ou

Regularmente eu gosto de postar aqui no blog como está o meu sistema GTD para mostrar para vocês. A última vez que postei foi em fevereiro, então achei que era o momento de postar novamente.

O sistema GTD é algo que está constantemente em construção. Já há mais de um ano tenho utilizado as mesmas ferramentas e o que tenho trabalhado mais atualmente tem sido o meu arquivo de referência, que nem vou pontuar muito hoje justamente porque está em transição (vou falar mais adiante).


Calendário

Lembrem-se que, para o GTD, calendário é uma lista de tudo o que tem data, não a ferramenta calendário apenas. Isso inclui agenda, tickler e outros usos que você possa inventar, como bullet journal, um calendário de parede feito com post-its ou um calendário da família pendurado na geladeira.

Para agenda, uso há anos a agenda do Google com o esquema de duas cores que já comentei aqui no blog. Eu tive algumas tentativas de voltar para o papel aqui, mas gosto muito das funcionalidades de usar uma agenda eletrônica (e uso muito por causa dos convites para reuniões e a mobilidade das informações). Para mim, uma agenda eletrônica funciona melhor. No celular (uso iPhone), utilizo o próprio aplicativo da agenda do Google.

agenda-semana-27

De verdade, o que fez muita diferença no meu uso da agenda foi ser “caxias” no que entra nela, seguindo as orientações do David no livro novo. Ele dá boas ideias não só com relação ao que deve entrar no calendário (veja aqui) como usos criativos para o calendário (para gatilhos diversos). Nossa, isso tem me ajudado enormemente. E, no dia a dia, o calendário é o que eu foco pela manhã: trabalhar nos prazos dele. Tenho isso em minha checklist diária (que também vou citar mais adiante) e nunca me arrependi de ter feito, mesmo que tenha um dia mais livre pela frente. “Matar” prazos logo cedo dá uma tranquilidade enorme e uma sensação de dever cumprido muito legais.

Para o tickler, tenho dois usos: o físico e o eletrônico. Vamos lembrar que o conceito de tickler é basicamente uma informação incubada em uma determinada data, e isso você pode fazer na sua própria agenda (e eu faço na agenda do Google) ou em um arquivo físico, quando se tratarem de coisas físicas, como pastas, papéis, livros. Tenho usado cada vez menos o arquivo físico, apesar de ainda usá-lo. Hoje eu tenho um móvel de arquivo com três gavetas, que quero deixar apenas para arquivo de referência, e liberar o tickler para outro compartimento em breve, então na próxima atualização desse post vocês provavelmente verão essa mudança.

220115-tickler

Listas de próximas ações

Todas as minhas listas acionáveis e algumas listas de referências estão no Todoist. Hoje tenho uma única lista de próximas ações no Todoist, que organizo via etiquetas para atribuir contextos. Tenho procurado diminuir cada vez mais meus contextos, mas isso varia muito. Eles são bem dinâmicos e adiciono e excluo contextos sob demanda.

etiquetas-contextos

Já comentei aqui em algum post que a regra para cores nas etiquetas de contextos é a mais banal e infantil possível: verde é a cor da minha casa, azul é cor do céu (contextos de rua), e azul para agendas porque azul facilita comunicação entre pessoas.

Eu trabalho na minha lista de próximas ações da seguinte maneira:

  • A diferença entre o que entra na agenda do Google e o que entra no Todoist (mesmo com prazo) é que o que entra na agenda só pode ser feito naquele dia em específico. O que entra no Todoist é uma próxima ação – ou seja, eu posso fazer dependendo apenas de estar no contexto adequado – é uma ação que eu posso adiantar, não preciso esperar o prazo para fazer.
  • As próximas ações devem ser trabalhadas nos intervalos do seu calendários, dos seus compromissos. O objetivo é aproveitar as janelas de tempo do seu dia a dia, sejam 5 ou 90 minutos, de acordo com o contexto onde você está. Você consegue mover adiante suas ações e seus projetos rapidamente.
  • Trabalhar nas minhas ações no Todoist também está na minha checklist diária, na parte da tarde.
  • Os contextos são aplicados às ações avulsas e às ações que fazem parte de projetos. Assim, quando estou no contexto adequado, apenas acesso a etiqueta apropriada e vou executando as ações.

Lista de aguardando resposta

Tenho uma pasta no Todoist para tudo o que estiver aguardando resposta avulsamente (ou seja, que não pertence a um projeto) e uma etiqueta de aguardando resposta que aplico nessas e nas ações que estão aguardando resposta de outras pessoas mas que pertencem a projetos.

Gosto de inserir o que está aguardando resposta no seguinte formato: Nome da pessoa – O que está aguardando resposta – desde quando. Se tiver um prazo, coloco um prazo.

exemplo-aguardando-resposta

Assuntos a tratar

Em inglês, usa-se o termo “Agendas”, que também gosto, mas em português acaba confundindo, então eu uso “assuntos a tratar” para deixar mais didático. No livro em português sugerimos à editora deixar assim também.

Trata-se de uma categoria específica de contextos relacionados a pessoas ou reuniões com as quais você tem assuntos a tratar. E é legal ter uma categoria específica para manter um histórico (pelo menos eu gosto) e fazer um planejamento diferente.

Eu tenho uma pasta no Todoist para pessoas e reuniões e isso me permite pensar e planejar bem cada conversa com determinadas pessoas com as quais me reúno frequentemente para conversar (trabalho e vida pessoal).

exemplo-assuntos

Dentro de cada uma, a dinâmica é diferente, e eu listo o que gosto de conversar sempre com cada uma dessas pessoas ou abordar em cada uma das reuniões. Além do que, quando surgem assuntos pontuais, sempre que o assunto for tratado, basta marcar como concluído que o Todoist mantém o histórico. Eu acho isso bastante útil e, por isso, gosto de fazer assim.

