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Uma das coisas que mais me perguntam nos treinamentos que ministro em empresas ou mesmo pessoas que acessam o blog e gerenciam empresas, é como utilizar o Todoist não apenas para a sua vida pessoal, mas para organizar projetos profissionais. Para todas essas pessoas que gerenciam equipes existe o Todoist Business, que lançou ontem algumas novidades bacanas (algumas também para a versão Premium) que eu gostaria de compartilhar com vocês.

Um dos grandes diferenciais do Todoist para gerenciar projetos é a integração entre as pessoas, e esse foi o foco das atualizações. Organizar o seu trabalho e o trabalho dos outros pode ser muito chato se isso for algo trabalhoso de se fazer, e acho que a simplicidade do Todoist é chave nesse quesito.

Vamos ver quais foram essas mudanças:

Log de atividades mais completo

Activity_Log

Acho que esse é um dos recursos mais pedidos pelas pessoas em sala de aula, especialmente gestores: eles querem saber o status dos projetos e das tarefas, sem ter que ficar perguntando para todos na equipe o tempo todo. Então agora o Todoist tem esse log de atividades muito mais claro e completo, que mostra quem fez o que e quando.

Basta abrir o Registro de Atividades clicando em “Ações da tarefa” ao topo da lista de tarefas de qualquer projeto, escolher “Registro de Atividades” e ver o fluxo das atividades mais recentes através dos seus projetos. Você ainda poderá filtrar essas atividades:

  • Por Colaborador – para se atualizar sobre o status do trabalho de um determinado colaborador
  • Por Projeto – para ver tudo o que está acontecendo em um determinado projeto ou
  • Por Ação – para ver todas as atualizações de tarefas ou comentários adicionados

Dá para ver pelo celular também.

Comentários em projetos

Ah! Esse recurso eu mesma estava esperando com ansiedade! Agora cada projeto (e não apenas cada tarefa) pode ter seus próprios comentários, facilitando a centralização das informações sobre o projeto em questão.

Project_Comments_android

Você pode inserir o propósito do projeto, o resultado desejado (alô, GTD lovers!), arquivos com o orçamento alocado, por exemplo, e o que mais considerar útil centralizar sobre o projeto para a sua equipe visualizar.

Notificações inteligentes

Nada mais chato que notificações. Notificações em excesso são as grandes vilãs da produtividade. Por isso, você precisa usar de maneira inteligente, fazendo sentido. Aqui, essa atualização do Todoist faz o seguinte: as notificações foram inteligentemente colapsadas, dando as informações de que você precisa para saber o que está acontecendo em seus projetos compartilhados rapidamente, seja consultando-as no seu computador ou no seu aparelho celular a caminho de casa.

Notification_Collapsing-GIF

Simplificação do compartilhamento de projetos

Aqui são detalhes que, para quem já usa a ferramenta, vai ver bastante diferença. Para compartilhar um projeto com alguém, basta adicionar com um toque diretamente de sua lista de contatos ou de pessoas que você já adicionou em outros projetos.

Você também pode optar por auto-aceitar convites de projetos de colaboradores conhecidos, de modo que você possa começar a colaborar imediatamente assim que for convidado para um projeto.

Adição rápida de tarefas

Adicionar e delegar tarefas no Todoist agora ficou ainda mais rápido: você pode agora adicionar uma tarefa com data de vencimento em um projeto específico, adicionar uma etiqueta e ainda delegar a um colaborador ao digitar tudo em uma única linha.

Veja essa planilha de “cola” disponibilizada no próprio site do Todoist:

cola-business

Vale lembrar que todos os recursos do Todoist Business são disponibilizados também para quem é usuário Premium (tirando, claro, os que envolvem gerenciamento da equipe, que é o diferencial do plano Business).

A grande verdade é que o Todoist, hoje, é certamente a plataforma mais simples e ao mesmo tempo mais customizável para gerenciamento de projetos pessoais e de projetos de equipes. Vale a pena explorar mais os recursos da versão Business, se for o seu caso.

Espero que tenham gostado das novidades!

As imagens deste post foram retiradas do site oficial do Todoist. Thais Godinho é embaixadora oficial do Todoist no Brasil e pode utilizar as imagens em seu blog.

Thais Godinho
29/06/2016
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Áreas de foco são um conceito bastante utilizado no método GTD e dizem respeito ao Horizonte 2.

Tratam-se das responsabilidades que você tem na sua vida hoje. Os papéis que você desempenha, as áreas que precisa cuidar, manter em um certo padrão, tanto com foco pessoal quanto com foco profissional.

O David Allen tem uma frase fantástica que diz: “Se você não tem certeza do que seu trabalho é, você sempre vai se sentir sobrecarregado(a).”. Então fazer uma revisão das suas áreas de foco te ajuda nisso, porque essa revisão serve justamente para que você obtenha equilíbrio entre elas. Também te ajuda a ter um senso de prioridade mais aflorado.

