O que é isso?

Demanda ação?

No sentido de: tenho compromisso em fazer algo a respeito disso?

Porque você pode simplesmente ver “aniversário da tia” e não querer fazer nada a respeito. É um direito seu.

Se não demanda ação, você tem três escolhas:

1 – JOGUE FORA. Isso vale para o aniversário da tia que você vai deixar quieto e para o spam que você recebeu no e-mail, mas vale também para coisas que, sinceramente, você não tem interesse de qualquer maneira.

2 – ARQUIVE para referência futura. Pode ser importante guardar algumas coisas, como documentos, resultados de exames, apostilas de cursos que você fez etc. Você pode organizar seu arquivo de referência alternando entre o papel e o digital, de acordo com as suas preferências pessoais. O que entra aqui, lembre-se: não demanda qualquer tipo de ação. É só algo que você quer guardar como referência.

3 – Pode ser que não demande ação agora, mas pode demandar no futuro. Por ex: você pegou um folheto na CVC sobre uma viagem para Praga. Pode não rolar agora por motivos de $$$, mas você não quer perder isso. Nesse caso, INCUBE. Guarde essa decisão para depois. Você pode fazer isso inserindo em uma pasta ou lista de ALGUM DIA / TALVEZ ou inserindo um lembrete, um gatilho, no seu calendário, para ser lembrada(o) em uma data específica (talvez quando você sair de férias daqui a um ano?).

workflow-map-pessoal

Mas, se demanda ação, qual é a PRÓXIMA AÇÃO?

Definindo a próxima ação, certamente ela se enquadrará em três categorias:

1 – É rápido, leva menos de dois minutos. FAÇA JÁ.

2 – Precisa ser feito, mas não por mim. Preciso DELEGAR para a pessoa certa e fazer o acompanhamento disso em uma lista de Aguardando resposta.

3 – Precisa ser feito por mim mesma(o), mas demora mais de dois minutos. ADIE para o momento correto. Se tiver que ser feito em um dia específico, coloque em seu Calendário. Se não tem data específica e você só precisa fazer o mais rápido possível, dependendo de estar no contexto adequado, coloque em sua lista de Próximas ações.

Mas pode ser que essa única ação não conclua o que você precisa fazer. Nesse caso, qual é o RESULTADO DESEJADO? Defina o que precisa ser feito. Quando você pode considerar isso concluído?

Você pode identificar, então, que você tem um PROJETO. (Insira em sua lista de projetos)

Esse projeto pode ter informações, arquivos de suporte. Se isso acontecer, você pode ter arquivos de suporte ao projeto, que inclui o plano do projeto, o planejamento e tudo o mais que você quiser associar ao seu projeto. Você pode organizar onde quiser: nas notas do seu projeto no Todoist, na nota master do projeto no Evernote, em uma folha de papel em uma pasta em L. Depende de como você organiza o seu sistema.

No dia a dia, você vai trabalhar com foco em duas coisas, basicamente:

1 – Seu calendário (tudo o que “vence” naquele dia, incluindo o que está na agenda, no tickler, nas ações com prazos)
2 – Suas listas de próximas ações sem data de conclusão, no intervalo dos compromissos no calendário

Esse é o foco diário.

Uma vez por semana, revise seu sistema como um todo para garantir que esteja atualizado e que suas ações estejam definidas para que você possa executar seu trabalho tranquilamente.

Tem um montão de outras coisas que você pode ir aprendendo e implementando depois disso, mas o básico está aí.

E isso é começar a usar GTD. 🙂

Veja o vídeo também com uma orientação geral para entrar no mundo da metodologia:

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Meu nome é Thais Godinho e meu guarda-chuva profissional engloba três temas: produtividade, organização pessoal e criatividade. As formas de operacionalizar esse trabalho que eu amo são essas: escrevendo no blog, publicando livros, estudando, ministrando cursos e fazendo atendimentos individuais, ajudando as pessoas a se organizarem. Você pode acompanhar minha trajetória pessoal e profissional neste blog, que existe desde 2006.

33 Comentários

  1. Thais, fica confuso organizar as listas em contextos, areas da vida e lista de proximas acoes? Nao to conseguindo entender muito bem como utilizar as tres ao mesmo tempo. Estou um pouco confuso. Obg!

    • A lista é de próximas ações. Só.

      Você analisa essa lista para verificar o que pode fazer de acordo com o contexto em que você está.

      Se a lista começar a ficar muito grande e trabalhosa de revisar de uma só vez, quebre em listas menores, que você pode organizar por contextos.