E-mails

Continuo usando do mesmo modo que postei em fevereiro.


Projetos

Tenho uma pasta para listar todos os títulos de projetos. Isso é muito útil para ver de uma só vez todos os meus resultados desejados e também a quantidade de projetos em andamento. Eu também gosto de, sempre que concluo um projeto, colocar o ano na frente do título antes de marcá-lo como concluído, para registrar assim. A ideia é ter um histórico para anos adiante com todos os meus projetos concluídos nessa pasta.

lista-projetos

Tenho me disciplinado a manter menos de 50 projetos em andamento. Sei que é subjetivo, mas já percebi que, sempre que passo de 50 projetos, me sinto sobrecarregada. O David Allen diz que não tem nada a ver, que basta que todos os projetos estejam bem gerenciados, e eu sei que ele está certo. Mas, para mim, existe uma mudança sutil que eu identifico, e prefiro seguir minha intuição.

projetos-concluidos

Você consegue visualizar todos os itens concluídos clicando no reloginho que aparece no canto inferior direito abaixo de todas as listas de tarefas do Todoist.

Uma coisa diferente que tenho feito desde o curso de coaching foi criar tags para visualizar os projetos por áreas. Eu sentia falta dessa visualização, quando necessária. Por isso, criei tags específicas que atendessem essa revisão específica dentro de um planejamento que fiz depois do curso de coaching, e aplico nos projetos.

Tags:

tags-projetos

O objetivo é realmente ver os projetos por área. Só isso. Na lista de projetos eles aparecem assim:

exemplo-projetos-tags

Eu tenho um sincero sentimento de tentar não complicar meu sistema, mas faço modificações de acordo com as minhas necessidades do momento. E, no momento, eu sentia necessidade de ver meus projetos por área. Tem ajudado bastante a manter meu foco, mas eu não recomendo a ninguém que copie como eu faço, a não ser que sinta a mesma necessidade. Eu já fiz muitas coisas apenas porque vi outras pessoas fazendo e não via muito sentido, e aquilo só complicou a minha vida. Deixo sempre como sugestão, mas estou aqui para mostrar como faço e facilitar a vida de vocês, nunca complicar. O que funciona para um pode não funcionar para outro.

Planos de projetos

Eu fiz algumas tentativas diversas de organização dos planos de projetos nesses últimos meses. Atualmente, voltei ao formato que eu estava usando no último post de fevereiro, que acho um pouco trabalhoso de manter (são muitas pastas), mas a organização é efetiva e me ajuda bem no controle dos projetos. Não considero a solução ideal mas, mais uma vez, o que é ideal, sinceramente? Vamos que vamos. O que importa é que funcione e que os projetos caminhem.

Desse modo, toda vez que eu identifico um novo projeto, eu crio uma pasta com o nome do projeto, para que eu possa inserir o plano do projeto. Dentro do plano do projeto, insiro as informações necessárias dele. Varia de acordo com a complexidade do projeto. Tem projeto que tem o planejamento completo (vide Modelo de Planejamento Natural no livro do David Allen), enquanto outros têm apenas as próximas ações.

lista-planos-de-projetos

Exemplo de projeto mais simples:

projeto-simples

Exemplo de projeto com todos os elementos do planejamento:

exemplo-projeto-completo

Quando um projeto é concluído, eu arquivo a pasta do projeto apenas se eu achar que ele pode servir como referência futura. Se for um projeto mais simples, eu excluo a pasta.

Algum dia / talvez

Eu categorizo enormemente a minha lista de algum dia / talvez porque comecei a usá-la com um pouco mais de substância depois que me formei no curso do Nível 2 em Amsterdam.

someday2 someday1

E essas listas ainda nem estão completas porque tenho muitos itens que ainda estão no meu Evernote, que estou passando para cá (especialmente ideias para posts, passeios com a família, viagens e outras).

A lista de algum dia / talvez é a melhor maneira de tirar a pressão da lista de projetos, então ela serve tanto para ideias criativas, ousadas e para algum dia, como também para projetos que simplesmente não estão em andamento agora, mas virão a seguir. Então estou sempre de olho nela.


Áreas de foco

No post de fevereiro, minhas áreas de foco já estavam no Todoist também. Me acostumei com o formato de listas para elas, o que é bem engraçado, porque durante anos gerenciei áreas de foco com mapas mentais. Acho que usar uma ferramenta legal ajuda muito nesse processo.

areas-de-foco

Tenho tentado simplificar aqui. As listas de áreas de foco servem simplesmente para se tornarem listas de pendências personalizadas para você, e isso é construído aos poucos, com cuidado. Então, para mim, por hora basta ter o primeiro nível bem definido, e aos poucos vou adicionando os outros níveis. Elas servem como listas de verificação, que eu analiso uma vez por mês, em média, ou sempre que me sinto sobrecarregada de alguma maneira e sei que preciso equilibrar as minhas atividades (essa análise proporciona isso).

A grande verdade é que o curso de coaching (mais uma vez ele) me ajudou a encarar as áreas de foco de uma maneira mais focada mesmo, e agora eu tenho usado isso como gancho até nas minhas revisões semanais, através das tags das áreas (vejam como uma coisa conversa com a outra).

