Planejar o dia é algo importante que não está separado do planejamento que fazemos da semana, do mês e até de mais tempo. Eu inclusive não recomendo que você apenas planeje seu dia, sem planejar períodos mais longos, porque quando a gente faz isso acaba fatalmente trabalhando em cima apenas do que for mais urgente. E já sabemos que o urgente nunca é o mais importante – só é o que está gritando mais alto. Se a gente trabalha sempre desse modo, assume uma postura reativa perante a vida e as outras pessoas, o que não é legal. Deixar tudo para a última hora e trabalhar sob estresse é algo muito distante do que podemos considerar uma vida organizada.

Portanto, o que vou apresentar aqui é uma sugestão de como eu faço, baseado em métodos com o do David Allen (GTD) e do Ryder Carroll (Bullet Journal), mas não recomendo (e nem daria, porque todos os planejamentos se conversam) que seja feito apenas diariamente, sem os demais planejamentos.

planejar-dia

Ao começar o seu expediente (e isso pode ser tanto ao chegar no escritório como quando você efetivamente começa o seu dia de trabalho em casa), a primeira coisa que você deve fazer é abrir o seu calendário e ver como será o seu dia. Eu utilizo o Google Calendar. Então, quando abro, eu me deparo com um cenário assim:

agenda-terca

O que eu tenho em cada dia da semana é fruto do planejamento semanal que eu fiz na sexta-feira anterior. Na parte superior do dia, em cinza, eu tenho ações pontuais (que precisam ser feitas apenas naquele dia) e informações relevantes para o dia em questão (como prazos e lembretes). Na parte de baixo, com os horários, em azul, eu tenho os meus compromissos com data e hora. Percebam que eu já me planejo para saber que horas eu preciso sair de casa, quando a reunião for externa, e os períodos que estarei em trânsito. Isso me ajuda a não ter que ficar pensando todo dia (e errar, me atrasar, fazer as coisas com pressa) que horas preciso sair e que trajeto tomar, por exemplo.

Ao ver o meu calendário para o dia, eu consigo ter uma visão geral de onde preciso estar e do que precisa ser feito. Eu já consigo ter uma ideia quando faço o meu planejamento semanal porque, por exemplo, no caso acima: é um dia cheio de compromissos, mas tenho ações pontuais também. Ou eu faço antes de sair de casa ou nos intervalos entre os compromissos.

E aqui entra uma recomendação importante também: eu trabalho primeiro, primeiríssimo, naquilo que está com prazo no meu calendário. Naquelas ações pontuais ali em cima. Eu não vou fazer outra atividades das minhas listas enquanto não fizer aquilo que está ali, porque sei que aquilo é o do or die – preciso fazer no dia. Isso é maravilhoso porque dificilmente vou perder qualquer tipo de prazo e atrasar o que quer que seja. E percebam que as informações vão sendo colocadas no calendário o tempo todo. Eu não espero chegar um dia certo para colocá-las. Se hoje eu receber a informação que, no dia 24 de novembro vence um prazo, esse prazo vai estar no meu calendário. Vejam como organização não tem milagre – é uma construção diária.

Depois de trabalhar nos prazos do meu dia, vou cumprindo os compromissos. O calendário é o meu guia.

Uma coisa que gosto muito de fazer, especialmente quando trabalho em casa ou não tenho tantos compromissos externos, é criar blocos de trabalho quando inicio meu expediente. Por exemplo: hoje acessei minha agenda e vi que tenho prazos importantes e ações que talvez levem um certo tempo. Eu posso bloquear um tempo no meu calendário (mas só faço isso no próprio dia, porque antes não teria como analisar corretamente) para essas atividades. Então, no exemplo acima, eu poderia fazer assim:

bloco-trabalho

Percebam que eu criei um bloco para trabalhar nas inscrições do curso – porque uma série de prazos e ações pontuais que eu tenho para esse dia são relacionados, então posso juntar e fazer tudo. E, analisando o meu dia, vi que a melhor opção seria fazer antes da reunião que terei (que será virtual).

