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Quando eu tenho muitos projetos em andamento, eu os organizo por prazo de conclusão. Essa foi uma dica que recebi no curso de GTD Nível 2: Projetos e Prioridades, quando eu o fiz há um ano como parte do meu processo de certificação no GTD.

Vamos lembrar o que são projetos para o GTD? Tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concluído e que eu posso concluir em até um ano.

A minha organização no GTD é muito dinâmica – mudo sempre para adequar minhas necessidades. Porém, eu percebi que ajuda muito, quando tenho muitos projetos em andamento, listá-los por ordem de conclusão. Por isso, no Todoist, eu fiz assim:

projetos-conclusao-todoist

Eu gosto de escrever em inglês para aprimorar meus estudos no idioma. Mas, basicamente, lá em cima estou dizendo que são minhas diretrizes para um ano: de setembro 2016 a setembro 2017. Se meus projetos são tudo aquilo que eu quero concluir em até um ano, ter essa frase (que vou atualizando na virada dos meses) me ajuda a ter esse cenário em vista.

Então eu organizo os projetos de acordo com o que tem que ser finalizado ainda este mês, mês que vem, até o final do ano, até o primeiro trimestre do ano que vem, até o segundo trimestre e até setembro, daqui a um ano. De modo geral, a organização fica assim: este mês, mês que vem e, depois, por trimestres, até a conclusão de um ano.

Coloco uma fogueirinha nos projetos do mês atual porque sei que eles são mais urgentes, digamos assim. Não gosto muito do uso da palavra “urgente” mas acho que, neste caso, explicita bem o que quero dizer.

significado-urgente

No ano passado, eu fiz um post falando um pouco sobre organizar projetos por prazo de conclusão e uma priorização que estava fazendo para eles caminharem bem. Essa tal priorização que eu cito não é padrão do GTD, ok? É uma coisa minha mesmo. Hoje já não faço daquele jeito. Estou fazendo assim:

Quando for uma ação relacionada a um dos projetos que eu preciso terminar no mês atual, eu marco com prioridade 1, pra tarefa ficar vermelhinha. Quando for uma ação para projetos do mês que vem, marco como prioridade 2 (laranja). Demais ações de projetos marco como prioridade 3 (amarelo) e, ações avulsas, prioridade 4 (branco). Funciona bem para mim porque sou uma pessoa visual e esse tipo de “bobagem” (não acho que seja bobagem – é um termo carinhoso) me ajuda no dia a dia.

acao-prioritaria

Outra coisa que tenho feito é revisar os projetos deste mês com mais frequência, para garantir o foco. Não que eu foque apenas neles (isso fugiria do conceito de próxima ação do GTD, que é você aproveitar suas janelas de tempo para ir executando o que puder, dentro do contexto apropriado), mas eu gosto de garantir, sempre que possível, que eles estejam “correndo”. Eles são mais prioritários que os outros porque precisam ser concluídos logo, e isso é algo que tem a ver com o GTD (prioridades / horizontes mais elevados).

Muito do que eu estou falando pode parecer grego ou muito avançado para quem está começando. Por favor, não queira comparar o uso e modelo de personalização de uma pessoa que usa GTD há dez anos e trabalho com isso com o início da sua implementação. No começo, tudo o que você precisa ter é uma lista de projetos.

Thais Godinho
26/09/2016
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  1. TIAGO MOTA MIRANDA 26/09/2016

    Gostei. Vou testar no Evernote.

