ou

Ontem um participante do grupo GTD Brasil postou uma dúvida e, como eu recém tinha participado de um webinar do David para instrutores sobre o sistema GTD, achei que a resposta ficou esclarecedora e gostaria de postar aqui para vocês, como referência. Segue.

A pergunta dele foi, em resumo:

“Sinto que meu sistema arruinou, por falta de motivação ou sei lá o quê. Usava o Evernote, mas para lista ele não fica legal e é meio complicado, o Todoist parece ser mais fácil e pratico tickar uma tarefa. Sugestões dos amigos, melhor fazer a captura geral novamente e começar do zero ou continuar no mesmo sistema atual e remanejar ele? Não sei o que fazer.”

Minha resposta:

“Olha, vamos rever o conceito de sistema.

O sistema do GTD não é uma ferramenta. O sistema é uma integração de ferramentas, que você linka aí dentro de você, de modo que elas te sirvam aos melhores usos de acordo com a metodologia. É um conjunto de coisas conectadas que formam um todo complexo.

O propósito de ter um sistema é permitir que você se torne presente e faça boas escolhas quando precisa escolher o que fazer. Você olha seu calendário, suas listas. É como se fossem mapas. Onde estou agora? Para onde quero ir? O que quero olhar?

Um sistema não é apenas uma ferramenta ou um planner, mas uma combinação de coisas. Você que faz o link entre elas. Por isso se chama sistema. Por isso não existe uma ferramenta de GTD.

Com base nisso, pergunte-se:
– Meu sistema precisa de melhorias?
– Meu uso do sistema precisa de melhorias?
– As duas coisas

No geral, sinceramente, nenhum de nós está sequer perto de ter um sistema tão integrado quanto poderia. Nem o David. Todos nós temos contextos a serem explorados na vida que um sistema poderia nos ajudar a fazer melhores escolhas e nos deixar mais presentes no momento desejado.

Eu começaria sim fazendo uma nova captura, e aí esclarecendo item a item, organizando sob demanda (próximas ações, calendário, projetos, aguardando resposta – as 4 listas primárias). No papel mesmo, ou no Todoist, se achar mais fácil. Faria uma revisão semanal no dia seguinte, e mandaria ver, promovendo melhorias sempre que necessário.

Não se cobre tanto. Estamos todos construindo, sempre.”

Dúvidas? Poste nos comentários.

Thais Godinho
03/06/2016
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  1. Maisa 03/06/2016

    Legal, comecei agora a usar o GTD, estou indo aos poucos, pra está levando mais que dois dias…bom eu ainda estou no nivel ground. Ainda sinto dificuldade de processar a caixa de entrada fisica…não tenho certeza se estou fazendo as coisas direito e tal…mas estou indo. Comprei o livro do David Allen que você recomendou e leio seu blog.

    • Thais Godinho respondeu Maisa 03/06/2016

      O processar é chave. Invista nesse aprendizado, que vale a pena por todo o resto. 🙂

      Obrigada por comentar.

  2. Mariana 03/06/2016

    Oi Thais, gosto muito do seu blog, parabéns pela sua dedicação e principalmente pela qualidade do seu trabalho.
    Sempre recebi as atualizações do blog por e-mail (outlook), mas nos últimos dois envios está vindo somente o começo do texto….

    beijos

    • Thais Godinho respondeu Mariana 03/06/2016

      Tivemos um problema no servidor e uma série de configurações voltou ao estado automático inicial – estou reconfigurando tudo de novo. Daqui a pouco normaliza, peço paciência e desculpas pelo problema.

  3. Ana 03/06/2016

    Meu sistema também ruiu.
    Começou com uma preguiça de ajustar o Evernote pois é tudo manual e reverberou em outras áreas. Troquei pro todoist, mas não me adaptei bem. Depois tive problemas pessoais e me desmotivei para muitas coisas da vida cotidiana.
    Agora estou tentando revê-lo principalmente no que tange aos estudos.
    Um dúvida: vc colocava sistema de estudos e metas como tarefa? Exemplo: Amanhã vou ler x, fazer exercício de y?

    • Thais Godinho respondeu Ana 03/06/2016

      O segredo está no passo 2: esclarecer adequadamente.

    • Tiago respondeu Ana 03/06/2016

      Ana, sugiro a agenda (calendário) já que tem data.