A diferença entre projetos (Horizonte 1) e áreas de foco (Horizonte 2) é que os projetos têm fim – uma área de foco não. Em teoria, é algo que você vai cuidar, melhorar, ter atividades relacionadas até o dia em que você morrer. “Cuidar da saúde”, por exemplo, não é um projeto, mas sim algo relacionado a manter determinado padrão em uma área de foco. Você pode ter projetos relacionados a isso, como “Fazer matrícula na academia” ou “Estabelecer novo programa de nutrição”, porque é um horizonte imediatamente abaixo onde você consegue definir um resultado desejado e sabe quando ele pode ser concluído.

O David diz que normalmente uma pessoa tem uma média de sete áreas de foco pessoal e sete áreas de foco profissional, mas é realmente uma média. E a maneira que você tem de saber isso é simplesmente fazendo uma lista ou mapa mental com as suas áreas. Alguns exemplos:

Áreas de foco – Pessoal

  • Relacionamentos
    • Família
    • Parentes
    • Animais de estimação
    • Amigos
    • Colegas de trabalho
  • Lazer
    • Viagens
    • Filmes e séries
    • Livros
  • Saúde e energia
    • Exercícios
    • Alimentação
    • Sono
  • Carreira
    • Inglês
    • Formação universitária
  • Espiritual
    • Meditação
  • Desenvolvimento pessoal
    • Habilidades no computador
    • Maestria no GTD
    • Auto-estima
  • Vida doméstica
    • Organização
    • Limpeza
    • Finanças
  • Comunidade
    • Trabalho voluntário
  • Criatividade
    • Pintura
    • Fotografia
    • Culinária

Áreas de foco – Profissional

Suas responsabilidades no seu trabalho hoje (pode ajudar dar uma olhada na descrição do seu cargo):

  • Contratações
    • Definição de escopo
    • Orientação dos novos funcionários
    • Recrutamento
  • Gerenciamento da equipe
    • Reuniões de alinhamento
  • Coordenação de projetos
    • Cronogramas
    • Acompanhamentos
  • Cultura da empresa
    • Qualidade de vida
    • Pesquisas
  • Comitês
    • Financeiro
    • Estratégico
  • Desenvolvimento da organização
    • Consultoria
    • Construção de bons times
    • Comunicação
    • Plano de sucessão
  • Treinamentos
    • Alocação de recursos para treinamentos

A ideia é que você monte essa listagem uma vez e, de vez em quando, revisite-a para ver se está tudo bem, tudo tranquilo, ou se precisa tomar alguma providência para deixar aquela área específica mais tranquila. Você pode identificar ações ou projetos.

Você pode ter um único nível listado ou quebrar em sub-níveis, como eu fiz acima. Não existem regras nem certo ou errado – é como se fosse um brainstorm. Destrinche até onde quiser (se deixar, vai até o infinito esse destrinchamento).

O objetivo operacional de ter suas áreas de foco definidas é que, assim, você garante que tenha definidos todos os projetos e ações necessários para gerenciar suas responsabilidades apropriadamente.

Thais Godinho
28/06/2016
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Seguem algumas recomendações que podem fazer a sua semana ser uma pouco mais tranquila.

  1. Cancele uma reunião. Resolva o assunto de outra maneira.
  2. Esvazie sua mente antes de dormir: pegue um bloco de notas, uma caneta e escreva tudo aquilo que esteja te preocupando. Durma tranquilo e apenas no dia seguinte pegue as anotações para processar e resolver alguma coisa.
  3. Revise toda a sua lista de coisas a fazer desta semana e veja o que você pode, sem dó, deixar para depois. Mantenha o que for importante para você, mesmo que signifique tirar algo que seja prioridade de outras pessoas. A pergunta chave é: preciso fazer isso esta semana?
  4. Aliás, escolha as três coisas mais importantes que você precisa fazer esta semana e veja-as como metas. Podem ser atividades como ir à academia na quinta de manhã ou concluir projeto X. Dê a si mesma(o) algum prêmio quando conseguir concluí-las, como uma hora de soneca no sábado à tarde ou assistir três episódios seguidos.
  5. Quando estiver fazendo alguma atividade chata no trabalho, pergunte-se: tem alguma mais fácil de fazer isso? Eu sou a pessoa certa para fazer ou outra pessoa deveria estar fazendo?
  6. Escolha um ponto forte seu, algo que você goste muito em você, e foque nele esta semana. Por exemplo: se você gosta do seu sorriso, perceba como você sorri para as pessoas e em que situações.
  7. Desligue as notificações de todas as redes sociais do seu celular.
  8. Pague uma conta cujo vencimento ainda está longe.
  9. Pense no maior problema da sua vida neste momento. Imagine esse problema daqui a 10 anos. Ele ainda será importante?
  10. Atualize seu perfil no Linkedin.
  11. Envie uma mensagem elogiando alguém.
  12. Troque seu travesseiro por um novo.
  13. Preste atenção no seu corpo. Onde você sente dor? Onde você se sente desconfortável?
  14. Diga “não” para algo que você não quer fazer.
  15. Compartilhe uma dessas dicas com alguém que você goste e precisa delas.

Boa semana.

Thais Godinho
27/06/2016
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