Checklists

Checklists me ajudam a fazer as coisas da minha vida bem feitas – ou garantir que os padrões que eu quero manter em todas as áreas da minha vida sejam mantidos. Por isso as checklists fazem parte do Horizonte 2 no GTD. Ela servem para checagem, não como lembretes. Veja mais sobre checklists aqui.

No Todoist, categorizo em três tipos de checklists:

checklists

Ainda tem bastante coisa a explorar aqui, porque estou trazendo checklists que estavam em outras ferramentas (como no Evernote), mas por hora estão assim:

listas-checklists

Nas checklists por frequência, tenho gatilhos no calendário para verificar sempre que não for diariamente. Tenho postado aqui no blog cada uma delas – basta procurar por checklist diária, checklist semanal etc.

Nas checklists por situação, coloco checklists para verificar sempre que me encontro em determinadas situações. É quase o mesmo raciocínio de contextos, levando em conta que não estamos falando de lembretes. “Pela casa” traz minhas listas de limpeza, arrumação e tudo o que tenho que fazer para manter a casa em ordem. Listas da FLY Lady, aquela coisa. “Viagens” traz todas as checklists úteis para viagens, como o que eu costumo levar na mala, o que fazer antes de uma viagem internacional, o que levar na mala de bordo etc. “Próxima vez em…” serve para listar lugares e coisas para fazer em lugares que vou de vez em nunca, como praias, Estados Unidos e outras viagens do tipo. Quando for da próxima vez, o que quero fazer, comprar ou visitar?

Nas checklists de referência, vou inserindo informações úteis para o meu dia a dia, como o número que meu marido usa para camisas, materiais que preciso ter como instrutora, listas de mercado e outras mais. Tem sido bem útil e divertido fazer assim, e estou testando usos diversos.


Metas e objetivos

São resultados desejados assim como projetos, com a diferença que o horizonte de alcance é um pouco mais à frente. Aqui o que tenho trabalhado nos últimos meses é aplicar o modelo de planejamento natural neles também, o que tem sido muito eficaz.

No Todoist, estão assim:

metas-objetivos

Aqui as coisas estão BEM em construção porque, depois do curso de coaching, eu saí com muitos objetivos e ainda estou refinando a maioria deles. Me dou por feliz por ter conseguido colocar tudo no meu sistema, porque a minha cabeça estava tão a mil que não estava nem conseguindo processar tudo na época.

Para mostrar como eu estou trabalhando, mas sem expôr muito meus objetivos mais íntimos, vou mostrar como tenho feito:

objetivos

O último item, em negrito, é o que está processado direitinho, e ele tem nove objetivos claros e com planos de objetivos mais detalhados embaixo. Os outros (julho/17 e julho/18) são frutos do curso de coaching, e ainda estou estudando. Estou no meio desse processo, então quis compartilhar essa construção com vocês. As coisas têm acontecido bem rápidas por aqui!

Nos planos de objetivos, não tem nada de muito diferente do planejamento de projetos. A única coisa diferente é que eu insiro também outros níveis, como projetos relacionados e qual a visão que eu tenho para aquele objetivo – por ex: se o objetivo for alcançado, ele contribui com que visão? É um exercício que me ajuda com o horizonte acima. Também me ajuda a identificar projetos um horizonte abaixo e trazer o objetivo mais para a realidade. Todos os meus objetivos têm projetos relacionados.

Essa parte de metas para 2016 só existe porque, na Call Daniel, na reunião de planejamento, decidimos metas para 2016 e aqui é o horizonte certo para se organizar esse tipo de informação. Também temos metas definidas para o Vida Organizada. Então se na sua empresa você tiver metas, ou seu setor, saiba que, no GTD, você organiza no Horizonte 2. rs

No estratégia para 2016, acho legal falar mais:

estrategia

Eu listo cenários, apenas para ter foco. Tudo isso é Horizonte 3. Me ajuda revisar isso sazonalmente, ver como estão as coisas, se o foco precisa ser reajustado, se eu identifico projetos. É bem simples, mas me mantém nos trilhos.


Visão

Aqui nós falamos sobre a visão que temos da nossa vida para médio e longo prazo. Como se trata de algo que não esteja acontecendo neste exato momento, então não temos tanto controle – por isso o David Allen chama de visão.

No meu Todoist está assim:

visao

visao-objetivos

Não tenho planos de objetivos aqui porque não senti necessidade de tanto planejamento ainda. Os objetivos de médio e longo prazo servem apenas como norte e, a partir dele, nascem objetivos de curto prazo e projetos.big-picture

Aqui eu listo o cenário da minha vida dentro desses anos. É uma revisão que faço anualmente ou quando sinto necessidade de ter esse norte que comentei.

Na pastinha “Dreamlist”, eu coloquei o que defini no curso de coaching. Foi um exercício feito lá, que ainda estou trabalhando, semelhante ao que comentei na parte de objetivos.


Propósito e princípios

No Todoist, tenho uma pasta única que está assim:

proposito

A grande mudança foi ter descoberto que a minha missão pessoal é diferente da missão do Vida Organizada depois do que mesmo? Do curso de coaching, claro.

Visão geral de todas as pasta do Todoist:

pastas-gtd-todoist


Arquivos de referência

Atualmente utilizo o Evernote, Dropbox, Google Drive e arquivamento em papel, mas está tudo em transição. Estou vendo se compensa manter o Google Drive e o Dropbox, assim como o que vou colocar em cada uma das ferramentas. Estou reorganizando meus documentos em papel etc. Estou nessa fase. rs


Este post serve única e exclusivamente como fonte de referência para mostrar como está meu sistema GTD atualmente, porque muitos leitores me perguntam. Não estou aqui para impôr modelos ou dizer qual a maneira certa de usar GTD, apesar de ter qualificação para ensinar sobre o método. Este é o meu uso pessoal e cada pessoa deve adaptar o método para si.

