Uma coisa que eu aprendi no último ano trabalhando e estudando muito sobre produtividade é que, por mais que a gente se organize, o mundo não se organiza. E você pode ser a pessoa mais organizada do universo – sempre existirão situações que vão te tirar dos eixos, causar caos na sua vida e, se você não tiver sanidade e um método de organização, a tendência é se afundar nesse ciclo caótico mesmo!

Porque sinceramente, a vida é um 7×1 diário. E o que faz a gente se desesperar, se estressar, é não saber como dar um tempo, respirar e se organizar de novo. Mesmo porque, eu sei: ninguém tem tempo pra isso no dia a dia – as coisas acontecem muito rápido! Mas dá sim, com algumas técnicas, para se organizar mesmo quando, aparentemente, tudo acontece ao mesmo tempo.

estresse

Como eu faço: em primeiro lugar, tenho a consciência de que o mundo não vai facilitar. E que as pessoas não têm noção da quantidade de coisas que chegam até mim. Por isso, a responsabilidade pela minha organização pessoal é única e exclusivamente minha.

Outra coisa também: ninguém gosta de ouvir “não”. E se organizar é dizer MUITO “não”. “Ah, mas você não conhece meu trabalho; as pessoas não aceitam”. Todo mundo se preocupa tanto com o não, mas não pensa no peso e no valor que dizer “sim” significa para o próprio tempo. Quando você diz “sim” para algo, está dizendo “não” para muitas outras coisas – inclusive seu sono, sua tranquilidade, sua família. Então trata-se apenas de uma escolha sobre: para quem ou para o que estou escolhendo dizer “não”?

Quando o mundo parece estar se desabando sobre as minhas costas, não se trata de escolha – eu PRECISO parar por alguns segundos, analisar o que eu tenho na minha agenda programado para hoje ou para a semana e renegociar diversos acordos que fiz comigo mesma e com outras pessoas. Se eu não fizer isso, estarei sacaneando não só outras pessoas (com os prazos que não cumprirei de qualquer maneira) como a mim mesma, porque vou ficar mentalmente e fisicamente exausta.

“Desculpe, reavaliei minhas prioridades e o que combinei de te entregar amanhã não conseguirei mais entregar. Consigo entregar dia tal, tudo bem?” Ninguém gosta de ler isso. Por isso, uma outra opção também é delegar. Veja o passo a passo de como eu faço:

Analiso a minha agenda para o dia e para a semana

Eu utilizo o Google Agenda para os compromissos (reuniões etc.), informações e ações específicas para cada dia em questão. A primeira coisa que eu faço é analisar a semana inteira e me perguntar: isso realmente precisa estar aqui ou pode ser renegociado? Algumas coisas não podem: fato. Outras sim. Qualquer reunião ou prazo que eu conseguir renegociar será um ganho tremendo.

agenda

Delegar não é um bicho de sete cabeças

Considere a possibilidade de passar para outra pessoa. Você não precisa ter uma equipe trabalhando para você para delegar: pode ser um colega de trabalho, seu marido/sua esposa ou até mesmo seu/sua chefe. Você é realmente a pessoa mais adequada para fazer aquilo? Se não, delegue. Nosso tempo é precioso e é um sinal de sabedoria largar o osso com o passar do tempo em relação a algumas atividades que você não é mais a pessoa adequada para fazer.

Empodere-se

Se você está tomando a decisão certa, confie no processo. As pessoas vão reclamar o tempo todo, mas só você sabe o valor do seu tempo. Se você não tomar essas decisões, quem vai ficar doente e sobrecarregado é você, não eles. Exponha as razões, se necessário. Mas lembre-se que somente você é responsável pelo seu tempo.

empodere

Cumpra seus acordos

Se você é uma pessoa que busca se organizar, respeita as outras pessoas e cumpre os acordos (renegociados ou não), os outros passarão a confiar nas suas decisões com o tempo. Se você sempre foi extremamente desorganizado, essa confiança pode não existir. Portanto, a organização é um processo, mas precisa ser iniciada em algum momento. Busque ferramentas que possam te auxiliar com essa organização. Tenho algumas sugestões:

Use boas ferramentas de organização

  • Tenha uma agenda. Se for da turma do papel, tenha uma agenda de papel. Se se dá melhor com o celular, utilize uma agenda com sincronização para computador e dispositivos móveis, como a agenda do Google ou do Outlook.
  • Tenha um gerenciador de listas para tarefas, projetos e outras. Recomendo o Todoist, por sua simples curva de aprendizado.
  • Utilize um bom sistema de referência na nuvem para armazenar informações úteis para o seu trabalho, como o Evernote.
  • Anote suas ideias. Leve um caderno sempre com você para não se esquecer de nada.

