Gostaria de compartilhar com vocês 10 coisas que eu considero atitudes simples mas que fazem toda diferença na minha produtividade. Depois que eu comecei a fazer tudo isso (e não foi de uma vez – fui incorporando aos poucos na minha vida), minha vida passou a ser muito mais tranquila mesmo tendo tantas áreas para administrar.

1. Dormir bem todas as noites

Entenda-se por “dormir bem” buscar dormir sempre pelo menos oito horas seguidas. Consigo sempre? Não, mas no geral sim. Vez ou outra saio da rotina e durmo menos, mas são situações excepcionais. De modo geral, me forço a dormir as oito horas mesmo quando eu gostaria de ficar até mais tarde fazendo qualquer besteira (assistindo o terceiro episódio de uma série ou qualquer coisa que eu preciso colocar limites a mim mesma).

É muito fácil dar conselhos como ‘acorde mais cedo para aproveitar o dia”, mas o grande segredo do acordar cedo é a noite anterior. Se alimentar de forma leve, não abusar da tecnologia, fazer atividades tranquilas e dormir cedo.

durma-bem

2. Zerar meu calendário até 11h da manhã

Eu utilizo um método de produtividade chamado GTD e, de acordo com ele, só deve entrar em nosso calendário aquilo que realmente deve ser feito no dia (nada de aleatoriedades – tenho outra lista para ações avulsas).

Obviamente, compromissos só podem acontecer no horário certo (uma reunião, por exemplo). Mas quaisquer outras atividades que possam ser feitas ao longo do dia, com prazo para o dia em questão, eu gosto de terminar antes da hora do almoço. Isso, é claro, quando eu estou trabalhando em meu home-office e tenho condições de ajustar o meu dia, o que acaba sendo a maior parte dos meus dias. Chegar até a hora do almoço com a sensação de que cumpri minhas metas do dia e fiz o que era mais importante é de uma tranquilidade impagável.

agenda

3. Trabalhar em ações por contexto

Outra técnica que o GTD ensina é a organizar as ações de acordo com o contexto que eu preciso estar para que possa executá-las. Por exemplo, se estou na fila do correio e vou ter que esperar uns 40 minutos, como eu posso aproveitar esse tempo? Eu abro minha lista de ações @telefonemas no Todoist e trabalho nela. Consigo adiantar muita coisa em qualquer janela de tempo, sejam 15 ou 90 minutos.

e-mail

4. Descansar e não forçar a barra

Toda vez que sinto uma queda de energia, prefiro parar e descansar um pouco que continuar forçando. Sei que não vou ser produtiva assim. É muito comum, no final da tarde, umas 16 horas, minha energia cair bastante, especialmente se eu comecei a trabalhar antes das 8h. Sempre que possível, ajusto o alarme do celular para 30 minutos e consigo dar uma relaxada no sofá. É revigorante! Parece pouco, mas eu acordo com outra energia! Levanto, faço um lanchinho e volto a trabalhar.

Muitas vezes, a coisa mais produtiva que você pode fazer é parar, respirar, meditar, dar uma volta, tirar uma soneca. Descansar é tão importante quanto trabalhar duro. O que acontece com um elástico que a gente só estica, sem relaxá-lo?

relax

5. Revisar meus projetos semanalmente

Tenho uma lista completa e atualizada com todos os meus projetos em andamento e os reviso semanalmente. Garanto que todos eles tenham ações definidas para que eu aproveite meu trabalho até a próxima revisão. Isso faz com que eu conclua projetos muito rapidamente, além de me dar uma sensação de controle e de perspectiva muito satisfatória.

projetos

6. Conhecer a natureza do meu trabalho

A partir do momento que descobri e passei a aceitar que meu trabalho é feito não só das atividades que eu me planejo para fazer, como de imprevistos e tempo para organizar tudo em si, as coisas começaram a fluir. Hoje sei que não posso planejar o meu dia inteiro, porque os imprevistos fatalmente acontecerão.

Da mesma maneira, se eu fico o dia todo em reuniões ou em sala de aula, ministrando um curso, sei que não posso agendar nada para a manhã seguinte, porque tenho materiais a processar (e-mails, notas, papéis). Isso me permitiu fazer um planejamento muito melhor das minhas atividades e a ter critérios para dizer “não”.

foco

7. Focar no que eu estou fazendo

Não há vilão maior para a produtividade que o mito da multitarefa. Uma coisa é ouvir música enquanto trabalha – outra é tentar escrever um documento alternando com a janela de um e-mail que você precisa responder.

Hoje eu sei a importância de começar uma atividade e focar somente nela até acabar. Se algum imprevisto me interromper – não tem problema, depois volto exatamente de onde parei. Mas, de modo geral, evito muitas interrupções deixando o celular no silencioso e basicamente silenciando o barulho interno, que é o maior. Foco é um exercício.