Também é um post que eu levo dias para escrever e montar, então espero que ele seja útil de alguma maneira para vocês. Obrigada por tudo, pessoal.

Thais Godinho
21/07/2016
Veja mais sobre:
56
Minha vida com o GTD e de que forma o método me ajuda a manter a vida organizada
Minha agenda
Andamento da mudança – parte IV

 

  1. Evelyn 21/07/2016

    Oi Thais! Sempre aprendo muito com vc, mas fico me perguntando se só eu acho o GTD complicado e extenso… tudo bem que vc não esquece nada e tem uma vida tão intensa que fica perfeito… particularmente, tenho separado minha vida pessoal, profissional e estudantil. Fica parecendo extenso também, mas desde que me propus essa mudança vejo as coisas fluírem. No trabalho, apenas uma caixa de entrada de informações e projetos (e um email próprio). No estudantil, apenas um cronograma em uma pasta física com os livros, apesar de ser EAD gosto de ler os livros físicos. E no pessoal vem a parte mais extensa que estou buscando modificar… nem sei se tem nome meu método, rs, mas tem funcionado. Uma agenda em que na parte das segundas monto o cardápio da semana, e vou colocando nos outros dias o que preciso resolver/arrumar; um caderninho de compras no supermercado que fica mais na minha bolsa. E um control journal, em que coloco listas de objetivos mensais, orçamentos, ideias de cardápios, etc. Aí o que planejo pro mês, jogo direto com datas pra agenda. Foi um jeito que arrumei de tirar aquelas ideias “talvez/algum dia” do papel: dar datas. Já rolou festa junina com a família, já rolou noite da pizza, do hot dog e hamburguer com as crianças, vai rolar noite romântica do fondue, acampamento e brincadeira de férias… parece bobo mas com a correria essas coisas em família ficavam pra trás. Pra limpar a casa, a bem verdade usava o flylady, mas ele tava me complicando também, hoje tô mais pro speedclean, ou limpo o que está sujo. Email pessoal confesso que está em desuso completo… é isso… será que eu tô complicando mais que o gtd? rsrs

    • Thais Godinho respondeu Evelyn 21/07/2016

      Na verdade nossa vida é complexa. O GTD é um método que gerencia a vida, logo… ele abriga toda essa complexidade.

      O método e sua aplicação, em si, são super simples. Mas como estamos falando de mil facetas: atividades, compromissos, projetos, objetivos, responsabilidades, e tudo o que existe na nossa vida, não tem como ser simplista. 😉

  2. DALVA 21/07/2016

    Thais amo esses posts. Joga uma luz no que estou fazendo e abre um leque de novos caminhos no GTD. Mto obrigada por toda a sua ajuda.

  3. Ana Carolina Souto Maior Bernini 21/07/2016

    É sempre muito bom ver o seu sistema atual.

    Obrigada por compartilhar.

  4. Simone 21/07/2016

    Muito bom, estava com dificuldade de manter atualizado os planos de projetos pq estão no Evernote, que eu so acesso mesmo para referencias, o TodoIst é minha ferramenta diária. Vou trazer para cá.
    Gostaria de compartilhar uma coisa que tenho feito que me ajuda bastante. Criei um IFTTT que para cada evento criado no Google Calendar gera uma tarefa no Todoist. Entram na cx de entrada e eu so faço jogar para uma pasta chamada calendário. Me ajuda pq vejo os compromissos do dia junto com as tarefas que planejo para aquele dia. As tarefas que planejo ficam no TD pq elas podem ser alteradas ao longo do dia e da semana. Eu não consigo colocar tudo no calendário como vc, me da agonia ver todos os blocos da agenda cheios! rsrsrs

  5. Hugo 21/07/2016

    Muito bom, Thais!

    Achei genial a ideia de associar a cor da etiqueta com a cor do céu, para as atividades que você faz fora de casa.

    Eu sou apaixonado pelo GTD e hoje percebo que valeu a pena ter paciência, já que não é um sistema muito fácil de entender na primeira leitura do livro do David Allen. É preciso experimentar, errar, consertar; como tudo que vale a pena na vida.

    Ainda reflito muito sobre as etapas do método. Por influência do ZTD do Babauta (também entendo que é um plágio do GTD), comecei a pensar no tempo que gasto organizando as minhas tarefas. Acho que quanto mais simples, melhor. Fico com receio de sair criando muitas listas, porque deixarão as revisões mais custosas. E o processamento também.

    Uma, no entanto, tem sido extremamente útil: rotinas. Listo ali coisas simples como trocar lixo da casa, ir ao barbeiro, etc. Uso o Todoist como agenda também, já que levo ao extremo a ideia de centralizar a minha vida numa caixa de entrada única – isso, sim, é melhor que rivotril. Acalma que é uma beleza.

    Outra coisa sobre o que tenho pensado bastante: não sei se é saudável obedecer, rigorosamente, o procedimento de coleta que usa o critério dos dois minutos/mais do que isso, colete. Isso me leva a ficar muito tenso, querendo coletar praticamente tudo, e em situações que eu simplesmente não poderia – como quando estou dirigindo. Há coisas que não merecem ser coletadas, sinto. Mas entendo que isso é pessoal.

    Mais uma vez, obrigado pelo trabalho grandioso que você vem desempenhando!