  4. Eduardo Gaudencio 03/06/2016

    Eu acho que o maior problema de todos é o hábito em seguir as etapas do processo, capturar, esclarecer, organizar e revisa. Esse ciclo precisa estar girando sempre sem parar a todo momento. Acho que o engajamento é a parte mais penosa do método para novos aspirantes.

    • Thais Godinho respondeu Eduardo Gaudencio 03/06/2016

      Sim, eles são hábitos. Não é que seja difícil, é que é uma mudança de comportamento, leva tempo.

  5. Aline 03/06/2016

    Ainda não uso o GTD completamente, mas utilizo muitos dos conceitos do método. Meu maior problema está na execução e revisão. Eu tenho o péssimo hábito de procrastinar, somado ao fato do cansaço extremo no final do dia que dificulta a execução de muitas tarefas em casa.

  6. Renata 03/06/2016

    A aplicação do GTD na minha vida tem passado por ciclos de altos e baixos, porém, o que mais me anima a persistir é que, dentre tentativas acertadas ou tentativas das quais não me adaptei, recomeçar é bem menos penoso do que a primeira vez.

  7. Kátia Rech Oliveira 03/06/2016

    Thais seu blog mudou minha vida, sabia?!
    Procurava uma forma de me tornar mais organizava, aumentando minha produtividade e você apareceu na minha frente, rs. Hoje sigo, embora de forma tímida, com o Evernote, gosto bastante dele, na verdade, da possibilidade que ele nos proporciona de ter bastante informação num lugar só, tanto listas como materiais de referência, por exemplo (Não conheço o Todoist, mas a ideia que faço dele é que se trata de um sistema mais objetivo, sem possibilidade de muitas delongas).
    Reconheço que não o alimento o Evernote como gostaria, as vezes tenho a impressão que a vida me atropela.
    Muito bom seu conteúdo!!!
    Bj enorme

  8. Acho que ando saindo da crise 🙂
    Não consigo mais passar um dia sem olhar o Bullet Journal (que eu uso como ferramenta de calendário e de tarefas), nem passar 1 semana sem processar/destrinchar as coisas que vou capturando no OneNote (estou evitando a palavra “esclarecer” por questões mais políticas – o esclarecer/denegrir de nossa herança colonial heheh).

    Porém duas coisas específicas têm sido problemas maiores para mim.
    1. processar algumas bagunças que estavam na minha vida antes do GTD. Uso o OneNote também como espaço para Arquivos de referência; e, quando resolvi adotar o GTD, exportei toda minha lista grotesca de links dos favoritos do navegador e coloquei lá no OneNote pra ver aos poucos – já que não consigo decidir o que manter, eliminar e como organizar tudo de uma vez só, por ser coisa demais e me exigir uma carga enorme de decisão.
    Enfim, destralhei 95% dessas coisas, mas me falta muita energia e motivação quando olho pra certas coisas, por exemplo a lista de bandas que fui salvando pra ouvir novamente e baixar os CDs depois hahaha Cabe fazer um projeto pra lidar aos poucos com isso?
    (E também a forma de organizar algumas categorias não têm me satisfeito: meu intuito era manter uma lista de sites que cabem como referência na hora de fazer algo relacionado a design, arte digital, fotografia, desenho tradicional e etc. Assim como separar os sites em “sites que disponibilizam recursos para baixar”, “sites com tutoriais” e por aí vai. Só que muita coisa não cabe a uma categoria só, fico nervosa. Parece que tudo fica meio espalhado. Só eu fico meio agoniada com esse tipo de coisa? Quer dizer, com o jeito de categorizarmos as coisas e tal.)

    2. Consigo fazer tranquilamente tudo o que está relacionado a meu foco principal, que é a faculdade. Realizo todos os trabalhos no prazo e em geral até com uma antecedência, lidar com outras demandas que surgem ao longo do dia. Estou me atendo melhor aos horários, também; além de ter organizado melhor minha alimentação pra dentro e fora de casa (já que tenho buscado por uma alimentação mais saudável).
    Minha dificuldade é em passar desse nível e incluir na minha rotina coisas além – projetos e estudos que serviriam para me aproximar de meus objetivos e futura profissão (entrei em animação nesse semestre, então seria interessante praticar mais desenho e ilustração digital, por exemplo), e também implementar hábitos como meditar e me alongar todos os dias. Tem sido muito difícil manter. Teria alguma dica mais específica ou mesmo indicações de textos para ler que iluminem um pouco minhas dúvidas?

    P.S.: Um curso na faculdade pode ser considerado uma “área de foco”?

