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Outro dia eu comentei em um post que este ano estou implementando uma pipeline de projetos gerenciados por mim e como isso tem me ajudado a organizar a vida. Muitos leitores vêm me pedindo desde então para falar mais sobre essa ideia, então o post de hoje é sobre isso.

Vou começar esclarecendo alguns termos:

Pipeline: Uso aqui no sentido de encadeamento, sequência, fluxo. “Pipe” é “tubo” em inglês, então pensem no encanamento da casa, que a gente vai ligando um tubo no outro para chegar em algum lugar. A ideia de uma pipeline é ter uma linha, um encadeamento de coisas na sequência, uma coisa depois da outra, e é um termo usado em negócios com essa finalidade também.

Projetos: Uso o conceito de projetos do David Allen (autor do método GTD), que é: todo resultado desejado que você quer concluir em até um ano e que demanda mais de um passo para ser realizado.

Minha motivação

Eu gerencio muitas áreas de foco no meu trabalho. Sou empresária, gerencio a capacitação dos instrutores e toda a operação do produto GTD na Call Daniel, ministro treinamentos e palestras, sou professora dos cursos aqui no blog, sou editora de conteúdo, estou me formando em um processo de coaching e sou escritora. Dentro de todas essas áreas, eu tenho projetos em andamento.

Em 2016, tenho grandes entregas e sentia necessidade de equacionar não apenas quando elas aconteceriam (seus prazos), mas o tempo que eu me dedicaria a elas. Afinal, poderia acontecer de, em um determinado mês, eu estar envolvida em vários projetos grandes e ser convidada a participar de eventos, viagens etc. Eu precisava me organizar para esse cenário.

A solução

Montei uma planilha simples (não gosto de soluções complicadas) no Google Drive apenas listando os meus projetos mais robustos (aqueles que me dedicaria meses) e os meses nas colunas. Então, pintei as colunas para cada projeto, de acordo com o mês onde eu começaria a me dedicar a ele, quando terminaria e, nos meses mais intensos, com uma cor mais forte.

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Isso já me ajudou a ver, de cara, que alguns projetos poderiam ser remanejados, se houvesse a possibilidade. Consegui colocar alguns um pouco mais para a frente e me organizar melhor para que eles não ficassem tão estressantes na produção.

Na prática

Na prática funciona assim: eu organizo as entregas por trimestre. Isso foi totalmente inspirado no Steve Jobs, que fazia os lançamentos da Apple por trimestre. Tem dado muito certo e eu consigo organizar toda a minha vida para os próximos três meses sem percalços: cursos, projetos, viagens, entregas, eventos.

Quando um trimestre chega, eu já começo a planejar o próximo. Chega a ser divertido. Logo, o planejamento é feito trimestralmente – ou sazonalmente, a cada estação.

Mensalmente, eu vejo essa planilha para ajustar o foco para o mês. A ideia é estabelecer metas. Falei mais sobre isso aqui.

Já fiz alguns ajustes em alguns projetos, esticando o prazo ou começando antes, por entender que precisaria de mais antecedência na produção, mas tudo bem. Também já acrescentei projetos novos. Porém, ter montado essa pipeline foi fundamental para distribuir os grandes projetos ao longo do ano, pois assim eu garanti que não sobrecarregaria os meus meses.

Aí teve um acontecimento bem interessante que foi o seguinte: agora em junho eu teria um evento que me tomaria duas semanas, mas cujo planejamento era robusto e intenso. Tanto que eu não estava marcando nada para este mês e antes, deixando todos os outros compromissos que aparecessem para depois (julho, agosto). Bem, o tal evento foi adiado para o ano que vem. Resultado? Um mês livre, que vou dedicar a outros projetos, adiantar o que eu faria apenas mais para a frente, com bastante tranquilidade. Por outro lado, se tivesse acontecido, seria tranquilo da mesma forma, pois eu tinha me planejado para isso.

Outra vantagem da pipeline: as pessoas me perguntam qual é a previsão para a entrega de tal projeto ou quando acontecerá determinada coisa, e eu sei responder por causa dessa planilha. Eu digo: tal fase acontecerá em agosto, depois em setembro e a entrega final em tal época. Isso traz uma tranquilidade imensa a todos, mas principalmente para mim, porque sei que consigo gerenciar esses prazos. Tem funcionado muito bem.

Se tiverem dúvidas, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
17/05/2016
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  1. J e s s 17/05/2016

    eu estou tão perdida em algumas coisas que estou precisando sentar e ler alguns posts do blog.
    obrigada pro continuar compartilhando essas coisas conosco.

    • Thais Godinho respondeu J e s s 17/05/2016

      Qualquer coisa posta por aqui que eu te ajudo a encontrar soluções específicas, se quiser. 🙂

  2. Kalinka 17/05/2016

    Thais, sempre muito bom ler seu blog e aprender com vocês! Adorei 🙂

  3. Elisângela 17/05/2016

    Talvez esse comentário seja fora de contexto, mas qual a escola de coaching você está fazendo, estou pesquisando algumas.