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8. Usar checklists para garantir a qualidade do meu trabalho

Minhas checklists servem apenas para eu verificar se as coisas que eu tenho feito no piloto automático estão realmente sendo feitas, sem me esquecer de nada. E eu comecei há cerca de um ano a usar muitas delas: para rotinas, para situações específicas, para referência geral. Elas são parte de um mapa de orientação para mim.

checklist

9. Aprender a renegociar acordos

Não dá para fazer tudo e, às vezes, eu cometo erros de planejamento. Acho que vou conseguir fazer ou entregar algo, mas não consigo. Parei de me culpar por isso porque sei que não é a regra e que eu sempre dou o meu melhor, especialmente ao planejar as minhas atividades. Quando isso acontece, vejo a mim mesma com compaixão e renegocio com praticidade, sem melindres. Pergunto novamente “qual é a próxima ação?”, realoco no lugar certo e sigo em frente.

acordos

10. Usar tecnologia apenas para atividades específicas

Vocês já perceberam como a gente acessa a tecnologia meio no piloto automático? Fica no computador mesmo que esteja sem foco, liga a tv, saca o celular do bolso quando está com tédio… Eu resolvi restringir minhas atividades ao uso da tecnologia apenas quando for algo realmente específico. Se percebo que estou meio à toa, paro na hora. Essa percepção é recente e tem me ajudado demais. Sinto que estou até me cansando menos e dormindo melhor. Alternar os tipos de atividades também auxilia nisso – se trabalhei no computador, alterno para o papel e vice-versa. Tem me feito muito bem.

tecnologia

É isso! Foi uma compilação de práticas que eu achei muito legal e que refletem bem como eu tenho vivido a minha vida ultimamente, e eu espero que os inspire de alguma maneira. Tudo o que eu faço bebe na fonte do GTD, então vocês podem encontrar muito mais disso no próprio livro do método, que se chama “A arte de fazer acontecer” (David Allen). Obrigada!

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Meu nome é Thais Godinho e meu guarda-chuva profissional engloba três temas: produtividade, organização pessoal e criatividade. As formas de operacionalizar esse trabalho que eu amo são essas: escrevendo no blog, publicando livros, estudando, ministrando cursos e fazendo atendimentos individuais, ajudando as pessoas a se organizarem. Você pode acompanhar minha trajetória pessoal e profissional neste blog, que existe desde 2006.

19 Comentários

  1. Leio o seu blog há bastante tempo e esse foi um dos melhores que já li. Você está no caminho certo. Parabéns!!!

  2. Adorei Thaís! Obrigada!
    Ja li seu primeiro livro (logo que você lançou), e estou no terceiro capítulo do seu segundo livro!
    Na bienal comprei o do David Allen, estou ansiosa pra começar a ler e conseguir colocar logo em pratica as coisas que tenho aprendido com você !
    Grande beijo!
    Carol

  3. Nossa… Simplesmente fantásticas essas dicas (verdadeiros depoimentos) deixadas por você!!! Com certeza já está salvo no meu Pocket para que eu leia e releia sempre que necessário!!! Muito obrigado!!!

  4. excelente dicas!
    essa de terminar as coisas antes do almoço é muito forte pra mim. Faz eu me sentir muito bem e conseguir trabalhar melhor nas coisas (sem ficar desfocada e desmotivada).
    Sobre descansar, tbm é muito verdade. Ontem no feriado eu tinha programado estudar o dia todo, porque seria o único dia livre. mas eu estava tão esgotada, tão sem energias que não consegui. Perdi metade do dia no computador fazendo nada, quando poderia ter descansado e replanejado. teria sido mais produtivo.

    enfim, dicas preciosas, como sempre 🙂
    grata por compartilhar conosco!

  5. Maravilhoso, Thaís!

    Algumas coisas eu já colocava em prática, outras não!
    Deu um estalo aqui, vou por em prática já!
    (E já to compartilhando com todo mundo, esse post é de utilidade pública!!!)

    Beijos!

  6. Thais, mais uma vez suas reflexões me ajudam muito. Obrigada por nos dar esse presente. Sei que já escreveu sobre isso, mas, quando achar pertinente, volte a falar das listas/check-lists de rotina. É algo que me interessa bastante e que ainda não fiz com eficiência. Beijo procê.

  7. Thais, excelente texto! Da vontade de imprimir e colar na parede, os dogmas. Uma duvida: por que voce acha melhor executar primeiro as tarefas do calendario? As vezes a tarefa mais importante do dia nao esta agendada… Voce discorda da ideia de selecionar big rocks semanais e diarias? Ou voce as coloca no calendario? Obrigado!

    • Porque no uso do GTD o que está no calendário é o que TEM que ser feito naquele dia. Nem ontem, nem amanhã. Hoje. Então tenho que atacar essa frente primeiro.

      No geral um prazo de projeto é importante sim e está no calendário, mas também tenho contas e outras ações mais rápidas.

      Eu trabalho com prazos. Se preciso fazer esta semana, vai estar no meu calendário. 😉

      Se a ação mais importante do dia precisa ser feita aquele dia e não está no calendário, você não colocou no lugar certo.

      Obrigada.

  8. Vc é o máximo!
    Vou caminhar para um dia, e logo, ser organizada e clara nas suas idéias como você.
    Estou me tornando uma pessoa melhor!
    Obrigada pelas suas orientações, assim vou chegar ao meu MESTRADO!!
    bJS

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