  2. Thais,
    Postagem clara como água. Obrigada.
    E o seu cabelo está show.
    Gostei também dos vídeos. Aproxima-nos de você.
    Sucesso!

  3. Minha dúvida é bem de iniciante. Um projeto é feito de duas ou mais ações, né? Eu faço uma lista de tarefas dentro do projeto e transfiro apenas a próxima ação a ser feita para a lista de próximas ações?

    • Depende de como você está organizando o seu sistema. Os programas têm diferentes recursos.

      Por ex, se você fizer sua organização em papel, provavelmente vai ter que colocar a próxima ação na lista de próximas ações, em separado. Você pode duplicar ou não, fica a seu critério.

      No Todoist, por ex, você pode criar a ação dentro do projeto e gerenciá-la com tags.

      Na verdade depende apenas do que você está utilizando para se organizar, e isso é super pessoal, depende do que funciona melhor para você.

      Aqui em mostro como eu faço:
      http://vidaorganizada.com/meu-sistema-gtd-julho-2016/

      Espero que ajude.

  4. Thais muito objetiva e esclarecedor o resumo que fez sobre o método GTD. Adorei. Obrigada por tudo o que faz. Bj

  5. Só uma pergunta: Você faz uma Lista de Próximas Acções separada para cada projecto e vai trabalhando segundo os mesmos ou na Revisão Semanal retira dessa Lista o que é de próximas Acções para avançar na semana seguinte e coloca numa Lista Única de Proximas Acções? Desculpe a pergunta, mas a parte dos Projectos é a que é menos clara para mim…
    Obrigada pela ajuda.
    Bjos

  6. Thais, então o GTD pressupõe a execução por contextos (casa, rua, telefone etc)? O que exatamente define o GTD? Os elementos contidos no mapa desse post? Obg!

      • Obrigado, Thais! Li o capítulo e descobri uma excelente maneira, sem precisar assinar o premium do todoist. Fiz uma lista de proximas acoes e sublistas nela com os contextos. Cada vez fico mais empolgado com as coisas que posso fazer com o GTD.

  7. Thais
    Me veio a cabeça uma dúvida. Vc utiliZou como exemplo o folheto da CVC e a viagem para Praga. A minha dúvida é:
    Como disse eu coloco essa viagem na pasta Algum dia/Talvez por falta de $$$ no momento. Mas digamos que eu já queira pesquisar preços de hotéis para ter uma ideia. Como que faço? Coloco isso em próximas ações e depois retorno a Algum dia/Talvez?

    Espero que não tenha ficado muito confuso. Rs

  8. Thais, muito show!
    Eu sempre leio algo de GTD no seu blog mas até agora não tinha visto um conteúdo que realmente me apresentasse o método…. Parabéns pelo vídeo 🙂

  9. Thais, que ótimo vídeo! Até me emocionei. Admiro sua leveza ao expor as ideias. Obrigada pelas dicas e inspiração. Vou anotar na minha agenda que “organização serve para que possamos aproveitar as coisas que não são organizáveis”. Abraços!

  10. Thais, ótimo post parabéns.
    Em relação a Próximas Ações, quando eu estou num Projeto, deixo como uma sub-tarefa no próprio Projeto, onde tenho tarefas executadas e outras a executar, assim tenho uma visão ampla no Todoist.
    Gostaria de sua opinião a respeito.

  11. Thais, devemos armazenar uma próxima ação que só pode ser feita depois que outra for realizada? Ou só devemos colocar nas listas próximas ações imediatas? Obg!

    • O que for próxima ação entra na lista de próximas ações. O que não for próxima ação não entra na lista de próximas ações, porém você pode armazenar como suporte ao projeto.

    • O David Allen não utiliza o termo “tarefas”, a não ser de maneira pejorativa para se referir a coisas que você precisa fazer mas não estão claras.

  12. Thais,
    Queria compartilhar minha reflexão. Ao assistir seus videos e ler sobre o GTD penso: com tanta coisa pra pensar, capturar, delegar, planejar, revisar na semana, rever calendário, por no calendário, lista de tarefa, checklist, etc. Quando minha mente ficará tranquila como propõe o método?

  13. Vi esse video algumas semanas atrás. Gostei tanto da explicação que resolvi comprar o e-book dele. O que eu achei interessante é que os conceitos são bem fundamentados, mas as ações são fáceis, por exemplo: no meu caso eu já faço várias listas, mas nunca pensei em um sistemas de listas. Essa ideia de dar up na organização ao ponto de sistematizar foi o que mais me interresou no GTD.

    Ainda não terminei de ler (parei no capítulo 3). Dúvida: melhor terminar o livro e depois implementar ou ir testando enquanto lê?

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