    • Thais Godinho respondeu Elisângela 18/05/2016

      Pesquisei bastante e optei pela Sociedade Brasileira de Coaching – atende o que eu estava buscando.

  4. Luana 18/05/2016

    Thaís, mas como você organizar os vários passos de um projeto?

  5. Milene 18/05/2016

    É mais ou menos desta forma que organizo a agenda das minhas noivas. Sou assessora de casamentos e faço um planejamento assim pra que elas não fiquem desesperadas pra fechar tudo de uma vez.

    • Thais Godinho respondeu Milene 18/05/2016

      Nesse caso seria um cronograma normal de projeto, não? Ou tem algo diferente?

  6. Rafaela 18/05/2016

    Olá Thais!

    Adorei o post, já usei essa planilha para execução de projetos de final de curso, que é menos flexível como a que você propôs, mas nunca havia pensado em aplicá-la a meus projetos para organização dos mesmos. Sempre faço visitinhas, adoro suas postagens, me considero organizada com as coisas, mas preciso me organizar melhor com compromissos, tarefas e etc. Obrigada por compartilhar seu conhecimentos!

  7. Theneus Storm 19/05/2016

    Vocês conhecem o Pipefy (http://www.pipefy.com) criei varios fluxogramas para minhas atividades.

  8. Nanashara 20/05/2016

    Eu definitivamente preciso de organização, em janeiro assumi a implantação de um programa nas salas de vacinas e desde então tenho tido mtos compromissos. Nos próximos meses estarei ministrando cursos em outras cidades, viajando de segunda a sexta todas as semanas, (vindo para casa somente na sexta a noite, pra passar o fim de semana), gostaria de indicações de posts pra me ajudar nesta jornada, pois preciso organizar minha alimentação e rotinas de exercícios nestes dias fora, conciliar meu casamento e organização para as viagens da semana seguinte. Não sei nem por onde começar…

    • Thais Godinho respondeu Nanashara 23/05/2016

      Eu deixaria uma mala pronta com tudo e lavaria as roupas nos hotéis em que eu ficasse, ou quando chegasse em casa aos finais de semana, levando a roupa para a semana inteira. Assista o filme “Amor sem escalas” – o personagem principal trabalha viajando, tem várias dicas. Alimentação e exercícios não tem jeito – tudo no hotel. 😉

  9. Kamila 06/06/2016

    Pensei que seria mais difícil de montar. Mas fui mexendo e mexendo até que consegui. Está pronta minha Pipeline. Coloquei 3 cores pra poder ter uma noção de como andar cada projeto. verde: proj. iniciados, amarelo: requerem atenção e vermelho: finalizados.
    Obgda pela dica.

    • Thais Godinho respondeu Kamila 06/06/2016

      Legal, obrigada por compartilhar. Gostei das cores.

  10. Renata Abadia 09/06/2016

    A ideia é realmente ótima — mas exatamente por ser um termo de negócios, ter até o livro “pipeline de liderança” que é muito utilizado em administração “o modelo” de encadeamento/fluxo, que “uma pipeline” não cola, fica parecendo jargão de publicitário… estilo “a logomarca”. Mas é isso, detalhes…

    • Thais Godinho respondeu Renata Abadia 09/06/2016

      Poxa, mas se você não justificar a crítica, você não dá uma chance à discussão. Tenho usado com sucesso há meses, e outras pessoas “de negócios” também. Vamos trocar ideias?

  11. Alice acosta 06/07/2016

    Thais,

    tu consegue me enviar esta planilha, onde posso baixar?

  12. Zuzazuzuzinha 24/07/2016

    Thais você apaga muitos dos meus incêndios! Achei finalmente a minha GURU! 😍🙏🏻

  13. Renata 08/08/2016

    Oi Thais! Tenho lido bastante seu Blog e isso tem me ajudado muito na organização diária. Mas ao mesmo tempo também tenho algumas dificuldades. Como você faz para não se perder nas datas? Tenho muito projetos em andamento e listei todas as tarefas em cadernos específicos do projeto no Evernote. Uso Agenda para organizar os compromissos, mas sinto falta de visualizar o geral das tarefas para organizar na semana e também para saber se consigo dar conta. Você faz isso nas revisões semanais? Usa alguma planilha para controlar as datas? Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Renata 19/08/2016

      Coloco tudo no calendário à medida que vai surgindo e controlo na revisão semanal + executando o que tem para o dia.

  14. Renata 19/08/2016

    Gratidão pela ajuda! Também tenho adorado seus vídeos no YouTube! Parabéns!

  15. Suzana Coral 16/11/2016

    Que incrível! Vou tentar me planejar dessa forma e ver o que acontece ^_^