Identificar os conjuntos documentais que produzimos e acumulamos, relacionando-os com as funções e atividades que desempenhamos ao longo da vida, é um passo inicial e fundamental para assumir o controle efetivo sobre nossos arquivos.

Por si só, no entanto, esta medida não é capaz de resolver o problema da acumulação indiscriminada, que gera o que costumamos chamar de “Arquivo Morto”.

Acontece que, de maneira geral, só conseguimos distinguir, no máximo, documentos que chamamos de ativos – os que usamos com frequência – dos inativos, ou “mortos” – todos aqueles que já não temos necessidade de manter por perto, mas não sabemos exatamente que destino dar a eles.

É este desconhecimento sobre o destino dos documentos depois que eles cumprem sua função inicial nas empresas ou nas residências que resulta no acúmulo indiscriminado de grandes massas de documentos, geralmente em locais insalubres, onde é cada vez mais difícil localizar uma informação. É a essa massa de documentos praticamente inacessível e em constante crescimento que comumente é chamada de “Arquivo Morto”.

Arquivo Morto: Indefinição gerando desperdício de espaço e perda de informação
Arquivo Morto: Indefinição gerando desperdício de espaço e perda de informação

Após o processo de identificação e classificação, é preciso avaliar cada conjunto, determinar o tempo pelo qual deverá ser mantido e o destino que será dado a ele quando este prazo expirar.

O resultado deste processo de avaliação é consolidado num instrumento chamado Tabela de Temporalidade, onde cada conjunto de documentos tem seu destino traçado, desde o momento de sua produção até a destinação final.

Para sua elaboração, é necessário identificar os valores – imediatos e mediatos – dos documentos, analisar seu ciclo de vida, levantar suas implicações administrativas e legais, e considerar ainda aspectos culturais de seus proprietários.

Tabela de Temporalidade: Traçando o futuro dos arquivos
Tabela de Temporalidade: Traçando o futuro dos arquivos

Este procedimento, vital na gestão dos documentos, cumpre um duplo papel: o de racionalizar os arquivos, determinando que cada documento seja mantido apenas pelo tempo necessário ao cumprimento de suas funções; e o de ajudar a contar a história do indivíduo, família ou instituição, elegendo aqueles documentos que serão mantidos para sempre, o chamado Arquivo Histórico.

Classificar e avaliar são, portanto, providências-chave no processo de gestão de seus arquivos, e podem gerar economia de espaço, rapidez na localização e ainda cumprir importante papel na preservação da memória.

E você, já estabeleceu prazos de guarda para seus documentos? Já elegeu aqueles que quer guardar para contar sua história?

9 Comentários

  1. Thaís,
    Seu texto caiu perfeitamente para mim hoje! (como já aconteceu outras vezes também).
    Passei a manhã organizando arquivos físicos aqui na empresa rsrs.
    Mas pior que organizar arquivos físicos, vejo que é organizar a informação recebida por e-mails.
    Trabalho em muitos projetos que tem sempre muita gente envolvida, e as informações vão ficando “esquecidas” nos arquivos mortos de e-mails das pessoas, levando muitas vezes ao retrabalho, repetir questionamentos, etc. O que você sugere? Obrigada!

    • Olá, Thaís!
      O e-mail é um tipo de documento, e como tal, também deve ser avaliado.
      E o primeiro passo para fazê-lo, como já defendi aqui, é fazer a sua classificação, que pode começar pela criação de pastas bem identificadas, relacionadas com cada área de atuação, evitando sua concentração em pastas genéricas.
      Abraço!

    • Oi Kesia! Vou deixar o Tadeu responder com mais propriedade, mas o controle deve ser feito por cada pessoa, pois é totalmente personalizado. Ele trouxe as orientações no post, mas para informações adicionais você pode contatá-lo ou fazer um dos seus cursos, se tiver interesse também. Eu fiz e é ótimo, muuuito material, essencial para quem quiser implementar uma gestão documental eficaz.

  2. Ok! Qual seria o prazo para cada tipo de documento? Com gerar a tabela de temporalidade e com que frequência devo revisar a mesma?

    • Olá, Daiane!
      Como disse, para criar uma Tabela de Temporalidade, é necessário identificar os valores – imediatos e mediatos – dos documentos, analisar seu ciclo de vida, levantar suas implicações administrativas e legais, e considerar ainda aspectos culturais de seus proprietários.
      A necessidade de levar em conta todas estas variáveis faz com que seja impossível estabelecer uma Tabela de Temporalidade única, que contemple o acervo documental de indivíduos e instituições com interesses e implicações tão diversas.
      Existem, no entanto, alguns casos bem sucedidos de avaliação que resultaram em Tabelas bem consistentes, que podem servir como indicativo ou ponto de partida, mas nunca como modelo a ser copiado.
      Havendo oportunidade, pretendo trazer alguns destes casos aqui para discussão.
      Quanto à frequência de sua revisão, também não há regra. O importante é estar atento às mudanças na legislação e aos avanços tecnológicos que interferem nas condições de produção e acúmulo de documentos.
      Para acervos pessoais, comumente menos complexos, creio ser suficiente uma revisão num prazo de 2 anos.
      Abraço!

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