Outra coisa que também gosto de fazer é estabelecer metas para o dia. Confesso que não faço sempre – deixo mais para quando estou precisando de uma motivação extra. A ideia é analisar o dia como um todo e pensar: “O que eu gostaria de chegar ao final do dia de hoje tendo feito? Três coisas que, se eu fizer, terei ganho o dia?”. Eu costumo anotar tais metas no meu bullet journal. E isso é legal porque, muitas vezes, uma das metas nem está no meu calendário. Pode ser simplesmente “assistir House of Cards” ou “brincar com os cachorros”. Mas, se eu não tivesse um calendário planejado por trás, me dando segurança sobre tudo o que eu preciso fazer, eu não teria como pensar nisso. A organização nos liberta.

E é isso. Em uma questão de minutos, consigo planejar o meu dia e ter uma visão de como ele será, com tranquilidade. Aí, basta executar.

31 Comentários

  1. maravilhoso. Dicas, como sempre valiosas.

    Eu estou usando o todoist. Como trabalho 100% em casa e raramente saio, nunca senti necessidade de usar calendário. Dai estou usando o todoist como gerenciador de tarefas por dia e está sendo ótimo.

    pretendo ler seus posts sobre essa ferramenta, agora que eu estou mais habituada.

  2. Que bom que publicou algo assim tão necessário e completo para mim, pois estava a precisar de uma noção e
    que nunca sei como fazer o plano do dia, obrigada.

    Maria Ramos

  3. Ótimo texto, era o que precisava para esclarecer como usar o calendário de forma mais efetiva e agradável também aos olhos. Obrigado por compartilhar!

  4. Ótimas dicas. Desde que eu conheci seu blog eu tenho me tornado mais organizada a cada dia. Hoje vejo com mais clareza que organização é um processo permanente e graças às informações que você traz aqui eu inclui na minha vida rotinas, planejamentos, listas permanentes, etc. A minha vida ficou muito menos estressante e a vida em família mais feliz.
    Obrigada! =D
    Ah, como foi a pesquisa que você fez? Eu respondi e vi que o blog está um pouco mais… roots. kkkkk

    • Ainda estou recebendo resultados e estou analisando aos poucos.

      Uma coisa que sempre foi cultura do blog foi postar diariamente. É algo que eu gosto muito de fazer. Ano passado, alguns leitores me pediram para postar menos, porque não conseguiam acompanhar tantas atualizações, então eu passei a postar menos. Só que não gostei do resultado, e meu ritmo de escrita é melhor quando me comprometo a postar diariamente, então voltei a fazer isso. 🙂

      Obrigada por comentar.

  5. Ótimas dicas, ótimo post! Uma dúvida: eu também uso o Google Calendar, mas só sei colocar os compromissos com hora marcada. Como você faz pra deixar aquele bloco de tarefas cinza em cima, sem horários específicos? Obrigada!

    • Quando você criar um compromisso, marque-o como “o dia inteiro”, em vez de colocar horário. Fica ótimo, não? 🙂

  6. Olá, Thais. Estou simplesmente encantada, apaixonada, pelo seu livro ” Vida organizada”. Li nas minhas férias e foi fantástico! Dicas sensacionais. A leitura é fácil e parece que estamos conversando pessoalmente. Parabéns pelo seu trabalho. Sou psicológica e coaching e com certeza ajudarei muitas pessoas com suas ideias de organização.

    • Que legal, Ana Carolina! Fico muito feliz que tenha gostado do livro e que ele possa contribuir para o seu trabalho! Obrigada por compartilhar.

