!

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O GTD permite que você tenha a habilidade de focar naquilo que precisa ou quer focar a qualquer momento. Se você mantém tudo junto, você perde isso.

Teste! Só digo isso, porque a teoria aqui não diz tanto quanto a prática. Teste, teste, teste!

Thais Godinho
10/10/2016
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