Esse é o kit básico! Mas básico mesmo é usá-lo.

Respire

Por fim, dê um tempo, nem que seja de poucos minutos. Saia do computador (essa dica é séria!). Alongue-se. Respire fundo. Saia ao ar livre. Dê uma volta, ouça música, descanse um pouco. Descansar é fundamental para que você retome sua energia e volte com tudo para fazer o que precisa ser feito!

E, qualquer dúvida, deixe um comentário!

COMPARTILHAR
Artigo anteriorComo tornar as segundas-feiras mais legais
Próximo artigoO feng shui e a saúde do ambiente
Meu nome é Thais Godinho e sou organizadora profissional, o que significa que ajudo as pessoas a se organizarem quando elas precisam de uma forcinha para isso. A maneira que encontrei para ajudar foi criando este blog, ministrando cursos e realizando outros eventos.

25 Comentários

  1. Thais, esse ano tem sido “daqueles”. Perdi meu pai e uma avó em abril, enquanto me recuperava da perda de um avô q era pai e faleceu agosto do ano passado. Havia me programado no início do ano para fazer uma pós e um curso, além do inglês, e apesar de estar na correria, dava pra levar tudo. Depois dessas perdas, dezenas de problemas pessoais decorrentes delas surgiram, e o ritmo no trabalho com o fim do semestre ficou intenso. Pra completar, descobri q estou grávida em julho e várias coisas precisaram ser revistas pq a prioridade mudou. Deixei alguns laços abertos pois ainda não estou 100% no GTD mas certamente seria mto pior se eu não estivesse iniciada no método. Amamos GTD! 🙂 E sempre recorro aos seus posts antigos – ainda mais agora com a gravidez. Bjos e obrigada por tudo!

    • Obrigada, Dalva! Uma coisa que aconteceu comigo quando engravidei foi passar a ser mais radical com minhas prioridades. Você vai ver! <3

  2. Thais, boa tarde!

    Graças ao Vida Organizada, conheci o GTD e estou implementando o método aos poucos. O primeiro reflexo do processo é que estou com menos “coisas” me preocupando e tendo mais ideias criativas / produtivas em relação ao que realmente preciso fazer – as prioridades. Gostei muito do artigo, em especial relacionado ao fato de aprender a dizer “não”, renegociar e cumprir os acordos. Muito bom!

  3. Post excelente, como sempre! Mas por outro lado, fico um pouco triste que tudo tenha se desenrolado dessa forma, sei que você tira de letra mas como você já sabe, torço muito por você e por sua família e sei que deve estar complicado o que vocês estão passando.
    Porém, como boa sagitariana, não perco o otimismo e sei que logo a fase boa virá e vocês vão curtir muito, voltando a rotina e com tudo dando certo no final.

    Eu sempre leio você falando sobre dizer não e sempre achei que não precisava pensar sobre isso, mas existe uma situação que acontece comigo uma vez por mês, ou a cada dois meses que é complicado… E que não sei como dizer não. Por durar quase uma semana, isso acaba com minhas energias e minha vida vira uma bagunça, mas não sei como dizer não para a pessoa envolvida, ou pelo menos dizer para durar menos dias… Enfim. Tem muita carga emocional envolvida, a pessoa está no momento me fazendo um empréstimo, ou seja, me ajudando com uma coisinha pessoal e aí já viu, virei escrava da situação. E mesmo quando isso acabar, a pessoa não consegue aceitar que eu cresci, que, apesar de parecer que eu não “faço nada”, eu tenho minha casa, meu marido, meus estudos, interesses, enfim… É complicado 🙁
    Desculpe o desabafo, e obrigada por sempre compartilhar suas experiências com a gente, tenho certeza que muitos e nós aprendemos demais a como lidar melhor com as adversidades.