  7. Oi Thais, tudo bem? Adoro seus posts sobre organização diária e semanal. Gostaria, se possível, que você fizesse um post explicando um pouco mais sobre o Google calendar. Eu utilizo ele para meu compromissos e tarefas, porém ele tem muitos recursos e sinto que não estou usufruindo o máximo disso. Como por exemplo, não entendi muito bem como compartilha-lo com os familiares. Obrigada! Bjs…

    • Oi Juliana, tudo bem? Sugestão anotada! Temos mais alguns posts aqui no blog sobre a ferramenta (você pode encontrar através da busca), que você pode querer dar uma olhada nesse meio-tempo. Obrigada!

  8. Oi Thais tudo bom? Você não usa mais o Todoist para numerar suas tarefas? Qual a relação entre a lista processada entre o Todoist e o Google Calendar? Digo, você quando vai fazer a revisão semanal pega as tarefas do Todoist e vai espalhando elas durante a semana no calendário é isso? Ou essas tarefas são as que tem deadline? Pergunto porque o Todoist também tem como colocar deadline nas tarefas e tal.

    Beijos e obrigada!

  9. Thais, uma dúvida. Se você coloca as tarefas e ações pontuais do dia (em cinza no calendario) que precisam ser feitas naquele dia, em que momento vc usa o Toodlist para tarefas? Ou não usa já que vc as coloca no calendário? Ou estou falando bobagem?
    Parabens pelo blog.

  10. Gostei das dicas. Eu uso o app Daily Success da Blue Logo para organizar e estruturar o dia. Acho super prático e organizado.
    😉

  11. Oi, Thais. Gostei mesmo dessa dica. Uma das minhas maiores dificuldades é aceitar que posso usar mais de uma ferramenta para organização. Tenho me centralizado no Evernote, mas ele me deixa na mão às vezes quando o assunto é ‘ação’.

  12. Ei Thais! Como você usa simultaneamente o Google Calendar e o Bullet Journal? Podia falar um pouco mais sobre isso. Como a Fernanda disse, eu também tenho dificuldade em usar mais de uma ferramenta de organização ao mesmo tempo. Parece que ou coloco tudo junto ou sempre esquecerei de ver uma ou outra rs. Um abraço!

    • Então! Meu bullet journal está super em fase de testes. Não uso ativamente. MAS, o bullet journal basicamente tem três funções: registro, planejamento e organização, como escrevi aqui: http://vidaorganizada.com/como-fazer-bullet-journal/ O Google Calendar serve para uma dessas coisas. O bujo serve para um montão de outras, então dá para conciliar sim. Dá uma olhada no post, que acho que pode esclarecer algumas dúvidas. Qualquer coisa me escreve.

      • Obrigada! Eu li post sobre o bullet na semana passada. Achei super legal! Acho que preciso me adaptar a usar mais de uma ferramenta ao mesmo tempo rs

  13. Oi Thais, tudo bem?
    Tenho tentado organizar meu calendário diário dessa forma que você faz e realmente tem melhorado muito meu dia, mas ainda tenho umas dificuldades, principalmente no que diz respeito ao “em trânsito”.

    Não sei se renderia um post pra explicar como fazer esses cálculos e até mesmo como tornar esse trajeto (caso ande de transporte público ou chegue antes no seu compromisso) produtivo.

    Obrigada, como sempre, pelas dicas e posts!

    • Eu me planejo semanalmente (tenho um post que vai entrar amanhã explicando um pouco melhor).

      Então uma vez por semana vejo os deslocamentos e então vejo, no Google Maps, o melhor trajeto. Já decido qual o melhor meio de transporte, inclusive. No Google Maps, ele dá uma estimativa de tempo de chegada. Eu sempre estimo para mais, para não me atrasar.

      Basicamente isso.

      Para tornar produtivo, eu costumo ouvir podcasts ou ler, dependendo do meio de transporte (no carro eu fico enjoada se ler).

  14. OLa Thais adoro seu blog e seu livro , hoje acabei de comprar o novo livro !! Parabens , vc nos ajuda muito .

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