    • Simone respondeu Hugo 22/07/2016

      Como vc, também concentro tudo no TodoIst, integrado com calendario do google. Para capturar alguma ideia quando estou dirigindo uso o microfone do teclado. O Android entende bem e ja coloco a tarefa na cx de entrada. 😉

      • Hugo respondeu Simone 22/07/2016

        Não tinha pensado na possibilidade de gravar com o botão do teclado… Ah, e também não sabia que dava pra integrar o Todoist com a agenda do Google. Obrigado! =)

  6. Suyang Melo 21/07/2016

    Oi Thais
    Obrigada pelo post. Eu adoro ler sobre como você organiza o seu sistema porque sempre me dá muitas ideias para organizar o meu!
    Ainda estou em um nível muito básico de GTD, então basicamente o que consigo ter no momento é uma lista de próximas ações, uma lista de assuntos a tratar e uma de aguardando respostas. Comecei recentemente a organizar a lista de projetos e os check lists.
    Conhecer o seu sistema me dá inspiração para prosseguir!
    Um grande beijo,
    Suyang

    • Thais Godinho respondeu Suyang Melo 22/07/2016

      Que legal, muito obrigada!

  7. Mariana 21/07/2016

    Taís,
    Obrigada por compartilhar esse texto tão completo. Acho inspirador.
    Hoje comprei a nova edição do livro do David Allen e acabei caindo em uma resenha negativa que eu não sei se sinto pena ou rio das críticas feitas pelo leitor: http://www.geekpreneur.com/26-reasons-not-to-use-gtd Já tinha visto este texto?
    Abraços

    • Thais Godinho respondeu Mariana 22/07/2016

      Já tinha lido e dá para refutar todas, mas eu sinceramente não tenho como fazer isso agora. 🙂

      Trata-se de uma pessoa que nunca entendeu nem nunca usou GTD falando sobre o que ela acha que é.

      Vá sem medo. 😉

    • Adriano BG respondeu Mariana 28/07/2016

      Eu li esse texto e achei um absurdo. O cara diz que aquele desespero de deixar as coisas para a última hora é o que nos torna produtivos. Esse é um procrastinador que precisa de tratamento… É um absurdo alguém ir contra o núcleo do GTD (os 5 passos), já que é o tipo de coisa que qualquer um pode implantar sem dificuldades e que traz um ganho considerável na qualidade de vida. Implantar o resto do GTD vai de cada um. Eu, particularmente, evito a regra dos 2′, já que tem o costume de sugar meu foco e acabo demorando mais do que os 2′, mas o MPN é indispensável – algo que se percebe apenas com a prática.

  8. Rodrigo 21/07/2016

    Sempre muito útil Thais!!!

  9. Jovens Ricos 21/07/2016

    Eu gostei muito. Recentemente uma gerente do Todoist me convidou para experimentar o Premium. Estava utilizando o Wunderlist e passei para o Todoist. A versão do win10 é muito parecida com o Wunderlist e gostei muito. Meu sistema é bem menos intenso, hehe. Eu ainda uso bastante o papel. Mas um dia chego lá =D

  10. Adriano BG 21/07/2016

    Eita, nós! Exatamente o texto que eu esperava há tempos. Li seu sistema GTD de Julho de 2015 (ou Setembro…?) e percebi que estava desatualizado ao (re)ler seus textos mais recentes.

    Depois leio este texto com mais calma.

    Valeu, Thais!

  11. Ana Cláudia 21/07/2016

    Adoro esse tipo de post seu. Nossa dá a mim um turbilhão de ideias. Como você disse, cada um tem que adaptar o GTD para si. Não existe fórmula pronta pra todos aplicarem da mesma forma. Então, mesmo que, no final da leitura, eu não ‘cole’ a sua maneira de aplicar, eu terei um monte de ideias pra melhorar o meu sistema também!

  12. Marcelle 21/07/2016

    Thais é ídola e GTD é amor ❤️

  13. Jucileia Borges Mognol 22/07/2016

    Simplesmente um bálsamo Thais rsrsrs. Admiro demais a tranquilidade que vc expressa no que escreve.Também tenho um filho com seis anos, e dois mais crescidos com dezenove e dezoito anos.Sabe , eu andava bem confusa, a beira de ficar deprimida, com tanta coisa acontecendo em minha vida pessoal e ainda o trabalho como servidora pública. Mas depois que conheci seu trabalho, tenho evoluído muito.Obrigada de coração.

  14. Julia Mangueira 22/07/2016

    Oi Thais! Gosto muito do seu blog, sempre acompanho, e comecei a estudar o método inspirada por você.
    Gosto muito de ver como você organiza seu sistema, é inspirador e dá para ter várias ideias de como melhor o nosso!
    No entanto, como um colega comentou aí em cima, as vezes dá a sensação de ser um sistema complexo – porque é mesmo -, mas acho que mais porque não vimos a construção desde o início, como você pensou em cada etapa (e tenho acompanhado que você tem colocado isso nos seus posts para tentar nos ajudar!). Enfim, tudo isso apenas para dizer que, lendo o seu post agora, pensei que seria interessante um “estudo de caso”, algum cliente seu (com autorização, claro), ou fictício, nos mostrando como foi feito o passo a passo, cada etapa de construção, como foi o processo de construção do GTD…apenas para a gente acompanhar a construção de um sistema desde o início. Sei que cada um tem o seu, as suas particularidades mas seria muito legal acompanhar uma história.
    Enfim, apenas uma ideia…
    Obrigada por compartilhar seu sistema conosco!

    • Thais Godinho respondeu Julia Mangueira 22/07/2016

      Tenho tentado fazer isso com a série Aprenda GTD, mas talvez algo mais específico possa ser legal. Obrigada pela sugestão, está anotada!