  4. Olá Thaís, sou a Susana e sou de Portugal. Já venho a acompanhar o seu trabalho à muito tempo e foi com a sua página que conheci método GTD. Já tentei aplicar 2x e não resultou bem e graças a você também sei onde errei. Vou tentar implementar novamente. Antes tinha tudo só em papel. Mas também sou dada às tecnologias e estou a usar o evernote (já sei como funciona, antes não sabia) o Google calendar já usava e o wunderlist. Obrigada por tudo o que aqui coloca pois tem a resposta a muitas perguntas difíceis das nossas vidas. Beijo aí para o Brasil ☺

  5. Mais um post para a minha lista de favoritos. Não é fácil aprender a dizer não, mas nos últimos anos eu tenho sido bem sucedida em escolher aquilo que vou poder fazer e tenho dito muitos nãos. Muitos colegas de trabalho e familiares não gostam, mas me faz um bem que só eu sei o valor. Ainda estou no processo e tenho aprimorado a minha maneira de dizer esse não para as pessoas. Gostaria que você escrevesse sobre isso, Thaís, dando algumas dicas de como podemos dizer não como menos impacto para o ouvinte. Beijos e obrigada por ser assim tão boa no que escolheu fazer, de quebra compartilhar com a gente!

  6. Thais, achei muito legal o sei post porque estou justamente num momento desses: trabalho em período integral, mantenho dois sites de clientes como renda extra, temos um menino de um ano e ainda ajudo na arrumação de casa. Tem horas que mal sobra tempo pra respirar.

    Meu trabalho em tempo integral envolve suporte e desenvolvimento relatórios em SQL. Minha agenda fica com um vácuo de dez horas diárias. Dá uma sensação errada. O que eu posso fazer nesse caso?

      • O que eu quero dizer é que o meu trabalho tem um misto de rotina com imprevisibilidade. Eu olho para o período em que eu fico no meu setor e tem horas que eu não sei o que é feito dessas dez horas diárias por lá. Nem todo período é usado ativamente com a demanda dos usuários. Meu trabalho se parece… Sei lá, com o trabalho de um motorista de ambulância: nem sempre eu estou correndo, mas preciso estar disponível para quando solicitam. Nos momentos livres eu até aproveito e faço projetos particulares, estudo ou até descanso, mas como não é previsível, eu fico com esse espaço de tempo meio amorfo no meu dia, que eu vou preenchendo de acordo com os ventos do dia. Como eu lido com isso?

        • Você precisa conhecer a natureza do seu trabalho e respeitá-la para conseguir se planejar e também atender essas demandas da maneira mais tranquila possível.

          O GTD tem tudo a ajudar sobre isso. Aqui no blog há textos sobre esse assunto, mas no livro A arte de fazer acontecer explica mais e um curso ajudaria enormemente.

  7. Boa noite,Thais!
    Post maravilhoso,não só ele como seu blog,ótimo,o qual estou conhecendo agora,mas já o estarei acompanhando a partir deste momento,beijus…

  8. Ai, Thais, eu tô nesse momento, mas nem é que tudo tem acontecido inesperadamente ao mesmo tempo… é que eu mesma, em parte, fui deixando as bombas estourarem rsrsrs agora tô correndo atrás do rabo rsrs
    Aí encontrei seu blog quando procurei coisas sobre gtd pra retomar. Sabe algo que me encantou nos seus vídeos? seu ar zen, de quem tem tudo sob controle, mesmo com tantas atividades. Quem sabe começando agora, daqui a uns dez anos eu tenha um dia a dia menos desesperado… rsrsrs

  9. Bom dia, Thais!
    Estou passando aqui por dois motivos. Primeiro agradecer por ter me inspirado em tantas coisas. Minha casa hoje é bem mais organizada, porque foi aqui que conheci o método Fly Lady, sou uma pessoa melhor depois que comecei a praticar o Budismo Kadampa, que também conheci aqui. E o segundo motivo é para agradecer tudo o que aprendi com o seu curso “Organização para blogueiros”. Consegui me organizar e o blog está funcionando. Já tinha um cantinho o qual divulgava meu trabalho como escritora. Resolvi criar o blog nesse espaço mesmo. Se puder, passe por lá!
    Um grande abraço e sucesso sempre!!

  10. desde junho eu estou em um ritmo frenético de várias coisas acontecendo. Por mais planejamento que eu faça, as vezes acontece de ficar desesperada de tanta coisa fora do lugar.
    tem que sentar, respirar e reorganizar mesmo. A única forma de voltar ao eixo.

DEIXE UMA RESPOSTA