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Algo que eu tenho feito e que tem me ajudado bastante a ter uma ideia do estilo de vida que quero viver é usar a agenda do Google para definir blocos de trabalho de acordo com os diferentes papéis que assumo na minha vida profissional. (Veja aqui como se organizar com a agenda do Google)

A agenda do Google (e qualquer outra agenda eletrônica) permite que você crie blocos de compromissos com recorrência.

O primeiro passo foi listar todos os meus papéis profissionais – o que chamamos de áreas de foco no GTD.

Depois, refleti sobre a quantidade de horas adequada a cada um deles ao longo da minha semana. O que eu preciso dedicar mais tempo? O que eu preciso dedicar menos tempo? O que eu, como autônoma, terei mais retorno financeiro se trabalhar?

Com base nisso, criei blocos ao longo da semana de acordo com a distribuição ideal para mim.

distribuicao-agenda

Isso foi muito bom porque me permitiu ver, por exemplo, quantas sessões de coaching consigo abrigar por semana, quantas reuniões posso fazer, sem deixar de lado outras atividades importantes.

Eu também coloquei o valor que “vou ganhar” caso dedique aquelas horas àquelas atividades. Isso me ajuda a perceber que, se eu usar aquelas horas para outras coisas, é como se estivesse perdendo dinheiro.

Foi uma estratégia importante em um período de novas dedicações em termos de trabalho, e tem me ajudado muito a saber o que posso abrigar esta semana ou só depois.

O David Allen diz que a gente não pode ganhar um jogo que não definiu. Definir o seu trabalho é muito importante, então conhecer os seus papéis e sua dedicação a eles é essencial. Será que você está investindo tempo no que é realmente importante?

Vou inserindo os compromissos à medida que eles aparecem. Porém, uma vez por semana, analiso a semana como um todo e vejo como estão distribuídas as atividades.

Vale dizer que as horas não são alocadas em sua totalidade. Há intervalos e respiros para imprevistos. Os blocos servem apenas para ter uma visão – não para “engessar” as decisões.

É um modo forçado de trabalhar, confesso. Mas tem sido bom porque deixa claro para mim onde preciso alocar o meu tempo.

E vale lembrar que são testes. 🙂 Pode ser que seja um teste que valha a pena para você também, dependendo da sua rotina.

Thais Godinho
20/09/2016
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  1. Rita Carvalho 21/09/2016

    Querida Thais, amo seus posts…! #viciadanoblogvidaorganizada 🙂 🙂 🙂
    Gostaria de uma sugestão sua, se possível…
    Eu trabalho em uma empresa, então utilizamos o Calendário do Outlook para os compromissos de trabalho – eventos, reuniões, etc. Então minhas dúvidas são:
    – O detalhamento das minhas tarefas do dia, eu devo incluir também no Calendário (alocando tempo para cada uma delas) ou apenas bloquear um tempo “X” quando necessário e manter uma lista separada com os detalhes?
    – Em relação aos meus compromissos pessoais – eu devo, na medida do possível, colocar tudo no mesmo Calendário que uso no trabalho, ou manter um separado para compromissos pessoais? Qual é a recomendação do ponto de vista de organização?
    Beijos e muito sucesso para você hoje e sempre!!

    • Thais Godinho respondeu Rita Carvalho 03/10/2016

      Oi Rita, tudo bem?

      São questões muito pertinentes que, para apoiá-la, seria legal conhecer um pouco melhor sua realidade e talvez realizar um trabalho de consultoria, mesmo que em uma sessão curta. Você gostaria de fazer dessa forma? São muitos pontos a se levar em consideração nessa resposta.

      Obrigada.

  2. Luciana 21/09/2016

    Mas que horas você arruma a casa, vai na academia, etc? Você tem um horário fixo para isso ou depende dos outros compromissos?

    • Thais Godinho respondeu Luciana 21/09/2016

      Essa é uma distribuição apenas dentro do horário de trabalho.

  3. Nayara 21/09/2016

    Adorei!!!

  4. Giorgia Sena Martins 21/09/2016

    Thais, uma dúvida: usar o google agenda dessa forma não vai confundir com os compromissos que têm data e hora?

    • Thais Godinho respondeu Giorgia Sena Martins 21/09/2016

      Na verdade eu só visualizo essa agenda quando vou marcar algo ou me planejar. A agenda que eu visualizo tem só o que o GTD recomenda mesmo. No dia a dia essa agenda do post fica oculta.

  5. Daniele Tavares 22/09/2016

    Como esse texto clareou minha mente! Eu tenho muitas tarefas de trabalho para fazer em casa além do trabalho externo. Faço faculdade e estou em fase inicial do GTD e não conseguia achar uma maneira eficiente que eu pudesse manter todo o sistema para conseguir administrar tudo isso. Perfeito! Gratidão!
    Obs.: Boa sorte na nova etapa que está vivendo.