  15. Hugo 22/07/2016

    Todas as críticas que leio sobre o GTD têm o mesmo fundamento das críticas que ouço sobre o Facebook, o dinheiro, ou sei lá, um tijolo. Pessoas não percebem que o problema não é das coisas. É nosso. Nós simplificamos, nós complicamos. Depende de como usamos.

    • Thais Godinho respondeu Hugo 22/07/2016

      Yes!

  16. Gabi 24/07/2016

    Oi Thais!
    Ficou ótimo esse post, mais uma vez retoma e esclarece o GTD de forma estimulante!
    Thais, vc tem usado a sincronia do Google Drive com o Evernote?
    E saberia dizer se o Evernote tem previsão de fazer sincronia com o Google calendar?
    Um abraço e obrigada pelo seu trabalho <3

    • Thais Godinho respondeu Gabi 25/07/2016

      Não tenho usado e, sobre a outra pergunta, não sei responder…

  17. Ricardo Jorge 26/07/2016

    Olá Thaís, parabéns pelo seu blog. Foi na minha recente graduação em História pelo EAD, que comecei a usar mais ferramentas de produtividade em conjunto com o cloud computing. Os apps do Google são muito úteis, mas foi no OneNote devido a uma conta corporativa da faculdade que comecei a usar um bloco de notas virtuais, só depois é que conheci o Evernote; mas as recentes mudanças de planos do serviço deste aplicativo tornou ainda mais inviável continuar o usando. Sou usuário de Linux e não há uma versão instalável para este sistema, além do que a versão web do Evernote é limitada demais e apresenta uns bugs irritantes de arquivos entre plataformas mobile – eu não poderia pagar por um serviço que não poderia usar no sistema operacional que uso. Enfim, até achei um aplicativo interessante: o Nimbus Notes, tem semelhanças com o Evernote. Mas, desconfiado destes serviços, acabei optando pelos apps do Google para gerenciar minha produtividade pessoal e profissional. Venho me dedicando a aprender um pouco sobre produtividade e como montar uma estrategia de organização. Achei bem legal o Todoist, mas tenho outras necessidades de produção textual, e aspectos da vida pessoal e profissional. Uso o Dropbox por ele ter instalador para o Linux Ubuntu. O material que usava no Evernote transferi para o Google Drive. Na parte de produtividade uso a tempos o Gmail/Tarefas; Google Calendar; Google Drive; Google Docs + apps e, mais recentemente, o Google Keep. O uso também o Feedly; recursos do Facebook, como fanpage para me comunicar com meus alunos e o Google Books para leitura de ebooks – onde textos destacados são compartilhados automaticamente com Google Drive. Sobre o apps do Google ainda não tenho um plano muito definido, mas estou pensando em algo sobre em torno do Google Keep – a dinâmica ele é diferente do Evernote, mas aprendi algo no Keep é controlar o uso de marcadores, por causa do prático sistema de busca do Keep. Enfim, estou pensando em criar prefixos nos nomes dos arquivos e notas no Google Drive e no Google Keep, este último manteria como um Inbox os post-its na tela inicial do app, controlando tarefas e notas por marcadores e/ou cores; excluindo as tarefas feitas e arquivando anotações importantes, para futuramente transferir para o Google Drive. Att. Ricardo.

  18. Thaís 27/07/2016

    Oi, Thais!

    Acompanho o seu blog há um bom tempo e estou realmente tentado me organizar melhor. Suas dicas sempre ajudam muito, parabéns! Nessa vibe, gostaria de saber como você guarda (se é que vc guarda, rs) artigos e textos da Internet. Tenho usado o feedly e o Pocket para armazenar aquilo que quero ler depois, mas ainda não me acertei em como armazenar aqueles que eu gostei ou me inspiraram e não quero jogar fora, que quero manter como referência.
    Você tem alguma dica para isso? Tentei usando o Evernote mas ficou muito ruim.
    Obrigada e parabéns pelo blog!!!

    • Thais Godinho respondeu Thaís 27/07/2016

      Eu envio para o Evernote mesmo.

  19. Adriano BG 28/07/2016

    Thais, olá de novo.

    Com esse post consegui finalmente ver o real poder do Todoist. Pena que esse poder só aparece na versão paga. A versão free é muito capada, o que faz o Wunderlist free ser superior, portanto, minha escolha atual. Quando tiver oportunidade ($), testarei o Todoist Premium.

    No post de Setembro/2015 sobre seu sistema atual, onde você usava o Evernote para gerenciar seus projetos e o Todoist apenas para as próximas ações de acordo com o contexto, você disse que não deixava os projetos no Todoist porque te tiravam o foco. O que mudou? Para mim, seu sistema atual faz mais sentido, porque não conseguia entender como você fazia a escolha da ação mais importante de acordo com o contexto atual sem saber (ou ter que ficar se relembrando a todo o momento) a qual projeto cada ação pertencia.

    No Wunderlist, eu deixo os projetos mais importantes numa Lista separada para cada um, enquanto os projetos menores deixo como uma tarefa com sub-tarefas. Sinceramente, é péssimo, já que tenho que clicar na tarefa para saber qual ação será feita ao invés de tê-las à vista o tempo todo, mas é o jeito que achei para não poluir o meu sistema com infinitas listas. Todas as ações identificadas estão listadas em ambos os casos, mas só recebem contextos (através das tags) quando forem uma próxima ação, trabalhando, então, a partir desses contextos.

    Por sinal, estou usando o Evernote para o Plano de Projetos, como você fazia. Acho que está funcionando muito bem. Ainda estou tentando implantar as Áreas de Foco lá, mas está sendo bem complicado, já que tenho um sério problema para ligá-los com os Horizontes acima… acho que me falta teoria.