    Peço desculpas se o textão for um sobrecarrego, mas não sei bem por onde seguir…

    • Thais Godinho respondeu fabíola de andrade borges 05/06/2016

      1 – Crie um caderno chamado “Backlog” para ir olhando com o tempo, sem pressa.

      2 – Recomendo a leitura sobre horizontes de foco no livro do David (A arte de fazer acontecer), no capítulo sobre Engajar.

      Estudo, carreira é área de foco. Faculdade não, porque tem fim. Faculdade faz parte dessa área.

      Obrigada por comentar!

  9. Iracema 04/06/2016

    Nunca li o livro do David Allen, mas ja li o seu várias vezes e sempre me guio pelos seus posts (inclusive voce fez um webinar de como usar o todoist que me ajudou demais). Acredito que sei basicamente como funciona o gtd, uso no nivel mais basico possivel e sempre pretendo “subir de nível “. Porém a mesma coisa sempre acontece : por algum motivo perco a motivação, passo uma semana não usando o sistema e depois volto do 0. Isso se repete pelo menos uma vez a cada 2 meses. O que fazer pra manter a motivação lá em cima sempre? Obrigada.

    • Thais Godinho respondeu Iracema 05/06/2016

      A motivação é algo interno, você precisa buscar dentro de você. É super pessoal e o que eu poderia recomendar pode não ter nada a ver com seus anseios pessoais e sua vida diária. O que eu sempre digo é que, para qualquer implementação de hábitos, nada acontece da noite para o dia. Ninguém nasce atleta, por ex. Todo mundo começa com uma caminhadinha, uma ida à academia, um novo esporte, até tomar gosto pela coisa (ou não) e aquilo fazer parte da vida. O GTD é a mesma coisa. Você tem que ter a motivação para querer aproveitar melhor a sua vida como um todo ou não. Se não tiver, não precisa usar GTD. Se tiver, eis sua motivação. 🙂 Agora, esforço diário precisa. Ir aos pouquinhos, implementando, fazendo as coisas, que vai entrando nos eixos. A revisão semanal é um excelente hábito para ajudar a manter o foco semana a semana e dia a dia. Boa sorte!

  10. Vanessa 04/06/2016

    Há algum tempo tenho estado com a mesma dúvida. Meu sistema do GTD no Evernote parou de funcionar simplesmente pelo fato do aplicativo ter começado a travar no meu notebook; passei a não conseguir contar com as informações quando precisava delas e a confiança no sistema ruiu. Eu meio que tentei fazer testes com cadernos e/ou outras ferramentas, mas enquanto isso a vida segue e a gente acaba fazendo as coisas como dá, mas sinto muita falta daquela organização de antigamente… Vou encarar esse post como um sinal do universo para não desistir *risos*

    Abraço, Thais!

    • Thais Godinho respondeu Vanessa 05/06/2016

      Porque o Evernote é uma ferramenta, não seu sistema. Seu sistema é um conjunto de coisas que inclui o Evernote.

  11. Brena Soares 08/06/2016

    Olá Tais, gostaria de sugerir uma postagem com sugestões para organização de empreendimentos. Já vi alguns relacionados mas acho que seria legal alguns pra galera “do papel” mesmo. Minha mãe tem um pequeno negócio e anota as coisas aleatoriamente em sua agenda pessoal, e pasme, na cooperativa que fazemos parte tem diversos empreendedores que controlam tudo só de cabeça rs. Seria legal um post em como fazer um caderninho do seu negócio, com as divisórias, o que é imprescindível anotar etc. Enfim, acho que tem muita gente nessa vibe de empreender sem noção nenhuma do que está ganhando, gastando, do lucro real etc. Sei que essas pessoas deveriam buscar formação e informações mais aprofundadas, mas toda dica é bem vinda e você arrasa nisso rs.
    Seu blog me transforma a cada dia, gratidão por tanto conhecimento compartilhado.
    Um forte abraço

    • Thais Godinho respondeu Brena Soares 12/06/2016

      Esse assunto é ótimo e está no meu radar escrever mais sobre ele mesmo! Obrigada pela sugestão!

