Algo que eu tenho feito e que tem me ajudado bastante a ter uma ideia do estilo de vida que quero viver é usar a agenda do Google para definir blocos de trabalho de acordo com os diferentes papéis que assumo na minha vida profissional. (Veja aqui como se organizar com a agenda do Google)

A agenda do Google (e qualquer outra agenda eletrônica) permite que você crie blocos de compromissos com recorrência.

O primeiro passo foi listar todos os meus papéis profissionais – o que chamamos de áreas de foco no GTD.

Depois, refleti sobre a quantidade de horas adequada a cada um deles ao longo da minha semana. O que eu preciso dedicar mais tempo? O que eu preciso dedicar menos tempo? O que eu, como autônoma, terei mais retorno financeiro se trabalhar?

Com base nisso, criei blocos ao longo da semana de acordo com a distribuição ideal para mim.

distribuicao-agenda

Isso foi muito bom porque me permitiu ver, por exemplo, quantas sessões de coaching consigo abrigar por semana, quantas reuniões posso fazer, sem deixar de lado outras atividades importantes.

Eu também coloquei o valor que “vou ganhar” caso dedique aquelas horas àquelas atividades. Isso me ajuda a perceber que, se eu usar aquelas horas para outras coisas, é como se estivesse perdendo dinheiro.

Foi uma estratégia importante em um período de novas dedicações em termos de trabalho, e tem me ajudado muito a saber o que posso abrigar esta semana ou só depois.

O David Allen diz que a gente não pode ganhar um jogo que não definiu. Definir o seu trabalho é muito importante, então conhecer os seus papéis e sua dedicação a eles é essencial. Será que você está investindo tempo no que é realmente importante?

Vou inserindo os compromissos à medida que eles aparecem. Porém, uma vez por semana, analiso a semana como um todo e vejo como estão distribuídas as atividades.

Vale dizer que as horas não são alocadas em sua totalidade. Há intervalos e respiros para imprevistos. Os blocos servem apenas para ter uma visão – não para “engessar” as decisões.

É um modo forçado de trabalhar, confesso. Mas tem sido bom porque deixa claro para mim onde preciso alocar o meu tempo.

E vale lembrar que são testes. 🙂 Pode ser que seja um teste que valha a pena para você também, dependendo da sua rotina.

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Meu nome é Thais Godinho e meu guarda-chuva profissional engloba três temas: produtividade, organização pessoal e criatividade. As formas de operacionalizar esse trabalho que eu amo são essas: escrevendo no blog, publicando livros, estudando, ministrando cursos e fazendo atendimentos individuais, ajudando as pessoas a se organizarem. Você pode acompanhar minha trajetória pessoal e profissional neste blog, que existe desde 2006.

7 Comentários

  1. Querida Thais, amo seus posts…! #viciadanoblogvidaorganizada 🙂 🙂 🙂
    Gostaria de uma sugestão sua, se possível…
    Eu trabalho em uma empresa, então utilizamos o Calendário do Outlook para os compromissos de trabalho – eventos, reuniões, etc. Então minhas dúvidas são:
    – O detalhamento das minhas tarefas do dia, eu devo incluir também no Calendário (alocando tempo para cada uma delas) ou apenas bloquear um tempo “X” quando necessário e manter uma lista separada com os detalhes?
    – Em relação aos meus compromissos pessoais – eu devo, na medida do possível, colocar tudo no mesmo Calendário que uso no trabalho, ou manter um separado para compromissos pessoais? Qual é a recomendação do ponto de vista de organização?
    Beijos e muito sucesso para você hoje e sempre!!

    • Oi Rita, tudo bem?

      São questões muito pertinentes que, para apoiá-la, seria legal conhecer um pouco melhor sua realidade e talvez realizar um trabalho de consultoria, mesmo que em uma sessão curta. Você gostaria de fazer dessa forma? São muitos pontos a se levar em consideração nessa resposta.

      Obrigada.

  2. Mas que horas você arruma a casa, vai na academia, etc? Você tem um horário fixo para isso ou depende dos outros compromissos?

  3. Thais, uma dúvida: usar o google agenda dessa forma não vai confundir com os compromissos que têm data e hora?

    • Na verdade eu só visualizo essa agenda quando vou marcar algo ou me planejar. A agenda que eu visualizo tem só o que o GTD recomenda mesmo. No dia a dia essa agenda do post fica oculta.

  4. Como esse texto clareou minha mente! Eu tenho muitas tarefas de trabalho para fazer em casa além do trabalho externo. Faço faculdade e estou em fase inicial do GTD e não conseguia achar uma maneira eficiente que eu pudesse manter todo o sistema para conseguir administrar tudo isso. Perfeito! Gratidão!
    Obs.: Boa sorte na nova etapa que está vivendo.

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