    Bem, foi mal pela parede de texto, e deixo meu sincero obrigado pelo seu trabalho neste blog! o/

    Só deixo essa pergunta sobre sua mudança de deixar as ações dentro dos projetos, algo que você não fazia antes por receio de perder o foco nas ações de acordo com o contexto.

    • Thais Godinho respondeu Adriano BG 29/07/2016

      Eu estava acostumada a organizar os projetos em uma única nota no Evernote. Depois que aprendi como criar tópicos em projetos no Todoist, pude migrar e melhorou para mim.

      Hoje só acesso as ações por data ou por contexto, e a revisão geral dos projetos faço na revisão semanal.

      Obrigada por comentar!

  20. Junior Bunicenha 28/07/2016

    Olá, Thais! Tudo bem?

    Realmente, é sempre um muito bacana ver como você organiza o seu sistema GTD. Só fiquei com uma dúvida: nos “Assuntos a tratar (ou Agendas)” você usa os “Projetos” do Todoist ou as “Etiquetas”? No post não me ficou muito claro.

    Desde já, muito obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Junior Bunicenha 29/07/2016

      Uso projetos para organizar em pastas e etiquetas para assuntos pontuais.

  21. Nay 02/08/2016

    Thais, deixei para ler com calma este texto depois do retorno de minha lua de mel… Magnífico!
    Adoro ver como vc tem insights fantásticos para adaptar e aperfeiçoar o seu sistema de acordo com suas necessidades presentes. E muitas vezes as nossas necessidades são as mesmas.
    Acho que esta é realmente uma das versões mais maduras e lapidadas que vc apresentou aqui. Obrigada!!!

  22. Thiago 04/08/2016

    Parabéns e obrigado pelo conteúdo que compartilha conosco, Thais!
    Uma dúvida sobre o sistema de duas cores da agenda: percebi que você utilizou a cor azul (de compromissos, com hora marcada) também para lembretes ou atividades que precisam ser realizadas em determinado dia, mas sem horário marcado; imaginei, contudo, que elas ficariam em cinza. Por exemplo: a partir do lembrete “2 turno eleições” você alocou a ação “Votar” em um dos horários do dia em que ela necessariamente deveria ocorrer – ambas estão em azul; mas se ela poderia ter ocorrido em outro horário, tanto o lembrete quanto a ação não teriam a cor cinza?
    De modo mais geral, e utilizando o vocabulário do post “Aprenda GTD: Como gerenciar o calendário” (http://vidaorganizada.com/gtd-calendario/), eu pensei que apenas “ações para fazer em horários específicos” ficariam em azul, enquanto “ações para fazer em dias específicos” e “informações relacionadas a dias específicos” ficariam cinza. É isso mesmo ou entendi errado?
    Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Thiago 05/08/2016

      Na verdade em azul está a agenda que é compartilhada com meu marido apenas. 😉 Ambas são a mesma agenda para mim. Tudo é a mesma coisa dentro do GTD.

  23. Thiago 05/08/2016

    Valeu!

  24. Andrea 06/08/2016

    Thais,
    O seu blog é inspirador ! Parabéns pelo lindo trabalho ele enriquece a nossa vida! Obrigada por dividir a sua realidade e ser sempre tão transparente ! O diferencial do seu trabalho é esse trazer as ações para vida real do dia a dia trazer a pratica ! O que mais temos no mercado são blogs cheios de sugestões e teorias mirabolantes kkkk e você consegue demonstrar que seus ensinamentos são possíveis e aplicáveis .

  25. Thiago 08/08/2016

    Thais, mais uma dúvida: no caso de ações recorrentes, elas ficam na pasta “Próximas ações” ou em uma das checklists?
    Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Thiago 09/08/2016

      Depende. Algumas ficam no calendário, se forem próximas ações ficam no Todoist etc. Processo de acordo com o fluxograma.

      • Thiago respondeu Thais Godinho 10/08/2016

        Obrigado!

  26. Thiago 11/08/2016

    Thais, a última dúvida (espero!). Percebi que você usou cores diferentes para os planos de projetos e para os projetos propriamente ditos. Isto tem haver com o acompanhamento do que foi realizado no karma? Amarelo escuro representaria ações de projetos concluídas, enquanto que amarelo claro mostraria os projetos concluídos.
    Pergunto isto pelo seguinte: acho que poderia ser mais simples não criar ramificações de planos de projeto, mas realizar os planos dentro dos próprios projetos; mais ou menos como você faz com os objetivos. Ou seja, haveria a pasta “Projetos”, sem nenhuma ramificação; lá dentro os projetos estariam listados e seriam tickáveis; mas abaixo deles existiriam sub-tópicos (usando o recurso do *), exceto para as próximas ações relativas ao projeto. Ficou claro? Apesar de ser mais simples, teríamos desvantagens: o número de próximas ações de cada projeto não seria mostrado, além de não ser possível distinguir no karma o que é ação concluída de projeto e o que é projeto concluído.
    Enfim, apenas tentando entender as razões que lhe levaram a estruturar os projetos do modo como fez.
    Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Thiago 19/08/2016

      Mudo as cores por achar visualmente mais interessante – pouco acompanho no carma.

      A ideia de deixar separado é que a DAC recomenda ter uma lista só com o nome dos resultados desejados (projetos). Se você acessar o plano, afunda neles e perde a visão geral de todos os projetos – que é objetivo de ver essa lista.

      Vejo os planos como pastas que acesso só quando preciso pegar ou inserir algo específico para o projeto, ou na revisão semanal.