    • TIAGO MOTA MIRANDA respondeu TIAGO MOTA MIRANDA 27/09/2016

      Não encontrei nada que se aproximasse da ideia do artigo para o Evernote. É possível mudar as cores de etiqueta, mas apenas no aplicativo do computador. Tudo bem, ponto para o Todoist 🙂

      • Thais Godinho respondeu TIAGO MOTA MIRANDA 27/09/2016

        🙂

        • Tiago respondeu Thais Godinho 02/10/2016

          Atualizando: Reli seu artigo e percebi que podia replicar a estrutura nas etiquetas do Evernote. Decidi criar sub-etiquetas dentro da lista de projetos ativos, mas de um jeito minimalista. Coloco [2016-10] para projetos de outubro, [2016-11] para os de novembro e assim por diante. Depois hierarquizo as etiquetas dos projetos ativos embaixo de cada prazo. Como agora o aplicativo do Windows do Evernote deixa colocar cores, farei o teste para ver se me agrada. Infelizmente não dá para ver cores na versão web e nem no aplicativo Android. Obrigado mais uma vez por cada artigo inspirador.

          • Thais Godinho respondeu Tiago 03/10/2016

            Eu que agradeço!

            Cores no Evernote = <3

  2. Hernane Ferreira 26/09/2016

    Eu me identifico com a afirmação “Sou uma pessoa visual”. Cheguei a empregar alguns mapas mentais para organizar projetos usando o Framework de Gerenciamento de Projetos do MindMeister. Tem sido muito bom. Atualmente estou usando o Doit.im e nele também tem bandeirinhas que indicam a prioridade, bem semelhante à uma plataforma de listas de tarefas que usei alguns anos atrás, o Remember the Milk.

  3. Cristina 27/09/2016

    Eu tenho feito assim: no inicio do mês anoto as metas e os passos p realiza-las a curto prazo. Depois junto em trimestres os próximos meses, ate um ano p frente, com os projetos e metas a médio e longo prazo e os passos necessários para alcança-los. Assim eu consigo ver se estou mesmo indo na direção correta ou me dispersei, dando tempo de retomar a direção e atitudes corretas. Também me ajuda a visualizar um propósito naquilo que faço no dia a dia. Bjos e obrigada sempre.

    • Thais Godinho respondeu Cristina 27/09/2016

      Maravilhoso. Eu também gosto muito do modelo trimestral. Obrigada por compartilhar.

  4. Hugo Cravo 28/09/2016

    Thais, quais os principais problemas que alguém pode enfrentar na organização dos projetos? Os mais corriqueiros? Pergunto porque minha lista de projetos fica meio que congelada, e eu fico mexendo só nas listas dos contextos + calendário. :/

    • Thais Godinho respondeu Hugo Cravo 28/09/2016

      Não revisar os projetos para garantir que estejam claros e atualizados.

  5. Hugo 28/09/2016

    Thais, desculpe, outra dúvida: o que é exatamente uma próxima ação? Explico: eu quero ler um livro de mil páginas. “Ler o livro” não é uma próxima ação, porque demanda muito tempo. Como eu deveria listar esse projeto? Criar várias tarefas de “Ler 30 páginas do livro”? Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Hugo 03/10/2016

      É a próxima ação física e visível.

      O GTD não trabalha com pré-definições de coisas que você processa. Não existe algo como “todos os livros são ISSO”. Esclareça cada item individualmente. Um livro pode ser algo que você senta e lê como pode fazer parte de um projeto, ou a leitura em si ser um projeto, ou você tem que ler apenas uma parte. Depende de muitos fatores.

      Comece definindo a ação e o resultado desejado. Isso dirá se você tem um projeto. 😉

  6. thais, você faz notas até para os projetos mais intuitivos (com intuitivos quero dizer aqueles que são concluídos com 2-3 ações facilmente deduzíveis) e inclui na lista de projetos?

  7. Patrícia 02/10/2016

    Como colocar a fogueirinha no título do projeto?

  8. Letícia Moraes 06/10/2016

    Thaís, adorei! Vou começar a implementar essa questão trimestral nos meus projetos do TODOIST, porque já passaram de 30! Em relação à priorização no TODOIST, também sou visual rs, eu uso os quadrantes de Eisenhower (p1: importante e urgente; p2: importante, mas não urgente; p3: Urgente, mas não importante e p4: não importante e não urgente).

    Muito obrigada