ou

Recebi com grande satisfação e orgulho o convite da Thais Godinho para utilizar este espaço tão conceituado do Vida Organizada e compartilhar eventualmente com seus milhares de seguidores algo sobre o tema ao qual me dedico há mais de duas décadas: Quais as melhores maneiras de lidar com a informação que produzimos e acumulamos.

Desejo que minha singela contribuição ajude a linkar este tema a este vigoroso movimento encabeçado pela Thais, reforçando a convicção de que os hábitos organizados são fundamentais para o alcance de uma vida mais produtiva e mais feliz.

tadeu01

Por que precisamos dos Arquivos?

Os documentos fazem parte de nossa vida desde que nascemos, e nos acompanharão até o final da jornada. Ainda que seu formato se modifique com o tempo, e o suporte papel venha cedendo lugar ao digital, parece inconcebível uma vida sem registros documentais.

Ao longo de nossa existência e da vida em sociedade, inevitavelmente realizamos atividades e ações que resultam na produção de documentos de formatos os mais diversos. Os arquivos surgem basicamente porque informações contidas nestes documentos precisam ser, em algum momento, resgatadas.

O resgate destas informações é fundamental para que possamos tomar decisões, garantir direitos, evitar repetir experiências mal sucedidas e, em última análise, ajudar a contar a história de cada indivíduo, instituição ou comunidade.

Como evitar o “Arquivo Morto”?

Não basta, no entanto, acumular documentos. É preciso administrar esta massa de informações que a cada dia torna-se mais volumosa e diversificada, de tal forma que garanta que todas as informações estarão disponíveis e íntegras rapidamente quando necessárias.

tadeu02

tadeu03

Para garantir que os arquivos cumpram este papel, e não se transformem em depósitos de utilidade duvidosa, ocupando cada vez mais espaço (físico ou virtual), é preciso assumir o controle sobre a produção/acúmulo, a guarda e a destinação final dos documentos, de modo que os documentos entrem na nossa vida – se forem importantes – sejam mantidos da forma adequada e por tempo determinado, e sejam descartados quando se tornarem desnecessários.

É a chamada Gestão de Documentos, um processo que se constitui de duas ferramentas principais:

Um Plano de Classificação, um mapa que posiciona cada conjunto documental dentro da estrutura que o produziu, da atividade que o gerou, e que define sua função e importância na vida daquela pessoa, daquela família ou daquela empresa.

Uma Tabela de Temporalidade, onde se defina o tempo de permanência de cada documento no arquivo, e a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Nos próximos encontros pretendo conversar um pouco sobre cada uma destas ferramentas. Espero que você esteja por aqui.

Enquanto isso, que tal me dizer como lida com seus arquivos? Vou adorar saber!

Um grande abraço!

Tadeu Motta é historiador, Especialista em Organização de Arquivos, Designer de Interiores e Personal Organizer, proprietário d’O Organizador e estará sábado agora em São Paulo ministrando um curso incrível (que eu já fiz e recomendo – leia aqui!). Clique abaixo para saber mais. Ele escreverá mensalmente no Vida Organizada sobre gestão documental. Seja benvindo, Tadeu!

 

Tadeu Motta
28/04/2016
34
10 dicas práticas para economizar em setembro
5 maneiras de ter uma manhã menos estressante
Entrevista com a personal organizer: Regiane Deppe (Organare)