      • Thiago respondeu Thais Godinho 22/08/2016

        Faz todo sentido, Thais.
        Obrigado!

  27. Thiago 22/08/2016

    Thais, entre as checklists, é comum haver repetição? Pergunto isso tendo em mente as listas de limpeza: como elas também se relacionam com periodicidade, apareceriam tanto em “Pela casa” quanto em “Diariamente”, etc. É isso mesmo?

    • Thais Godinho respondeu Thiago 29/08/2016

      Procuro não duplicar, mas não vejo problema se acontecer.

  28. Thiago 25/08/2016

    Thais, outra questão: você guarda os projetos cancelados em algum lugar do seu sistema?
    Obrigado!

    • Thais Godinho respondeu Thiago 29/08/2016

      Não, eu deleto. Antes eu guardava (no Evernote), até perceber que nunca voltava neles.

  29. Hugo 25/08/2016

    Thais, nao to entendendo muito bem como funciona a lista de areas de foco, mesmo apos ter lido o capitulo do livro. Ela nao guarda acoes, certo? Serve mais como referencia de coisas para fazer? Obg!

    • Thais Godinho respondeu Hugo 29/08/2016

      Não guarda ações, é apenas uma lista de verificação para você bater o olho e ver se te lembra de algo. Para garantir padrões de qualidade na sua vida.

  30. Leonardo 30/08/2016

    Olá Thais! Texto muito esclarecedor, como sempre!
    Uma coisa que me incomoda é até hoje não ter conseguido utilizar a lista Checklist. Sempre que tento, entro em conflito com meu Arquivo de Referência, que mantenho no Evernote, e acabo não implementando. O que estou fazendo de errado?
    Obrigado!
    Leonardo

    • Thais Godinho respondeu Leonardo 30/08/2016

      Não entendi o uso que você está fazendo de checklists. Me explique melhor para eu te ajudar! 🙂

      • Leonardo respondeu Thais Godinho 31/08/2016

        Olá Thais. Estava utilizando o checklist como uma lista de atividades de rotina sem data (lembretes), tipo lavar o carro, cortar o cabelo ou passeios desejados, mas ora se aproximava de próximas ações, ora de algum dia / talvez, ora arquivo de referência (lista de presentes, vinhos que gostei, etc).
        Creio que ainda não entendi a utilidade desta lista, e por isso, resisto em utilizá-la.
        Obrigado!

        • Thais Godinho respondeu Leonardo 01/09/2016

          Checklists são apenas listas de verificação que você usa para garantir que aquilo que você faz no piloto automático foi realmente feito.

          Se você precisa ser lembrado dessas coisas, elas não devem estar em checklists, mas em seu calendário ou listas de próximas ações.

  31. Olá Thais! Olha, eu amo seu blog, seus textos, comprei seu(s) livros…kkk, estou sempre por aqui, lendo e relendo tudo. A questão é que depois de muito tempo vendo e revendo seus posts sobre GTD eu comprei o livro do David, esse agora que saiu pela editora Sextante, li, reli, e ainda assim encontro dificuldades. Pode ser um prolema intelectual meu, mas não consigo dar o start! Eu tenho (há anos) um “caderno de organização” que montei seguindo suas excelentes dicas, mas eu queria muito o GTD na minha vida. Ocorre que simplesmente não sei como começar! Quando leio, inclusive as suas paráfrases no intuito de ajudar no entendimento do livro, já que nem toda tradução do mundo é tão eficiente quanto a linguagem original do livro, eu fico perdida no fato de não saber como acomodar as coisas que devo fazer no dia, como “acordar às 5;30; preparar café e a lancheira do Aquiles (meu filho), passar na oficina antes do trabalho” (etc). Isso entra na captura? Ou isso seria uma Rotina diária que deve ser escrita, em um espaço físico diferente do local da Captura? Eu usi planners há anos para esse tipo de “lista” que faço diariamente para o dia seguinte…isso já é a captura? ou seria melhor ter o planner pra essa rotina e outro “caderninho” pra lista de capturas? Estou confusa….sou confusa! Você pode me ajudar, por favor!?

    • Thais Godinho respondeu Samantha Miranda Leite 03/10/2016

      Oi Samantha, tudo bem?

      O livro do GTD é um livro de metodologia, então na verdade ele acaba sendo um material de estudo e referência. No geral, métodos são habilidades que aprendemos para a vida, e isso demanda estudos a parte, cursos etc. A parte 2 do livro é um guia para a implementação. Recomendo que, após ler o livro por completo, você volte na parte 2 e faça como ele recomenda. Se mesmo assim sentir dificuldade, talvez fazer um curso possa ajudar. Veja datas aqui: http://www.calldaniel.com.br/convite-para-turmas-abertas

  32. Taty 11/11/2016

    Thais, estou amando esse post e lendo e relendo várias vezes. Estou com algumas dúvidas nele:
    Na lista de Algum dia/talvez, o que seria entregas a seguir e incubados? Poderia dar exemplos?
    Como é exemplo de lista de verificação que você utiliza nas áreas de foco?
    Obrigada pela atenção! Muito sucesso pra vc!

    • Thais Godinho respondeu Taty 12/11/2016

      São apenas categorias. Tudo é Algum dia / talvez. Categorizo apenas pelo volume de coisas, para ficar mais fácil de revisar.

      Tenho alguns posts mais recentes onde mostro em detalhes sobre as áreas de foco. Por favor, procure “áreas de foco” na busca que aparecerá vários mais recentes que eu acredito que possam ajudar.

      Obrigada por comentar!