  12. José Carlos Ferreira 09/06/2016

    Olá Thais, faz cerca de três semanas que tenho acompanhado o Blog e tentado me organizar mais, antes eu já havia usado o GTD, porém não consegui manter. Terminei o Ensino Médio ano passado e estou no aguardo das aulas da faculdade começarem. Trabalho com Freelancer na área de Design e ajudo minha família com uma padaria que temos.
    Desde que comecei a aprender mais sobre GTD e como me organizar eu tenho tido grandes problemas em definir horarios, em conseguir distinguir algumas coisas. (Exemplo: Tenho um projeto de criar um Aplicativo Mobile, para isso tenho que fazer um curso online do qual já possuo acesso. Mas não sei definir se o Curso é um novo projeto ou não. Também não sei se deveria colocar o Curso em um Horario fixo na agenda ou fazer quando da tempo, esses tipo de coisas ainda são confusas na minha mente.)

    Eu não sei se sou eu, ou a forma que estou aplicando o Sistema (Faço pelo Evernote). Mas em duas semanas eu consegui evoluir pouco, apesar de ter evoluido, e sinto que não está sendo tão eficaz, pois ando perdendo horarios e tudo mais. Se puder me dar uma pequena ajuda seria de grande valor! Desde já agradeço.

    • Thais Godinho respondeu José Carlos Ferreira 12/06/2016

      Olá!

      Obrigada por comentar e postar dúvidas, eu adoro!

      Bem, vamos lá.

      Primeiro, veja bem, que o Evernote é um programa, não seu sistema como um todo. Seu sistema inclui uma série de coisas, como seus e-mails, a ferramenta que você usa para gerenciar projetos (no caso, o Evernote) etc.

      A recomendação do David Allen para iniciar o foco de aprendizado no GTD é começar pelo nível “Ground”, que seria o gerenciamento do seu calendário e das ações, então eu começaria por aí, estudando o que vai no calendário, por exemplo.

      A segunda coisa é entender bem como fazer o processamento da sua caixa de entrada – isso é chave e vai te ajudar a identificar o que é um projeto ou não.

      Não se cobre tanto por ter evoluído muito ou pouco – é super normal. O GTD é um aprendizado para a vida, e o importante é aprendendo e evoluindo sempre.

  13. Gabriel Benato 14/06/2016

    Hahaha, obrigado Taís foi eu que fiz a pergunta lá no Grupo rsrsr

    Foi muito esclarecedora sim, obrigado desde já.

    Grato Gabriel Benato

  14. Silvia 15/06/2016

    Oi Thais,

    Adoro o Blog ! Assino e recebo no meu email. Minha dúvida aqui não tem nada a ver com GTD, apesar que adoraria saber qdo vai ter um curso para principiantes.
    Acontece que quando recebo por email, a pagina não aparece toda na minha tela, tenho que ir para direita e depois par esquerda para conseguir ler uma frase. Me desculpe, não entendo muito de configurações, mas de todos os blogs que assino, isso só acontece com o teu. ;(
    Help!!
    Grande beijo
    Silvia

    • Thais Godinho respondeu Silvia 16/06/2016

      Oi Silvia, tudo bem?
      Desculpe, eu também não sei dizer porque isso acontece, mas vou tentar descobrir.
      Obrigada por me falar.

  15. Sergio Rodrigues 17/06/2016

    Acabei de ler o livro do David Allen e de empolgado no inicio, fui ficando “overwhelmed” a medida que avançava na leitura, tal a quantidade de pastas, listas, que tem que ser administradas. Qual seria melhor maneira de começar? Isso pode ser feito de forma gradual? Já uso o aplicativo Toodledo. Ele pode ser usado como complemento do GTD?

  16. Michele 22/07/2016

    Olá Thays.

    Adoro seu blog. Depois que passei a acompanhar por aqui minha vida melhorou muito no quesito organização.

    Vc escreve muito bem!!!Parabéns!!!

  17. Valéria 31/07/2016

    Olá Thais, primeiro quero te elogiar pelo blog, sempre trazendo dicas maravilhosas. Segundo, gostaria que me indicasse algum curso sobre o sistema GTD. Quero muito aprender a implementá – lo. Obrigada!

  18. Giovanna Pernice 05/08/2016

    Thais, minha amiga!!!
    Ja uso bastante o metodo de organização nos nossos treinamentos de coaching de vendas, e achei essa materia muito legal, e explicativa. não tem como errar. uma coisa que sempre indico é começar pelo papel, pois muitos aplicativos se tornam meio complicados pra quem esta começando, e dai, somado ao desafio de se organizar, acaba desmotivando. comece sempre pelo papel, e depois de estar fera dai de outro passo. coloque num app. não tem erro!!!
    Voce é fera Thais!!! bjão